KONTRAKT. leveranse av døgnovernatting til midlertidig bostedsløse fordelt i følgende grupper:

Transkript

1 KONTRAKT på leveranse av døgnovernatting til midlertidig bostedsløse fordelt i følgende grupper: a) Barnefamilier b) Ungdom under 25 år c) Øvrige bostedsløse husstander over 18 år SAK NR: 14/00848 Unntatt offentlighet, jfr. Offl. 13

2 1 AVTALE PARTER: Denne avtale er inngått mellom: Sarpsborg kommune med (org. nr ) Postboks 237, 1702 Sarpsborg, tlf: (heretter kalt oppdragsgiver) Kontraktuell kontaktperson: Xxx Kontaktpersoner NAV Sarpsborg: og xxx xxxxx AS (org. nr: ttt ttt ttt) (heretter kalt leverandøren) Postadresse:, e-post: Kontaktperson XXXXXXXXX.XXXXXXXXXX Dato: dd. måned år For oppdragsgiver: For leverandøren: Navn Tittel Sarpsborg kommune Navn Tittel Navn på leverandør 2 Avtalen gjelder: Formålet med anskaffelsen er å sikre Sarpsborg kommune v/ NAV kvalitetsgodkjente døgnovernattingssteder tilgjengelig for personer med behov for midlertidig døgnovernatting når de ikke klarer å skaffe dette selv og kommunen ikke greier å dekke nye behov i egenregi. Kommunens plasser ved Kulåssenteret har forrang foran disse kontraktene, og vil således benyttes først. Slik sett anses derfor Kulåssenteret i denne sammenheng som egenregi. Tilbudet gjelder personer/familier der NAV har ansvar for å tilby midlertidig husvære og dekke utgiftene i de tilfeller hvor beboer ikke kan dekke disse selv, med hjemmel i Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 27. Generelt gjelder det at slik form for midlertidig husvære skal benyttes i akutte situasjoner, og oppholdet skal tidsbegrenses mens det arbeides med å finne en mer permanent boligløsning. Med døgnovernattingssted menes i denne sammenheng næringsvirksomhet som pensjonat, hotell, motell, hospits og liknende som driver utleie av rom og/eller boenheter på døgnbasis, når eiendommen er regulert til dette formålet. Side 2 av 9

3 Anskaffelsen av midlertidig husvære / døgnovernattingsplasser er delt inn i følgende målgrupper: A. Barnefamilier. B. Ungdom under 25 år uten kjent rusproblematikk C. Andre bostedsløse husstander over 18 år. Det vil bli tegnet det antall kontrakter per gruppe som trengs for å innfri forventet kapasitetsbehov i henhold til oppgitt forventet volum i tabellen i punkt 1.2 nedenfor. Brukere som er omfattet av et løpende vedtak før inngåelse av disse rammeavtalene, bytter ikke tilbud som følge av disse kontraktene. Dersom leverandørene, ved enkelt-forespørsler i avtaleperioden, ikke kan oppfylle angitt krav/behov, responstid og liknende, vil oppdragsgiver forbeholde seg retten til å kunne inngå avtaler om enkeltoppdrag med andre leverandører. 3 Avtalens lengde Avtaleperioden er xx.xx.2013 xx.xx.201xx (eks. opsjon x + x år) Hentes fra konkurransegrunnlagets punkt Tildeling av oppdrag Oppdragsgiver ønsker å tildele det antall rammeavtaler som sikrer tilstrekkelig kapasitet, jf. kapasitetsbehovet per målgruppe angitt i vedlegg 5, ytelsesspesifikasjonen. Det kan bli inntil 5 helt eller delvis parallelle rammeavtaler innenfor hver gruppe forutsatt at det finnes tilstrekkelig antall egnede leverandører og tilbud. Det åpnes for at samme leverandør(er) kan bli tildelt flere grupper. Den boenhet som er best egnet i det enkelte tilfelle i fht brukerens behov i hver gruppe vil bli valgt, forutsatt at denne har ledig kapasitet. Oppdragsgiver alene definerer hvilken boenhet/leverandør som er best egnet i det enkelte tilfelle jf. lov om sosiale tjenester i NAV, og den leverandør som har ledig kapasitet på aktuelt tidspunkt. For å sikre tilstrekkelig kapasitet som angitt i vedlegg 5, ytelselsspesifikasjonen, tildeles de økonomisk mest fordelaktige tilbud i hver målgruppe vurdert ut fra: o Kvalitet på tjenesten for den enkelte målgruppe gjennom svar på vedlegg 5, ytelsesspesifikasjonen. (60%) o Døgnpriser, som svar på vedlegg 6, prisskjema (40%) 5 Kontraktsvilkår De alminnelige betingelser for kjøp av tjenester for Sarpsborg kommune er gjeldende for denne kontrakten. Betingelsene er i sin helhet gjengitt i vedlegg 7. Nedenfor følger enkelte punkter som oppdragsgiver ønsker å presisere i fht til teksten i de alminnelige betingelsene. 5.1 Fullmaktsforhold Leverandør kan ikke sette ut enkeltoppdrag eller deler av enkeltoppdrag under denne rammeavtalen til tredjepart eller flytte den til annen adresse uten forhåndsgodkjent avtale med bestilleransvarlig ved NAV Sarpsborg. 5.2 Lønns- og arbeidsvilkår Oppdragsgiver stiller krav jf. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av , at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle Side 3 av 9

