KONTRAKT OM KJØP AV FYRINGSOLJE, DRIVSTOFF OG SMØREOLJE SAK NR: 13/ Unntatt offentlighet, jfr. Offl. 13

Transkript

1 KONTRAKT OM KJØP AV FYRINGSOLJE, DRIVSTOFF OG SMØREOLJE SAK NR: 13/01576 Unntatt offentlighet, jfr. Offl. 13

2 1 AVTALE PARTER: Denne avtale er inngått mellom: Sarpsborg kommune (org. nr ) (heretter kalt oppdragsgiver) Postboks 237, 1702 Sarpsborg, tel: Kontraktuell kontaktperson: Oddveig Åsegg, tel , e-post: Innkjøpssjef Kontaktpersoner i de ulike team og enheter som kjøper varer og tjenester gjennom avtalen. og xxx xxxxx AS (org. nr: ttt ttt ttt) (heretter kalt leverandøren) Postadresse: vxxx, tlf xxxcxx, e-post: mgfkmgfæfls Kontaktperson Dgfaødgfsn.dgfsøl Dato: dd. måned år For oppdragsgiver: For leverandøren: Oddveig Åsegg Innkjøpssjef Navn Tittel Navn på leverandør AS 2 Avtalen gjelder: Kopieres fra 1.2. i konkurransegrunnlaget 3 Avtalens lengde Avtaleperioden er dd.mm.201å dd.mm.20ååå (eksl. opsjon år) - Levering av fyringsolje, drivstoff og smøreolje - Side 2 av /------

3 4 Kontraktsvilkår De alminnelige betingelser for kjøp av handelsvarer for Sarpsborg kommune er gjeldende for denne kontrakten. Betingelsene er i sin helhet gjengitt i Vedlegg 7. Nedenfor følger enkelte punkter som oppdragsgiver ønsker å presisere i fht til teksten i de alminnelige betingelsene: 4.1 Fullmaktsforhold Leverandør kan ikke sette ut enkeltoppdrag eller deler av enkeltoppdrag under denne rammeavtalen til tredjepart, uten skriftlig forhåndsgodkjenning fra oppdragsgivers kontraktsansvarlig. 4.2 Bruk av underleverandører Leverandør kan benytte underleverandører, men det er hovedleverandør som er ansvarlig for at alle betingelser og forpliktelser blir innfridd i henhold til kontraktens bestemmelser. 4.3 Priser a) Leverandørs svar på prisskjema i vedlegg 6 gir de priser og rabatter som gjelder i tilbudet. b) Priser og rabatter skal oppgis o For gruppe A inklusiv MVA. De oppgitte rabatter kommer til fratrekk på den gjeldende pris på servicestasjonene. o For gruppe B eksklusiv MVA. De oppgitte rabatter/tillegg kommer til fratrekk/tillegg på o den til enhver tid gjeldende listepris. For gruppe C eksklusiv MVA. De oppgitte rabatter kommer til fratrekk på den til enhver tid gjeldende listepris. Rabattsatsene er faste i hele kontraktsperioden. c) Prisene skal inneholde alle utgifter til egen administrasjon, feriepenger, skatter og avgifter med videre. d) Nye og andre aktuelle produkter som ikke er nevnt i prisskjemaet skal ha den samme rabatten som for produktene/tjenestene som er i det leverte tilbud. e) Dersom leverandøren gjennomfører spesielle kampanjer eller har andre tilbud som innebærer lavere pris enn denne avtalen, skal dette automatisk gjelde også for denne avtalen. f) Oppdragsgiver reserverer seg retten til å forhandle priser på ekstraordinært store volumkjøp (ekstraordinært store for oppdragsgiver). 4.4 Prisendringer Dersom leverandørens produkter, rabatter og tjenester får en prisutvikling som avviker betydelig sammenlignet med det øvrige markedet, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen Prisendringer gjeldende for gruppe B a) De oppgitte rabattsatser i % er faste i hele kontraktsperioden. b) Frakttillegget, kostnaden for service på kjeler og timeprisene ved service ved driftstans kan endres den 1. mai hvert år. Årsak til endring må dokumenteres. Prisøkninger trer først i kraft når oppdragsgiver har godkjent økningen. Prisreduksjoner trenger ingen forhåndsgodkjenning. Økninger kan dog ikke være høyere enn SSBs konsumprisindeks i samme periode. c) Kjøregodtgjørelsen per kilometer som gjelder for service ved driftstans på kjeler kan reguleres den 1. mai hvert år. Årsak til endring må dokumenteres. Prisøkninger trer først i kraft når oppdragsgiver har godkjent økningen. Prisreduksjoner trenger ingen forhåndsgodkjenning. Økninger kan dog ikke være høyere enn statens standard for kjøregodtgjørelse i samme periode. - Levering av fyringsolje, drivstoff og smøreolje - Side 3 av /------

