/14 SAK: Organisering av vernetjenesten i Bergen Kommune SVSI ESARK-0782-201338482-2 Definisjoner: HAMU: Hovedarbeidsmiljøutvalg Konsernnivå i Bergen Kommune AMU: Arbeidsmiljøutvalg Byrådsavdeling i Bergen Kommune AMG: Arbeidsmiljøgruppe i resultatenhet under byrådsavdeling i Bergen Kommune L-HVO: Ledende Hovedverneombud HVO: Hovedverneombud BHT: Bedriftshelsetjeneste AML: Arbeidsmijøloven Hva saken gjelder: Bystyret har gjennom behandling av sak 1455-13: Overordnet HMS-instruks med tilhørende HMSveiledning, fattet vedtak om innføring av revisjon og tilsyn for HMS-systemer og HMS-aktiviteter i Bergen kommune. Bergen kommune skal i tråd med arbeidsmiljøloven kunne dokumentere oversikt og kontroll med arbeidsmiljøet og HMS-systemet. HAMU og AMU er tillagt denne funksjonen, jfr aml 7 og 7.2. Bergen Kommune har pr. i dag en situasjon der en ikke oppfyller alle krav i arbeidsmiljøloven hva angår type oppgaver og prosesser som HAMU og AMU skal ha. Dette vil eksempelvis gjelde nødvendig fokus på forebyggende oppgaver og prosesser mer enn standard rapporteringer og orienteringer. Gjennom flere omorganiseringer i kommunens strukturer er det benyttet ulike modeller for organisering av HMS og arbeidsmiljøarbeidet. Det er nå et sterkt fokus på overordnet systematisk HMS og derfor naturlig å revidere det overordnede HMS-systemet i Bergen Kommune og vurdere om dagens løsninger er hensiktsmessige. HAMU vedtok i sak 8/14 at det skulle nedsettes en partssammensatt arbeidsgruppe for å foreslå ny organisering av vernetjenesten og gav gruppen et mandat. Mandat for arbeidsgruppen Hovedarbeidsmiljøutvalget behandlet saken i møtet 060314 sak 8-14 og fattet følgende enstemmige vedtak i samsvar med forslag til vedtak: Det partssammensatte utvalget gis følgende mandat: a. Utarbeide forslag til fremtidig fullmakts fordeling for HAMU og AMU samarbeidet. Fordelingen må dokumentere delegering og kontrollfunksjoner for HAMU og AMU. b. Utarbeide forslag til fremtidig fullmakts fordeling for AMU og AMG samarbeidet. Fordelingen må dokumentere delegering og kontrollfunksjoner for AMU og AMG. 1
c. Utarbeide forslag til revidert vernetjeneste basert på: Eksterne krav til organisering og dokumentasjon av vernearbeidet Erfaringer med eksisterende organisasjon. Nye og endrede behov Ulikheter i byrådsavdelingene Administrative behov d. Legge frem forslag som beskriver oppgaver og resultatmål for de enkelte funksjoner i vernetjenesten. Saksutredning og utvalgets fremlegg Se eget vedlegg Konklusjoner Utvalget har oppsummert diskusjoner og konklusjoner på det enkelte mandats-punkt. Ad mandat pkt. a) og b) Det er et mål at HAMU / AMU oppnår samsvar med krav i Arbeidsmiljølovens 7. HAMU bør gjennomføre en GAP analyse og lager handlingsplan for å nå mål. Det er naturlig å se for seg flere faser i dette arbeidet. Imidlertid bør delegering av fullmakter og iverksetting av rutiner for samhandling være sentralt i dette arbeidet. Rutiner for delegering av fullmakter og rapportering i verneorganisasjonen bør iverksettes slik at 2015 blir første driftsår for verneorganisasjonen etter ny modell. Utvalget foreslår at følgende rutiner og dokumenter benyttes som styringsdokument for arbeidet i HAMU og fordeling av fullmakter og oppgaver til AMU i byrådsavdelingene: RUTINER og MALER o Rutine: HAMU/AMU i Bergen Kommune o Rutine: Saksprosesser o Rutine: HVO i Bergen Kommune o Rutine: Arbeidsmiljø samarbeid i Bergen Kommune o MAL: HAMU årsrapport til byrådet o MAL: AMU årsrapport til HAMU o MAL: AMG årsrapport til AMU o MAL: Saksrapport for HAMU/AMU/AMG Ad mandat pkt c) Bergen Kommune har i dag en kompleks verneorganisasjon man strever med å vedlikeholde. Personlige forutsetninger og lokal samhandling ledelse / verneorganisasjon styrer i for stor grad funksjon og opplevelse av nytte. Kompleksiteten fører videre til at det må brukes urimelig mye koordineringstid på mellomledd slik at sluttbrukerne de lokale verneombudene ikke får tilstrekkelig oppfølging. Uklare roller i verneorganisasjonen fører til misforståelser i bruken av verneombudene med unødige stresspunkter rundt samhandlingen med ledelsen. En del ledere har behov for ytterligere ferdigheter og kunnskap rundt arbeidsmiljø, vernearbeid og samhandling med verneorganisasjonen. 2
Utvalget foreslår følgende reviderte verneorganisasjon for Bergen Kommune: Figur 1: Modell for felles verneorganisasjon i byrådsavdelingene Følgende prinsipper anbefales for organiseringen av vernetjenesten: Byrådsavdelingen organiserer egen vernetjeneste basert på grunnmodell. Ledende Hovedverneombud deltar i konsernovergripende oppgaver Ledende hovedverneombud og Hovedverneombud styrer sin virksomhet etter rutine «HVO i Bergen Kommune» Virksomheten har hvert sitt Hovedverneombud, der flere personer fyller vervet etter behov for flere personer i rollen for å dekke ressursbehovet. o Kommunaldirektøren og AMU realitetsdrøfter hvor mange personal ressurser som er nødvendig for å fylle «HVO» funksjonen i gjeldende byrådsavdeling. Det skilles mellom frikjøp av ressurser og funksjonen tillagt innenfor ordinært arbeid Administrasjonen legger til rette for nødvendige arbeidsverktøy og opplæring for at vernetjenesten kan arbeide mest mulig effektivt. Samhandling ledelse og verneorganisasjon drives etter rutine «Arbeidsmiljø samarbeid i Bergen Kommune» Ad mandat pkt d) Det finnes i dag ikke beskrivelse av oppgaver og resultatmål for de enkelte funksjoner i vernetjenesten. Arbeidsgruppen foreslår at rutine «HAMU i Bergen Kommune» iverksettes Arbeidsgruppen foreslår at rutine «AMU i Bergen Kommune» iverksettes Arbeidsgruppen foreslår at rutine «HVO i Bergen Kommune» iverksettes. Arbeidsgruppen foreslår at rutine «AMU Saksprosesser i Bergen Kommune iverksettes. 3
4
Forslag til vedtak: Dato: 8. mai 2014 Svein Sivertsen saksbehandler Vedlegg: Fremlegg fra partssammensatt utvalg 5