VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 07.06.2011 2011/13334 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Bjørn Maur tlf 905 82 205 SURNADAL KOMMUNE RÅDMANN Bårdshaugvegen 1 TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG Vi viser til tilsyn den 23. og 24.5 hos Deres virksomhet i forbindelse med Arbeidstilsynets nasjonale satsing "Inneklima i offentlige bygg". Til stede fra virksomheten: Representanter for kommunen og bedriftshelsetjenesten. Vi viser til deltagerliste i vedlegg 1. Til stede fra Arbeidstilsynet: Overingeniør Bjørn Maur Tilsynet gjaldt verifikasjon av kommunens overordnede system for vedlikehold og drift av skolebygg i forhold til faktorer som innvirker på inneklima samt verifikasjon ved Øye skule og Todal og Stangvik oppvekstsenter. Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Inneklima i offentlige bygg setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan kommunen (skoleeierne), skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og gi helseproblemer eller sykefravær. Godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Derfor samarbeider Arbeidstilsynet med helse- og undervisningsmyndighetene i dette prosjektet. Et av kommunens viktigste redskap for å sørge for godt inneklima er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet) og det systematiske arbeidet med forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Systemene skal bestå av gode verktøy som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold som kan forebygge helseproblemer og sykefravær. Beskrivelse av tema for tilsynet med kommunen Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelser og skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: Kommunens system for kartlegging, risikovurdering og oppfølging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i kommunens skoler (fordeling av roller og ansvar mellom skolene og kommunen). Kommunens overordnede vedlikeholdsstrategi med tilhørende vedlikeholdsplan som skal følges opp gjennom de enkelte skolenes vedlikeholdsplaner. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som kommunen har ansvar for. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 815 48 222 974771705 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01
VÅR REFERANSE 2 Midlertidige tiltak som må iverksettes der det er konstatert /kartlagt belastninger på grunn av utilfredsstillende inneklima. Rådmannens vurdering av om vedlikehold på planlagt nivå er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. Beskrivelse av tema for tilsynet på skolene Kartlegging av inneklima Risikovurdering og oppfølging System for melding og håndtering av avvik Renholdsrutiner Vedlikeholdsrutiner Rolleavklaring/medvirkning Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. Arbeidstilsynets observasjoner Vedlikehold og drift av kommunens skoler er et prioritert satsningsområde fra rådmann. Kommunen kunne vise til vedlikeholdsplaner og mer omfattende rehabiliteringer (Øye skole). Vedlikeholdsplaner er behandlet i politiske utvalg/kommunestyre samt i AMU. Vedlikeholdsprogrammet er beskrevet i kommunens årsplan. Det er foretatt kartlegginger og risikovurderinger av samtlige av kommunens 7 skoler. Kommunen har arenaer som sikrer medvirkning fra skoleledelse og verneombud i utarbeidelsen av vedlikeholdsplaner. Kommunens skoler har gode rutiner for systematisk renhold av skolene. Renholdet utføres av kommunens egne renholdere. Tidligere tilsyn hos kommunens renholdere viser at de fleste av disse har fagutdannelse og utfører arbeidet på en meget god måte. Skoler som har mekanisk balanser allmennventilasjon har vedlikeholdskontrakter som sikrer filterskift og sikker drift. Arbeidstilsynet påpekte at filterskift bør foretas sent på sommeren (etter pollensesongen). Begrunnelse for varsel om pålegg 1. I årsrapport for 2010 er det ikke meldt om et eneste avvik fra hverken Øye skule eller Todal og Stangvik oppvekstsenter. Normalt skulle det vært registret flere avvik fra denne type enheter. Avvik kan være avvikende forhold fra helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen i tillegg til kommunens egen målsetning. Rapportering av avvik er en forutsetning for at uønskede forhold blir kjent og at tiltak kan utføres før forholdene forverres. Kommunen har systemer for avviksbehandling, men det er mulig dette blir lite brukt av ulike årsaker. En av årsakene kan være mangelfull kjennskap til systemet blant de ansatte. Kommunen selv mente de hadde et forbedringspotensiale her og forventet at
