Saksbehandling bestilling av FR og gjennomgang av rapporter

Transkript

1 Saksbehandling bestilling av FR og gjennomgang av rapporter Oslo 3. desember 2013

2 Bestilling av FR gjennomgang av rapporter Sekretariatets saksbehandling innebærer: 1. involvering i overordnet analyse 2. utarbeiding av forvaltningsrevisjonsplan 3. utarbeiding av bestillingen 4. innarbeiding i KUs årsplan 5. saksbehandling av prosjektplan 6. saksbehandling av ferdig rapport 7. Oppfølging

3 Sekretariatets rolle i prosessen med overordnet analyse Ressursen til å gjennomføre OA er lagt til revisjonen og inngår som en del av FR-planen Revisjonen gjennomgår dokumenter: Kommunale styringsdokumenter, hovedsakelig siste årsrapport og handlingsplan med budsjett, Nøkkeltall KOSTRA, Lokalpressen, Brukerombudet, Statlige tilsynsmyndigheter, Tidligere erfaringer med kommunen gjort gjennom forvaltnings- og regnskapsrevisjon, Informasjon som ØKR eller mottar fra innbyggere

4 Sekretariatets rolle i prosessen med overordnet analyse Møteaktivitet underveis: Arbeidsmøte i kontrollutvalget. Om prosess og metodikk (om risiko og vesentlighet osv. ). Tid for å komme med tanker, mer eller mindre presise innspill

5 Sekretariatets rolle i prosessen med overordnet analyse Møteaktivitet underveis: Møte med administrativ ledelse i kommunen. Formålet med møtet er å få innspill til mulige risikoområder som kan være egnet for forvaltningsrevisjon. Dialog

6 Fra analyse til plan Sekretariatet diskuterer innspillene med revisjonen: Har vi forstått signalene likt? Har revisjonen fanget opp det som er vesentlig? Kontrollutvalget får overordnet analyse til behandling Sekretariatet legger ikke føringer i saksframlegget på hva som bør velges (underforstått: langt flere alternative prosjekter å velge mellom enn tildelte ressurser)

7 Fra analyse til plan Kontrollutvalget vil kjenne igjen egne gode innspill fra arbeidsmøtet, muligens bearbeidet Kontrollutvalget velger og prioriterer Kontrollutvalget kan komme med nye innspill Vedtak prioritering Saken sendes til kommunestyret Kommunestyret får både OA og planen som vedlegg til saken

8 Fra analyse til plan analyse er blitt til plan

9 Bestillingsbrevet

10 Bestilling av forvaltningsrevisjon - en egen rutinebeskrivelse Som er vedtatt i KU og sier noe om: Prinsipiell rollefordeling - Bestiller og utfører Utarbeidelse av en prosjektplan Prosjektplanen innhold Kontrollutvalgets behandling av prosjektplan Statusrapporteringer Endringer underveis Ferdig rapport

11 Arbeidet med prosjektplan Tid for behandling legges inn i KUs «virksomhetsplan/årsplan» Tidspunkt avtales med revisjonen ca. 5 møter i året

12 Kontrollutvalgets årsplan Møter (febr, apr/mai, juni, sept, nov/des): Saker i løpet av året: Protokoll x x x x x Referater og meldinger x x x x x Planer (forvaltningsrevisjon, regnskapsrevisjon, selskapskontroll) Prosjektplaner forvaltningsrevisjon x x Rapporter fra forvaltningsrevisjon x x Rapporter fra selskapskontroll Rapporter fra regnskapsrevisjon Investeringsprosjekt - regnskaper Budsjett for kontroll og tilsyn Kommunes årsregnskap, revisjonsbretning (xx) x x x x x x Rapportering om ressursbruk og utførte oppgaver i revisjonen (regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon) x xx Kontrollutvalgets årsmelding Besøk i eller av kommunal virksomhet x x

13 Det første «tillitsrommet» - oppstartsmøtet Spissformulering av problemstillinger Sekretariatet er kun med på disse møtene i fm adhoc-bestillinger fra kommunestyret I slike tilfeller er også ordfører med!det kan oppstå avvik mellom FR-plan og prosjektplan etter oppstartsmøtet Det er sekretariatets oppgave vurdere om det er avvik og om det kan forsvares

14 Sml. FR-plan - prosjektplan Sitat fra FR-plan: «Kommunen har påpekt utfordringer i brannvesenet knyttet til forebyggende tilsyn og beredskap, internkontroll, arbeidsmiljø og ledelse. Revisjonen mener at det foreligger risiko for at målsetninger ikke nås og at tjenesten ikke fungerer tilstrekkelig effektivt. Dette vil være vesentlig for medarbeiderne, men også brukerne og samfunnet for øvrig.»

