TTATT DERES DATO DERES REFERANSE 2 3 MAI2013

rbeidstilsynet VAR DATO 21.05.2013 2013/1884 TTATT DERES DATO DERES REFERANSE 2 3 MAI2013 VAR SAKSBEHANDLER Anne Marie Lund Eikrem, tlf. 90824685 RISSA KOMMUNE 1 av 9 RISSA KOMMUNE OPPVEKST OG KULTUR 7100 RISSA Tilsynsrapport og varsel om pålegg Vi viser til tilsynet hos RISSA KOMMUNE OPPVEKST OG KULTUR den 29.04.2013. Brevet er også et varsel om at vi vurderer å gi pålegg tilvirksomheten. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt eller har kommentarer tilde pålegg og frister som er varslet, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 17.06.2013. Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgingen. Vennligst oppgi vårt referansenummer 2013/1884 hvis dere gir tilbakemelding. Ta kontakt med saksbehandleren hvis noe er uklart. Hensikten med tilsynet Arbeidstilsynet ville kontrollere om skolen og kommunen (skoleeieren) har rutiner for å jobbe systematisk og forebyggende med helse, miljø og sikkerhet. Vi var særlig opptatt av hvordan skolen og kommunen arbeidet for å forebygge dårlig inneklima. Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: 7100 RISSA Til stede fra virksomheten: Finn Yngvar Benestad (rådgiver oppvekst), Narve J. Langmo (rektor stadsbygd skole), Geir Are Nyeng (assisterende rådmann), Svein Maalø (verneombud stadsbygd skole), Sissel Blix Aaknes (rektor mælan skole), Per Olav Foss (avd.ing bygg & eiendom) og Einar Eilertsen (enhetsleder bygg & eiendom). Til stede fra Arbeidstilsynet: Anne Marie Lund Eikrem (overingeniør) og Anne Marit Kjelbergnes (senioringeniør) Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen "Inneklima i offentlige bygg" setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan kommunen (skoleeierne), skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen for å skape et godt inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og gi helseproblemer eller sykefravær. Godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Derfor samarbeider Arbeidstilsynet med helse- og undervisningsmyndighetene i dette prosjektet. Et av kommunens viktigste redskap for å sørge for godt inneklima er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet), og det systematiske arbeidet med POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 815 48 222 974761211 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01

201 3/1 884 2 av 9 forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Systemene skal bestå av gode verktøy som avdekker. forbedrer og reduserer risikoforhold som kan forebygge helseproblemer og sykefravær. Beskrivelse av tema for tilsynet med kommunen Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelser og skriftlig dokumentasjon om følgende: Kommunens system for kartlegging, risikovurdering og oppfølging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i kommunens skoler.. Kommunens overordnede vedlikeholdsplani med tilhørende vedlikeholdsplaner for de enkelte skolene. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som kommunen har ansvar for. Kommunens vurdering av om vedlikehold på planlagt nivå er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om miljørettet helsevern for barnehager og skoler MN. I denne tils nsprosessen har det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima vært et sentralt tema. Arbeidstilsynet har satt fokus på hvorvidt kommunen og skolene arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene. Tilsynsprosessen i Rissa kommune bestod av et oppstartsmøte på rådhuset etterfulgt av tilsyn med befaringer på Mælan skole og Stadsbygd skole. I tilsynet fremkom blant annet følgende: Rissa kommune har i dag 5 skoler. Det har vært gjennomført en omfattende utredning, "Framtidas skole i Rissa" i 2012. Utredningen har bl.a. bestått i en grundig kartlegging av skolebyggenes tilstand, og har resultert i at det er vedtatt å bygge en ny skole i kommunen. Her skal elevene fra dagens Skaugdalen skole og Åsly skole inn. Det er mulig at elevene fra Fevåg/Hasselvika skole også flyttes til den nye skolen. Skole er planlagt å stå ferdig høsten 2015. Stadsbygd skole og Mælan skole består. men begge har omfattende rehabiliteringsbehov. Det bevilges idag ikke nok penger til å oppnå et tilfredsstillende inneklima i skolene. Etterslepet på vedlikehold øker. Skolene i kommunen er godkjent på vilkår etter miljørettet helsevern for barnehager og skoler, men vilkårene er ikke oppfylt. Rissa kommune er tilknyttet Coperio Bedriftshelsetjeneste. Kommunen er i samarbeid med bedriftshelsetjenesten i gang med en generell kartlegging og riskikovurdering av arbeidsmiljøet. Ett nytt avvikssystem, Risk Manager, er i oppstartsfasen. Vaktmestere og renholdere er ansatt i enhet for bygg og eiendom, men faller inn under verneombudene på de enkelte skolene. Dette er en uhensiktsmessig ordning da verneombudene på skolene ikke kjenner godt nok til arbeidsmiljøutfordringene som vaktmestere og renholdere står ovenfor.

