DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING Saknr. 18/15 Saksbeh. Paul Røland Jour.nr 14/8483 Fagavd. Drammen Eiendom KF Mappe Avgj. av Styret Møtedato 23/03-2015 SAK 18/15: STRATEGIUTVIKLING DRAMMEN EIENDOM KF Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF Forslag til vedtak: 1. Styret drøftet saken og ber administrasjonen komme tilbake med utkast til strategidokument for Drammen Eiendom KF som bygger på styrets føringer. Paul Røland Daglig leder
Saksutredning Hensikt med saken Drøfte innretning, struktur, nivå og omfang av foretakets eget strategidokument. Bakgrunn Drammen kommune gjennomgår for tiden eierstrategier for sine ulike aksjeselskap og kommunale foretak. Rådmannen har i 2014 gjennomført arbeid med eierstrategi for Drammen Eiendom KF. Styret i Drammen Eiendom KF behandlet i møte den 1.9.2014, utkast til eierstrategi med følgende vedtak: Vedtak 1. Saken tas til orientering 2. Styret imøteser vedtatt eierstrategi fra bystyret, og ber administrasjonen fremme egen sak om utvikling av foretakets strategi for å tilfredsstille eiers forventninger. Som vedlegg 1. følger vedtatt eierstrategi og dagens strategi dokument Det vil i styremøte bli gitt en muntlig innledning for drøfting av strategiarbeidet. /pr.
1 21. oktober 2014
2 Innhold 1. Bakgrunn... 3 1.1 Eiendomsporteføljen... 3 1.2 Foretakets rolle i Drammen Kommune... 3 2. Formålet med foretaket... 4 3. Eiers forventninger... 4 3.1 Formuesforvaltning... 4 3.2 Verdibevaring og vedlikehold... 5 3.3 Kostnadseffektivt drift... 5 3.4 Kvalitet og kostnad... 5 3.5 Brukere og leietakere... 6 4. Foretakets rolle i byutviklingsarbeidet... 6 5. Finansielle føringer... 6 5.1 Forventninger til utbytte og avkastning... 7 6. Styringsmekanismer og styringsdialog... 7
3 1. Bakgrunn Drammen Eiendom KF («Drammen Eiendom» eller «Foretaket») ble etablert i 1995 og var i full drift fra 1997. Hensikten med etableringen var et ønske om å profesjonalisere forvaltningen av kommunens verdier, etablere klare ansvarsforhold og skaffe kommunen god oversikt. Drammen Eiendom KF er organisert etter kommunelovens kap. 11 om kommunale forteak, og i 2013 hadde foretaket 39 ansatte og en omsetning på litt over 477 millioner kroner. Gjeldende vedtekter definerer følgende formål for foretaket: Foretaket skal: Eie, forvalte og utvikle kommunens bygnings- og eiendomsmasse etter forretningsmessige prinsipper. Ivareta kommunens byggeherrefunksjon. Være kommunens kompetansesenter innen leie av lokaler. 1.1 Eiendomsporteføljen Per august 2014 forvalter foretaket om lag 350 000 kvm bygningsmasse. Arealet er fordelt på 290 000 m2 formålsbygg og 60 000 m2 boligareal (1100 boliger). Drammen kommune eier selv 85 prosent av arealet under forvaltning mens 15 prosent av det arealet som står til disposisjon er innleid fra andre. Det meste av Foretakets eiendomsmasse er formålsbygg knyttet til kommunens tjenesteproduksjon. I tillegg forvaltes kommunens festetomter og skogarealer. Drammen Eiendom forvalter også kommunens eierskap i enkelte aksjeselskap med eiendomsformål. Blant annet 40 prosent av aksjene i Papirbredden Eiendom AS, Thamsgatenog Grev Wedel Parkeringshus AS og Rød Utvikling AS på vegne av Drammen kommune. Hvilke selskap som fremover skal etableres og forvaltes via Drammen Eiendom KF avgjøres av bystyret. 1.2 Foretakets rolle i Drammen Kommune Drammen Eiendom er en integrert del av Drammen kommune. Kommunen står uavkortet ansvarlig for Foretakets disposisjoner og Drammen kommune er i grunnboken eier av de tomter og eiendommer som Drammen Eiendom håndterer. Drammen kommune har som ambisjon å skille mellom rollene som eier, långiver og leietager. Som byggherre, utvikler og formidler av eiendom, arbeider Drammen Eiendom som en utfører og Drammen kommune som bestiller. Kommunestyret fatter vedtak og disponerer ressurser gjennom budsjettprosessen. Foretaket skal skaffe til veie nybygg eller innleiede lokaler. Foretaket skal følge opp kommunens visjoner, strategier og planer. For eiendomsområdet innebærer dette spesielt fokus på Byvekst med Kvalitet og klima- og miljøpolitikk.
