Prosjekt styring og ledelse Mal for prosjektgruppenes forslag til styringsgruppa
5. Prosjektgruppene 5.0. Om prosjektgruppene Nedenfor følger informasjon om de fire prosjektgruppene med mandat, sammensetting, oppsummering om arbeidet og forslag. Prosjektgruppene har arbeidet på grunnlag av nedenstående mandat. Prosjektgruppene har ved oppstart av arbeidet vurdert og konkretisert mandatene, og har fått presiseringer av mandatet vedtatt i styringsgruppa. Delprosjekt 1 Politisk arbeid og samhandling politikk og administrasjon Mandat Vurdere dagens formelle myndighetsstruktur og praktiske arbeidsmåte i forholdet politikk og administrasjon. Dersom gruppa finner det aktuelt - utarbeide forslag til endret arbeids- og ansvarsfordeling mellom politiske organer og administrasjonen (rådmannen), herunder endret delegasjonsreglement (skal vurderes innen 31.12. året etter kommunevalget). Vurdere om dagens arenaer for samarbeid og samhandling mellom politikk og administrasjon er hensiktsmessige og - om gruppa finner det aktuelt - gi forslag til forbedringer (med avgrensning mot prosjektgruppe for plan- og styringssystem). Dersom prosjektgruppa på grunnlag av vurderingene i de ovennevnte punktene finner grunn for det, vurdere og eventuelt fremme forslag om endringer i nåværende arbeidsmåter. Merknader Et viktig grunnlag for en god utvikling av kommunen er at det politiske arbeidet fungerer godt, at folkevalgte er tidlig inne i beslutningsprosessene og har den reelle styringen av kommunen. Samhandling og samarbeid mellom folkevalgte som enkeltpersoner og folkevalgte organer, og rådmann/administrasjon er en annen viktig forutsetning. Prosjektgruppa skal vurdere dagens situasjon og om det er forbedringer som bør gjøres både i formell struktur (politisk organisering) og arbeidsmåter. Prosjektgruppa har følgende medlemmer: Medlem Funksjon Representerer Ordfører Erik Odlo Elisabeth Folland Arne Fossmo Leder Sekretær Fellestjenesten - 2 -
Oddrun Søreng Rådmannen Oppsummering av prosjektgruppas arbeid: Forslag fra prosjektgruppa: Gruppa foreslår at Det.. Delprosjekt 2 Arbeidsgiverpolitikk og ledelsesutvikling Mandat Vurdere om kommunens arbeidsgiverpolitikk er dekkende for å møte de utfordringer som kommunen har de nærmeste årene (gjeldende plan fra 2008 skal revideres) Utarbeide forslag til tiltak for hvordan arbeidsgiverpolitikken skal omsettes til handling og konkrete resultater, herunder hvordan skape god rekruttering av kompetent arbeidskraft. Utarbeide forslag til leder- og ledelsesutviklingsprogram og som vektlegger å utvikle de forbedringsområder som det pekes på i forstudiet. Vurdere dagens ledelsesform og om aktuelt - fremme forslag til hvordan den kan forbedres/utvikles. Utforme prinsipper for ledelse og samhandling, med utgangspunkt i vedtatt visjon. Vurdere og om aktuelt videreutvikle spillereglene for ledelse og drift av tjenesteytende enheter og støttefunksjoner Med utgangspunkt i det gjeldende delegasjonsreglement vurdere den reelle myndiggjøring av tilsatte ute i tjenestene. Ut fra foregående punkt vurdere endret innsats og tiltak som på generell basis kan iverksettes for å endre myndiggjøring der hvor det er behov for det. Planlegge og gjennomføre ledelsesutviklingsprogram. Vurdere behov for tiltak vedr ledelsesutvikling for å sikre reell myndiggjøring innad i tjenesteenhetene. - 3 -
Merknader KS definerer arbeidsgiverpolitikk slik: Arbeidsgiverpolitikk er de holdninger, handlinger og verdier arbeidsgiver politisk og administrativt står for og praktiserer i sitt forhold til medarbeidere. Det innebærer at utøvelse av arbeidsgiverpolitikk er knyttet til hvordan ledelse utøves. Gruppa skal gi forslag til leder- og ledelsesutviklingstiltak som bygger på ovennevnte definisjon, og som gir grunnlag for ytterligere myndiggjøring av ledere og medarbeidere. Kommunens organisering i tjenesteenheter er delvis gjennomgått, med endring i pleie og omsorg. Prosjektgruppa skal vurdere om samhandlingen mellom tjenesteenhetene er god. Det er viktig å vurdere om vi i dag gir et helhetlig og sammenhengende tilbud til brukere av tjenestene som har kontakt med flere tjenester. Gruppa skal også vurdere om måten vi leder på er god nok. Dette gjelder mer hvordan det oppleves enn formalitetene. Prosjektgruppa har følgende medlemmer: Medlem Funksjon Representerer Rådmannen Ståle Sønsteli Berulf Vaagan Bente Indergård Arild Kongsrud Elisabeth Aanstad Mona Skogstad Leder Sekretær Kommunestyret Tjenesteleder fellestjenesten Tjenesteleder J.O.B.A. HTV Fagforbundet HTV Norsk Sykepleierforbund Oppsummering av prosjektgruppas arbeid: Forslag fra prosjektgruppa: Gruppa foreslår at Det.. - 4 -
