Interkommunalt samarbeid IKT drift mellom Melhus Midtre Gauldal - Skaun - Rapport fra prosjektgruppa fredag, 8. februar 2013
Innholdsfortegnelse utredning IKT samarbeid 1. Mandat organisering... 3 a. Mandatet... 3 b. Organisering - gjennomføring... 3 2. Sammenfatning - anbefaling... 4 3. Dagens situasjon... 5 a. Drift... 5 b. Tekniske løsninger... 7 c. Kompetanse... 7 4. Hva skal det samarbeides om og hvordan... 7 a. Samarbeidsform... 7 b. Lokalisering... 8 c. Etablering av samarbeid... 8 d. Teknisk løsning... 8 5. Økonomi... 9 a. Etableringskostnader... 9 b. Driftskostnader... 10 c. Kostnadsfordeling GW / GJ... 10 2
1. Mandat organisering a. Mandatet På møte den 19.10.05 i Klæbu rådhus med følgende tilstede: Ruth Astrid Mule, Are Nyeng og Svein Gunnes fra Klæbu Geir Wormdal fra Skaun Roy Jevard, Egil Johannes Hauge og Sigbjørn Hellevik fra Melhus Kom man frem til følgende konklusjoner: 1. Kommunene ønsker å inngå et forpliktende IKT-samarbeid. 2. Det opprettes en styringsgruppe bestående av kommunenes rådmenn. 3. Det opprettes en prosjektgruppe med medlemmer fra hver av kommunene. I denne gruppa deltar følgende: Fra Klæbu: Svein G og Are N, Fra Skaun: Geir W. Fra Melhus: Egil Johannes H. Fra Midtre Gauldal: (rådmannen oppnevner). Prosjektgruppa velger leder selv på sitt første møte (på Melhus 02.11.05 - kl 09.00 dersom ikke annet blir bestemt - Egil J. Hauge kaller inn). 4. Hovedoppgaver for prosjektgruppa: a) Klargjøre ståsted for kommunene b)avdekke utfordringene c) Finne veien videre d) Organisering av samarbeidet Referent Svein G og Sigbjørn H b. Organisering - gjennomføring Prosjektgruppa har hatt følgende sammensetning: Egil Johannes Hauge (prosjektleder), Geir Wormdal (Melhus kommune), Magnar Onsøien (Skaun kommune), Gøran Johansson (Midtre Gauldal kommune), Are Nyeng (Klæbu kommune). Styringsgruppa har bestått av rådmennene i kommunene. Oppgaven ble gjennomført som et prosjektarbeid med en utredning som produkt. Klæbu trakk seg ut av utredningsarbeidet formelt på styringsgruppemøte den 12.3.2007. Kommunen hadde da planer om å inngå et samarbeid med Trondheim kommune innenfor IKT området. Det er gjennomført 6 styringsgruppemøter og 27 prosjektgruppemøter. Det er benyttet ekstern konsulent (ABEO) til utredning. De har levert rapporter omhandlende blant annet: hensiktsmessigheten ved et samarbeid, kostnadsvurdering, organisasjonsformer, tekniske løsninger og prosjektgjennomføring. Det vises til vedlagte utredninger. Det er gjennomført besøk / studietur for å se på ulike former for interkommunalt IKT samarbeid; Haløst samarbeidet (Hamar, Stange, Løten), Fosenregionen og Værnesregionen. Prosjektgruppa har deltatt på to seminar. Fylkesmannen har støttet utredningen med kr 390 000. Det er gjennomført omfattende kartlegginger av løsningene til den enkelte kommune. Rapporten fra ABEO vurderer samarbeid med 3 kommuner. Det er i rapporten fra prosjektgruppa tatt utgangspunkt i at to kommuner går inn i et samarbeid om IKT drift da Skaun kommune har ønsket å trekke seg ut av selve utredningen. Alle IKT lederne er intervjuet av ekstern konsulent (ABEO) i forbindelse med utredningen av samarbeidet. De har alle bemerket at deres holdning til et samarbeid er åpen og god (jamf ABEO S rapport). 3
2. Sammenfatning - anbefaling Styringsgruppa har gitt signal om at følgende skal anbefales: Det inngås et samarbeid om drift av IKT mellom kommunene Midtre Gauldal og Melhus. Samarbeidet organiseres etter 27 i kommuneloven. Valget av plassering og organisasjonsform begrunnes blant annet med at det allerede er etablert et nytt datarom i Melhus kommune. Datarommet er bygd i henhold til gjeldende anbefalinger / krav når det gjelder sikkerhet og drift. Kapasiteten til datarommet vurderes som meget stor når det gjelder utvidelse. Organisering etter 27 vil sikre de deltakende kommunene innflytelse via vedtekter, økonomiplan og budjsettprosesser. Det utarbeides avtaler i SLA form (Service Level Agreement