4 Foretakets indre selvstyre er balansert mot kommunens behov for å opptre enhetlig og samordnet. 1 Full fristilling er ikke hensiktsmessig fordi: Drammen Eiendom er en del av kommunen som juridisk enhet og kommunen står uansett uavkortet ansvarlig Foretaket skal drives i samsvar med kommunens økonomiplan og bystyrets vedtak Foretaket er pålagt å benytte mange av kommunens styringssystemer og innrette seg etter kommunens arbeidsgiverpolitikk, benytte fellestjenester, følge regler for etikk, omdømme og profilering, samt ulike bestemmelser som skal sikre åpenhet og likebehandling i offentlig sektor Foretaket har i en utførerrolle på bestilling fra kommunen 2. Formålet med foretaket Foretaket skal først og fremst skaffe nødvendig formålseiendom til Drammen kommunes tjenesteproduksjon, samt forvalte kommunens eierinteresser i samsvar med vedtektene. Det legges til grunn at Drammen Eiendom KF s oppgaver skal utføres gjennom følgende roller: Eierrollen - foretaket forvalter eierskapet og utvikler kommunens eiendomsmasse, grunneiendom og eiendomsselskaper etter forretningsmessige prinsipper Forvalterrollen - som eiendomsforvalter skal foretaket balansere miljøhensyn og hensyn til leietagere innenfor den rammen som husleien tillater Utviklerrollen - foretaket skal bidra til å fremskaffe ny formålseiendom Byggherrerollen - foretaket skal være i stand til å ivareta kommunens byggherrefunksjon og bidra til å realisere kommunens eiendomsengasjementer Formidlerrollen - foretaket skal være kommunens kompetansesenter og kontraktspart for leie av lokaler 3. Eiers forventninger 3.1 Formuesforvaltning Foretakets balanseførte verdier utgjorde ved utgangen av 2013 mer enn 3,7 milliarder kroner hvorav tomter og eiendom står oppført med en verdi på 2,9 milliarder kroner. Denne verdien er i hovedsak basert på bokført verdi på overføringstidspunktet og aktivering av nye investeringer til byggekostnad. Den reelle verdien av eiendommene som foretaket 1 Balansegangen er beskrevet i Retningslinjer for samhandling mellom kommunale foretak og basisorganisasjonen i Drammen kommune, fra 8. mai 2007.
