KONTRAKT. OM Leveranse av elektroinstallasjoner delt inn i følgende grupper: a) Industri b) Bygningsfag c) Svakstrøm SAK NR: 14/00888

Transkript

1 KONTRAKT OM Leveranse av elektroinstallasjoner delt inn i følgende grupper: a) Industri b) Bygningsfag c) Svakstrøm Dette er en av flere parallelle rammeavtaler SAK NR: 14/00888 Unntatt offentlighet, jfr. Offl. 13

2 1 AVTALE PARTER: Denne avtale er inngått mellom: Sarpsborg kommune (org. nr ) (heretter kalt oppdragsgiver) Postboks 237, 1702 Sarpsborg, tlf: Kontraktuell kontaktperson: Navn, tlf xxxxxx, e-post: Tittel Kontaktpersoner i de ulike team og enheter som kjøper varer og tjenester gjennom avtalen. og xxx xxxxx AS (org. nr: ttt ttt ttt) (heretter kalt leverandøren) Postadresse: vxxx, tlf xxxcxx, e-post: mgfkmgfæfls Kontaktperson Dgfaødgfsn.dgfsøl Dato: dd. måned år For oppdragsgiver: For leverandøren: Navn Tittel Sarpsborg kommune Navn Tittel Navn på leverandør AS 2 Avtalen gjelder: Avtalens formål er å sikre Sarpsborg kommune leveranse av kvalitetsgodkjente tjenester innenfor elektrofag når oppdragsgiver ikke kan utføre arbeidene i egenregi. Kontrakten gjelder for følgende grupper: A. Industri B. Bygningsfag C. Svakstrøm I enkelte tilfeller kan det være behov for et oppdrag som kombinerer tjenester innen flere grupper, se vedlegg 5 ytelsesspesifikasjonen for nærmere beskrivelse. Borg Næring og Eiendom (BNE) omfattes også av avtalen. BNE er et selvstendig rettssubjekt helt eid av Sarpsborg kommune og administrert av kommuneområde samfunn, økonomi og kultur. Det er mulig å legge inn tilbud på et eller flere av gruppene, eller samlet. Tildeling gjøres per gruppe. Det vil da kunne bli tildelt maks 4 rammeavtaler per gruppe 2.1 Tildeling av oppdrag Oppdragsgiver ønsker å tildele inntil 4 parallelle rammeavtaler innenfor hver gruppe forutsatt at det finnes tilstrekkelig antall egnede leverandører og tilbud. Det åpnes for at samme leverandør(er) kan bli tildelt flere grupper. Avrop/bestilling på avtalen gjøres ved gjennomføring av minikonkurranser mellom rammekontraktsleverandørene slik det er beskrevet nedenfor. - Leveranse av elektroinstallasjonstjenester, gruppe A, B og/eller C - Side 2 av 9

3 2.1.1 Oppdrag under ,-, eller særskilte hasteoppdrag Oppdrag med antatt verdi under kr , tildeles den leverandør som har høyeste poengsum i tildelingen i denne konkurransen, forutsatt at denne har kapasitet til å ta oppdraget innenfor aktuell oppgitt frist. Det samme gjelder for særskilte hasteoppdrag. Dersom leverandør ikke responderer på oppdragsforespørsel innen 2 timer, anses det som et svar på at leverandør ikke har kapasitet til å ta det aktuelle oppdraget. Forespørsel sendes da til den rammeavtalepartersom har nest høyeste poengsum, og dersom denne heller ikke responderer innen 2 timer, går forespørselen til den som har tredje høyeste poengsum. Oppdragsgiver alene definerer om oppdrag faller inn under formuleringen oppdrag under , eller særskilte hasteoppdrag eller ikke Andre oppdrag Øvrige oppdrag tildeles kontrakt etter avholdt minikonkurranse mellom rammeavtalepartnerne. Oppdragsgivers tilbudsforespørsel vil da være en kort beskrivelse av behov og varighet, eventuelt i kombinasjon med en befaring. Det forutsettes at leverandør gir et skriftlig tilbud innenfor aktuelle fastsatte tidsfrist, normalt 5 virkedager. Det vil i minikonkurransen i stor grad bli lagt vekt på å finne det totalt gunstigste tilbudet for oppdragsgiver. Tildeling i minikonkurransen utføres etter følgende kriterier: Oppfyllelse av responstid og ønsket oppstartstidspunkt Den totale kostnaden for oppdraget (Kompetanse på aktuelt oppdrag, aktuelt i noen oppdrag ) 3 Avtalens lengde Avtaleperioden er , (eksl. opsjon år) 4 Kontraktsvilkår 4.1 Generelle kontraktbestemmelser Som generelle kontraktbestemmelser gjelder NS 8406 Forenklet Norsk bygge- og anleggskontrakt, med de tillegg og presiseringer som fremkommer nedenfor, for denne kontrakten. 4.2 Avtaleomfang og virkeområde (NS 8406 pkt 1) a) Kontrakten gjelder alle Sarpsborg kommunes lokasjoner og de forespørsler og avrop som skjer innenfor rammeavtalen. Rammeavtalen gjelder arbeider, samt levering av materiell og utstyr. b) Alle kostnader i forbindelse med oppdrag for Sarpsborg kommune, som for eksempel kilometergodtgjørelse, verktøy, reisetid og alle andre utgifter skal være inkludert i timepriser. 4.3 Tildeling av oppdrag a) Der oppdragsgiver ber om kostnadsoverslag basert på rammeavtalen skal entreprenøren forplikte seg til å gi skriftlig pristilbud. Ved bestilling av oppdrag skal kostnadsoverslag legges til grunn som pristak. b) Entreprenør skal kostnadsfritt foreta prosjektering i samarbeid med byggherre på mindre jobber der byggherre ikke har til hensikt å sette prosjektet ut på egen entreprise. c) Dersom entreprenørens responstid, jf. Punkt 2.1, ikke overholdes har oppdragsgiver rett til å kontakte og benytte andre entreprenører for det aktuelle oppdraget, dette gjelder i særlig grad akutte behov. Entreprenøren vil alltid bli varslet i slike tilfeller. d) Dersom leverandørene, ved enkelt-forespørsler i avtaleperioden, ikke kan oppfylle angitt krav/behov, responstid og liknende, vil oppdragsgiver forbeholde seg retten til å kunne inngå avtaler om enkeltoppdrag med andre leverandører. - Leveranse av elektroinstallasjonstjenester, gruppe A, B og/eller C - Side 3 av 9

