EHF, nøkkel til digitalisering av offentlige innkjøp André Hoddevik Seksjonssjef, Difi Generalsekretær OpenPEPPOL AISBL
Agenda Digitalisering av offentlige anskaffelser Internasjonal forankring Eksisterende og fremtidige EHF-dokumenter Utbredelse og bruk Utfordringer
Hvorfor digitalisere anskaffelsesprosessene? Påstand 1: Digitalisering av anskaffelsesprosessen er en vesentlig forutsetning for forenkling både for kjøpere og leverandører Påstand 2: Kravet til digitalisering er den mest gjennomgripende endringen i det nye innkjøpsdirektivet og dermed i norske regler
Digitalisering av anskaffelsesprosesser Digitalisering av hele anskaffelsesprosessen vil innebære at alle aktiviteter i gjennomføringen av innkjøp understøttes av elektroniske løsninger og at digitalt innhold gjenbrukes i prosesstegene og på tvers av organisasjonene som er involvert. Gjenbruk av digitalt innhold internt i oppdragsgiverens organisasjon, i samhandling med leverandørene, som del av dokumentasjonsinnhentingen leverandører gjør fra offentlige myndigheter for å kunne levere tilbud.
Forenkling Gevinster ved digitalisering eksempel Full utnyttelse av nytt regelverk Dagens hovedregel Manuell håndtering Papir Trykket informasjon Fysisk håndtering Manuell arkivering (scanning) Minimumsløsning med nytt regelverk Manuell eller enkel elektronisk håndtering av digitale dokumenter Digitale dokumenter (f.eks pdf (også scannede dokumenter), word, excel) Elektronisk tilgjengelige konkurransegrunnlag Elektronisk støttet dialog med tilbydere Elektronisk tilbudsinnlevering og håndtering av tilbud «Papirbaserte rutiner gjennomført elektronisk» Elektronisk prosess fra start til slutt Elektronisk prosesserbar informasjon Informasjon i standardformat som kan overføres fra maskin til maskin og prosesseres. Digital informasjonsflyt gjennom tilbudsforberedelse, - innlevering, - evaluering og -arkivering. Elektronisk identifikasjon av tilbydere, innhenting av informasjon om tilbydere direkte fra kilde. Automatiske tilbakemeldinger til tilbydere under tilbudsetablering. Automatisering av tilbudsevaluering Effektiv gjenbruk av informasjon Integrasjon med fagsystemer og arkiv Gjenbruk av elektroniske produktkataloger i bestillingsprosessen Håndskrevet signatur Digital signatur Digital signatur Digitalisering av anskaffelsesprosessen
Elektronisk handelsformat (EHF) Muliggjør helhetlig digital informasjonsflyt gjennom anskaffelsesprosessen Er basert på EU-støttet implementeringsarbeid PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) Business Interoperability Specifications PEPPOL BIS Er basert på europeisk standardiseringsarbeid CEN Workshop on Business Interoperability Interfaces for public procurement in Europe (CEN WS/BII) Er basert på anerkjente internasjonale standarder OASIS UBL Universal Business language UN/CEFACT
Internasjonal forankring av EHF Et gyldig EHF instansdokument er også en gyldig forekomst i henhold til PEPPOL BIS, UBL som er en gyldig forekomst i henhold til CEN WS/BII, som er en gyldig forekomst i henhold til UBL CEN WS/BII PEPPOL BIS EHF
BII guides implementation of standards CEN WS/BII The focus of BII is on collecting European requirements and to provide guidance for consistent implementation of existing international developments. Standards UN/CEFACT SIMPLE, TRANSPARENT AND EFFECTIVE PROCESSES FOR GLOBAL BUSINESS. Global business goals and requirements Implementation guidance European business goals and requirements Implementations Community business goals and requirements 8