VÅR REFERANSE 3 dette blir bedre ved innføring av elektronisk avviksrapportering. Kommunen må treffe tiltak slik at avvikssystemet blir kjent og brukt av de ansatte. Jf Internkontrollforskriften 5 annet ledd pkt 6. 2. Det er ikke systemer som sikrer at verneombud/hovedverneombud får melding om meldte avvik. I dag må de selv søke i Ephorte for å finne disse. /hovedverneombud skal ha dirrekte melding om rapporterte avvik, arbeidsulykker, melding om yrkessykdommer mv. I tillegg skal verneombud/hovedverneombud tas med på råd under gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet (f.eks. byggesaker). Jf arbeidsmiljøloven 6-2 pkt 4 og 5. 3. Ved enkelte klasserom ved Øye skule som blir uberørt av rehabiliteringen, er det svært sjenerende støy fra ventilasjonskanaler. Både lærere og elever har påpekt dette da det forstyrrer undervisningen samt at hevet stemmebruk er nødvendig. Unødvendig støy skal ikke forekomme. Kommunen må treffe støyreduserende tiltak (lydfeller) på aktuelle rom slik at støynivået blir redusert til et tilfredsstillende nivå. Jf forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 8 første ledd. 4. Målinger foretatt av miljørettet helsevern viser svært rask stigning av CO2 i enkelte klasserom ved Øye skule. Dette tyder på dårlig luftutskifting. Dette kan i dette tilfellet skyldes flere forhold. Da ventilasjonssystemet ble montert ble det av ulike grunner ikke foretatt innregulering av systemet. Det forefinnes ikke innreguleringsrapport eller driftsinnstruks fra ventilasjonsfirmaet. Rask stigning av CO2 kan skyldes enten for høy personbelastning i forhold til ventilasjonskapasitet eller feil innregulering. Kommunen må foreta en kartlegging/kapasitets måling av frisklufttilførselen samt luftstrømsmålinger som sikrer tilfredsstillende luft- og temperaturkvalitet i klasserommene. Jf forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 8 første ledd. 5. Ved tilsynet var det noe uklart om radonmålinger var tatt i de ulike skolene. Da det kan være tildels store lokale forskjeller på radonnivået i en kommune, er det av stor betydning at radonnivået er kjent slik at en ved evt. overskridelser kan treffe de rette tiltak. Jf forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 8 første ledd. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av det ovennevnte vurderer vi å gi følgende pålegg: 1. Surnadal kommune må utarbeide rutiner/prosedyrer for melding og behandling av avvik. Rutiner/prosedyrer må gjøres kjent blant de ansatte. Jf Internkontrollforskriften 5 annet ledd pkt 6. 2. Surnadal kommune må utarbeide rutiner som sikrer dirrekte melding til aktuelle verneombud om forhold som har betydning for arbeidsmiljøet i kommunen. Jf arbeidsmiljøloven 6-2 punktene 4 og 5. 3. Surnadal kommune må treffe støyreduserende tiltak ved aktuelle klasserom ved Øye skule. Jf forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 8 første ledd.
VÅR REFERANSE 4 4. Det må foretas en kartlegging av friskluftkapasiteten samt luftstrømsmønster ved Øye skule samt evt. tiltak som sikrer tilfredsstillende luftkvalitet. Jf forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 8 første ledd. 5. Surnadal kommune må gi tilbakemelding til Arbeidstilsynet om resultater av radonmålinger foretatt ved kommunens skoler. Jf arbeidsmiljøloven 18-5 (1). Skulle slike målinger ikke være gjennomført ved samtlige skoler, vil Arbeidstilsynet gi pålegg om målinger. Jf forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 8. Frist for gjennomføring av påleggene: 01.11.2011 Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 01.07.2011. Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil vi gi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt til virksomheten. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2011/13334 ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Midt-Norge Jan Erik Rinnan tilsynsleder (sign.) Bjørn Maur overingeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Øye Skule v/rektor Øye Skule v/verneombud Todal og Stangvik oppvs. v/rektor Todalen og Stangvik oppvs. v/verneombud
VÅR REFERANSE 5 Vedlegg: 1 Deltakere ved tilsyn i Surnadal kommune 23.5. og 24.5.2011 Åpningsmøte Torill Helgetun Olav Jan Settemsdal Åse Moen Geir Vikan Astrid Høivik Magnus Bævre Ann-Iren Bævre Rita Settemsdal Inge H. Foss Øye skule Ingjerd Aasen Arild Solenes Pedagogisk konsulent Personalkonsulent Todal og Stangvik oppvs. Øye skule Hovedtillitsvalgt-utdanningsforbundet Rådmann Kommunalsjef Ledende renholder eiendom Todal og Stangvik oppvekstsenter, eiendom Sluttmøte Torill Helgetun Ann-Iren Bævre Magnus Bævre Solvor Røen Ingjerd Aasen Rita Settemsdal Astrid Høivik Aase Moen Olav Jan Settemsdal Pedagogisk konsulent Ledende renholder Kommunalsjef Hovedtillitsvalgt Personalkonsulent