4 4.4 Fullmaktsforhold Leverandør kan ikke sette ut enkeltoppdrag eller deler av enkeltoppdrag under denne rammeavtalen til tredjepart, uten skriftlig forhåndsgodkjenning fra oppdragsgivers kontraktsansvarlig. 4.5 Varsling og varslingsfrister (NS 8406 pkt 3) a) Tap av rettigheter etter norsk retts alminnelige passivitetsregler (re NS8406 pkt 3 om passivitet) utgår, da denne kontrakten er en rammekontrakt med en rekke enkeltoppdrag. b) Leverandør skal umiddelbart informere oppdragsgiver dersom leverandør under arbeid oppdager feil på anlegg som innebærer at anlegget ikke er i tråd med forskriftene. c) Oppdragsgiver skal varsle leverandør om vesentlige endringer i arbeidsomfang uten ugrunnet opphold. d) For denne rammeavtalen er oppførte varslingsfrister å betrakte som preklusive og de skal formidles skriftlig. Dette betyr at oversittelse av en varslingsfrist eller en frist til å svare på krav eller melding, medfører tap av rettigheter og/eller innsigelser for det enkelte oppdrag. 4.6 Kontraktsdokumenter (NS 8406 pkt 4) Det skal foreligge en skriftlig bestilling som henviser til denne rammeavtalen og rangeres foran tilbudet som ligger til grunn for rammeavtalen. Øvrig rekkefølge i hht de generelle kontraktsbestemmelsene, NS Partenes representanter (NS 8406 pkt 5) Dersom ikke annet er avtalt gjelder: -byggherrens representant er kontaktperson oppgitt på rammeavtalens forside. -entreprenørens representant er kontaktperson oppgitt på rammeavtalens forside. 4.8 Sikkerhetsstillelse (NS 8406 pkt 8) Entreprenøren skal stille bankgaranti for sine samlede forpliktelser iht. NS Dette betyr at byggherre kan kreve at entreprenøren stiller bankgaranti med 10% første garantiår, 2% i andre garanti år og 1% i tredje garantiår. Byggherren stiller ikke sikkerhet. 4.9 Reklamasjon og garantitid Garantitiden er 3 år fra overtagelse Forsikring (NS 8406 pkt 9) Entreprenøren skal tegne forsikring i hht NS8406 pkt 9 som skal forelegges byggherren senest 1 måned etter inngåelse av rammeavtalen. Oppdragsgiver tegner ikke slik forsikring Endringsarbeid Ved endringsarbeid som følge av instruks jf. NS 8406 pkt 19.3, skal entreprenør varsle byggherre før arbeidene iverksettes Lønns- og arbeidsvilkår a) Oppdragsgiver stiller krav jf. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av , at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av allmenngjort tariffavtale for byggeplasser i Norge, jf. FOR av Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. b) Leverandøren plikter å ha tilsvarende kontraktbestemmelse i sine kontrakter med underleverandører og skal gjennomføre nødvendig kontroll hos sine underleverandører for å påse at plikten overholdes. - Leveranse av elektroinstallasjonstjenester, gruppe A, B og/eller C - Side 4 av 9