4 4.5 Leveringsbetingelser a) Avtaleproduktene skal leveres kunden på avtalt adresse fraktfritt. (INCOTERMS 2012 DDP). b) Levering anses som gjennomført når oppdragsgiver har mottatt leveransen på anvist plass / lagerrom og akseptert leveransen. c) Oppdragsgiver forventer at levering skal skje innenfor normal åpningstid for det enkelte leveringssted. d) Varer som ikke kan leveres iht. ønsket leveringstid, må det gis melding om umiddelbart, og alltid samme dag som bestillingen mottas. Mange delleveranser per bestilling anses som nedsatt leveringsgrad. En leveringsgrad lavere enn 94 % over en tre måneders periode, kan bli ansett som mislighold. e) Oppdragsgiver skal betraktes som én kunde med flere leveringsadresser. 4.6 Betalingsbetingelser a) 30 dager fra fakturamottak. b) Faktureringsgebyr aksepteres ikke. c) Faktura skal være oversiktlig slik at det er lett å kontrollere at oppdragsgiver er godskrevet de avtalte betingelser. Det skal tydelig fremgå av faktura hvilke nettopriser som gjelder for de aktuelle varene. d) Fakturaadresse er; Sarpsborg kommune, v/ bestillende enhet/post/sone, Postboks 505, 1703 Sarpsborg. e) Fakturaen skal minst inneholde: Leverandørens foretaksnummer Fakturanummer Bestillende enhet og Bestillers navn, samt leveringsadresse Oppdragsgivers ordrenr, Bestilte produkter Antall levert per produkt Nettopriser basert på tilbudets nettopriser Spesifikasjon av mva. f) For levering hvor det benyttes firmakort skal det utarbeides månedlig samlefaktura som inneholder følgende spesifikasjoner i tillegg til ovennevnte: Kjøp pr. bil Kjøp pr. person Samlet på aktuell samlefaktura fra oljeselskap Det må påregnes å levere flere månedlige samlefakturaer for ulike grupperinger av biler / personer, hvor organisatorisk tilhørighet vil være et viktig sorteringskriterium. 4.7 E-faktura Sarpsborg kommune har etablert mottak av e-faktura, og Visma buyer eco benyttes som meldingssentral. Visma buyer eco er medlem i samtrafikkgruppen, som sikrer at faktura fra leverandører som benytter andre meldingssentraler distribueres til Sarpsborg kommune i en standardisert prosess/format. Sarpsborg kommune stiller ingen krav til hvilken meldingssentral leverandør benytter, forutsatt at leverandørs meldingssentral kan levere faktura i standardisert format. For bruk av meldingssentral gjelder prinsippet om at partene selv bærer sine kostnader på hver side av denne løsningen. (Det vises for øvrig til Stortingsmelding nr. 36 Det Gode Innkjøp, pkt. 9 hvor satsingen på e-faktura i det offentlige er ytterligere beskrevet). Sarpsborg kommune følger satsingen på e-faktura og standardisert EHF-format innen offentlig sektor, det vises til hhttp:// for ytterligere informasjon. - Levering av fyringsolje, drivstoff og smøreolje - Side 4 av /------

