Hovedprosjekt Telefoni Sluttrapport 12.04.2012 KONGSBERGREGIONEN Odd J Resser (PL)
Innhold 1 Innledning... 3 2 Mål og rammer... 4 2.1 Mål... 4 2.2 Rammer... 5 2.3 Ressursbruk... 5 3 Omfang og avgrensning... 5 4 Organisering... 5 5 Resultater... 6 5.1 Resultater fra forprosjekt og hovdprosjekt... 6 5.2 Felles Trio-installasjon... 10 6 Oppsummering og anbefalinger videre... 11 6.1 Generelt... 11 6.2 Regional telefonikoordinator... 12 Regional telefonikoordinator... 12 Regional telefonikoordinator skal... 12 Oppgaver... 12 Forventninger til rollen... 12 Forutsetninger for rollen... 13 Sluttrapport hovedprosjekt telefoni - Kongsbergregionen Side 2
1 Innledning Kommunene i Kongsbergregionen gjennomførte i perioden desember 2009 mars 2010 en forstudie knyttet til et mulig fremtidig samarbeid om telefoni i regionen. Forstudien ble gjennomført på bakgrunn av en anbefaling fra det regionale IKT-programmet. Forstudien ble avsluttet med følgende hovedkonklusjon: Forstudien har avdekket at alle kommunene har et stort forbedringspotensiale når det gjelder sine telefoniløsninger. Ingen av kommunene har utarbeidet egen telefonistrategi, ingen av kommunene har etablert løpende gjennomgang av sine telefonabonnementer, og alle beskriver at de ønsker å redusere sårbarheten ved fravær av sentralbordansatte/ ekspedienter. Sett i lys av dette, og den teknologiske utviklingen særlig vedrørende mobiltelefoni og integrerte løsninger - konkluderer derfor forstudien med at alle kommunene vil kunne ha stor nytte av et telefonisamarbeid i regionen. Et slikt samarbeid vil kunne bidra til at de enkelte kommunene får mer kontroll på dagens telefonikostnader samtidig som det vil kunne bidra til at man samlet sett kan etablere en mer optimal telefoniinfrastruktur. Sistnevnte vil være mulig å realisere takket være bredbåndsnettet som kommunene etablerte seg i mellom i 2008 (Høykon-nettet). Som neste skritt anbefalte arbeidsgruppa det skulle etableres et forprosjekt som skal forberede etableringen av et formelt telefonisamarbeid og samtidig realisere gevinster som kan tas ut umiddelbart. Forprosjekt regionalt telefonisamarbeid i Kongsbergregionen ble vedtatt i Rådmannsutvalget i sak 056/10, med følgende handlingsmål: Ha bidratt til en sikker og funksjonell telefoniløsning for Hjartdal kommune innen 1.10.2010 Ha bidratt til å løse kortsiktige endringsbehov for Numedalskommunene i løpet av forprosjektperioden Ha realisert økonomiske gevinster i en tidlig fase (innen 1.9.2010) som kan bidra til finansieringen av videre utvikling og gevinstrealisering Ha gjennomført forberedende aktiviteter for neste fase av telefonisamarbeidet med sikte på ytterligere gevinstrealisering: Ha etablert en hensiktsmessig organisering for utvikling av telefonisamarbeidet i Kongsbergregionen innen 1.5.2010 Ha etablert en strategi, handlingsplan og budsjett for videre telefonisamarbeid og gevinstrealisering i kommunene innen 1.9.2010 Ha bidratt til å gjøre det mindre ressurskrevende å anskaffe og drifte mobiltelefoner - innen 1.12.2010 Ha skapt grunnlag for bedre avtaler om drift av dagens telefoniløsninger innen 1.12.2010 Ha gjennomført kost/nytte-vurderinger for utviklingstiltak som krever investeringer, inkl. utredning og beskrivelse av en optimal telefoniinfrastruktur i regionen samlet sett innen 1.12.2010 Ha økt kompetansen om hensiktsmessig satsning på telefoni ute i kommunene i løpet av forprosjektperioden Forstudiens anbefalinger var godt fundert i karttleggingen av telefonistatus i kommunene. Når telefonisamarbeidet startet oppp som et forprosjekt, var det meste av utredningsarbeidet gjort, og kommunene ønsket å gå mer direkte på gjennomføring. Gjennomføringen har gått ut 2012, og denne sluttrapporten beskriver resultater oppnådd fra både forprosjekt og arbeidet i 2012. Sluttrapport hovedprosjekt telefoni - Kongsbergregionen Side 3