201 3/1 884 3 av 9 Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel i arbeidsmiljølovens 18-6 første og sjette ledd til å gi pålegg og sette vilkår. Vi vurderer å gi følgende pålegg: Pålegg 1 Inneklima - rutine Arbeidsgiver skal iverksette rutine for å avdekke, rette opp og sikre at arbeidslokaler er utformet og innredet slik at de enkelte arbeidsplasser, personalrom m.v. får tilfredsstillende inneklima. Rutinen skal utarbeides i samarbeid med verneombud/ansattes representant. Kopi av rutinen Beskrivelse av hvordan rutinen er iverksatt Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav e, forskrift om utforming og innretning av arbeidsplasser og arbeidslokaler (arbeidsplassforskriften) 2-14 og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 01.10.2013 Rissa kommune gjennomfører årlige vemerunder ved skolene Det ble opplyst at verneombud og rektor deltar fast ved vernerundene, og i tillegg deltar som oftest en representant fra Bygg & Eiendom. Hovedverneombudet distribuerer et skjema som er tiltenkt brukt under vernerundene. Skjemaet gir en oversikt over forhold som skal kontrolleres, men skjemaet er lite kjent blant rektorene og enhet for bygg & eiendom. Det er ingen klare rutiner for hvordan kartlagte forhold skal rapporteres videre. Det må utarbeides en skriftlig rutine som beskriver hvordan kartleggingen og risikovurderingen av inneklima og forhold som innvirker på inneklima skal gjennomføres ved samtlige skoler i kommunen. Rutinen bør minimum synliggjøre følgende: Når kartlegginger skal gjennomføres. Hvem som skal delta i kartlegginger. Det må sikres at kompetent personell vurderer byggtekniske spørsmål. Arbeidstilsynet anbefaler at rektor, verneombud, en representant fra enhet for bygg & eiendom, vaktmester og renholder deltar ved kartleggingene. Det kan også være aktuelt å trekke inn en yrkeshygieniker. Dersom det avdekkes mangler hvor det er usikkerhet rundt alvorlighetsgrad, må rutinen sikre at nærmere undersøkelser/målinger gjøres. Et eksempel er at det i flere tidligere kartlegginger er avdekket dårlig inneklima. Dette er for lite konkret, og burde vært utdypet med f.eks. 032-målinger, temperaturmålinger, vurdering av renhold osv. Slike undersøkelser må gjøres av kompetent personell. Hvilke forhold som skal vurderes. Det vil bli for omfattende å vurdere alle forhold årlig, og det bør lages en syklus som sikrer at alle forhold blir vurdert i løpet av et visst antall år.

