Arbeidsgruppe: Skatt og innfordring Planlagt start- og sluttdato: Rapport sluttføres 30.11.2016 Oppdragsgiver: Interimnemnda for nye Askim-Hobøl A. Organisering Arbeidsgruppe: Anne Merete Degnes Bogen - skatteoppkrever Askim Elisabeth Flatla konsulent arbeidsgiverkontroll Askim Pål Rypdal - skatteoppkrever i Hobøl Anne-Lise Ringerike økonomisjef/ass.rådmann Hobøl og leder av arbeidsgruppa Jelena Poljak Ljesnajnin Tillitsvalgt Styringsgruppe: Rådmennene i Askim og Hobøl, Hovedtillitsvalgt og hovedverneombud.b. Prosjektoppdrag Bakgrunn: - Interimnemda for sammenslåingsprosessen nye Askim-Hobøl har gitt rådmennene i oppdrag å igangsette prosjekter hvor vi raskt kan utnytte effekter av å slå sammen fagområder og tjenester. Følgende prinsipper ligger til grunn for prosjektene: - Slå sammen flest mulig fagområder så raskt som mulig Arbeidsgruppa - Skatt og innfordring Side 1
- Nåværende Hobøl kommune og nåværende Askim kommune tilpasser gradvis sin organisering slik som organisasjonsmodellen ligger i grunnlagsdokumentet - Utnytte stordriftsfordeler - Effektivisering som følge av digitalisering - Bruk av eksisterende eiendomsmasse i Hobøl/Askim gjennomgås med formål om effektiv arealutnyttelse. Prosjektoppdrag til arbeidsgruppen: 1. Status på tjenesteområdet(ene) i dag a. Skatteoppkrever funksjonen/avdelingen; Oversikt over årsverk opp mot arbeidsområdene innenfor skatteoppkreverkontorene. Anslag på timebruk/årsverk på de ulike oppgavene. Arbeidsområde Askim Skiptvet Hobøl - Spydeberg Skatteregnskap 0,1 0,2 Innfordring skatt og arbeidsgiveravgift 2,2 1,6 Arbeidsgiverkontroll 1,6 1 Administrasjon 0,1 0,2 Skiptvet- avsatt årsverk for jobben som 1 gjøres for Skiptvet, innenfor de ulike arbeidsområdene som nevnt over. Innfordring kommunale krav/avgifter ( 1 ) 1 Totalt årsverk 5 (6) 4 Askim skatteoppkreverkontor har pr i dag ikke ansvar for jobben med innfordring av kommunale avg/krav. Pr i dag ligger det ansvaret på regnskapsavdelingen i Askim, og det brukes i dag ca ett årsverk. Oversikt over kompetanse hos medarbeiderne formell og arbeidspraksis; Kommune; Formell kompetanse: Arbeidspraksis: Askim Innfordring av pengekrav, del 1 Eksamen i tvangsfullbyrdelse og gjeldsordning Juridisk metode og forvaltningsrett Regnskapskontroll fra Agder høyskole Skatteetatsskolen arbeidsgiverkontroll Prosjektstyring og brukerorientert tjenesteyting Kommunalkandidat (Bachelor) Ansienitet fra 1981, 1999, 1994, 1969, 1992 Hobøl Høyskolen i Agder, offentlig administrasjon Bedriftsøkonom fra B.I. Master m/ tillegg i rettsvitenskap Oslo kemnerkontors innkrevingskurs Ansienitet fra 2010, 2013, 1989, 2016 Arbeidsgruppa - Skatt og innfordring Side 2
I Askim er det lang praktisk erfaring som er hovedtyngden, mens det i Hobøl er høyere andel av formell kompetanse. En god kombinasjon for det nye felles skatteoppkreverkontoret. Ansattgoder, lønn etc og særavtaler for hvert kontor i Hobøl og Askim; Det er ingen kjente særavtaler for medarbeiderene på skatteoppkreverkontoret i Hobøl eller Askim. De ansatte på skatteoppkreverkontorene både i Hobøl og Askim + økonomisjefen i Hobøl. Driftsstatus på de 2 skatteoppkreverkontorene: Styrker ved kontoret; Askim stabil arbeidskraft, ikke sykefravær, godt HMS arbeid, høy faglig kompetanse og stor avdekking ved arbeidsgiverkontroller. Hobøl effektiv, produksjon og kompetente medarbeidere bra miljø! Utfordringer for kontoret; Askim antall arbeidsgivere som burde vært tatt inn til regnskapskontroll er sterkt økende. Det er et stort potensiale for avdekking noe som gir økte inntekter for kommunen. Hobøl - sårbarhet med få mennesker og noe utskiftning av medarbeidere med liten praktisk erfaring fra dette fagfeltet. Arbeidsgruppa - Skatt og innfordring Side 3