Tenkesmie fellestema i delprosjekt 1 og 2 For deler av arbeidet med mandatet i prosjektgruppe 1 og gruppe 2 godkjente formannskapet 7.11. oppnevning av felles tenkesmie. Tenkesmia har avholdt 4 møter. Oppsummering av tenkesmias arbeid: Delprosjekt 3 Utvikling av plan- og styringssystemer Mandat Videreutvikle system for styring og resultatvurdering av kommunen, hvor det tas utgangspunkt i de vanlige styringsdokumentene: Kommuneplan, økonomiplan, budsjett og rutinemessige resultatrapporteringer. Styringssystemet skal legges opp som et mål-, ramme- og verdibasert system, og bygges opp omkring et Årshjul, herunder vurdering og nærmere utforming av en dialogmodell. Bruk av balansert målstyring videreutvikles. Systemet videreutvikles for bruk både i politisk og administrativ styring og for resultatvurdering. Systemet skal videreutvikles med sikte på optimal bruk av IKT. Styringssystemet tilpasses politisk og administrativ struktur. Det legges særskilt vekt på gode rutiner for rapportering av resultater (herunder kvalitet) og økonomi. Merknader Det skal legges vekt på at både kvantitative og kvalitative mål og resultater skal kunne etterprøves. Det systemet som utvikles er verktøyet som skal brukes for å styre og etterprøve ressursbruk, resultater og måloppnåelse i hele kommunens virksomhet. Systemet skal knyttes opp mot serviceerklæringer mellom kommunen og brukerne, kvantitative og kvalitative mål og til etterprøving av ledere i henhold til lederavtaler. Prosjektgruppa har følgende medlemmer: Medlem Funksjon Representerer Britt Åse Høyesveen Bjørn Dokken Leder Sekretær Kommunalsjef Fellestjenesten - 5 -
Ordfører Erik Odlo Jostein Tromsnes Olav Brandvol Liv Hustveit Kjell Tangerud Utvalg plan og teknisk Strategi og utvikling (SU) Tjenesteleder barnevern Tjenesteleder Fåvang skole Oppsummering av prosjektgruppas arbeid: Prosjektgruppa har i perioden 25.09.2012-15.03.2013 hatt 11 arbeidsmøter i prosjektgruppa. I tillegg delte prosjektgruppa seg opp i 3 undergrupper som har hatt ca 5 arbeidsmøter hver i disse undergruppene som har jobbet med områdene: 1. Årssirkel 2. BMS og brukermedvirkning 3. Politikk og administrativ ledelse m/dialogkonferanse Gruppa har foretatt et studiebesøk til Lom kommune og har hatt besøk av Øyer kommune angående deres plan og styringssystem. Vi har hatt 3 veiledninger med prosessveileder Jan Alm Knudsen. Rapporten som legges ved vil være bygget opp over disse tre temaene. Våre anbefalinger vil derfor komme under hvert tema i selve rapporten. Gruppa har ikke hatt tid til å få på plass alle detaljer for disse tre temaene, men sluttrapporten er et prinsippdokument for utarbeiding av dokumentasjon av vårt plan og styringssystem. Underveis i arbeidet har vi hatt en bestilling til et av fagnettverkene ang.deres erfaring med dagens styringssystem og struktur. Tilbakemelding fra nettverket var: Stramme opp rutiner og øke grad av samordning Få på plass rapportering tilbake fra leder eks. i tertialrapporteringen Bedre forankring og prosesser rundt beslutninger Kommunestyret kom med tilbakemeldinger til den foreløpige rapporten i en todagerssamling som også er tatt hensyn til i sluttrapporten. Forslag fra prosjektgruppa: (Mer detaljer om forslagene fra prosjektgruppa står i selve rapporten.) Utarbeidet rapport skal danne grunnlag for å lage en dokumentasjon av vårt plan og styringssystem En årssirkel skal gi en visuell framstilling og oversikt over året. Balansert målstyring skal innarbeides som en integrert del av vårt styringssystem. Dette skal ha gjennomgående mål satt for alle enheter integrert i hver enhet sitt målekart. - 6 -
