Gruppe 3 Plan- og styringssystem

Transkript

1 Gruppe 3 Plan- og styringssystem Oppsummering av prosjektgruppas arbeid: Prosjektgruppa har bestått av: Britt Åse Høyesveen(leder), Bjørn Dokken(referent), Kjell Tangerud, Olav Brandvol, Liv A.Hustveit, Erik Odlo og Jostein Tromsnes Definisjon av plan- og styringssystem: Det systemet som skal ivareta styring- og resultatvurdering i Ringebu kommune. Elementer og begreper som inngår i dette systemet er: årssirkel, målstyring, ledelse, brukermedvirkning og styringsdokumentene: kommuneplan, økonomiplan, årsbudsjett og resultatrapporteringer med tilbakemelding. Mål for plan og styringssystemet i Ringebu: Å gi god styring på alle nivå i organisasjonen Delmål: Å gi tydelige styringssignal fra politikere til administrasjonen. Styringssignalene skal ivareta målsetting i Kommuneplanens samfunnsdel. Å utarbeide et plan- og styringssystem som gjør at vi kan spille hverandre gode: politikere administrasjon, leder medarbeider og brukere kommune. Arbeidet i prosjektgruppa: Prosjektgruppa har i perioden hatt 8 arbeidsmøter i prosjektgruppa. I tillegg har prosjektgruppa vært oppdelt i 3 undergrupper som har jobbet med temaene: 1. Årssirkel 2. BMS og brukermedvirkning 3. Politikk og administrativ samhandling m/dialogkonferanse Vår foreløpige rapport vil være bygget opp som en rapportering innen disse tre temaene. Våre anbefalinger vil derfor komme under hvert tema, i stedet for til slutt i rapporten. Vi avslutter vår rapport med et forslag til prosesser for å ferdigstille enkeltelementene i Ringebu kommunes plan- og styringssystem. Hver av disse tre undergruppene har utarbeidet sin foreløpige rapport slik: 1. Årssirkel Definisjon og avgrensning av temaet Årssirkelen er en visuell framstilling av styringssystemet og elementer fra plansystemet i Ringebu kommune. I tillegg er det laget en tabell over budsjettprosessen og rapportering

2 som viser tidspunkt/frister, beskrivelse av gjøremål/tiltak og ansvarlig for gjøremål/tiltak. Denne oversikten kalles heretter «budsjettprosess med rapportering». Årssirkel og budsjettproess med rapportering skal oppleves som oversiktlig, logisk og hjelpende. Vi velger å bruke begrepet «Årssirkel» fremfor årshjul som er brukt tidligere. Bakgrunnen for dette er at årssirkel favner bedre om prosessene vi prøver å beskrive. I en årssirkel inngår avslutning av forrige regnskapsår samt planlegging av det kommende året (budsjett, målekart). Årssirkel 2013: Plansystemet kan illustreres slik:

3 Styringssystemet skal oppfylle planverkets målsettinger ang. økonomi, brukere, medarbeidere og samfunnsutvikling. Dialog og balansert målstyring med rapportering og tilbakemelding, bruker-, medarbeider- og innbyggerundersøkelser, årsbudsjett, økonomiplan og årsmelding skal være elementer i styringssystemet i Ringebu kommune. Hva vil vi oppnå/mål: Årssirkelen skal være et arbeidsdokument som raskt gir en systematisk oversikt over de ulike prosessene i kommunens årlige arbeid med plan- og styringssystemet. Status/ dagens situasjon: Vi har i dag et årshjul som ikke er oppdatert og tatt i bruk i kommunen som et aktivt verktøy. Effekten av dette blir korte frister, hektiske arbeidsperioder både i enhetene og i stab/støtte, liten mulighet for involvering og dårligere grunnlag for et godt resultat. Gruppas anbefalinger og forslag videre: Lage en enkel og oversiktlig årssirkel som raskt viser gangen i arbeidet Oppdatere årssirkel og tabellen «budsjettprosess med rapportering» innen 1.november året før. Dette gir bedre planlegging og gjennomføring av oppgavene i alle ledd. Årssirkelen er ei foreløpig skisse som utgangspunkt for den videre prosessen som må involvere rådmannsledelsen, tjenesteledere, seniorkonsulenter og økonomikonsulent i Fellestjenesten og andre involverte. Utkast til budsjettprosess med rapportering: Tidspunkt/frist Beskrivelse Ansvarlig Mal for årsberetning/tjenesterapportering ferdig Frist årsavslutning regnskap MGRS Frist KOSTRA rapportering til SSB Frist for tjenestelederne årsberetning Administrasjonens samlede årsberetning ferdigstilles Foreløpige KOSTRA data publiseres KOSTRA korreksjoner, tjenesterapportering ? Revisors frist for å avlegge revisjonsberetning BDO ? Kontrollutvalget behandler regnskap, årsberetning og revisjonsberetning ? Formannskapet behandler/innstiller på regnskap, årsberetning og revisjonsberetning Kontrollutvalget Formannskapet