5 forvalter er vesentlig høyere som følge av mange år med verdiutvikling i eiendomsmarkedet. Eier ønsker at: Foretaket skal sette fokus på synliggjøring av verdier, slik at verdiene utnyttes best mulig og at riktige prioriteringer gjøres for å unngå at eiendommene mister verdi. Det skal benyttes markedsbasert husleie for de typer eiendom der dette er hensiktsmessig og naturlig slik at kommunen får avkastning på sin egenkapital. Samtidig videreføres dagens rutiner for utleie av formålsbygg. Foretaket skal regelmessig, og som minimum hvert 4-år beskrive sin eiendomsportefølje. Dette inkluderer blant annet verdiene til de respektive eiendommene, hvilke formål de er bundet opp til og hvordan verdisettingen av dem har blitt gjort. 3.2 Verdibevaring og vedlikehold Eier er opptatt av at eiendommenes verdi bevares. Eier forventer at: Foretaket har strategi for vedlikehold og verdibevaring. Årlige planer og kostnadsoverslag for årlig vedlikehold skal utarbeides. Dette skal suppleres med en beskrivelse av hvordan investeringer samlet påvirker verdien av kommunens eiendom. Foretakets vedlikeholdsplaner og budsjetter synliggjør prioriteringer som har blitt gjort med tanke på vedlikehold. 3.3 Kostnadseffektivt drift Drammen kommune er i de fleste tilfeller ikke bare eier, men også leietager, hos Drammen Eiendom. Forvaltning, drift og vedlikehold forutsettes gjennomført på en kostnadseffektiv måte både for Foretaket og leietaker. Eier ønsker at Foretaket skal: Gjøre rede for hvordan kostnader fordeles mellom eier og leietaker. Dokumentere gjennom sammenligninger hvordan leietagere kommer ut i forhold til leietagere på det private leiemarkedet og i sammenlignbare kommunale leieforhold. 3.4 Kvalitet og kostnad Foretaket er pålagt å ta miljøhensyn og i noen tilfeller vil det kunne innebære konsekvenser for leietakeres totale kostnader. Foretaket skal:
6 Gjøre rede for anbefalt miljøstandard, kostnader og konsekvenser for leietakers interesser. Det skal utarbeides standarder der kvalitet har en kostnad. Dette som grunnlag for eventuelle valg om avvik fra det normale kvalitetsnivået. 3.5 Brukere og leietakere Drammen Eiendom er som hovedregel i en monopolsituasjon i forhold til levering av eiendomstjenester til kommunal tjenesteproduksjon. Det er derfor viktig å ha god dialog med leietagere og brukere. Eier ønsker at: Drammen Eiendom skal ha fokus på leietakeres og brukeres behov og prioriteringer for eksempel gjennom bruk av bruker- og kundeundersøkelser. 4. Foretakets rolle i byutviklingsarbeidet Drammen Eiendom skal som hovedregel ikke kjøpe eiendom utelukkende for å oppnå verdiutvikling. Foretaket skal bidra i planarbeid knyttet til hvordan bystrategien påvirker behovet for formålsbygg. Eier ønsker at Drammen Eiendom: Skal kartlegge ulike alternativer for anskaffelse av nødvendige tomter og eiendom. I de tilfeller det er nødvendig å erverve eiendom, skal kjøp klareres så tidlig som mulig med eier. Begrenser sin risiko til utviklingsprosjekter der kommunen selv i all hovedsak er leietager eller står som garantist for leieforholdet. Boligprosjekter med sammensatte formål skal som hovedregel avgjøres av eier. Vurderer egen portefølje og identifiserer tomter og eiendom som har et potensiale for å kunne utvikles til beste for byen, men som ikke er nødvendige eller hensiktsmessige for å fremskaffe formålsbygg. Hvordan disse eiendommene bør utvikles må avklares nærmere med eier. 5. Finansielle føringer Foretakets utleie til kommunale leietakere baseres på en kostnadsdekkende husleie og ikke markeds-/ eller profittmaksimerende nivå. Utleie til beboere i kommunale boliger baseres på prinsipp om kostnadsdekning, mens utleie til andre eksterne leietakere baseres på markedsleie og gode forretningsmessige prinsipper. Foretaket kan til enhver tid bruke sine inntekter til prioriterte drifts- og vedlikeholdsoppgaver. Husleieinntektene er ikke bundet opp til noen enkelteiendom.