2 Mål og rammer 2.1 Mål I prosjektbeskrivelsen for forprosjektet er overordnede mål med å etablere et regionalt telefonisamarbeid i Kongsbergregionen beskrevet slik: Ha fjernet unødvendige kostnader til abonnementer og trafikk Ha bidratt til at telefoniløsningene har blitt mer effektive som verktøy for kommunikasjon og samhandling Ha utnyttet teknologi innenfor telefoni (for eksempel SMS) for å oppnå nye gevinster knyttet til bruk av andrestøtte- og fagsystemer i kommunene Ha bidratt til at det har blitt mer interessant og «prestisjefylt» å arbeide med telefonitjenester i kommunene Ha bidratt til å øke kommunenes servicegrad Ha gjort det enklere og billigere å drifte og utvikle kommunenes telefonisystemer Følgende handlingsmål var foreslått for forprosjektfasen: Ha bidratt til en sikker og funksjonell telefoniløsning for Hjartdal kommune innen 1.10.2010 Ha bidratt til å løse kortsiktige endringsbehov for Numedalskommunene i løpet av forprosjektperioden Ha realisert økonomiske gevinster i en tidlig fase (innen 1.9.2010) som kan bidra til finansieringen av videreutvikling og gevinstrealisering Ha gjennomført forberedende aktiviteter for neste fase av telefonisamarbeidet med sikte på ytterligere gevinstrealisering: Ha etablert en hensiktsmessig organisering for utvikling av telefonisamarbeidet i Kongsbergregionen innen 1.5.2010 Ha etablert en strategi, handlingsplan og budsjett for videre telefonisamarbeid og gevinstrealisering i kommunene innen 1.9.2010 Ha bidratt til å gjøre det mindre ressurskrevende å anskaffe og drifte mobiltelefoner - innen 1.12.2010 Ha skapt grunnlag for bedre avtaler om drift av dagens telefoniløsninger innen 1.12.2010 Ha gjennomført kost/nytte-vurderinger for utviklingstiltak som krever investeringer, inkl. utredning og beskrivelse av en optimal telefoniinfrastruktur i regionen samlet sett innen 1.12.2010 Ha økt kompetansen om hensiktsmessig satsning på telefoni ute i kommunene i løpet av forprosjektperioden Sluttrapport hovedprosjekt telefoni - Kongsbergregionen Side 4
2.2 Rammer Det ble besluttet at forprosjektet skulle gjennomføres i perioden 01.05.10 31.12.10, med prosjektleder i 50 % stilling i denne perioden. Rådmannsutvalget godkjente denne prosjektlederressursen også for 2011 og 2012. 2.3 Ressursbruk Fra august 2010 og ut 2012 har det vært tilsatt prosjektleder i halv stilling. Det er holdt 19 faggruppemøter. Det er gjennomført en anskafelsesprosess for samling og utvidelse av Trio telefonistøttesystem, samt 12 oppfølgingsmøter ifm akseptanse av leveransen. 3 Omfang og avgrensning Forprosjektet baserte seg på en grundig og godt fundert forstudie, og en like godt fundert prosjektbeskrivelse som blant annet formulerte følgende: Som neste skritt anbefaler derfor arbeidsgruppa som har deltatt i forstudien at det etableres et forprosjekt som skal forberede etableringen av et formelt telefonisamarbeid og samtidig realisere gevinster som kan tas ut umiddelbart. Forstudien var i realiteten kommet så langt at det neste naturlige trinnet var gjennomføring. Når forprosjektet utredet en felles telefonistrategi, var den klar til vedtak. Og ble vedtatt. Et fullt sett konsekvenser og kostnader ved samordning av infrastruktur for telefoni, og for samling av Trio telefonistøttesystem, kunne bare klarlegges ved en konkurranse. På samme måte var flere av punktene ikke hensiktsmessige å utrede, de lå klare til gjennomføring. Det var dermed mange gevinster som kunne tas ut umiddelbart. Forprosjekt telefoni har med dette som bakgrunn fått karakter av et gjennomføringsprosjekt. Alle elementene som medførte kostnader eller andre vesentlige konsekvenser for kommunene har blitt forankret gjennom vedtak i rådmannsutvalget. 