Notat: Alternativ kostnadsberegning for IKT-samarbeid Mai 2012

Transkript

1 Notat: Alternativ kostnadsberegning for IKT-samarbeid Mai 2012 Utarbeidet av: EVRY Consulting

2 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING ENDRINGER ENDRING 1: ETT DATAROM ENDRING 2: INGEN ØKNING I BEMANNING ENDRING 3: INGEN VAKTORDNING ENDRING 4: EGET DELPROSJEKT INTRANETT/INTERNETT ENDRING 5: LISENSMODELL FOR SLUTTBRUKERLISENS OG OFFICE KONSEKVENSER ØKONOMISKE KONSEKVENSER KONSEKVENSER FOR GEVINSTER... 6 Revisjonshistorikk Dato Versjon Beskrivelse / endring Ansvarlig Notat ferdigstilt Pål Godard, EVRY Side 2 av 6

3 1 Innledning Dette notatet kan leses som et tillegg eller kommentar til dokumentet Rapport Plan for felles IKTtjeneste, Orkdalsregionen av 30. april Bakgrunnen for notatet er behovet for å gi beslutningstagere informasjon om hvor det kan kuttes i anbefalt tjenestenivå for felles IKT-tjeneste og med hvilken effekt. Hensikten med dette er å skissere opprettelsen av en felles IKT-enhet med et tjenestenivå som er nærmere dagens nivå, og til en redusert kostnad for samarbeidskommunene. I tillegg er det behov for å gi beslutningstagere et mer nyansert bilde av enkelte lisenskostnader. Nedenfor beskrives fem mulige endringer i tjenestenivå og beregningsmodeller. Disse fem endringene er identifisert etter at konsulent fra EVRY har gått gjennom rapport og beregningsgrunnlag med prosjektleder og prosjektgruppeleder fra Orkdalsregionen. 2 Endringer 2.1 Endring 1: Ett datarom En sentral forutsetning for kostnadsberegningene er opprettelsen av to sentrale datarom for Orkdalsregionen. Datarom nr. 2 vil ikke gi noen vesentlig forbedring i oppetid/tilgjengelighet i det daglige, men vil muliggjøre fortsatt IKT-drift i en katastrofesituasjon, f.eks. ved brann på datarommet. Uten datarom nr. 2 vil risikobildet ved å samle alle IKT-løsninger på et sentralt datarom se en del annerledes ut, og kommunene vil måtte påregne en lengre periode uten tilgang til IKT-systemer i et slikt scenario. Ved å opprette kun ett sentralt datarom, vil man samtidig redusere kostnadsbildet for IKT-infrastruktur betydelig. Kostnadene vil riktignok ikke halveres, ettersom en del lisenser ikke følger maskinvare, men i stedet er knyttet til antall brukere, antall PC-er og datamengde. Uansett vil kostnader til datarom og maskinvare bli lavere. Ved å kutte ut ett datarom kutter man også i kommunikasjonskostnader. 2.2 Endring 2: Ingen økning i bemanning Estimert behov for bemanningen av felles IKT-enhet er 18 årsverk. Kommunene i Orkdalsregionen er villige til å avgi 15,2 årsverk til felles IKT-enhet. Dette gir et behov for å tilføre enheten 2,8 årsverk, og disse årsverkene har en kostnad. For å spare penger, er det en mulighet å la være å tilføre disse 2,8 årsverkene til felles IKT-enhet, og heller satse på en bemanning på 15,2 årsverk til å begynne med. En IKT-enhet med litt over 15 årsverk vil sannsynligvis være i stand til å ivareta daglig drift av kommunenes IKT-systemer. Men den reduserte bemanningen vil trolig gi følgende utslag: - Redusert tjenestenivå ved fravær - Lengre responstid for lokal brukerstøtte - Økt ventetid på endringer, oppgraderinger og prosjektstøtte - Mindre proaktivitet og mer brannslukking I tillegg til dette må man regne med at etableringsfasen for både infrastruktur, felles IKT-enhet og senere fagsystemer vil ta lengre tid. Side 3 av 6