4 Kommunestyret vedtar regnskap Kommunestyret Reviderte KOSTRA data publiseres av SSB Utkast til framdrift tertialrapportering 2013 Tidspunkt/frist Beskrivelse Ansvarlig Periode 4 stenges MGRS Tjenestelederne utarbeider sine tertialrapporter Samlet tertialrapport ferdigstilles Formannskapet behandler/innstiller på tertialrapport Formannskapet Kommunestyret behandler tertialrapport Kommunestyret Periode 8 stenges MGRS Tjenestelederne utarbeider sine tertialrapporter Samlet tertialrapport ferdigstilles Formannskapet behandler/innstiller på tertialrapport Formannskapet Kommunestyret behandler tertialrapport Kommunestyret Utkast til framdrift økonomiplan Tidspunkt/frist Beskrivelse Ansvarlig Opplæring Windows budsjettmodul (superbrukere og tjenesteledere som har videredelegert budsjettarbeid til andre). Opplæring sammen med Sør Fron kommune Lederforum diskuterer arbeidsmåte og prinsipper for prioriteringer ved tildeling av rammer i det kommende budsjettarbeidet Opplæring Web basert budsjettmodul (tjenesteledere og andre som har fått delegert budsjettarbeid). Opplæring sammen med Sør Fron kommune. Rådmannen

5 Administrativ innspillsfase økonomiplan (inkl. investeringer). Innretning av den samlede økonomiplan, med bakgrunn i Kommuneplanens samfunnsdel m.m ? Formannskapet inviteres til å komme med sine overordnede føringer/prioriteringer for økonomiplan og budsjettarbeidet. Behandling av planprosess. Formannskapet ? Kommuneproposisjonen legges fram Administrative rammer for økonomiplanarbeidet fastsettes Rådmannen ? Dialogkonferanse for formannskap/kommunestyre, rådmannens ledergruppe og tjenesteledere. Tema: Kommunepl. samfunnsdel, handlingsdel, øk.plan Tjenestelederne utarbeider sine forslag til økonomiplan innenfor tildelte rammer Rådmannen Administrativt utkast til økonomiplan ferdigstilles Formannskapet behandler og kommer med innspill til saldering av økonomiplan Formannskapet behandler/innstiller på økonomiplan Formannskapet Formannskapet OBS! 14 dagers offentlig ettersyn må ha plass før Kst Kommunestyret vedtar økonomiplan Kommunestyret Utkast til framdrift budsjett 2014 Tidspunkt/frist Beskrivelse Ansvarlig Rammer for budsjett 2014 fastsettes med bakgrunn i formannskapets innstilling til økonomiplan Rådmannen Tjenestelederne utarbeider sine forslag til budsjett 2014 innenfor tildelte rammer i økonomiplanen (med de endringer som måtte komme i kommunestyret ) ? Statsbudsjettet legges fram Administrativt utkast til budsjett 2014