4 Organisering Forprosjektet skal organiseres og gjennomføres i henhold til PLP (ProsjektLederProsessen). Eierskapet til prosjektet ligger hos de deltakende kommunene som A-eiere. Ansvarsforholdene i prosjektet har vært ivaretatt slik: Oppdragsgiver: Kommunene i Kongsbergregionen Prosjektansvarlig (PA): Regional koordinator for Kongsbergregionen Styringsgruppe: Rådmannsutvalget Prosjektleder (PL): Odd John Resser Faggruppe: Kate Iren Hovdegård Nore og Uvdal, Elese Briet Grette - Rollag, Ranveif Hvila Flesberg, Ingar Solberg Tinn, Bengt Halvard Odden - Hjartdal, Ranheid Saga Notodden, Bernt Søraa Kongsberg. Solfrid Borgen Hagland har også deltatt i faggruppa Det er ikke etablert referansegruppe. Sluttrapport hovedprosjekt telefoni - Kongsbergregionen Side 5
5 Resultater 5.1 Resultater fra forprosjekt og hovdprosjekt Aktivitet Beskrivelse Resultat 8.1.1 Etablere regional faggruppe Etablere en regional faggruppe for telefoni bestående av personer som til daglig arbeider med telefonitjenester i kommunene. Aktuelle medlemmer i faggruppa vil være de som er/blir systemansvarlige for kommunenes telefonistøttesystem(er) Etablert august 2010 8.1.1 Etablere prosjektgruppe To av medlemmene i faggruppa bør inngå som medlemmer i prosjektgruppa for forprosjektet. Ikke brukt 8.1.2 Etablere felles telefonistrategi og felles telefonireglement Utvikle en felles regional telefonistrategi med tilhørende telefonireglement. Vil bygge på erfaringene med dette fra andre kommuner og kommuneregioner. Etablert innen mars 2011, strategien vedtatt som et samarbeidsprosjekt mellom rådmennene. Reglementet tilgjengelig for kommunene. 8.1.3 Opprydding av eksisterende telefonabonnementer Vurdere og avvikle kommunale abonnementer innenfor fast- og mobiltelefoni som er kartlagt å være uten trafikk, og som ikke inngår i aktive alarmsystemer (eller tilsvarende). Optimalisere type abonnementer for mobiltelefoni i forhold til faktisk bruk og mulighetene i BTV-avtalen. Kartlegge eksisterende alarmsystemer som benytter telefonisystemene. Vurdere og anbefale rimeligere løsninger. Gjennomført i alle kommuner i løpet av 2010. Sluttrapport hovedprosjekt telefoni - Kongsbergregionen Side 6
Aktivitet Beskrivelse Resultat 8.1.4 Kontroll på anskaffelser og drift knyttet til mobiltelefoni Oppdatere status vedr. inngåtte innkjøpsavtaler for mobiltelefoner. Vurdere grunnlaget for økt omfang av felles avtaler. Vurdere reforhandling av betingelser ved eventuelle utvidelser av avtalene. Standardisering av modeller. Etablert 6 av 7 kommuner bruker BTV-avtalen. Myk standardisering, leverandør anbefaler begrenset utvalg m Oppfølging i forhold til BTV-avtalen, inkl. optimalisering av abonnementer (jfr. kap. 8.1.3). Bidra til utvikling av og utnytting av mulighetene ved et felles telefonireglement. Vurdere gevinstene ved avvikling av eksisterende støtteordninger for bruk av privat mobiltelefon i kommunalt arbeidsforhold. Gjennomført. Gjennomført. Nesten ingen private abonnement igjen. 8.1.5 Regional Proffnettavtale Eget organisasjonsnummer for Kongsbergregionen. Etablere topp-domene for Kongsbergregionen i Min Bedrift (administrasjonsside på nett for mobiltelefoni hos Telenor), med en lokal Min Bedrift for hver kommune. Utnevne en toppadministrator og lokale administratorer for Min Bedrift. Gi tilgang til leverandør for administrasjon av abonnementer. Forhandle frem en ny felles Proffnettavtale knyttet til det regionale toppdomenet. Kost/nytte-vurdering og forberedelser for en mulig felles Proffnet Total-avtale, inkl. planlegging av integrasjon mot støttesystem (for ekspedient-funksjonen) og kalenderfunksjon, samt tilpasning av nummerplaner. Etablert Etablert Ikke etablert. Kommunene ønsker kontroll selv. Etablert. Avtalen etablert, integrasjon gjennomført Iverksatt og modernisert til Mobilt Bedriftsnett Sluttrapport hovedprosjekt telefoni - Kongsbergregionen Side 7