15 Sml. FR-plan - prosjektplan Sitat fra prosjektplan: «Basert på overordnet analyse og FR-plan, oppstartsmøtet med administrasjonen og brannvesenets ledelse, samt gjennomførte revisjoner fra sammenlignbare kommuner, foreslår revisjonen to hovedproblemstillinger: Ivaretar xxx brann- og feievesen kvaliteten på arbeidsmiljøet? (anslag 250 t) Ivaretar xxx brann- feievesen beredskapsmessige oppgaver på en sikker og effektiv måte?» (anslag 300 t)

16 Sml. FR-plan - prosjektplan Sekretariatets vurdering: Sekretariatet anbefalte problemstilling 1 fordi: Ressurssituasjonen, vesentlighet, hva skal i så fall ut av planen? At funn fra gjennomgang av tilsvarende problemstillinger (nr. 2) i samarbeidende nabokommune ikke tilsier høy risiko på området. Dessuten er «beredskap» et tema som faller inn under statlig tilsynsvirksomhet (DSB). Kontrollutvalgets behandling problemstillingene ble grundig diskutert. Problemstilling 1 ble valgt (oppfølging av etatens egne tiltak)

17 Systemrevisjonsbedene til staten Når passer det at vi trakker der? Statlig tilsyn og forvaltningsrevisjon kan gjerne - etter koordinering og avtaler - gjennomføres på samme område, men da er det mer naturlig at forvaltningsrevisjonen tilpasses lokale behov og politiske ønsker om å fokusere på måloppnåelse, effektivitet, oppfølging av vedtak etc.

18 Arbeidet med forvaltningsrevisjonsrapporten Rutinebeskrivelsen: «Revisjonen leverer ferdig rapport til sekretariatet iht. milepælsplan, der ikke annet avtales underveis». Men sekretariatet mottar alltid kopi av høringsutkastet når det sendes til rådmannen før høringsmøtet En ikke-nedskrevet rutine, etablert praksis

19 Det andre «tillitsrommet» høringsmøtet Kanskje bare to ganger i løpet av 8-9 år har vi følt behov for å kommentere avvik mellom høringsutkast og endelig rapport (latt rådmannen overstyre?) Men det ble ikke kommentert i saksframlegget Sekretariatet forholder seg til endelig rapport Revisjonen opplever ofte høringsmøtet langt mer krevende enn behandlingen i kontrollutvalget Vi er ganske sikre på at feil i fakta og evt. svakheter i metode blir nøye gjennomgått på høringsmøtene

20 Saksbehandling av ferdig rapport I saksfremlegget viser vi forankringen i FR-plan og prosjektplan. Vi oppsummerer revisjonens funn, vurderinger, anbefalinger samt rådmannens kommentarer Avvik mellom problemstillinger i prosjektplan og rapport unngår vi ved å justere og behandle prosjektplan på nytt Det krever god dialog mellom sekretariat og revisjon underveis

21 Saksbehandling av ferdig rapport Vi vurderer: (Et eksempel): «Sekretariatet har foreslått et vedtak og en innstilling til bystyret (se foran i saken). Innstillingen bygger på våre vurderinger av hva i rapporten vi mener er relevant for kontrollutvalget og bystyret å kommentere nærmere, understreke etc., og hvordan rapportens anbefalinger bør følges opp.»

22 Formulering av forslag til vedtak Uttalelse fra kontrollutvalget: Rapporten viser at. Kontrollutvalget mener at (dette er alvorlig). Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger:. Kontrollutvalget vil foreslå for bystyret at rådmannen rapporterer om.. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at bystyrets vedtak

23 Formulering av forslag til vedtak Innstillingen til kommunestyret: Bystyret merker seg at. Kommunens ansvar for å sikre skal ivaretas på en betryggende måte. Bystyret merker seg at endringsprosesser er i gang og at rådmannen nå har. Bystyret slutter seg til rapportens anbefalinger og ber rådmannen om å.. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak følges opp.

24 Rådmannen legger seg flat