2013/1884 4 av 9 Hvordan forhold som oppstår akutt skal rapporteres. Dette kan f.eks. gjøres via avvikssystemet Risk Manager, slik at man sikrer en løpende kartlegging av inneklimaet og forhold som virker inn på inneklimaet. Hvordan kartlagte forhold skal risikovurderes. Det må lages en rutine som sikrer at de mest alvorlige forhold utbedres først. Hvordan kartlagte forhold skal rapporteres videre. Det må sikres at politisk ledelse får kjennskap til hvordan forholdene er i skolene slik at de riktige prioriterinizene kan gjøres. Kartleggingene bør være utgangspunkt for vedlikeholdplaner, ikke bare som utgangspunkt for en rehabilitering, men også planer som sikrer løpende vedlikehold av nyere bygg. Arbeidsgiver skal iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i arbeidsmiljøloven. Arbeidslokaler skal være utformet og innredet slik at de enkelte arbeidsplasser, personalrom m.v. får tilfredstillende klima med hensyn til temperatur, fuktighet, trekk, luftkvalitet og sjenerende lukt, og beskyttelse mot giftige eller helsefarlige stoffer m.v. Ved vurdering av klima og luftkvalitet skal det om nødvendig tas hensyn til den fysiske belastningen som arbeidstakeren utsettes for. Arbeidsgiver skal iverksette rutine for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av bestemmelsene om inneklima. Arbeidsgiver skal utarbeide rutinen i samarbeid med arbeidstaker og deres tillitsvalgte. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav e, jf. arbeidsplassforskriften 2-14 og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 7. Pålegg 2 Inneklima - Plan for rehabilitering/nybygg Arbeidsgiver skal utarbeide plan for å fjerne eller redusere forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima. Planen skal utarbeides i samarbeid med verneombud. Tidfestet rehabiliteringsplan for Mælan skole og Stadsbygd skole Beskrivelse av hvordan verneombud har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav c, forskrift om utforming og innretning av arbeidsplasser og arbeidslokaler (arbeidsplassforskriften) 2-14 og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 01.06.2015 Begge de besøkte skolene, Mælan skole og Stadsbygd skole, har omfattende rehabiliteringsbehov. Dette har kommunen selv påpekt i utredningen "Fremtidas skole i Rissa", og Arbeidstilsynet er av samme oppfatning. Vi observerte følgende ved tilsynene på skolene:

VA 201 3/1 884 5 av 9 Begge skolene har mangelfull ventilasjon i flere deler av sine bygg og ansatte rapporterer om dårlig luft. Vi fikk opplyst at begge skolene har utfordringer i forhold til temperatur. det er ofte kaldt ou trekkfullt i klasserom. Vi fikk opplyst at det ved Stadsbyud skole var målt 12-13 urader C. og lærere og elever må ved enkelte anledninger benytte yttertøy inne. Vi ble fortalt at gardiner trekkes for slik at det holdes bedre på varmen. Ved skolen har det blitt rapportert om dårliu luft i enkelte rom i flere år. og istedet for å utbedre ventilasjonsanleuget har det blitt installert en indikator. Det ble opplyst at denne var defekt. og har vært det i lanu tid. Ved Stadsbygd skole er det 2 tilfeller der ansatte har helseplager som kan skyldes dårliu inneklima. Ved Mælan skole er det en fuktskade under et gulvbelegu i kjelleren som har vært der i lang tid. Skaden er i et lagerrom som benyttes lite, men det var ingen konkrete planer for utbedring av dette. Arbeidsgiver kunne under tilsynet ikke legge frem vedlikeholdplaner for Stadsbygd og Mælan skole. Kommunen har en 4-årig økonomi- og handlingsplan, men vår oppfatning er at denne i liten grad berører forhold som det ikke er penger til i budsjettet. Det må utarbeides vedlikeholdplaner for hver enkelt skole, og alle avdekte forhold som må utbedres skal med, uavhengig av økonomisk situasjon. Dette er viktig for å synliggjøre det reelle behovet. Rissa kommune skal de kommende to årene investere store summer i nye Rissa skole. Det er viktig at denne investeringen ikke går på bekostning av Mælan skole og Stadsbygd skole. De fysiske arbeidsbetingelsene ved begge skolene er for dårlige, og Arbeidstilsynet vil derfor gi pålegg om at begge skolene settes i tilfredsstillende stand, enten ved rehabilitering eller nybygg. For å sikre at planene gjennomføres velger Arbeidstilsynet å gi tre pålegg i forhold til dette. pålegg 2, 3 og 4. Med dette vil vi følge prosessen til skolene er ferdig utbedret. Arbeidsgiver skal utarbeide tidfestede vedlikeholdplaner for Mælan skole og Stadsbygd skole som viser hvordan forhold som kan fore til helseproblemer på grunn av ikke tilfredsstillende inneklima skal fiernes eller reduseres. Tiltakene skal bygge på en gjennomført kartlegging og risikovurdering. Arbeidsgiver skal utarbeide planen i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalute Arbeidslokaler skal være utformet og innredet slik at de enkelte arbeidsplasser, personalrom m.v. får tilfredstillende klima med hensyn til temperatur, fuktighet, trekk, luftkvalitet og sjenerende lukt, og beskyttelse mot giftige eller helsefarlige stoffer m.v. Ved vurdering av klima og luftkvalitet skal det om nødvendig tas hensyn til den fysiske belastningen som arbeidstakeren utsettes for. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav c, jf. arbeidsplassforskriften 2-14 og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 6. Pålegg 3 Inneklima - Framdrift i prosessen med tiltak Arbeidsgiver skal dokumentere framdriften i prosessen med tiltak for å bedre inneklimaet på Mælan skole og Stadsbygd skole. For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt må vi innen fristen ha mottatt: Dokumentasjon som viser framdrift i prosessen med tiltak for å bedre inneklimaet på Mælan skole og Stadsbygd skole.