Aktivitet Beskrivelse Resultat 8.1.6 Optimal utnytting av BTV-avtalen Erfaringer fra andre kommuner og kommuneregioner. Samordne kommunenes dialog med BTV Innkjøp og Telenors kontaktpersoner for effektiv informasjonsutveksling, samt tilgang til råd og veiledning. Påse at felles telefonistrategi og telefonireglement gir føringer og handlingsrom som er tilpasset mulighetene i BTV-avtalen. Skrive gode finansieringssøknader relatert til prioriterte utviklingstiltak til Telenor-fondet. Sikre dialog og oppfølging overfor beslutningstakerne i fondsstyret. Under arbeid. Kontinuerlig arbeid. Under arbeid. Kontinuerlig arbeid. Gjennomført Støttesystem-søknad skrevet. Tildeling vesentlig mindre enn omsøkt beløp. 8.1.7 Forberede etablering av felles drifts- og vedlikeholdsavtale Sette drift av kommunale telefonisystemer på dagsordenen som tema i konkurransen om felles ekstern IKT driftspartner for kommunene i Kongsbergregionen. Hvis det blir grunnlag for dette, innhentes det tilbud på drift av telefonisystemene som en opsjon. Det tas høyde for de endringer som kan komme som et resultat av en samordning av infrastrukturen. Avtale om drift av felles Trio-system og de to telefonsentralene er inngått 8.1.8 Kost/nytte ved en samordnet regional telefoniinfrastruktur Vurdere reduksjon av antall telefoniservere/sentraler i den enkelte kommune. Kost/nyttevurderinger, inkl. innhenting av nødvendige tilbud, for en slik samordning av infrastrukturen anbefales gjennomført i forprosjektfasen. 6 kommuner på to telefonsentraler, Not og Kbg Innsparingen på drift er mer enn kr 200 000 årlig. 8.1.9 Gevinster knyttet til etablering av regional telefoniansvarlig Utrede og foreslå et opplegg som en del av den regionale telefonistrategien. Stilling som lokal telefonikoordinator anbefalt. Budsjettert med midler, stillingen ubesatt i påvente av regional driftsorganisasjon Sluttrapport hovedprosjekt telefoni - Kongsbergregionen Side 8
Aktivitet Beskrivelse Resultat 8.1.10 Utrede løsning for opprinnelsesmarkering Post- og teletilsynet stiller krav om at det skal være mulig for nødetatene å se hvor det ringes fra i aktuelle nødsituasjoner. Dette har gitt utfordringer ved IP-baserte telefonisystemer med lokale datanett som transportsystem for taletrafikken. Telenor har nylig lansert et system som kan anskaffes via BTV-avtalen, med et akseptabelt prisnivå. Systemet kan knyttes opp mot aktuelle telefoni-støttessystemer slik som Trio. Noen av kommunene har etablert løsninger for dette. Det anbefales å utrede et felles system for opprinnelsesmarkering Avtale etablert. Automatikk del av Trio telefonistøttesystem og leveransen der. 8.1.11 Planer, informasjon og rapporter Utarbeide handlingsplan med budsjett for regionalt telefonisamarbeid i 2011 basert på forslag til felles regional telefonistrategi innen 01.09.10 Utarbeide en informasjons- og formidlingsplan og gjennomføre prioriterte aktiviteter innen 31.12.10 Utarbeide underveisrapporter og sluttrapport innen 31.12.10 Gjennomført 8.1.12 Innspill til budsjett 2011 Forprosjektet har startet 3 måneder etter plan. Flere aktiviteter skal generere innspill til kommunebudsjettene for 2011, og disse aktivitetene har også utastt oppstart og ferdigstillelse. Forprosjektets innspill til kommunebudsjettene må derfor ses på som en sak for seg selv. Levert, også til budsjettene 2012 og 2013 Sluttrapport hovedprosjekt telefoni - Kongsbergregionen Side 9