6 ? Formannskapet behandler/innstiller på budsjett 2014 OBS! 14 dagers offentlig ettersyn må ha plass før Kst. Formannskapet Kommunestyret vedtar budsjett 2014 Kommunestyret 2. Målstyring og brukermedvirkning: Målstyring: Definisjon og avgrensning av temaet Målstyring er en del av et rammeverk for å identifisere de faktorene vi setter som styringsparametere for kommunen det neste året. Disse er basert på styringssignal fra poltisk side om ønsket utvikling av kommunen bl.a i kommuneplanens samfunnsdel. Målekartet skal bidra til at vi ikke bare har økonomiske parametere for styring, men også parametre innen brukere, ansatte og samfunnsutvikling. Målekartet skal danne grunnlag for god kommunikasjon, engasjement og felles handlingsplaner i hele organisasjonen. Lokale handlingsplaner skal forankres i målekartet. Hva vil vi oppnå Målekartet er et verktøy for å realisere kommuneplanens samfunnsdel m/visjon. Det skal hjelpe oss å utvikle en kommune det er godt å bo i, der behov og rettigheter blir ivaretatt, der det gis mulighet for deltakelse og virkeliggjøring av ideer og at initiativ verdsettes. Målekartet skal være levende gjennom hele året. Med det mener vi at alle nivå i kommunen skal forholde seg til målekartet for sitt tjenesteområde. Målekartet danner grunnlag for rapportering fra administrasjonen til politisk nivå og for de rutinemessige møtene i linja. Status/ dagens situasjon Vi har et enkelt og oversiktlig målekart i dag, men vi mangler systematikken rundt bruken av kartene, eks. i forhold til måten målene settes på, resultatene følges opp og rapportering. Målekartet brukes ikke aktivt gjennom planperioden som et styrings- og evalueringsverktøy. Potensialet i forhold til gjennomgående mål og overordnet styring nedover i organisasjonen mener vi ikke er utnyttet. Gruppas anbefalinger og forslag videre: Sette inn et nytt og fjerde fokusområde: «Samfunnsutvikling» Det vil tvinge oss til å tenke utvikling og ikke bare drift i forhold til målekartet. Eks.Kommuneplanens samfunnsdel har visjonen «Kommunen der det er lov å lykkes». Hvordan kan vår avdeling bidra til å nå denne visjonen? Rammene «hovedhensikt» og «hovedmål» må forankres både i lov og forskrift og kommuneplanens samfunnsdel. Gjennomgående suksesskriterier for alle enheter på økonomi og medarbeider. Mulighet for å sette inn egne suksesskriterier på brukere og samfunnsutvikling pga. forskjellige brukergrupper og tjenester.

7 Stående format på kartet slik at målekartet blir en integrert del av tertialrapporter og årsmelding og ikke bare som et vedlegg bakerst i en tykk årsmelding. Dette vil gjøre BMS mer synlig. Layouten på målekartet slik det ser ut i dag skal ellers bygges videre på. Eks. målekart: TJENESTEENHETEN Hovedhensikt: Hovedmål: Suksessfaktor Målemetode Ambisjonsnivå Resultat/Oppfølgingsplan Økonomi God budsjettkontroll innen tildelte rammer Gode økonomirutiner Medarbeider Dyktige og kompetente medarbeidere Godt arbeidsmiljø Bruker Samsvar mellom budsjett og regnskap Gjennomføre budsjettkontroller etter fastsatt plan Oppdatert rekrutteringsog kompetanseplan Medarbeiderundersøkelse 0 2 % positivt resultat Levere rapporter med oppfølgingsplan innen frist. Minimum 80 % ansatte med fagbrev 4 av 6 poeng Samfunnsutvikling