5 Sarpsborg kommune setter som krav at fakturaer fra valgt leverandør skal mottas som e-faktura senest 3 måneder etter dato for kontraktsignering. 4.8 Etiske retningslinjer Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer gjengis i vedlegg 8. Etikkplakaten og reglene for personlige gaver og fordeler gjøres gjeldende for kontrakten og leverandøren forpliktes til å følge disse i sin samhandling med personer forbundet med oppdragsgiver. 4.9 Opsjon Oppdragsgiver har en ensidig rett til å prolongere avtalen med 1+1 år til de samme betingelsene. Utløsning av opsjonen skal skje senest 2 mnd. før avtalens utløp Kvalitet a) Leverandør er ansvarlig for at de varer og tjenester som leveres er i samsvar med bestillingen. Sarpsborg kommune har for egen regning og etter rimelig varsel anledning til å inspisere og kontrollere at så skjer. b) Hvis en leveranse eller del derav ikke tilfredsstiller de krav og betingelser bestillingen fastsetter, kan Sarpsborg kommune tilbakevise den eller deler av leveransen eller den aktuelle del av den anses i så fall som ikke levert. c) Sarpsborg kommunes kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke leverandøren for de forpliktelser leverandøren har påtatt seg i henhold til bestilling. d) Manglende kvalitetskontroll fra Sarpsborg kommunes side medfører ingen reduksjon av oppdragsgivers rettigheter. Godkjenning av leveransen omfatter ikke skjulte feil og/eller mangler Dagbøter Ved brudd på leveranser spesifisert i kravspesifikasjonen/ordrebekreftelse kan oppdragsgiver kreve kompensasjon. Satser for kompensasjon ved brudd på leveringstid settes til; Varekjøp Forsinkelser kompenseres med kr 1000,- pr kalenderdag, begrenset oppad til 50 % av den enkelte leveranses verdi. (for varekjøp se for øvrig Sarpsborg kommunes alminnelige innkjøpsvilkår for kjøp av handelsvarer pkt. 2.3.) Dagsbøter starter å løpe ved utløp av tilbudt leveringstid Oppdragsgivers tilbakeholdsrett Dersom Oppdragsgiver har økonomiske krav som følge av leverandørens kontraktmislighold, kan Oppdragsgiver holde tilbake så mye av betalingen at han har tilstrekkelig sikkerhet til dekning av et spesifisert og begrunnet krav Oppsigelse a) Ved vesentlig mislighold av avtalen kan den sies opp av den rammede part med øyeblikkelig virkning. b) Oppdragsgiver kan si opp avtalen med øyeblikkelig virkning hvis leverandørens produkter har vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i tilbudet. c) Vesentlig mislighold fra leverandørens side gir kommunen rett til å heve kontrakten uten at kommunen pådrar seg noen form for erstatningsansvar. Vesentlig mislighold kan være: I. at produkter/leveringssteder presentert i tilbudet/prisskjema ikke holder det forutsatte kvalitetskrav eller opphører. II. avvik på leveringsbetingelser og leveringsgrad. III. at leverandørens prisutvikling sammenlignet med andre tilsvarende aktører i markedet ikke er konkurransedyktig. - Levering av fyringsolje, drivstoff og smøreolje - Side 5 av /------

6 IV. at leverandørens service-/ opplæringsfunksjon og reklamasjonshåndtering ikke fungerer etter forutsetningene. I tillegg til heving eller prisavslag kan kommunen kreve erstatning etter vanlige kjøpsrettslige regler. V. brudd på kontraktens bestemmelser om lønns og arbeidsvilkår d) Dersom det i avtaleperioden oppstår spesielle forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene, kan det forhandles om revidering eller oppsigelse. I slike tilfeller gjelder en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder. e) Dersom det oppdages brudd på Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer i leverandørs samhandling med personer forbundet med oppdragsgiver, betraktes det som brudd på kontrakten og gir oppdragsgiver rett til å heve kontrakten Transport av avtalen Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter i denne avtalen til tredje part uten den andre partens skriftlige godkjenning. Slik godkjennelse kan ikke nektes uten at det foreligger saklig grunn Dokumentrang: Vedlegg 5 Vedlegg 6 Leverandørs svar på vedlegg 5 Ved eventuelle uoverensstemmelser mellom kundens kravspesifikasjon og leverandørs tilbud, gjelder vedlegg 5 foran leverandørs svar på vedlegg 5. Vedlegg: Følgende vedlegg fra konkurransegrunnlaget, kunngjort på dd.mm.åååå.) Vedlegg 5: Kundens ytelsesspesifikasjon Vedlegg 7: Sarpsborg kommunes alminnelige betingelser for kjøp av handelsvarer Vedlegg 8: Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer Følgende vedlegg fra Leverandørs tilbud: Leverandørs tilbudsbrev av dd.mm.åååå. Leverandørs svar på vedlegg 5. Vedlegg 6: Utfylt prisskjema Endringer, rettelser etc som avtales partene mellom i avtaleperioden dokumenteres som egne endringsvedlegg, vedlegg 9, og signeres av begge parter. - Levering av fyringsolje, drivstoff og smøreolje - Side 6 av /------

7 Fra kundens konkurransegrunnlag Vedlegg 5: Ytelsesspesifikasjon Vedlegg 7: Sarpsborg kommunes alminnelige betingelser for kjøp av handelsvarer Vedlegg 8: Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer - Levering av fyringsolje, drivstoff og smøreolje - Side 7 av /------

8 Fra leverandørs tilbud Leverandørs tilbudsbrev Leverandørs svar på vedlegg 5. Vedlegg 6: Utfylt prisskjema - Levering av fyringsolje, drivstoff og smøreolje - Side 8 av /------