4 kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. a) Leverandøren plikter å ha tilsvarende kontraktbestemmelse i sine kontrakter med underleverandører og skal gjennomføre nødvendig kontroll hos sine underleverandører for å påse at plikten overholdes. b) Oppdragsgiver har rett til innsyn i dokumenter og rett til å foreta andre undersøkelser som gjør det mulig for oppdragsgiver å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. En slik kontroll kan oppdragsgiver gjøre i form av stikkprøver i løpet av hele kontraktsperioden. De samme vilkårene gjelder for eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle denne kontrakten. c) Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktsummen til det er dokumentert at forholdene er i orden. Summen som blir tilbakeholdt skal svare til ca. 2 ganger innsparingen for leverandøren, dog ikke mindre enn kr. 1000,- per virkedag per arbeider. 5.3 Tilsyn og kontroll av tjenesteleveransen a) Oppdragsgiver har rett til å føre tilsyn med at leverandør leverer de avtalte tjenester, og i forhold til at alle lovkrav blir fulgt. b) Ved tilsyn skal oppdragsgiver ha tilgang til all relevant informasjon for å kunne føre slikt tilsyn, herunder muligheten til å intervjue de ansatte. c) Oppdragsgiver kan gjennomføre tilsyn så ofte oppdragsgiver ønsker, men vil normalt ikke føre tilsyn oftere enn en gang årlig. d) Tilsynsrapporter fra offentlige tilsynsmyndigheter skal sendes oppdragsgiver. e) Dersom et tilsyn/besøk ved leverandørens tjenesteleveransested(er) gir grunnlag for å vurdere husværet som ikke egnet til døgnovernatting enten pga, fysisk utforming, eller en vurdering av at husværet ikke er i samsvar med fastsatte krav i medhold av lov eller forskrift, vil det oppfattes som avvik fra kontrakten. f) Dersom et tilsyn avdekker avvik fra lovkrav til tjenesten, skal avviket lukkes umiddelbart, senest innen 2 uker. g) Leverandøren vil motta rapport fra oppdragsgivers gjennomførte tilsyn. h) Ved alvorlige avvik fra lovkrav kan oppdragsgiver stoppe tjenesten inntil avviket er lukket. Slike tilfeller oppfattes som vesentlig mislighold av avtalen jf. pkt nedenfor 5.4 Kvalitet a) Leverandør er ansvarlig for at de varer og tjenester som leveres er i samsvar med bestillingen. Sarpsborg kommune har for egen regning og etter rimelig varsel anledning til å inspisere og kontrollere at så skjer. b) Hvis en leveranse eller del derav ikke tilfredsstiller de krav og betingelser bestillingen fastsetter, kan Sarpsborg kommune tilbakevise den eller deler av leveransen eller den aktuelle del av den anses i så fall som ikke levert. c) Sarpsborg kommunes kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke leverandøren for de forpliktelser leverandøren har påtatt seg i henhold til bestilling. d) Manglende kvalitetskontroll fra Sarpsborg kommunes side medfører ingen reduksjon av oppdragsgivers rettigheter. Godkjenning av leveransen omfatter ikke skjulte feil og/eller mangler. 5.5 Leverandørs ansvarsforsikring a) Leverandøren skal tegne ansvarsforsikring for ting og personskade som leverandøren / Underleverandør kan påføre beboer, oppdragsgiver eller tredjemann, samt for det ansvar han kan pådra seg i henhold til kontrakten. Leverandør skal videre ha de forsikringer som leverandøren er forpliktet til i henhold til norsk lov. b) For personskade skal forsikringssummen være minimum 10 millioner kroner pr skadetilfelle, og for tingskade skal forsikringssummen være minimum 10 millioner kroner pr skadetilfelle. c) Forsikringen skal ikke inneholde bestemmelser som begrenser skadelidtes rett til å kreve erstatning direkte fra forsikringsselskapet eller som begrenser skadelidtes dekningsrett som følge av forhold på oppdragstagerens side. Side 4 av 9