detaljert beskrivelse av leveransen). Eventuell oppsigelse av samarbeidet skal være avtaleregulert. Kostnader til nødvendig utvidelse av kapasitet dekkes innenfor økonomi og handlingsplan. Utredningen anses som tilstrekkelig til å igangsette et prosjekt med dette som formål. Dette begrunnes slik: Det er gjennomført en grundig vurdering av kommunenes eksisterende IKT tjenester. Det er sett på ressurser (økonomi og personal), organisering, tekniske løsninger og systemer, driftssituasjon samt fremtidige utfordringer og trender. Vurderingen viser følgende: Dagens driftssituasjon er preget av brannslukking og høy grad av sårbarhet. Dvs at man ikke rekker å komme opp på et nivå hvor man kan drifte og utvikle med tanke på langsiktighet og tilfredsstillende kvalitet. Fremtidig vekst både med hensyn til informasjonsvolum, infrastruktur, kompleksitet og leveranse av et økende antall elektroniske tjenester vil stille store krav til profesjonalitet og kompetanse. Som eksempel på vekst kan det nevnes at antall PC er for elevene bare i skolene i Melhus kommune har økt fra 150 til 550 på 4 år. Skolene i Midtre Gauldal har i samme periode økt fra 100 til over 300 PC er. Det er fortsatt et behov for flere PC innenfor dette området. Kommunal drift og kommunikasjon med brukere, offentlige etater og andre baserer seg i økende grad på elektroniske løsninger. Dette medfører svært høye krav til sikkerhet; dvs. tilgang på informasjon når du trenger det, kvalitet på informasjonen og personvern. Sett i forhold til forventet vekst vil det være avgjørende i tiden fremover å sikre at kostnadene knyttet til IKT er under kontroll og at tjenestene har tilfredsstillende kvalitet. Vi vil i løpet av relativt kort tid komme i en økonomisk, teknologisk og kompetansemessig vanskelig situasjon. Dette fordi vi ikke vil kunne møte den teknologiske utviklingen som skjer innenfor de rammer vi operer innenfor i dag. Et samarbeid om leveranse av IKT tjenester vil danne et tilfredsstillende utgangspunkt for å sikre økt kvalitet på dagens driftssituasjon. Tjenestene vil kunne bli stabile og inneha nødvendig kvalitet. Utviklingen vil kunne skje kontrollert og målrettet. Et samarbeid vil også ha følgende fordeler: IKT tjenester av høy kvalitet, for eksempel minimal nedetid, vil få betydning for effektiviteten for alle områder i kommunen. Tjenesten vil bli langt mindre sårbar når det gjelder sykdom og fravær. Vi vil kunne sikre høy stabilitet og oppetid for systemene. Det vil også være et godt utgangspunkt for å utvikle 24/7 leveranser (24 timer/ 7 dager i uka). Sikkerheten både mht personvern, kvalitet på data og tilgjengelighet vil kunne løses på en tilfredsstillende måte. Vi vil sikre bredde i kompetansen og minske behovet for å kjøpe konsulenttjenester. Utredningen fra ABEO viser at kommunene per i dag til sammen dekker de fleste 4
spesialområdene. Det vil også bli enklere å rekruttere dyktige medarbeidere til et større, profesjonelt miljø. Utredningen gjennomført av ABEO viser i tillegg at det vil være et potensial for å redusere kostnadsveksten innenfor IKT området. Et moderne driftssenter vil kunne holde dørene åpne for eventuelt andre kommuner som ønsker å være med. Potensialet for rene økonomiske besparelser vil kunne bli stort dersom 3 kommuner går inn i et samarbeid. Et driftssamarbeid innenfor IKT vil gjøre det langt enklere å kunne samarbeide på andre fagområder. Besparelsene er av ekstern konsulent da vurdert til å kunne øke betraktelig. Det er viktig å være oppmerksom på at et samarbeid vil medføre noe mindre frihet når det gjelder valg av systemløsninger for den enkelte kommune. Ved en inngåelse av et samarbeid bør den enkelte kommune sikre at den sitter igjen med bestillerkompetanse. Med bestillerkompetanse forstås bl a generell teknisk forståelse, strategisk innsikt mht bruk av IKT innenfor kommunale tjenester som for eksempel innenfor helse, skole og elektroniske tjenester rettet mot publikum. Den bør