8 Brukermedvirkning Definisjon og avgrensning av temaet Brukermedvirkning er i denne sammenheng systematisk dialog mellom kommunens innbyggere (enkeltpersoner, grupper, organisasjoner, bedrifter) og Ringebu kommune. Hva vil vi oppnå Kommunens visjon og overordnede mål lar seg ikke realisere uten tett dialog mellom kommunen som organisasjon og innbyggerne som brukere. Gjennom brukermedvirkning vil vi skape en dynamikk der innspill og tilbakemeldinger fra innbyggerne brukes systematisk i enhetenes utviklings- og evaluerings-arbeid. Følgene av brukermedvirkning bør synliggjøres for de det gjelder eks.som artikkel på hjemmeside. Brukermedvirkning skal designes på en slik måte at kommunens innbyggere opplever å bli hørt, tatt på alvor og sett på som viktige premissleverandører. Status/dagens situasjon Det er mange ulike former for brukerråd i dag. De har ulik forankring og begrunnelse. Alt fra interessegrupper på enkeltsaker til nasjonalt initierte undersøkelser. Flere tjenesteområder og enheter har i dag brukermedvirkning som viktig verktøy i utviklings- og evalueringsarbeid. Andre kan ikke vise til det samme. Det er gjennomgående at brukermedvirkning i stor grad er opp til den enkelte leder å begrunne og utforme. Hvordan tiltaket brukermedvirkning skal forstås og forankres er ikke overordnet definert og heller ikke implementert. Gruppas anbefalinger og forslag videre Vurdere brukerråd, sammensetning, mandat, involvering og plass i organisasjonen - Enkelte enheter er det naturlig at ikke har et eget brukerforum. Definere klarere brukerrådets mandat og hvordan de skal involveres. Vurdere om det skal gjennomføres dialogmøte i forkant av dialogseminaret, der leder for brukerråd deltar eller om vi skal forenkle og ha brukerråd som forholder seg til tjenesteleder og utøver brukermedvirkning på den måten. Utfordre brukerrådene på omprioriteringer innenfor rammene som ligger der, fremfor å be om kutt/ønsker. - Bruke samarbeidsutvalgene ved skolene i et pilotprosjekt for dette i Brukerundersøkelse skal planlegges og gjennomføres november- desember for å ha ferske resultat for kommende år. Vurdere om bruker- og ansattundersøkelsene skal gjøres mindre og spissere samtidig som vi beholder sammenligningsmuligheten der vi ønsker det? Hver undersøkelse må beskrives i forhold til: - Hensikt med undersøkelsen (hvem, hvorfor og hvordan) - Hvem har innsikt i hva av resultatet ivaretakelse av anonymitet Undersøkelser gjennomføres årlig for alle tjenester. 3. Politikk og administrativ samhandling m/dialogkonferanse Definisjon og avgrensning av temaet Dette omhandler samhandling og fellesarenaer mellom politikk og administrasjon i årssirkelen. Kan også nevnes at forholdet mellom politikk og administrasjon har blitt behandlet i «tenkesmia» og det foreligger nå et forslag til ny utvalgsstruktur.

9 Hva vil vi oppnå/mål: Et best mulig system for samhandling mellom politikere og administrasjon. Denne samhandlingen skal legge grunnlaget for et godt beslutningsgrunnlag for politikere, styringssignal fra politikerne og gjennomføring med rapporteringen fra administrasjonen. Status/ dagens situasjon: Vi har i dag målekart, men det som kommer fram der har kun vært rapportert i årsmelding og ikke vært brukt systematisk ved resultatrapporteringer ellers. Kommunen har ikke brukt noe som kan kalles dialogkonferanse i sitt styringssystem så langt. Oppstartsmøte for budsjettarbeidet i formannskapet er det nærmeste vi kommer, men der har det stort sett vært rådmannens stab som har deltatt. Gruppas anbefalinger og forslag videre:gruppa er skeptisk til dialogkonferanse/dialogmøter i den form som vi har sett både i Øyer og i Lom. Øyer sin modell ser ut til å være veldig tidkrevende og kan skape mange urealistiske forventninger ut i brukerrådene. Vi anbefaler en dialogkonferanse i oppstarten av budsjettprosessen der en oppdatert målekart blir brukt sammen med kostratall, årsmelding, resultat bruker- og ansattundersøkelser og 1.tertialrapport for inneværende år. Dette for at politisk side skal få mulighet til å gi styringssignal og innspill på evt. utredninger fra administrasjonen. Deltakere på dialogkonferansen bør være kommunestyret, rådmannsledelsen, tjenesteledere og økonomipersoner i stab/støtte. Avslutningsvis på den første dialogkonferansen, som kan bli i 2013, bør vi evaluere om vi skal ha dialogkonferanse også hvilket omfang dette bør ha. Forslag til prosess fra prosjektgruppa: Utkast til årssirkel, budsjettprosess med rapportering, struktur for brukermedvirkning, målekart legges fram i lederforum for innspill Utkast justeres etter innspill Utsending til tjenesteledere for involvering av tjenesteenheter, brukerråd og ledernettverk med tilbakemelding til rådmannsledelsen. Utkast justeres og legges fram i lederforum og besluttes av rådmannen. Nødvendig dokumentasjon rundt vårt plan- og styringssystem utarbeides Årssirkelen med tabellen budsjettprosess med rapportering er tema på lederforum i løpet av januar/februar hvert år for evaluering og justering. Ferdig utgave av årssirkel skal være skrivebordsbakgrunn på pc til rådmannsledelse, tjenesteledere, seniorkonsulent i SU og økonomikonsulent i Fellestjenesten.

10 På dialogkonferansen i 2013 evalueres følgende: o innhold og struktur i framtidige dialogkonferanser o budsjettprosess gjennom året o rapporteringsrutiner til politisk side