5 d) Ansvarsforsikringen skal være gyldig i 1 år etter avtaleperiodens slutt. Forsikringsbeviset skal på anmodning forelegges oppdragsgiver for kontroll. Slik kontroll fritar ikke oppdragstageren for forsikringsplikt som angitt. 5.6 Priser a) Prisene skal oppgis eks. mva i norske kroner. b) Prisene skal være å betrakte som faste i avtaleperiodens første 12 måneder. c) Prisene skal inneholde alle utgifter til egen administrasjon, feriepenger, skatter og avgifter. d) Dersom leverandøren gjennomfører spesielle kampanjer eller har andre tilbud som innebærer lavere pris enn denne avtalen, skal dette automatisk gjelde også for denne avtalen. e) Tilbyders svar på prisskjema i vedlegg 6 er nettoprisene i tilbudet. 5.7 Prisendringer a) Prisene skal være å betrakte som faste i avtaleperiodens første 12 måneder. b) Prisene kan reguleres maksimalt en gang årlig med virkning første gang fra c) Prisøkninger skal begrunnes skriftlig minst 2 måneder før ikraftsettelse, og kan ikke settes i kraft før oppdragsgiver skriftlig har godkjent prisendringen. d) Prisøkningen kan ikke overstige SSB Konsumprisindeks for husleie e) Dersom leverandørens tjenester får en prisstigning som går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen. Det skal ikke foretas ytterligere endringer eller justeringer i prisene enn det som fremkommer av dette punktet. 5.8 Grunnlag for rett til fakturering Utgangspunkt a) All fakturering skal være basert på faktisk utførte tjenester. b) Levering anses som gjennomført når oppdragsgiver har mottatt og akseptert leveransen, på anvist sted og i henhold til vedlegg 5, ytelsesspesifikasjonen Oppdragsgivers tilbakeholdsrett Dersom Oppdragsgiver har økonomiske krav som følge av leverandørens kontraktsmislighold, kan Oppdragsgiver holde tilbake så mye av betalingen at han har tilstrekkelig sikkerhet til dekning av et spesifisert og begrunnet krav Sluttfaktura Leverandøren skal sende sluttfaktura innen rimelig tid, og senest innen tre måneder, etter at denne kontrakten er opphørt. Sluttfakturaen skal omfatte alle Leverandørens krav. Krav som ikke er medtatt i sluttfakturaen, kan ikke fremsettes senere. Leverandøren kan likevel ta spesifisert forbehold om senere endring av sluttsummen dersom grunnlaget for beregningen av kravet ikke har foreligget i tide. 5.9 Betalingsbetingelser a) 30 dager fra mottak av faktura. b) Faktureringsgebyr aksepteres ikke. c) Faktura skal være oversiktlig slik at det er lett å kontrollere at oppdragsgiver er godskrevet de avtalte betingelser. Det skal tydelig fremgå av faktura hvilke nettopriser som gjelder for de aktuelle tjenestene. d) Fakturaadresse er; Sarpsborg kommune, v/ bestillende enhet/team, Postboks 505, 1703 Sarpsborg e) Fakturaen skal minst inneholde: Leverandørens foretaksnummer Fakturanummer Bestillende virksomhet og Bestillers navn Bestilte og leverte tjenester Enhetspriser, ref. prisskjema Spesifikasjon av mva. Side 5 av 9