også ha god organisasjonsforståelse og evnen til å kommunisere godt slik at den fungerer som bindeledd mellom IKT drift og brukerne. De tekniske løsningene som benyttes av kommunene i dag er så vidt like at det ikke skulle by på noen problemer å kunne samkjøre og samarbeide. Når det gjelder organisering av et IKT samarbeid er det viktig å ta hensyn til at det er en virksomhetskritisk tjeneste med behov for frihet til raskt å kunne ta beslutninger innenfor egne rammer. Det må enkelt kunne disponere sine ressurser og ha helt klare ansvarsforhold. Videre er det avgjørende at et IKT samarbeid har mulighet til opptre nøytralt for å kunne levere tjenester etter avtale. Et driftssenter vil kunne plasseres i alle kommunene rent teknisk og bygningsmessig. Det avgjørende vurderes da å være det rent geografiske; dvs. sentral beliggenhet mht rekruttering av personell, og levering av varer og tjenester for de samarbeidende kommuner. I tillegg kommer at Melhus er i ferd med å ferdigstille et nytt datarom med kapasitet til å kunne drifte for flere. Det anbefales at driften legges til Melhus. 3. Dagens situasjon a. Drift Den digitale kompetansen i befolkningen vokser, og kommunens brukere har stadig større forventninger om innhold og kvalitet på kommunens digitale tjenester. For den enkelte enhet er forventningene om effektivitet og bedre ressursutnyttelse en viktig drivkraft for å ta i bruk IKT på nye områder. Dette sammen med sentrale føringer medfører rask utviklingstakt og vekst i volum i årene fremover. Ikke bare øker behovet for større lagringskapasitet som følge av mer data som skal lagres, men også linjekapasitet for å få tak i informasjon. Noen eksempler på omfang og volumøking: - Bruksvekst av internett i Europa i perioden 2000-2006 er 193 %, mens oppdatert 5
måling for perioden 2000-2008 viser hele 266 % økning. (kilde: www.internetworldstats.com) - Volumøkning tilgang til pc, internett og bredbånd i hjemmene. (kilde: ssb) Utdrag fra Stortingsmelding 17: - Den raske utviklinga held fram, i minst 10 år til. Den underliggjande teknologiske utviklinga held fram i same tempo, og dermed òg dei raske endringane i marknaden og hos brukarane.det trengst ein bevisst og heilskapleg politikk for IKT. Dei land som har ein gjennomtenkt politikk for å utnytte moglegheitene og hauste gevinstane ved IKT, og samtidig motverke eller dempe uønskte konsekvensar, vil oppnå meir vekst og betre velferd. - Vi har brukt IKT lenge, men er berre i starten av informasjonssamfunnet Kommunene er mindre kommuner med begrensede økonomiske ressurser og muligheter. Driften preges av brannslukning og det er lite tid til å tenke langsiktig. Kravet til IKT-drift preges av behov for flere tjenester, økende volum på tjenestene, økende kapasitet, kompetanse og store krav til tilgjengelighet og sikkerhet. Utviklingen er slik at kompleksiteten stadig øker slik at kravet til fagkunnskap og spesialisering øker tilsvarende. IKT tjenestens kompetanse er avgjørende for at tjenestene leveres til tilfredsstillende kvalitet og så kostnadseffektivt som mulig. Det er problemer med å utvikle IKT-driften i samme takt som kravene øker pga økonomiske begrensninger, kompetansemessige utfordringer og infrastrukturelle ressurser (jamf ABEO s rapport). Kommunene hver for seg er sårbare når det gjelder IKT- ressurser og har store utfordringer med å følge den digitale utviklingen. I tillegg er hver kommunes IT-avdeling liten og det viser seg at det er vanskelig å rekruttere faglig godt IT-personell. IT-avdelingene er meget sårbar ved ferie, sykdom og personalavgang. I små avdelinger vil fravær av nøkkelpersoner medføre økende andel av plunder og heft. Det er høy kompleksitet med mange ulike fagsystem (ca 40-50 ulike system) som skal knyttes til en driftsikker plattform i et stort og komplekst nettverk. I tillegg til drift av etablert infrastruktur vil kontinuerlig nye system måtte integreres. Dette må ses i sammenheng med økte krav til sikkerhet, nye