4 2.3 Endring 3: Ingen vaktordning I tjenestenivået og kostnadsberegningen for felles IKT-enhet er det lagt inn en vaktordning. Denne vaktordningen er ment som en IKT-driftsvakt som kan kontaktes når brukerstøtte ikke er åpen på kveld og natt, samt i helger. Ved å kutte ut denne tjenesten, vil man kunne spare pengene som normalt hadde gått til vaktgodtgjørelse og utrykninger. Dette gir et formelt tjenestenivå som er nærmere det kommunene allerede har fra sine IKT-ansatte. Imidlertid bør kommunene være forsiktige med å legge til grunn at ansatte i et interkommunalt selskap vil stille opp utenfor arbeidstid med like stor selvfølgelighet som dagens IKT-ansatte gjør i hver enkelt kommune. 2.4 Endring 4: Eget delprosjekt intranett/internett I kostnadsberegningen for felles IKT-enhet, fase 2A, er det lagt inn en etablering av et felles intranett og felles internettløsning for kommunene i Orkdalsregionen. Dette er kanskje først og fremst av historiske årsaker i og med at denne aktiviteten har ligget inne i tidligere rapporter. Slike fellesløsninger er noe at det første mange IKT-samarbeid velger å prioritere, ettersom de på mange områder gir umiddelbare stordriftsfordeler, letter situasjonen for IKT-drift og er en forutsetning for å hente ut enkelte gevinster mot innbyggere. På den annen side går det an å betrakte disse systemene som fagsystemer på lik linje med f.eks. økonomisystem, arkivsystem, turnussystem, m.m. Hvis man velger fagsystem-perspektivet på løsning for intranett og internettsider, blir det naturlig å behandle disse i egne delprosjekter - slik hovedrapporten anbefaler. Ved å behandle disse systemene som fagsystemer må man gjennomføre individuelle forstudier med gevinst- og kostnadsberegning i tillegg til å formalisere systemforvaltningen. Altså må systemeiere og systemansvarlige involveres. Med dette som utgangspunkt vil det derfor bli riktigere å se kostnadsbildet til disse separat fra kostnadsbildet til felles IKT-enhet, og summene kan med fordel fjernes fra kalkylen. 2.5 Endring 5: Lisensmodell for sluttbrukerlisens og Office På lik linje som endring 4, innebærer ikke en lisensmodell for sluttbrukerlisens og Office noen endring i det konkrete tjenestenivået, men representerer en annen måte å behandle de mulige kostnadene på. Slike lisenser kan anskaffes på to måter: De kan kjøpes eller leies. I Orkdalsregionen er det i dag noen kommuner som betaler årlig leiekostnad for disse lisensene og dermed har bruksrett på nyeste versjon av programvaren til enhver tid. Mens andre kommuner i regionen kjøper nye lisenser når det trengs, og dermed tar dette som en nedskrivbar investeringskostnad. For at felles IKT-drift av ni kommuner skal være praktisk gjennomførbart, må alle kommunene ha lisenser på samme versjon av sluttbrukerlisenser (CALs) og Officelisenser (Microsoft Office) og bruke den samme versjonen av slik programvare. Fraværet av en slik samordning vil innebære separate tekniske løsninger for hver kommune, noe som vil eliminere en rekke stordriftsfordeler innen dataromsløsninger, brukerstøtte, m.m. I tillegg risikerer samarbeidet at endringer og oppgraderinger til stadighet må skrinlegges fordi ikke alle kommunene er lisensiert på korrekt versjon. Altså må alle kommunene over på en leie-modell for disse lisensene. Utskiftningstakten for de som kjøper er nok noe lavere enn de som leier, og det er nok disse kommunene som først og fremst vil få en merkostnad ved at utskiftningstakten i et IKT-samarbeid vil være høyere enn for hver kommune alene. Side 4 av 6