5 c) Oppdragsgiver har rett til innsyn i dokumenter og rett til å foreta andre undersøkelser som gjør det mulig for oppdragsgiver å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. En slik kontroll kan oppdragsgiver gjøre i form av stikkprøver i løpet av hele kontraktsperioden. De samme vilkårene gjelder for eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle denne kontrakten. d) Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdene er i orden. Summen som blir tilbakeholdt skal svare til ca. 2 ganger innsparingen for leverandøren, dog ikke mindre enn kr. 1000,- per virkedag per arbeider Lærlingordning Hvis kontrakt tildeles en norsk leverandør gjelder det følgende krav om lærlingordning: Leverandøren skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning under gjennomføring av kontrakten. Oppdragsgiver kan be om nødvendig dokumentasjon på at kravet oppfylles i løpet av hele kontraktsperioden. Hvis denne plikten misligholdes er det å anse som et vesentlig mislighold av kontrakten Betalingsbetingelser: a) 30 dager netto. b) Faktureringsgebyr aksepteres ikke. c) For å sikre rettidig betaling må virksomheten (kunden), ha mottatt og godkjent faktura senest 4 dager etter fakturadato. d) Rett fakturaadresse er: Sarpsborg kommune v/ Aktuell enhet og bestillers navn Postboks Sarpsborg e) Fakturaen skal minimum inneholde: I. Selger navn, adresse og organisasjonsnummer II. Dato og fakturanr. III. Bestillende enhet/ team og Bestillers navn IV. Inneholde opplysninger om hvilke tjenester som er utført V. Enhetspriser, ref. prisskjema VI. Timesedler. Leverandør skal sende spesifiserte timesedler som vedlegg til faktura for hvert utførte arbeid. Er det oppdrags som strekker seg over mer enn 2 arbeidsuker, skal spesifiserte timesedler sendes hver 14. dag som dokumentasjon på utført timearbeid. VII. Materiell lister. VIII. Sum å betale IX. Spesifikasjon av mva. Alle time og materiell lister skal kvitteres av bestiller ved utført jobb, og de skal vedlegges faktura. Fakturaer med usignerte lister vil ikke bli betalt. f) Alle fakturerbare arbeider skal være fakturert senest 4 fire uker etter at arbeidet er utført. Utformingen av fakturaene og krav til vedlagt dokumentasjon skal være avklart med og godkjent av oppdragsgiver g) Eventuell morarente beregnes i henhold til morarenteloven av Rentenota skal ikke utstedes før bestiller er kontaktet e-faktura Sarpsborg kommune har etablert mottak av efaktura, og Visma buyer eco benyttes som meldingssentral. Visma buyer eco er medlem i samtrafikkgruppen, som sikrer at faktura fra leverandører som benytter andre meldingssentraler distribueres til Sarpsborg kommune i en standardisert prosess/format. Sarpsborg kommune stiller ingen krav til hvilken meldingssentral leverandør benytter, forutsatt at leverandørs meldingssentral kan levere faktura i standardisert format. - Leveranse av elektroinstallasjonstjenester, gruppe A, B og/eller C - Side 5 av 9

