Kravspesifikasjon Melk og melkeprodukter Januar 2016 Andøy kommune
INNHOLD: 1. Innledning. s.3 1.1 Definisjon.. s.3 2. Minimumskrav.. s.3 2.1 Bestilling... s.3 2.2 Levering s.3 2.3 Lager. s.3 2.4 Leveringsvilkår. s.3 3. Generelt. s.3 3.1 Opplæring. s.4 3.2 Varekatalog s.4 3.3 Priser.. s.4 3.4 Prisstigning s.4 3.5 Prisreduksjon. s.4 3.6 Tilbud. s.4 3.7 Taushetsplikt.. s.4 3.8 Avtaledokumentene s.5 3.9 Rapporter s.5 4. Tildelingskriterier.. s.5 Kravspesifikasjon melk og melkeprodukter Side 2 av 5
1.0 Innledning Det vil bli inngått rammeavtale med en (1) leverandør på levering av melk og melkeprodukter. 1.1 Definisjon Oppdragsgiver Andøy kommune. Andøy kommune har to kjøkken som lager mat til sykehjem og omsorgsboliger. Disse to kjøkkenene er lokalisert på Andenes og Åse. Dersom det blir endringer i strukturen i kommunen vil avtalen bli benyttet av alle enheter innenfor kommunen som har behov for å kjøpe inn melk og melkeprodukter. 2.0 Minimumskrav Leverandøren skal være en totalleverandør og skal til en hver tid kunne levere alle avtalte produkter innen melk og melkeprodukter til Andøy kommune sine enheter. 2.1 Bestilling Bestillingsrutinene skal være beskrevet i tilbudet med frister og bestillingsform. Kommunen skal kunne ha en fast kontaktperson som håndterer bestillinger og svarer på spørsmål. 2.2 Levering Leverandøren skal levere på adressene hvor produktene skal benyttes. Ved normalbestillinger skal dette skje fraktfritt uten ekstra omkostninger for oppdragsgiver. Ved hasteleveringer skal det avtales en fast pris for levering. Leverandøren skal kunne tilby følgende levering: Normallevering: En gang pr uke, hvor bestiller kan legge inn behov fram til 48 timer før levering. Hasteleveringer: Innenfor 24 timer utenom fast bestillingspunkt. 2.3 Lager Ved knapphet på produkter skal leverandøren gi oppdragsgiver høyeste prioritet. 2.4 Leveringsvilkår Leveringsvilkårene er å levere i forskriftsmessige emballasjer til angitt tid og sted hos den enkelte enhet. Kvittering for mottatt leveranse skal gjøres av ansvarlig person på det enkelte leveringssted. Dersom leverandøren ikke kan utføre tjenesten som avtalt, er leverandøren forpliktet til å se til at annet firma utfører tjenesten innenfor avtalens vilkår. 3.0 Generelt 3.1 Opplæring Leverandøren skal kunne gi veiledning i bruk av produktene pr telefon. Veiledning må kunne gis pr telefon alle hverdager. 3.2 Varekatalog Varekatalog skal distribueres til alle enheter som benytter innen 01.03.2016. Ved endringer skal ny katalog distribueres, minst en gang pr år. Kravspesifikasjon melk og melkeprodukter Side 3 av 5
3.3 Priser Alle priser som er oppgitt i prislisten er faste. Ellers skal det gis et prosentvis avslag på resten av sortimentet. Alle kostnader her også frakt skal være inklusiv i prisen. 3.4 Prisstiging Prisendringer i avtaleperioden skal ikke overstige SSB sin delindeks av konsumprisindeksen for medisinsk forbruksmateriell. Prisendringer skal grunngis minst en(1) mnd før ikraftsettelse. Prisregulering kan skje en gang pr år, Første prisjustering kan skje 28.02.2017. Endringer kan skje på grunn av valutaendringer hvor endringer er på mer enn 5%. Videre vil en kunne legge til grunn store endringer i råvarepriser hos underleverandør. Leverandøren kan videre kreve prisendring dersom endringene skyldes norske toll-, skatte- og /eller avgiftssatser vedtatt av norske myndigheter. Da vil endring kunne kreves umiddelbart. Dersom disse satsene resulterer i en produktprisendring på mer enn 10% vil kommunen påberope seg retten til å si opp de deler av avtalen som omhandler nettopp disse produktene. 3.5 Prisreduksjon Dersom prisene på avtalens produkter faller i perioden, skal det omgående varsles om dette, og de nye prisene skal gjelde for kommunen senest i løpet av 2 måneder. 3.6 Tilbud Tilbud i perioden som er gunstigere enn de avtalte vilkårene, gjelder automatisk for Andøy kommune. Leverandøren er forpliktet til å gjøre slike tilbud kjent for alle enhetene hos oppdragsgiver som benytter avtalen. Leverandøren informerer om produktene. Leverandøren kan gjennomføre tiltak for å informere om produkt som er omfatta av avtalen til den enkelte enhet i kommunen. Dette gjelder også dersom det er noen produkter som blir trukket ut av markedet. 3.7 Taushetsplikt Leverandøren skal påse at krav til taushetsplikt blir overholdt. Forvaltningslovens 13 sier: Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1 noens personlige forhold, eller 2 tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. 3.8 Avtaledokumentene Inneholder avtaledokumentene vilkår som strider mot hverandre skal dokumentene gjelde i følgende rekkefølge; 1. Rammeavtaledokumentet 2. Bestillingsseddel Kravspesifikasjon melk og melkeprodukter Side 4 av 5
3. Kravspesifikasjon 4. Konkurransegrunnlag 5. Tilbudet 3.9 Rapporter Leverandør skal to ganger i året sende statistikker som viser hva forbruket på den enkelte enhet samt kommunen under ett. Første rapportering pr 01.09.2016. 4.0 Tildelingskriterier PRIS Prisskjema skal fylles ut. Prisen vil telle 80% hvor totalpris på prisskjemaet vil være det en vurderer ut fra. Laveste pris får full score, andre tilbud vektes prosentvis ut fra beste pris. Vi vil ikke vekte prosentvis rabatt på øvrig sortement. SERVICE Service vil bli vektet med 10 %. Her vil vi legge inn vurdering av hvordan dere planlegger bestillingsrutiner. Leveringsbetingelsene vil bli vektet og vi vil spesielt vektlegge leveringstid. I begrepet service legger vi også det opplæringstilbudet som blir skissert. KVALITET Kvaliteten vil bli vektet med 10 %. Andøy kommune er opptatt av ikke bare å kjøpe billige produkter, men at produktene skal være gode og holde bra kvalitet både for hjelperen og brukeren. Kvaliteten på matvarene må holde samme standard som lov om matproduksjon og mattrygghet krever. Når det har vært avholdt åpning vil vi be om vareprøver fra de firma som er med videre i konkurransen. Da vil vi ta kontakt for å informere om hvilke vareprøver det gjelder. Kravspesifikasjon melk og melkeprodukter Side 5 av 5