Consistency throughout the end-to-end procurement process CEN WS/BII Pre-awarding phases Post-awarding phases Notification identify need call for tender preparation Access esubmission Awarding Contract Ordering Fulfilment Invoicing Payment CWA 16559 enotification CWA 16560 etendering CWA 16561 ecatalogue CWA 16562 Post-award CWA 16558 Architecture 9
Eksisterende og fremtidige EHF-dokumenter Eksisterende Faktura/kreditnota Katalog Ordre/ordrebekreftelse Pakkseddel Meldingsbekreftelse (MLR) Fremtidige (BII3-basert) Kunngjøringsskjema Konkurransegrunnlag Kvalifikasjonsdokumentasjon Produkt- og tjenestespesifikasjoner (kataloger) Innlevering av tilbud Tildeling DPS E-Auksjoner Betaling/avstemming
ELMA vokser 16000 14000 Antall EHF mottakere 13 578 14 959 12000 10000 8000 8 378 9 178 9 667 10 511 6000 4000 3 508 3 893 4 518 4 684 4 859 5 452 6 382 2000 0 mar.13 apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 aug.13 sep.13 okt.13 nov.13 des.13 jan.14 feb.14 mar.14
Fordeling offentlig og privat 11% 13% 89% private virksomheter
ELMA Kategori A Under 1.500 Kategori B 1.500 til 5.000 Kategori C 5.001 til 10.000 Kategori D 10.001 til 100.000 Kategori E Over 100.000 Norske kommuner 180 160 140 120 100 71% 90% 80 82% 60 40 54% 20 100% 0 A B C D E Kategori Kategori Kategori Kategori Kategori Kommuner 70 158 88 108 5 Aktive kommuner 38 112 72 97 5
ELMA
Transaksjonsvolumet følger Antall fakturatransaksjoner 700000 650 715 600000 574 949 554 948 500000 400000 373 149 446 160 438 114 300000 200000 134 622 151 053 170 173 162 558 199 411 269 395 100000 0 apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 aug.13 sep.13 okt.13 nov.13 des.13 jan.14 feb.14 mar.14
Prognose 2014 Basert på framskriving av resultater fra siste 4 måneder 1 782 000 fakturaer per måned 11 894 000 totalt Prognose 2014 1800000 1600000 1400000 1200000 1000000 800000 600000 400000 200000 0 jan.14 feb.14 mar.14 apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14
Målbilde for e-handel i NAV Konkurransegjennomføring Kontraktsforvaltning Opprette kontraktsforvaltning i Oebs Grått: I drift Grønt: 2014 Lys grønt: 2015 Orange: 2016 E-bestilling Bestille Fra EHFkatalog Godkjenne EHF-ordre linjenivå EHF ordre- Bekreftelse linjenivå Varemottak Avrop mot kontrakt Godkjenne avrop Inngående elektronisk faktura EHF Ordrefaktura linjenivå Avvikshåndtering linjenivå Automatisk match linjenivå Regnskap/ utbetaling Utgående elektronisk faktura NAV, 23.04.2014 Side 18
Utfordringer Sikre økt utbredelse og økt bruk av EHF faktura 40% av faktura til staten skal være EHF-basert i 2014 Sikre økt bruk av nye EHF-dokumenter Katalog, ordre/ordrebekreftelse, pakkseddel og MLR Etablere nye EHF-dokumenttyper Muliggjøre helhetlig digital informasjonsflyt gjennom anskaffelsesprosessen
Sikre økt utbredelse og økt bruk av EHF faktura 40% av faktura til staten skal være EHF-basert i 2014 Sikre økt bruk av nye EHF-dokumenter Katalog, ordre/ordrebekreftelse, pakkseddel og MLR Etablere nye EHF-dokumenttyper Muliggjøre helhetlig digital informasjonsflyt gjennom anskaffelsesprosessen EHF er nøkkel til digitalisering av offentlige innkjøp
Takk for oppmerksomheten! andre.hoddevik@difi.no www.anskaffelser.no/elektronisk-handel