Målekartet skal være en del av årsmeldingen og rapporteres på i både tertialrapporten og i årsmeldingen. Det skal gis tilbakemelding på rapportering i organisasjonen eks. på tertialrapport i kontaktmøter mellom tjenesteleder og overordna. Brukermedvirkning skal være synlig i form av systematiserte, tydelige og enkle brukerundersøkelser og som aktive brukerråd i alle enheter. Brukerrådene skal ha en rolle i enhetens interne tjenesteyting og som innspills organ i økonomiplanarbeidet. Det skal arrangeres en årlig dialogkonferanse der store deler av innholdet er input men som også skal kunne komme ut med styringssignal fra politisk side. Delprosjekt 4 IKT-strategi og gevinstrealisering Mandat Med utgangspunkt i gjeldende ikt-bruk skal prosjektgruppa vurdere og gi forslag til hvordan vi kan få økt gevinstrealisering av de investeringene som er gjort i felles infrastruktur og systemer. Prosjektgruppa skal utforme forslag til ikt-strategi Prosjektgruppa skal vurdere organisering, kompetanse, sikkerhet og sårbarhet, samt prioritering av ressursbruk innen ikt-området. Det skal legges særlig vekt på å tilpasse kommunens rutiner og arbeidsopplegg slik at det oppnås rasjonelle og gode løsninger. Prosjektgruppa skal vurdere ansvarskartet og foreslå tiltak for at kommunens ansvarsapparat støtter opp om brukernes kompetanseutvikling, gevinstrealisering og ivaretakelse av sikkerhet. IKT-systemene skal utvikles til effektive informasjons- og ledelsesverktøy. Prosjektgruppa har følgende medlemmer: Medlem Funksjon Representerer Gro Li Sletvold Jan Magne Langseth Magnus Rønningen Anne Berit Skogvang Amel Konjhodzic Leder Sekretær Kommunalsjef Strategi og utvikling (SU) Fellestjenesten IKT Fellestjenesten IKT Fellestjenesten - IKT Tjenesteleder Helsetjenesten - 7 -
Berit Aarnes Fridtjof Valde Janson HTV Nito Tjenesteleder Per Morten Nyeng, NAV, ble oppnevnt som medlem i prosjektgruppa, men har ikke kunnet delta i arbeidet underveis. Det ble underveis besluttet at alle tre ikt-medarbeiderne skulle tiltre prosjektgruppa Oppsummering av prosjektgruppas arbeid: Gruppa har gjennomført 18 arbeidsmøter. Gruppa har hatt veiledning med Jan Alm Knudsen 3 ganger. Gruppa har gjennomført fokusintervju med 3 responsgrupper. Responsgruppene var satt sammen av tjenesteledere, superbrukere og ressurspersoner. Tema for intervjuene var: «Hva vil vi med IKT framover?». Det som framkom i intervjuene er brukt som deler av grunnlaget for strategidokumentet. Begrepet gevinstrealisering defineres som en metodikk som sikrer hva som er forventet effekt ved innføring av nye IKT-systemer. Gevinstrealisering handler om å hente ut en gevinst av en ressursinnsats. Gevinst i denne sammenhengen vil være å øke effektiviteten i kommunal tjenesteproduksjon ved å frigjøre ressurser og tid uten å redusere kvalitet, øke kvalitet eller aktivitet uten å øke løpende ressursinnsats og/eller redusert sårbarhet/økt sikkerhet. IKT-strategien er utarbeidet med administrativ og politisk ledelse som målgruppe og er ment å skulle være en beslutningsstøtte i de prioriteringer som kommunen står foran. Strategien fokuserer på brukeren (innbygger, politiker, organisasjon), framfor tekniske løsninger. I dette ligger blant annet spørsmål knyttet til hvordan kommunen skal tilpasse seg innbyggernes endrede kommunikasjonsvaner. Gruppa har valgt å utarbeide en overordnet strategi. Den må følges opp av relevante handlingsplaner. De strategiske valgene som tas vil ha direkte betydning for kvalitet, effektivitet og opplevelse av kommunale tjenester. Som en konsekvens av at strategien er overordnet, har ikke gruppa gått dypere inn i områdene organisering, kompetanse, sikkerhet og sårbarhet. Gruppas vurdering er at dette er av de områdene som vil kreve særskilte analyser og handlingsplaner. Gruppa ser at Ringebu kommune som organisasjon er for liten til å kunne favne alle IKT-oppgavene på en god måte, det er derfor nødvendig å ha godt samarbeid med andre. Samarbeid må tuftes på hva som er hensiktsmessig, både med hensyn til antall samarbeidspartnere, gevinstrealisering, styring og faglig gevinst. Gruppa registrerer at Ringebu kommune i dag samarbeider både nordover og sørover. Eksisterende samarbeid har blitt etablert på bakgrunn av strategiske valg på fagnivå. Forslag fra prosjektgruppa: Vedlagt dokument «IKT-strategi 2013 2018» legges fram for politisk behandling. Roller og ansvar i forhold til IKT-systemene (jf vedl. 1 i strategidokumentet) må avklares. - 8 -
Det utarbeide en «mini»-ros (risiko- og sårbarhetsanalyse) for IKT-området. Strategidokumentet følges opp gjennom å nedsette arbeidsgrupper som utarbeider relevante handlingsplaner. Ringebu kommune velger å se gevinstrealisering som metode ved innføring av nye IKT-system. Ansvar for å følge opp gevinstrealisering plasseres i Strategi og utvikling (SU). Ytterligere samarbeid mellom kommunene innen IKT-drift bør må alltid vurderes der hvor det er hensiktsmessig i forhold til samarbeid på faglig nivå. - 9 -