6 a) Alle fakturerbare tjenester skal være fakturert månedlig, senest 4 fire uker etter at tjenesten er levert. b) Eventuell morarente beregnes i henhold til morarenteloven av Rentenota skal ikke utstedes før bestiller er kontaktet Etiske retningslinjer Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer gjengis i vedlegg 8. Etikkplakaten og reglene for personlige gaver og fordeler gjøres gjeldende for kontrakten og leverandøren forpliktes til å følge disse i sin samhandling med personer forbundet med oppdragsgiver Opsjoner Sarpsborg kommune har ensidig rett til å prolongere avtalen med år til de samme betingelsene. Utløsning av opsjonen skal skje for et år av gangen, senest 2 mnd. før avtalens utløp Oppsigelse a) Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder. b) Ved vesentlig mislighold av avtalen kan den sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. c) Kommunen kan si opp avtalen med øyeblikkelig virkning hvis leverandørens tjenester har vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i tilbudet. d) Vesentlig mislighold fra leverandørens side gir kommunen rett til å heve kontrakten uten at kommunen pådrar seg noen form for erstatningsansvar. Vesentlig mislighold kan være: i. at leverandørens tjenester har vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i avtalen. ii. at tjenester presentert i tilbudet/prisskjema ikke holder det forutsatte kvalitetskrav. iii. avvik på leveringsbetingelser og leveringsgrad. iv. at leverandørens service-/ opplæringsfunksjon og reklamasjonshåndtering ikke fungerer etter forutsetningene. v. brudd på kontraktens bestemmelser om lønns og arbeidsvilkår vi. dersom leverandør mister sin regulering som døgnovernattingssted. a) Dersom det i avtaleperioden oppstår spesielle forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene, kan det forhandles om revidering eller oppsigelse. I slike tilfeller gjelder en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder. e) Dersom det oppdages brudd på Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer i leverandørs samhandling med personer forbundet med oppdragsgiver, betraktes det som brudd på kontrakten og gir oppdragsgiver rett til å heve kontrakten. f) I tillegg til heving eller prisavslag kan kommunen kreve erstatning etter vanlige kjøpsrettslige regler Transport av avtalen Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter i denne avtalen til tredje part uten den andre partens skriftlige godkjenning. Slik godkjennelse kan ikke nektes uten at det foreligger saklig grunn. Side 6 av 9

7 5.14 Dokumentrang: Vedlegg 5 Leverandørs svar på vedlegg 5 Ved eventuelle uoverensstemmelser mellom kundens ytelsesspesifikasjon og leverandørs tilbud, gjelder vedlegg 5 foran leverandørs svar på vedlegg 5. Vedlegg: Følgende vedlegg fra konkurransegrunnlaget, kunngjort på dd.mm.åååå.) Referat fra forhandlingsmøte Vedlegg 5: Kundens ytelsesspesifikasjon Evt. Vedlegg 6, prisskjema Vedlegg 7: Sarpsborg kommunes alminnelige betingelser for kjøp av tjenester Vedlegg 8: Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer Følgende vedlegg fra Leverandørs tilbud: Evt. Leverandørs reviderte tilbud Leverandørs svar på vedlegg 5. Leverandørs svar på vedlegg 6 prisskjema Endringer, rettelser etc som avtales partene mellom i avtaleperioden dokumenteres som egne endringsvedlegg, vedlegg 9, og signeres av begge parter. Side 7 av 9

8 Fra kundens konkurransegrunnlag Referat fra forhandlingsmøte Vedlegg 5: Ytelsesspesifikasjon Evt vedlegg 6: Prisskjema Vedlegg 7: Sarpsborg kommunes alminnelige betingelser for kjøp av tjenester Vedlegg 8: Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer Side 8 av 9

9 Fra leverandørs tilbud Evt. leverandørs reviderte tilbud Leverandørs svar på vedlegg 5. Leverandørs svar på vedlegg 6, prisskjema Side 9 av 9