7 Foretakets investeringsramme håndteres etter kommunelovens bestemmelser. I hovedsak er det bystyret som fatter investeringsbeslutninger gjennom årlige rullering av økonomiplan. Foretaket kan finansiere investeringer via lån i kommunens lånefond, egenkapital, salg av eiendom og eksterne tilskudd. Ved salg av eiendom er hovedregelen at det skal skje til takst. Eventuelt salg under takst forutsettes politisk behandlet. Eier forventer at: Foretaket vurderer hensiktsmessig alternativ finansiering før foretaket ber om nye låneopptak. For investeringer som er rettet mot eksterne leietagere, forutsettes det at gode forretningsmessige prinsipper legges til grunn. Avkastningen skal være tilsvarende det som kan forventes fra lignende investeringsobjekter. 5.1 Forventninger til utbytte og avkastning Eieruttak fastsettes gjennom årlig budsjettprosess. Eiers forventning om eieruttak baseres på en løpende vurdering av avkastning og risiko. 6. Styringsmekanismer og styringsdialog Drammen kommunes eiermelding gir rammene for hvordan kommunen utøver sitt eierskap i ulike selskap og foretak. Overordnede forventinger omtalt i eiermeldingen gjelder for alle selskaper kommunen har eierinteresser i. Eiermelding setter blant annet forventning til at styret gjennomfører en årlig selvevaluering. Eier legger til grunn samme grunnleggende prinsipper for Drammen Eiendom som for øvrige selskaper eiet av Drammen kommune. Kommunens forventninger er kommunisert på Eierskapsportalen. Dette innebærer at styret må tilpasse ambisjoner og prioritere satsningsområder til eierstrategien. Hyppighet av eiermøter vil være situasjonsbetinget. Som utgangspunkt skal det avholdes eiermøte med formannskapet hvert annet år.
Strategidokument Drammen Eiendom KF Februar 2009 Drammen Eiendom KF
Strategisk grunnlag Drammen kommunes visjon for Drammenssamfunnet er : Miljø- og kompetansebyen Drammen - En tett, levende og mangfoldig by i et vakkert landskap Visjon for kommuneorganisasjonen.: Drammen kommune skal være en organisasjon alle stoler på. Vi skal ha fokus på resultater, åpen kommunikasjon og lagånd. I gjeldende vedtekter for Drammen Eiendom KF finnes følgende formål: Å eie, forvalte og utvikle kommunens bygnings- og eiendomsmasse etter forretningsmessige prinsipper Ivareta kommunens byggherrefunksjon Være kommunens kompetansesenter innen leie av lokaler. Fra visjon til handlingsplan DEKF skal bruke balansert målstyring (BMS) som styringsverktøy for å operasjonalisere overordnede visjoner og strategiske mål til konkret resultatmåling. Gjeldende målekart er ved siden av vedtektene grunnlaget for herværende strategidokument. Strategidokumentet skal være grunnlaget ved rullering av økonomiplaner og årlige handlingsplaner for de ulike forretningsområdene. Bysamfunnet Tydelig miljøprofil Drammen Eiendom KF skal ha høy kompetanse og oppnå gode resultater hva gjelder Energiforbruk Bruk av fornybare energikilder Enøk-tiltak i bygninger Gjennom å: miljøsertifisere foretaket for alle relevante aktiviteter som påvirker indre og ytre miljø ta ansvaret for helheten i energiforvaltning i eiendomsmassen etablere og vedlikeholde et eget energistrategisk dokument med bl.a. : Mål for energiforbruk i gamle- og nye bygninger Utfasing av forurensende energibærere Co2 regnskap for alle nye store byggeprosjekter.. Standarder for ENØK tiltak. aktivt delta i Drammen kommunes klimaog miljøarbeid bl.a. Fremtidens byer / feie for egen dør videreutvikle styringssystemer og bruk av moderne teknologi for å redusere ressursbruken innenfor eiendomsdriften. Brukere Trygghet Trygghet for helse, miljø og sikkerhet for brukerne er det høyest prioriterte fokusområdet i eiendomsforvaltningen. Dette skal sikres ved fokus på løpende internkontroll og jevnlig revisjon av våre rutiner. Det skal etableres egne mål for gjennomført internkontroll, avvik og dokumentasjon. Fornøyde Brukere Brukernes tilfredshet måles i trygghet og trivsel. Brukerne av våre eiendommer består av alle brukere av de ulike eiendommene som skoler, sykehjem, boliger, kontorlokaler mv. Brukernes tilfredshet måles sammen med kommunens overordnede brukerunderøkelser.