IKT bruk pr i dag: Begge kommunene benytter: Visma Enterprise for fakturaflyt og regnskapsrapportering. Statlige fagprogrammet Sofie. Hobøl har samordnet/samme pålogging med Spydeberg, slik at medarbeiderne logger seg på programmet kun en gang. Askim er fortsatt delt og må logge seg på to ganger for Askim og Skiptvet. KOSS webbasert system for arbeidsgiverkontroll Med tanke på innfordringsdelen har begge kommuner Procasso. Pr i dag går det ikke å samordne/pålogge seg for flere enn en kommune av gangen for medarbeiderne. Tjenester fra Evry Infotjenester Med tanke på arbeidsgiverkontroll bruker Askim også fagprogrammet Ravn info noe som er tidsbesparende for kontrollarbeidet. Kostnadene til fagprogrammet deles pr i dag med andre virksomheter. Annet i dagens situasjon; Til sammen har vi to vertskommune avtaler Askim for Skiptvet. Hobøl for Spydeberg. Skatteoppkreverne i Hobøl og Askim ser ingen problemer med å fortsette vertskommune arbeidet for Spydeberg og Skiptvet. 2. Arbeidsgruppas behov for ressurser bistand innspill fra andre/studietur Vi ser ikke at vi har noe behov for bistand eller innspill fra andre i dette arbeidet. Begge kommuner har erfaring med vertskommuneavtaler. 3. Bruk av IKT funksjonalitet Sofie og KOSS er statlige fagprogram som gjelder for hele landet og skatteoppkrever er forpliktet til å bruke. Når kontorene blir samlokalisert vil det være viktig for effektiviteten å samordne både Sofie og Procasso, slik at medarbeiderne kan forholde seg til en plattform for hvert av fagprogrammene. Må påregne teknisk bistand for klare samkjøre Procasso. Kost/nytte i forhold til når vi faktisk blir en kommune i 2020. I dag er det fortsatt mye papir med papirbasert arkiv. Det er ikke noe i veien for å bruke kommunens arkiv system Fokus websak. Det vil kunne effektivisere arbeidet med dokumenter/arkiv. Fagprogrammet Sofie har ikke en slik funksjonalitet pr i dag. Kan være en del av oppryddningsarbeidet før vi fysisk samlokaliseres. Arbeidsgruppa - Skatt og innfordring Side 4
4. Ny organisering: alternativer plassering ressurser personal og økonomi konsekvenser for andre gevinster forslag til gjennomføring og kommunikasjon Skatteoppkrever er faglig underlagt Skatt øst og dermed faglig styrt av staten. Ny kommune vil være administrativ ansvarlig for driften av kontoret. Plassering: Arbeidsgruppen er positiv til å samlokalisere kontorene. Vi vet i dag at det kan være mulige ledige kontorlokaler hos Skatt øst i Askim. Imidlertid må Skatt øst selv internt avklare antall kontorer, før det kan bli en avklaring på om det er plass til kemner kontoret i Askim, sammen med Skatt øst. Arbeidsgruppen er av den oppfatning at samlokaliseringen vil være en god løsning med tanke på synergieffekt og brukervennlighet. For medarbeiderne vil dette også gjøre at alle på det nye kontoret får ny kontorplassering. Derfor er dette arbeidsgruppens hovedinnstilling med tanke på plassering. Imidlertid vil dette kunne medføre en leiekostnad på ca kr 310 000 pr år. Hvis felles kontor med Skatt øst ikke blir aktuelt, er arbeidsgruppen ikke enige om best fysisk plassering. For noen er det viktig å ha nærhet til bruker hvor bor brukerne, nærhet til Skatt øst og nærhet til tingrett. Mens andre er det viktig å være nær de andre tjenestene som er organisastorisk plassert sammen med skatteoppkrever. Mens andre er opptatt av at alle medarbeiderne bør få ny kontorplassering. Knutepunkt/offentlig kommunikasjon. Imidlertid er gruppa opptatt av at vi flytter kun en gang, det er ressurskrevende prossesser. Samtidig er arbeidsgruppen klar over at mulige kontorlokaler vil være avhengig av rokeringen blant de andre arbeidsgruppene også. Ressurser personal og økonomi: Pr i dag 9 årsverk for disse 2 skatteoppkreverkontorene, inkl vertskommuneansvaret. Arbeidsgruppen ser det naturlig at det nye kontoret får ansvaret for innfordring på kommunale krav også for Askim kommune, slik Hobøl gjennomfører dette pr i dag. Det betyr at det nye skatteoppkreverkontoret må få overført det ene årsverket som Askim i dag benytter på dette og som er organisert inn under regnskapsavdelingen. Avklaringer rundt de ulike arbeidsrutinene må gjennomføres og det må lages gode og tydelige rutiner på hvem av avdelingene som har ansvaret for hva, i dette arbeidet. Arbeidsgruppen ser det naturlig at organiseringen av det nye skattekontoret skal være samlokalisert fra 01.01.2018 (flytting i desember 2017) på følgende måte; Kontoret døpes om til Kemneren i «nye Askim 2020» slik en del byer velger å kalle sine skatteoppkrever kontor. Arbeidsgruppa - Skatt og innfordring Side 5