tjenester, endringer i nasjonale føringer og krav og bedring av kvaliteten på systemene. Dette stiller høye krav til ressurser og kompetanse. Det er vanskelig å holde seg oppdatert innenfor hele bredden innenfor IKT utviklingen. Det er en utfordring å kunne garantere sikkerhet og drift ved uforutsette hendelser. For eksempel kan det inntreffe problemer med drift av fagsystem hvor det kreves ekstern kompetanse, eller det kan være områder hvor vi kun har en driftsperson med kompetanse på det aktuelle området. Driftssituasjonen preges altfor ofte av adhoc-løsninger og brannslukking på bekostning av sikkerhet og langsiktig planlegging og utvikling. Det er videre en fordel at man ikke er helt avhengig av leverandørene. Outsourcing er tidligere utredet av Midtre Gauldal i sammenheng med vurderingen av samarbeid med Rennebu og Oppdal i 2004 og 2005. Det ble her konkludert helt klart med at dette ville bli dyrere enn både å drive selv eller sammen med andre kommuner. 6
Dagens situasjon begrenser muligheten for å levere IKT tjenester utover vanlig kontortid. Samtidig stiller for eksempel helsesystemer krav om tilgjengelighet 24 timer i døgnet. Som eksempel kan nevnes at telefonisystemet ved et helsesenter falt ut en langhelg. Private mobiltelefoner måtte tas i bruk for å løse utfordringene. Alarmsystemer er basert på IKT løsninger. Hvis dette faller ut på fredag må man enten tilkalle ekstra hjelp til sykehjemmet eller vente til mandag med å få satt det i stand. b. Tekniske løsninger Løsningene som benyttes er så vidt like at det ikke skulle by på noen problemer å kunne samkjøre og samarbeide. Infrastruktur og programvare er for en stor del like. Fagsystemer er ikke tatt med her. Fagsystemer er et av de områdene hvor en kan gjøre de største økonomiske besparelsene på ved et samarbeide. Det vises for øvrig til rapporter fra ABEO. c. Kompetanse ABEO har gjennomført en vurdering av kompetansen i de ulike kommunene. De peker på at den samlet sett vil dekke det meste av behovet. Dette innebærer innsparinger blant i forhold til bruk av eksterne konsulenttjenester samt at vi er sikret mer stabil drift og gode valg av tekniske løsninger. Bredden i kompetansen vil kunne sørge for sikrere drift og at den blir mindre sårbar. Innenfor kritiske driftsområder vil man for eksempel kunne overlappe hverandre slik at man vil kunne minimere nedetid. Innenfor blant annet helse og omsorgsområde vil dette på sikt være helt avgjørende. Ved et større driftssamarbeid så vil det være mulig å opparbeide dypere kompetanse innenfor viktige områder. Dette vil det ikke være rom for i dagens driftssituasjon for kommunene. 4. Hva skal det samarbeides om og hvordan Samarbeidet bør dekke sentral IKT drift og nødvendig support. Med sentral IKT drift forstås drift av maskinvare inkl operativsystem og nettverk, levering av internettilgang og drift av fagsystem. Det bør i tillegg omfatte en felles helpdesk. Driften bør også omfatte telefoni. Det er en klar forutsetning at det utarbeides SLA er (Service Level Agreement detaljert beskrivelse av leveransen). a. Samarbeidsform Et effektivt samarbeid kan etter prosjektgruppas vurdering kun oppnås gjennom en sentralisering av driften. Dvs. at det opprettes et eget driftssenter. Det må sikres tilstrekkelig arbeidsplass for alle ansatte. En desentralisert løsning vil gjøre det svært vanskelig å ta ut det potensialet som er der mht økonomiske besparelser, økt kvalitet på tjenestene og økt sikkerhet. En desentralisert løsning vil tilsynelatende kunne gjøre det enklere da man kommer nærmere brukeren. Men en desentralisering vil gå på bekostning av kvaliteten på driften av felles tekniske, sentrale løsninger. Denne utfordringen kan løses ved for eksempel å øke antall IKT konsulenter, men dette vil være en meget kostbar løsning. Videre vil det være til hinder for å opparbeide et profesjonelt, faglig dyktig driftsmiljø og gjøre det mindre attraktivt for eksterne søkere. Det vil og være meget vanskelig å ta ut potensialet i kompetansen. Det vises for øvrig til rapporten fra ABEO s.17. IKT drift er en virksomhetskritisk tjeneste. Når den skal leveres gjennom et samarbeid må den enkelte deltagende kommune sikres at den får den tjenesten den skal ha. Det vil da være en fordel for en IKT driftsenhet å sitte så fristilt som mulig for å kunne konsentrere seg om sine avtalte hovedoppgaver. IKT drift forutsetter at man må kunne ta raske beslutninger for å 7