6 For bruk av meldingssentral gjelder prinsippet om at partene selv bærer sine kostnader på hver side av denne løsningen. (Det vises for øvrig til Stortingsmelding nr. 36 Det Gode Innkjøp, pkt. 9 hvor satsingen på efaktura i det offentlige er ytterligere beskrevet). Sarpsborg kommune følger satsingen på efaktura og standardisert EHF-format innen offentlig sektor, det vises til hhttp:// for ytterligere informasjon. Sarpsborg kommune setter som krav at fakturaer fra valgt leverandør skal mottas som efaktura senest 3 måneder etter dato for kontraktsignering Statusmøte Det avholdes minimum 2 statusmøte pr år. Det skal avholdes statusmøte hyppigere dersom en av partene ønsker dette. Leverandøren innkaller til statusmøte På statusmøte skal: avtalen evalueres og det gjøres opp status hittil i avtaleperioden. Oppdragsomfang skal presenteres og gjennomgås eventuelt Kommunen v/innkjøpsansvarlig oppnevner brukergruppe for avtalen. Brukergruppen skal møte på statusmøter mellom kommunen og leverandøren, og er med på å kvalitetssikre anskaffelsesprosessen til kommunen Statistikk: a) Leverandøren skal ved henvendelse, og minimum 1 gang per år, levere statistikk over hva som er levert til hvert leveringssted i kommunen. b) Statistikken skal leveres både på papir og i elektronisk format som en excel fil. Statistikken er Sarpsborg kommunes eiendom og må ikke under noen omstendigheter overdras til andre uten Sarpsborg kommunes skriftlige samtykke. c) Statistikken skal inneholde følgende opplysninger: - Periode - Oppdragskvanta pr. tjeneste - Kjøp i NOK pr. tjeneste - Det enkelte leveringssteds forbruk og bestillingshyppighet 4.18 Etiske retningslinjer Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer gjengis i vedlegg 8. Etikkplakaten og reglene for personlige gaver og fordeler gjøres gjeldende for kontrakten og leverandøren forpliktes til å følge disse i sin samhandling med personer forbundet med oppdragsgiver Opsjoner Sarpsborg kommune har ensidig rett til å prolongere avtalen med år til de samme betingelsene. Utløsning av opsjonen skal skje for et år ad gangen, senest 2 mnd før avtalens utløp. Kirkevergen i Sarpsborg har opsjon på å benytte avtalen Oppdragsgivers tilbakeholdsrett Dersom Oppdragsgiver har økonomiske krav som følge av leverandørens kontraktsmislighold, kan Oppdragsgiver holde tilbake så mye av betalingen at han har tilstrekkelig sikkerhet til dekning av et spesifisert og begrunnet krav Dagmulkt (NS 8406 punkter ) I tillegg til NS 8604 s bestemmelser om dagmulkt gjelder også at frist for leveranse av sluttdokumentasjon er dagmulkt belagt. - Leveranse av elektroinstallasjonstjenester, gruppe A, B og/eller C - Side 6 av 9

7 4.22 Oppsigelse: a) Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder. b) Ved vesentlig mislighold av avtalen kan den sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. c) Kommunen kan si opp avtalen med øyeblikkelig virkning hvis leverandørens tjenester har vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i tilbudet. d) Vesentlig mislighold fra leverandørens side gir kommunen rett til å heve kontrakten uten at kommunen pådrar seg noen form for erstatningsansvar. Vesentlig mislighold kan være: i. at leverandørens tjenester er av vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i avtalen. ii. at tjenester presentert i tilbudet/prisskjema ikke holder det forutsatte kvalitetskrav. iii. avvik på leveringsbetingelser og leveringsgrad. iv. at leverandørens service-/ opplæringsfunksjon og reklamasjonshåndtering ikke fungerer etter forutsetningene. v. brudd på kontraktens bestemmelser om lønns og arbeidsvilkår vi. gjentakende manglende levering av sluttdokumentasjon til gitt frist. a) Dersom det i avtaleperioden oppstår spesielle forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene, kan det forhandles om revidering eller oppsigelse. I slike tilfeller gjelder en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder. e) Dersom det oppdages brudd på Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer i leverandørs samhandling med personer forbundet med oppdragsgiver, betraktes det som brudd på kontrakten og gir oppdragsgiver rett til å heve kontrakten. f) I tillegg til heving eller prisavslag kan kommunen kreve erstatning etter vanlige kjøpsrettslige regler Transport av avtalen Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter i denne avtalen til tredje part uten den andre partens skriftlige godkjenning. Slik godkjennelse kan ikke nektes uten at det foreligger saklig grunn Dokumentrang: Vedlegg 5 Vedlegg 6 Leverandørs svar på vedlegg 5 Dersom leverandørs tilbud ikke har kommentert enkelte punkter i kundens vedlegg 5, ytelsesspesifikasjon, gjelder kundens vedlegg 5 foran leverandørs svar på vedlegg 5. Vedlegg: Følgende vedlegg fra konkurransegrunnlaget, kunngjort på dd.mm.åååå.) Vedlegg 5: Kundens ytelsesspesifikasjon Evt. Vedlegg 6 prisskjema Vedlegg 8: Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer Følgende vedlegg fra Leverandørs tilbud: Leverandørs tilbudsbrev Leverandørs svar på vedlegg 5. Vedlegg 6: Utfylt prisskjema Endringer, rettelser etc som avtales partene mellom i avtaleperioden dokumenteres som egne endringsvedlegg, vedlegg 11, og signeres av begge parter. - Leveranse av elektroinstallasjonstjenester, gruppe A, B og/eller C - Side 7 av 9

8 Fra kundens konkurransegrunnlag Vedlegg 5: Ytelsesspesifikasjon Vedlegg 6, prisskjema Vedlegg 8: Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer - Leveranse av elektroinstallasjonstjenester, gruppe A, B og/eller C - Side 8 av 9

9 Fra leverandørs tilbud Leverandørs tilbudsbrev Leverandørs svar på vedlegg 5. Vedlegg 6: Utfylt prisskjema - Leveranse av elektroinstallasjonstjenester, gruppe A, B og/eller C - Side 9 av 9