5 I kostnadsberegningen for felles IKT-enhet i hovedrapporten, er det den totale leiekostnaden, og ikke merkostnaden for alle disse lisensene lagt inn. Dette er gjort for å signalisere behovet for samordningen omtalt i forrige avsnitt. Men alle kommunene har jo slike lisenser allerede, selv om versjonsnummer, utskiftningstakt og finansieringsmodell (eie kontra leie) spriker stort. Dette gjør at kostnadsberegningen for felles IKT-enhet på dette punktet ofte misforstås. Ved å fjerne disse to linjene fra kostnadsberegningen, legges samtidig ansvaret over på kommunene til å beregne merkostnaden for egen virksomhet. For enkelte kommuner vil denne merkostnaden være lik null fordi de allerede er på en leie-modell, og for andre vil det innebære et skifte fra å betrakte denne typen lisenser som en investering man gjør hvert år, til å se på det som en driftskostnad. Cirkapriser/snittpriser som kan legges til grunn for beregning er: - Sluttbrukerlisens: ca. 750 kr. pr. PC pr. år. - Officelisens: ca kr. pr. PC pr. år. Priser på skolelisenser vil ofte ligge lavere enn lisenser som brukes av øvrig kommunal virksomhet. Det anbefales at hver kommune tar kontakt med sin lisensforhandler for en mer detaljert kostnadsoversikt, og at hver kommune setter opp sine egne regnestykker for deltagelse i IKT-samarbeidet med bakgrunn i disse. 3 Konsekvenser De nære konsekvenser av hver enkelt endring er antydet i omtalen over. Under følger en kort beskrivelse av konsekvenser for det totale kostnadsbildet i IKT-samarbeidet, samt innvirkning på identifiserte gevinster fra hovedrapporten. 3.1 Økonomiske konsekvenser De kostnadsbesparelser man kan forvente å oppnå for hver enkelt endring fremgår av tabellen under. Det må understrekes at endring 1 til 3 innebærer en reduksjon i tjenestenivå, mens endring 4 og 5 flytter ansvar for kostnadsberegning og synliggjøring av kostnader over til hhv. delprosjekt og enkeltkommune. Tabellen tar i den øverste linja utgangspunkt i kostnadsnivået fra hovedrapporten. Deretter vises potensialet for innsparing for hver endring, før endringene summeres. Nederst vises en ny totalsum for alle fasene i IKT-samarbeidet som man får hvis man trekker summen av alle endringsforslag fra det opprinnelige kostnadsnivået fra hovedrapporten. Den potensielle innsparingen på 11,8 millioner kroner i driftskostnader virker formidabel, men det blir viktig å huske på at ca. 8,8 av disse er lisenskostnader som hver kommune bør beregne individuelt. Side 5 av 6

6 3.2 Konsekvenser for gevinster I tabellen under vises hvilken konsekvens endring 1 til 5 vil ha på gevinstene som ble bearbeidet av rådmannsgruppa og prosjektgruppa i hovedrapporten. Gevinst (fra kapittel 9 i hovedrapport) Plattform for videre samarbeid Redusert sårbarhet (kompetanse og teknologi) Døgnåpen forvaltning Bedre kompetanse (IKT-ansatte og brukere) Bedre IKT-tjenestekvalitet Bedre IKT-styring/-bestilling /-utvikling Konsekvens for gevinst ved endring 1-5 Vil i liten grad påvirkes, men endring 1-3 vil gjøre det til en mindre optimal plattform for videre samarbeid enn det kunne ha vært. Kun ett datarom vil gjøre at mye av den tekniske sårbarheten vil opprettholdes. Sårbarhet på kompetanse vil fremdeles styrkes, men ikke i like stor grad i lys av endring 2. Realisering av denne gevinsten vil bli mer tungvint uten felles løsning for internettportal, men vil fremdeles være mulig å gjennomføre. Vil i liten grad påvirkes, men IKT-kompetansen ville naturligvis vært noe sterkere med ytterligere 2,8 årsverk. Denne gevinsten blir ikke like stor hvis endring 1-3 gjennomføres, men verdien av et felles fagmiljø vil likevel styrke tjenestekvaliteten. Vil i liten grad påvirkes. Side 6 av 6