kunne gjennomføre nødvendige tiltak. Enheten må ha nødvendig langsiktig stabilitet og stor frihet til å disponere sine ressurser; dvs. både ansatte og driftsmidler. Etableringen av en felles IKT driftsenhet vil kunne medføre større avstand mellom brukeren og IKT drift. Den enkelte kommune bør sikre at den sitter igjen med bestillerkompetanse. Med bestillerkompetanse forstås bl a generell teknisk forståelse, strategisk innsikt mht bruk av IKT innenfor kommunale tjenester som for eksempel innenfor skole, helse og elektroniske tjenester rettet mot publikum. Den bør også ha god organisasjonsforståelse og evnen til å kommunisere slik at den fungerer som et formålstjenlig bindeledd mellom IKT drift og brukerne. Ved bruk av en profesjonell helpdesk (brukerstøtte) og sentralisert drift vil den enkelte PC bruker sikres bedre og mer effektiv støtte, bistand og vedlikehold. En profesjonell brukerstøtte vil kunne anvende rett kompetanse til rett sted. Geografisk avstand vil ikke utgjøre en fare for kvaliteten på leveransen. Videre skal avtalt kvalitet på leveransen av IKT tjenester beskrives i detalj (Service Level Agreement detaljert beskrivelse av leveransen). Etter signal fra styringsgruppa skal det anbefales at samarbeidet etableres etter 27 i kommuneloven. b. Lokalisering Både rent teknisk mht leveranse av IKT tjenester og fysisk tilgjengelige lokaler vil det være mulig å legge til rette for et driftssenter i alle kommunene. Det vil da være naturlig å se på andre forhold. Melhus kommune er i ferd med å ferdigstille et nytt datarom. Ved opprettelsen av dette er det tatt i betraktning muligheten for antatt vekst i driftsvolumet og å kunne drifte for flere. Dette vil gjøre det langt enklere å etablere et samarbeid. En plassering i Melhus sikrer nærhet til sentrale områder med tanke på konsulentbistand og leveranse av varer. Nærheten vil også gjøre det enklere å rekruttere medarbeidere. Sistnevnte anses som viktig med tanke på de utfordringene man står overfor mht kompleksitet og behovet for å utvikle et profesjonelt driftsmiljø. Det vises for øvrig til ABEO s rapport. Det anbefales at driften legges til Melhus. c. Etablering av samarbeid Etter signal fra styringsgruppa skal det anbefales at etableringen av et fysisk driftssenter bør skje gjennom utvidelse av kapasiteten hos Melhus kommune og at det benyttes gjenbruk der det er mulig. Dette begrunnes blant annet med at det allerede er etablert et nytt datarom i Melhus kommune. Datarommet er bygd i henhold til gjeldende anbefalinger / krav når det gjelder sikkerhet og drift. Kapasiteten til datarommet vurderes som meget stor når det gjelder utvidelse. d. Teknisk løsning Det etableres en sentralisert infrastruktur med soneinndeling. Det må ordnes med et kvalifisert serverrom som ivaretar sikkerhet og rasjonell drift. Kommunenes nettverk sammenkoples med 10 eller 100 Mbit/s. Ved en beslutning om etablering av felles IKT-drift igangsettes et planleggingsprosjekt som i detalj beskriver fysisk etablering. 8