God service Forholdet til brukerne skal være preget av kompetanse og serviceholdning og det skal være basert på forutsigbarhet gjennom tydelige avtaler. Utvikling av tjenesteomfang skal bygge på samhandling med virksomheter og rådmannen. Det skal gjennomføres årlige brukerundersøkelser som omfatter et eller flere forretningsområder. Inkluderende tjenestetilbud Drammen Eiendom KF skal sikre et inkluderende tjenestetilbud ved å følge opp retningslinjer for universell utforming. Innenfor boligområdet skal det tilrettelegge for likeverdig og tilpasset tilbud til alle grupper som tildeles bolig hos oss. Organisasjon / Medarbeidere Drammen Eiendom KF skal være en kompetansedrevet og forretningsorientert organisasjon med fokus på kjerneområdene; eiendomsforvaltning, eiendomsdrift, byggherre- og prosjektledelse samt innkjøp. Drammen Eiendom KF skal ha en byggherrefunksjon med tilstrekkelig kapasitet og egenkompetanse til å gjennomføre alle kommunens byggeprosjekter. Spesialkompetanse og kapasitet leies inn ved behov. Spesialkompetanse og håndverkeroppgaver skal som hovedregel løses ved innkjøp av tjenester. Fornøyde medarbeidere Medarbeidertilfredshet måles ved årlige medarbeiderundersøkelser. Det skal settes resultatmål i årlig virksomhetsplan. Inkluderende arbeidsmiljø Drammen Eiendom KF følger kommunens arbeidsgiverpolitikk, og skal ved rekruttering søke likestilling mellom kjønnene og etterstrebe at medarbeiderne gjenspeiler mangfoldet i befolkningen. HMS arbeidet følges opp gjennom eget HMS-utvalg. God lederadferd Ledere i Drammen Eiendom KF følger ledelsesplakaten i Drammen kommune, og opplevd lederadferd måles gjennom medarbeiderundersøkelsene. Det skal settes resultatmål for lederadferd og sykefravær i årlig virksomhetsplan. Økonomi Økonomistyring Drammen Eiendom KF skal preges av solid økonomistyring og høy presisjon i regnskap og budsjettoppfølging. I byggeprosjekter skal Drammen Eiendom KF sikre forankring av beslutningsprosesser og forutsigbare investeringsbudsjetter. Kvalitetssystemer Drammen Eiendom KF er en betydelig innkjøpsorganisasjon, og skal ha et kvalitetssystem som sikrer at innkjøpsregelsverk og etiske regler følges. Det skal gjennomføres jevnlig og minst en gang pr. år internrevisjon av kvalitetssystemene og praktiseringen av disse. Læring og fornyelse Kultur for læring og fornyelse Drammen Eiendom KFskal være en nasjonal foregangsbedrift i bruk av ny tekologi i forvaltning og drift av kommunal eiendom. Tydelig e-kommune Drammen Eiendom KF skal ha et aktivt forhold til bruk av IT i kommunikasjon med sine kunder og leverandører. Det skal settes årlige mål for utviklingstiltak. Holdningskapende tiltak Drammen Eiendom KF skal tilstrebe en høy etisk standard. Det skal gjennomføres årlige utviklingstiltak og gjennomgang av etisk regelverk.
www.drammen.kommune.no