Hattfjelldal kommune PROSESSAN for Revisjon av Planstrategi for Hattfjelldal kommune Prosessplan vedtatt av: Prosessplan sist endret den: 08/2016 Endringene foretatt av: Per-Inge Hestetræet
INNHOLD Bakgrunn... Feil! Bokmerke er ikke definert.2 Mål... 2 Organisering av arbeidet... 3 Rollebeskrivelse... 3 Oppdragsgiver:... 3 Styringsgruppe:... 3 Prosjekt/arbeidsgruppe:... 4 Prosjektleder:... 4 Framdrift / tidsplan... 5 BAKGRUNN MÅL Formål: Formålet med arbeidet er å utarbeide en Planstrategi for kommunen. Planstrategien skal være i henhold til Plan- og bygningsloven (2009) som viser til at det i alle kommuner og fylker i begynnelsen av hver valgperiode skal vedtas en planstrategi for gjeldene 4 årsperiode. Planstrategien skal styrke lokaldemokratiet og gi de folkevalgte en mulighet til å samordne arbeidet med å utvikle lokalsamfunnet og drive aktiv samfunnsutvikling. Resultatmål: Utarbeidet strategiplan med oversikt over alle underliggende strategier og planer i løpet av høsten 2016 og få den vedtatt i Kommunestyret senest desember 2016. I dette arbeidet skal alle underliggende planer gjennomgåes og oppdateres ihht til planstategi. Prosessmål: Gjennom prosessen skape en felles forståelse blant involverte parter for hvilke utfordringer kommunen står overfor, hvilke utfordringer både kommunen og innbyggerne vil møte og hva slags virkemiddelapparat kommunen rår over. Det er viktig å få å få på plass en strategiplan som kan fungere som et hjelpemiddel for det nye Kommunestyret for å prioritere hvilke planoppgaver kommunen skal prioritere i kommende 4 årsperiode. Side 2 av 5
ORGANISERING AV ARBEIDET Styringsgruppe: Planutvalget Prosesseier: Rådmann Prosess-/prosjektleder Per-Inge Hestetræet Arbeidsgruppe: Strategisk Ledergruppe ROLLEBESKRIVELSE Oppdragsgiver: Kommunestyret vil være oppdragsgiveren som bestiller og det organet som vedtar hvilke satsningsområder som skal defineres som kommunens Planstrategi. Styringsgruppe: Styringsgruppa er Planutvalget og de skal ta nødvendige beslutninger underveis i arbeidet. Prosjektet vil i praksis ledes av Planutvalget. Styringsgruppa er prosjektlederens nærmeste overordnede organ og er styrende part i selve plan- og strategiarbeidet. Styringsgruppa: skal sørge for at mandat og mål er klart før prosjektet detaljplanlegges og igangsettes skal godkjenne prosessplan/prosjektplan m/tids-, ressurs- og kostnadsplan skal sørge for at deltakerne fritas for andre oppgaver og gis de nødvendig ressurser til arbeidet skal behandle større endringer og evt. justeringer i prosjektets framdrift skal ta (eller godkjenne) strategiske beslutninger underveis i prosessen f.eks. knyttet til milepæler. Side 3 av 5
Arbeids-/prosjektgruppen: Arbeidsgruppen skal bistå prosjektleder i gjennomføringen av prosessen og vil være de personene som skal gjøre det meste av revisjonsarbeidet i de ulike planene. Prosjekt-/arbeidsgruppen består av Rådmann og Strategisk Ledergruppe. Prosjektleder: Prosjektleders ansvar er å lede og gjennomføre prosessen i samsvar med vedtatte mål. Kan være med eller ha ansvaret for å velge medarbeidere gjennom prosjektgruppe/arbeidsgruppe. Er som regel leder av prosjektgruppe/arbeidsgruppe og deltar i møtene i styringsgruppa. skal fordele oppgaver og følge opp at de gjøres skal legge til rette for at medarbeiderne gjør jobben sin (krav, nødvendig støtte, kontakt med basisorganisasjonen vedr ressursavtaler og arbeidsbetingelser) har det operative og daglige ansvaret som innebærer å lede prosjektgruppe/arbeidsgruppe, team, arrangere nødvendige møter, seminarer, verksteder og idédugnader. Sørge for referater, holde kontakt med sentrale aktører og orientere om viktige saker som dukker opp og motivere til innsats skal ta initiativet til å ta tak i problemer eller muligheter som dukker opp som kan innebære endring av prosjektet store endringer legges fram for styringsgruppa skal rapportere til styringsgruppa og bidra til å skape god kontakt med denne skal sørge for god informasjon og kommunikasjon både innad i prosjektet/prosessen og til omgivelsene Intern rådgiving Kommunens fagenheter vil måtte involveres med bakgrunnsinformasjon rundt de forutsetninger som ligger i f.eks. statlige føringer.. Ekstern rådgivning Det må tas stilling til om det skal leies inn eksterne rådgivere, veiledere eller annen kompetanse underveis i prosjektet. Side 4 av 5
Framdrift / tidsplan Fremdriftsplanen følger i hovedsak tabellen ovenfor. Revisjonsarbeidet er tenkt kjørt som en «skrivebordsjobb» og gjennomføre prosessen inklusiv høring på 6 uker ferdig til politisk behandling i KS i starten på desember 2016. Dato Innhold Mål Hvem Ansvar 08.09.16 Sak U Vedtatt oppstart revisjon av Rådmannen Planstrategi Møte i Styringsgruppe/U Avklaringer Stgr og Kartlegging og detalj Klar arbeidsplan med plan /Arb.gruppeG U36/37 gjennomgang av alle underliggende dokumenter og eksisterende planer og oversikt over alle underliggende planer. Lage full oversikt over status og behov for revisjon. U37 Møte i Sttategisk Ledergruppe og godkjenning av Arb.gruppe og arb.plan U37-39 Flere møter etter behov og tett oppfølging av strategisk ledergruppe U36-39 Arbeid med de ulike planene U39 Leveranse av ferdige planer U39 Planforslag og evt høringsperiode U39-44 Høringsperiode 30 dager 01.11.16 8.11.16 Behandling av Planstrategi Avklaringer og arbeidsfordeling Ha milepæl på leveranse av ferdige (del-)planer Ferdigstille planforslagene og sammenstille dette i en totalplan 15.12.16 Sak i Kommunestyret Vedtatt Planstrategi 2016-2019 Arb.gruppe Arb.gruppe Avd.ledere 2. gangs behandling i U Side 5 av 5