5. Økonomi Etableringen er vurdert til om lag 5 millioner. Kostnadene tar utgangspunkt i gjenbruk av eksisterende tekniske løsninger der dette er regningssvarende. Dette vil være det rimeligste alternativet på kort sikt og vil gjøre det mulig å få en effektiv driftsløsning. Ved en større grunninvestering vil man raskere kunne ta en større gevinst. Det legges inn en usikkerhetsfaktor på 25 % mht etableringskostnadene. Kostnadene til drift er basert på utredningen fra ABEO og egne vurderinger. Ved et samarbeid viser disse at man vil kunne bremse opp kostnadsutviklingen når det gjelder IKT samtidig som kvaliteten på tjenestene blir høyere. I tillegg vil det være et potensial for besparelser ved et tettere samarbeid på høyere nivå. a. Etableringskostnader For å sikre at ordinær IKT drift går som vanlig under etableringen vil det være fornuftig å benytte ekstern bistand i gjennomføringsperioden. Hovedtyngden av kostnadene er viktige grunninvesteringer til etablering og installasjon av løsninger, servere og kommunikasjonsenheter som muliggjør felles kommunikasjonsløsninger for å knytte kommunenes drift sammen. Tabellen under viser de delområdene som er nødvendige for å kunne etablere felles drift. Kostnader knyttet til etablering er beregnet slik: Delprosjekt Oppstart Ferdig innen Pris NOK 15.1 Delprosjekt: Oppstart 1. kv -2009 1. kv -2009 200 000 SLA 1. kv -2009 3. kv -2009 100 000 Organisatorisk idriftsettelse 1. kv -2009 1. kv -2009 Prosjektering 2. kv -2009 3. kv -2009 450 000 15.2 Delprosjekt: Fysisk Infrastruktur 3. kv -2009 4. kv -2009 250 000 15.3 Delprosjekt: Nettverk 3. kv -2009 4. kv -2009 600 000 15.4 Delprosjekt: Datalaget 2. kv -2010 1 000 000 15.5 Delprosjekt: Applikasjonsfarm 2. kv -2010 400 000 15.6 Delprosjekt: Infrastruktur Administrasjon 2. kv -2010 600 000 15.7 Delprosjekt: Kjernetjenester, forretningslag 2. kv -2010 presentasjonslag 280 000 15.8 Delprosjekt: E-Post 3. kv -2010 50 000 15.9 Delprosjekt: PC-Drift 3. kv -2010 600 000 15.10 Delprosjekt: Terminaltjenester 3. kv -2010 600 000 Total pris eksklusive mva. 5 130 000 Investeringsbehov 4 580 000 Tas av drift 550 000 Dette innebærer følgende: Sum investeringskostnader 2009 1 050 000 Sum investeringskostnader 2010 3 530 000 SLA og prosjektering dekkes gjennom drift IKT i 2009 550 000 9
a. Driftskostnader Den økonomiske utredningen viser at det er et godt potensial for økonomiske besparelser ved et rent driftssamarbeid (se figur). Felles fagsystem vil gi økte besparelser mht kursing og support for kommunens øvrige områder. Prosjektgruppa vurderer videre at en sammenslåing på lengre sikt vil kunne ha et enda større potensial tatt i betraktning den utviklingen vi ser for oss mht kompleksitet, volum, krav til tjenester og sikkerhet. En samlet profesjonelt driftsmiljø vil kunne sikre rimeligere løsninger og bedre tilbud fra leverandører ved nye investeringer og utvikling. Vurderingen av driftskostnader er basert på utredning fra ABEO (se denne) samt egne beregninger. Prognosene er vurdert på grunnlag av hva som er nødvendig for å møte kommende behov blant annet innen områder som skole og helse og omsorg. Oppsummert kostnadsbilde driftskostnader Alle tall i millioner 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Ikke samarbeid 2 kommuner 10,9 12,2 14,3 14,8 15,4 16 Samarbeid 2 kommuner 12,4 12,4 12,5 12,8 Merknad: tallene ved samarbeid er inklusive finanskostnader Antall ansatte IKT drift 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Ikke samarbeid 2 kommuner 9 10 12 13 14 14 Samarbeid 2 kommuner 12 12 12 12 En felles driftsplattform vil danne grunnlag for samarbeid på øvrige områder. Det vil da kunne være mulig med relativt sett høyere besparelser og kvalitetsheving for disse. Det vises for øvrig til utredningen fra ABEO. I tillegg kommer kostnader knyttet til: - Strøm, husleie, renhold (tillegg til dagens IKT-driftskostnader) - Regnskap, lønn, personalkompetanse mv (avh av organisasjonsform) b. Kostnadsfordeling Prosjektgruppa foreslår at kostnadene til samarbeidet, fordeles etter følgende nøkkel: 50 % likt mellom kommunene, 50 % etter folketall. 10
Ved bruk av denne fordelingsnøkkelen, blir kostnadene for hver kommune slik: Etableringskostnaden blir 3,0 mill for Melhus og 2,0 mill for Midtre Gauldal. Årlig driftskostnad blir 7,44 mill for Melhus og 4,96 mill for Midtre Gauldal. Faktiske driftkostnader for år 2008 stemmer også bra overens med denne fordelingsnøkkel. 11