Kemneren 1 årsv Team-/fagleder innkreving Team-/fagleder arbeidsgiverkontroll 5,8 årsverk 3,2 årsverk 2 fagteam med fagansvarlige/koordinator under kemneren; Innkreving av krav (kommunale- og skattekrav) Arbeidsgiverkontroll (info, a-melding, reklamasjon) Skatteregnskapet og generell administrasjon må tillegges en av funksjonene, eventuelt på skatteoppkrever. Kemneren blir en aktivt arbeidende leder innenfor de ulike fagområdene, sammen med sine faglederne. Organsiering i perioden frem til 2020; Forutsetningen for å kunne komme på samme påloggingsplattform er at det foreligger en vertskommuneavtale mellom de ulike kommunene. Dette vil kreve et vertskommunetiltak i perioden 01.01.18 til 01.01.20. Da vil alle ansatte ansettes i en kommune. Dersom skatt får innfordring/kommunale krav, må skatteoppkrever få tilført de lønnsmidlene som følger årsverket fra regnskapsavdelingen. Hvis det blir valgt en vertskommunemodell, må dette avsjekkes med Spydeberg og Skiptvet. Særlig med fokus på oppsigelse av de eksisterende avtalene, hvis den andre kommunen ikke ønsker at det nye fellesskapet skal utføre det arbeidet som utføres i dag. Leder av det nye kemnerkontoret i Askim vil måtte vurdere nye effektiviseringsmuligheter etter samlokaliseringen og effekten av den. I tillegg vil det være vesentlig at det nye kontoret også må følge styringsdialogen fra faglig overordnet fra Skatt øst som er retningsgivende. Arbeidsgruppa - Skatt og innfordring Side 6
Innen oppstart av nytt vertskommunetiltak fra 01.01.18 skal det jobbes med; Få/lage oversikt over alle rutiner og beskrive manglende rutiner Få på plass digitalisert arkiv i FokusWebsak og rydde vekk det gamle Gevinster med samlokalisering av skatteoppkrever kontorene; Stordriftsfordeler, høyere effektivitet, bredere kompetanse, mindre sårbart. Flere som kan svare på henvendelser og full effekt fra 2020, med færre rapporteringer en kommune og ikke to. Allikevel må skatteoppkreverkontoret rapportere for de kommunenen som man drifter skatteoppkreverfunksjonen for, dvs Spydeberg og Skiptvet. 5. Tidsplan for gjennomføring av oppdraget milepæler rapportering Dato: Hva skal gjøres; Ansvarlig; 15.11.2016 Felles informasjonsmøte for alle medarbeiderne på skatteoppkreverkontorene i Askim og Hobøl. Arbeidsgruppens leder 01.12.2016 Endelig sluttrapport sendt til styringsgruppa Arbeidsgruppens leder Januar 2017 Avklaring på hvem som skal være vertskommune for skatteoppkrever for der igjen å avklare om alle kommunene ønsker vertskommune avtale med den nye vertskommunen. Styringsgruppa Si opp vertskommuneavtaler hvis ny vertskommune. 01.02.2017 Avklaring på hvem som blir «ny» skatteoppkrever/kemner, samt team-/fagledere og medarbeiderne. Retningslinjer lagd av personalavd. 01.03.2017 Oversikt over rutiner og plan på beskrive de manglende Skatteoppkreverne rutinene 01.03.2017 Plan på innføring av nytt arkivsystem i Fokus Websak Skatteoppkreverne Fortløpende i 2017 Felles møtearenaer for alle medarbeiderene innenfor skatt og innfordring både faglig og sosialt Den nye kemneren Planen klar innen 01.11.2017 Flytteplan forhåpentligvis blir det flytting i desember 2017, klar for oppstart 01.01.2018. Den nye kemneren Tirsdag 15.november kl 14.00 - Felles informasjonsmøte for alle medarbeiderne på skatteoppkreverkontorene, før endelig sluttrapport er klar. Vårt mål er å ha rapporten klar innen 01.12.2016 hvor vi da har informert/diskutert med alle ansatte på begge skatteoppkreverkontorene. Vedlegg: Risikokartlegging Arbeidsgruppa - Skatt og innfordring Side 7