2013/1884 6 av 9 Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd, forskrift om utforming og innretning av arbeidsplasser og arbeidslokaler (arbeidsplassforskriften) 2-14 og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 01.06.2016 Viser til begrunnelse for pålegg 2 Inneklima - Plan for rehabilitering/nybygg. Pålegg 4 Inneklima - Ferdigstillelse av planlagte tiltak Arbeidsgiver skal dokumentere at rehabilitering/nybygg er gjennomført i henhold til plan ved Mælan skole og Stadsbygd skole. Dokumentasjon som viser at rehabilitering/nybygg gjennomført i henhold til plan ved Mælan skole og Stadsbygd skole. Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd, forskrift om utforming og innretninu av arbeidsplasser og arbeidslokaler (arbeidsplassforskriften) 2-14 og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 01.08.2017 Viser til begrunnelse for pålegg 2 1nneklima - Plan for rehabilitering/nybygg. Pålegg 5 Inneklima - medvirkning Arbeidsgiver skal sørge for å legge til rette for medvirkning fra verneombud/ansattes representant på alle plan i virksomheten i spørsmål som gjelder inneklima. En beskrivelse av hvordan arbeidsgiver har lagt til rette for medvirkning Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 01.10.2013 Kommunens 16 verneombud og hovedvernombud møtes annenhver måned. Verneombudene involveres i vernerundene ved skolene, men under tilsynet fikk vi inntrykk av at verneombudenes medvirkning utover dette er begrenset. Det ble f.eks. opplyst at verneombudet medvirker i liten grad i utarbeiding av økonomi- og handlingsplan. Verneombudet har ikke innsyn i avvik innen eget verneområde som meldes i Risk Manager. Det ble under tilsynet uttrykt fra bl.a. verneombud og rektorer at kommunikasjonen mellom de ulike avdelinger er mangelfull, og Arbeidstilsynet fikk samme inntrykk.