5.2 Felles Trio-installasjon I handlingsmålene er det beskrevet at regionen skulle sette drift av kommunale telefonisystemer på dagsordenen. Om en fant grunnlag for dette skulle det innhentes det tilbud på drift av telefonisystemene som en opsjon. Det skulle også tas høyde for de endringer som kan komme som et resultat av en samordning av infrastrukturen, og vurdere reduksjon av antall telefoniservere/sentraler i den enkelte kommune. Kost/nyttevurderinger, inkl. innhenting av nødvendige tilbud, for en slik samordning av infrastrukturen anbefales gjennomført i forprosjektfasen. Kongsberg kommune hadde et prekært behov for et telefonistøttesystem, Hjartdal sto også uten og Numedalskommunene trengte å oppgradere sitt Trio-telefonistøttesystem. I Notodden var telefonistøttesystemet relativt oppdatert. Hjartdal hadde en eldre telefonsentral som ikke kunne repareres om den skulle stoppe, og i Numedal var det behov for å oppgradere telefonsentralen. Regionen valgte de å gjennomføre en konkurranse for å få beslutningsgrunnlag for samle sine Trio telefonistøtteløsninger til èn oppdatert og redundant løsning, og utvide med Kongsberg og Hjartdal. I konkurransen lå det også å undersøke gevinstene ved å redusere antallet telefonsentraler. Gjennom denne konkurranse fant en et godt og kostnadseffektivt grunnlag for en regional Trioløsning. UMOE IKT/Atea ble valgt som leverandør for en løsning vurdert å gi: En moderne, redundant telefonistøtte-løsning Funksjonell ekspedientfunksjon Integrasjon mot kalender Fravær i møter etc. leses opp Integrert e-post-, sms- og chatløsning, o Håndteres som del av køen på henvendelser Mulighet for tilbakeringing, kunden kan legge inn telefonnr og bli ringt opp ligger i køen Mobiltelefoner håndteres som fasttelefoner, også med opplest fravær Automatisert ajourhold mot opprinnelsesmarkering Konkurransen viste også at det var grunnlag for å gå sammen om to telefonsentraler, en i Notodden for Notodden og Hjartal kommuner, og en i Kongsberg for Kongsberg og Numedalskommunene. Gevinster som var lette å kvantifisere var Sparer henimot 40% investeringskost på å gå sammen Sparer nesten 25% på å gå sammen om oppgraderingsprogram Trio-vedlikehold kr årlig 45% mindre enn på dagens vilkår Reduserte årlige kostnader knyttet til drift av telefonisentraler: o o Nær kr 200 000 direkte årlig innsparing (dagens kostnader mot ny kostad) Og oppgraderinger vi ellers måtte betale ekstra er inkludert Sluttrapport hovedprosjekt telefoni - Kongsbergregionen Side 10
De gevinstene det er litt vanskjeligere å sette kronebeløp på var: Redundante løsninger Det å drifte færre servere og installasjoner Kongsberg kan klare seg med dagens bemanning på servicetorg Samarbeid og effektivisering over tid Kvalitetsøkning i service overfor brukerne og ikke minst internt Anskaffelsen ble i stor grad finansiert med fellesmidler bestående av regionale utviklingsmidler, støtte fra Telenorfondet og noe kommunale tilskudd som allerede lå i budsjettene. Kostnader som påløp kommunene direkte ble derfor begrenset, og fordelte seg som følger: Numedal (3 kom.): Kr 45 000 for en investering verdt kr 590 000 Kongsberg: Kr 370 000 for en investering verdt kr 1 240 000 Notodden: Kr 14 000 for en investering verdt kr 485 000 Hjartdal: Kr 127 000 for en investering verdt kr 390 000. I dette ligger også kjøp av nye telefoner Løsningene ble satt i drift i oktober til november 2011. Akseptansetesten ble startet 18.11.11, og undertegnet 19.02.13. Grunnfunksjonaliteten var testet OK tidlig på vinteren 2012, mens kompleksiteten i installasjonen har medført at enkelte avanserte løsninger (kommunisere med kommunen via sms) fremdeles står uløst. Multiadressenett/opprinnelsesmarkering (hvilken adresse det ringes fra) er en viktig funksjonalitet som pt utestår. Regionen har ivaretatt tilfredsstillende kontraktuelle forhold mot Atea for de utestående punktene. Som en del av Trio-installasjonen og samling på to telefonsentraler er det underskrevet samarbeidsavtale mellom vertskommune og leietakere; Notodden Hjartdal og Kongsberg Numedalskommunene. PÅ bakgrunn av denne samarbeidsavtalen er det utarbeidet ServiceLeveranseAvtale (SLA) mellom kommunene, og en beskrivelse av brukerstøtte for telefoni og støttesystem. 6 Oppsummering og anbefalinger videre 6.1 Generelt Faggruppa ser at det er hensiktsmessig å samarbeide om telefoniløsninger, ikke bar av kostnadsmessige grunner. Det er lettere å få trykk på fagområdet når en kan gå sammen, og ha dedikerte ressurser til dette arbeidet. Erfaring fra prosjektet er at det vil være mer hensiktsmessig med en person som også er knyttet til den tekniske driften av telefonisystemene. Både telefonsentralene og støttesystemet er serverbaserte installasjoner hvor god IKT-kompetanse er en ubetinget fordel. Dette medfører også at en slik funksjon anbefales lagt til den felles driftsorganisasjonen som er under etablering. Sluttrapport hovedprosjekt telefoni - Kongsbergregionen Side 11
6.2 Regional telefonikoordinator I regionens vedtatte budsjett for 2013 ligger det inne 50% ressurs på telefonikoordinator. Den er pt ikke besatt, intensjonen er at denne ressursen besettes som en del av å etablere en felles IKT driftsenhet i regionen. Med en ubesatt stillingsressurs kan en kombinere denne funksjonen med andre funksjoner, og få en hensiktsmessig stillingsstørrelse. Intensjonen med en regional telefonikoordinator blir derfor: Med bakgrunn i en teknisk forståelse av telefoniløsningene, følge opp driften av telefoniløsninger. Og, med denne bakgrunnen, jobbe for smartte løsninger, smart bruk, gode reesultater og ressursbesparelser i kommunene. Regional telefonikoordinator Ivaretar et felt som krever høy kompetanse, der strategisk fokus på telefoni er viktig Driver strategiarbeid ift fast -og mobiltelefoni Plasseres i et regionalt miljø med fokus på innovasjon og samhandlingsutvikling Regional telefonikoordinator skal Oppgaver Være regional spisskompetanse på fast -og mobiltelefoni og ekspedientfunksjoner Holde faglig fokus og utviklingsperspektiv på telefoni og -løsninger. Stresse den organisatoriske siden av telefonistøtteløsningene. Starte ''Forum for offentlig service'' regionalt fagforum for ekspedientfunksjoner med samlinger Gjennomføre fagmøter og drive Fagforum Bindeledd mellom kommuner, BTV og leverandører Produsere statistikk og oversikter kommunene selv ikke produserer Beredskapsløsninger Avtaleadministrasjon, arbeide for at kommunene får mye igjen fra rammeavtalene Utvikling av nye løsninger Forventninger til rollen Mest mulig felles på telefonisiden, og enda mer etter hvert Fokus på jobben i hver enkelt kommunene Opplæring av ekspedientene o o o Hjelp og støtte til organisasjonsutviklingen i kommunene Bidra ift arbeidet med oppsett og konfigurering av Trio. Ajourhold av registre Bindeleddet mellom kommunene Bindeledd mellom faget og rådmennene, styrke kommunikasjonen og bidra til å skape forståelse og forpliktelse Sluttrapport hovedprosjekt telefoni - Kongsbergregionen Side 12
Forutsetninger for rollen Legitimitet og aksept fra rådmenn og ledelse i kommunene er viktig for å kunne få en god regional løsning. Faggruppa mener rollen bør tillegges myndighet til å fastsette rutiner og valgt funksjonalitet i løsningene. Sluttrapport hovedprosjekt telefoni - Kongsbergregionen Side 13