VAR REFERANSE 201 3/1 884 7 av 9 Arbeidsgiver bør sørge for at alle ansatte får tilgang til Risk Manager, og alle må få opplæring i hvordan avvikssystemet skal benyttes. Det må synliggjøres hva som defineres som avvik.verneornbudet bør få innsyn i avvik som meldes innenfor ezet verneområde. Det må etableres rutiner som sikrer at verneombud/hovedverneombud blir tatt med på råd i alle plan i spørsmål som gjelder arbeidsmiljø. For å sikre at hensyn til arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Dette følger av arbeidsmiljoloven 3-1 første ledd. Arbeidsgiver må sikre medvirkning fra verneombud/ansattes representant på alle plan i virksomheten i spørsmål som gjelder arbeidsmiljø slik at samlet kunnskap og erfarnw utnyttes. Medvirkning fra arbeidstakerne er en viktig motivasjonsfaktor og skaper større trygghet for at helse-, miljø- og sikkerhetsrutinene etterleves. Pålegg 6 Opplæring - arbeidstaker som er satt til å lede andre Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, har nødvendig kompetanse til å føre kontroll med at arbeidet blir utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte. Beskrivelse av hvordan arbeidsgiver sikrer at arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, har nødvendig kompetanse Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-2 første ledd bokstav b og 2-3 tredje ledd Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 01.10.2013 Under tilsynet kom det fram at ikke alle rektorer har gjennomgått HMS-opplæring. Rektorer som mangler opplæringen har fått tilbud om dette, men det har ikke passet. Kommunen har mangelfulle rutiner for å sikre at rektorer og evt. andre mellomledere gjennomgår slik opplæring Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere (arbeidsleder), har tilstrekkelig kunnskap til å ivareta arbeidsmiljøet innenfor arbeidsleders ansvarsområde. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-2 første ledd bokstav b, jf. 2-3 tredje ledd. Arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, har en selvstendig plikt til å ivareta hensynet til sikkerhet og helse under planlegging og utførelse av arbeid som hører inn under arbeidsleders ansvarsområde. Plikten gjelder i prinsippet alle ledere, uavhengig av hvor mange arbeidstakere de leder og hvilke risikoforhold som ligger innenfor den enkelte leders ansvarsområde. Omfanget av kompetansetiltak for den enkelte arbeidsleder, må vurderes konkret på bakgrunn av ansvarsområdet og risiko og den enkelte arbeidslederes bakgrunn og erfaring.

VA 2013/1884 8 av 9 Pålegg 7 Kontroll av gymutstyr Arbeidsgiver skal sørge for systematisk kontroll av gymutstyr ved skolene i kommunen. Dokumentasjon som viser hvordan systematisk kontroll av gymutstyr ved skolene i kommunen gjennomføres. Hjemmel: forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 01.10.2013 Arbeidsuiver skal sørge for systematisk komtroll dersom zymutstyret utsettes for påvirkninger som forårsaker forringelse og som kan føre til farlige situasjoner. Kontroll og vedlikeholdsarbeid skal utføres på en sikker måte. Dette følger av forskrift om systematisk helse,- miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 annet ledd nr. 6. Gi en kopi av dette brevet til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har derfor lagt ved en kopi av dette brevet som arbeidsgiver skal gi videre til verneombudet. Hvis virksomheten har under ti arbeidstakere og partene har skriftlig avtale om ikke å ha verneombud, skal arbeidsgiveren gi dette brevet til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no, eller dere kan kontakte oss på telefon 815 48 222. Dersom dere har spørsmål til saken deres, ber vi dere kontakte saksbehandleren. Oppgi referansenummeret 2013/1884 hvis dere tar kontakt. Med hilsen Arbeidstilsynet Tore Jeppe Sørhaug tilsynsleder (sign.) Anne Marie Lund Eikrem overingeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur.

2013/1884 9 av 9 Kopi til: Rissa kommune v/ Finn Yngvar Benestad, Rådgiver oppvekst Narve J. Langmo, Rektor Stadsbygd skole Geir Are Nyeng, Assisterende rådmann Svein Maalø, verneombud Stadsbygd skole Verneombud, Mælan skole Sissel Blix Aaknes, Rektor Mælan skole Per Olav Foss, Bygg & Eiendom Einar Eilertsen, Bygg & Eiendom Veronica Aune, Hovedverneombud Rissa kommune v/ Ordfører Fylkesmannen i Sør-Trøndelag v/utdanningsdirektør, Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Fylkesmannen i Sør-Trøndelag v/fylkeslegen, Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim