Løsning for utgående EHFfaktura og fakturahotell Bilag Kundens kravspesifikasjon Anskaffelse av konsulenttjenester DocuLive referanse nr 202036-38 Side av 7
Innledning... 3 2 Forklaring til kravspesifikasjonen... 3 2.. Prioritering av krav... 3 2..2 Besvarelse av krav... 3 2..3 Evaluering av krav... 4 3 Krav til leveransen... 4 3. Generelle krav til løsningen... 4 3.2 Krav til fakturahotell... 5 3.3 Krav til rapportering og gjenfinning... 6 3.4 Krav til forvaltning av løsningen... 6 Side 2 av 7
Innledning Statsbygg skal implementere løsninger som møter myndighetenes krav til elektronisk faktura i statlig sektor, og som er mest mulig kostnadseffektive i forhold til dagens rutiner for fakturahåndtering. Formålet med denne anskaffelsen er å gjøre Statsbygg i stand til å sende elektronisk faktura til sine kunder på Elektronisk Handelsformat (EHF), samt å anskaffe et system for elektronisk lagring av alle utgående fakturaer. Informasjon om faktura og kreditnota skal hentes ut fra kundens økonomisystem og konverteres til EHF. Statsbygg sender ut ca. 8 000 fakturaer per år, fordelt på omlag 600 kunder. Statsbygg er tilknyttet Capgemini som aksesspunkt gjennom SFTP. 2 Forklaring til kravspesifikasjonen 2.. Prioritering av krav Kravene er gitt en prioritet ut fra følgende system: - Krav av høy viktighet, herunder også lovpålagte krav 2 - Viktig krav som anses som en forutsetning for å få til en god løsning 2..2 Besvarelse av krav Kravspesifikasjonen er bygget opp i tabeller som vist nedenfor: X (evt. Y) <Leverandørens kommentar/svar> Side 3 av 7
Kravspesifikasjonen skal besvares på følgende måte: Felt Besvares som beskrevet Krav nr Kundens identifikasjon av kravet. (Skal ikke endres) Beskrivelse Kundens beskrivelse av kravet. (Skal ikke endres) Prioritet Kundens prioritering av kravet. (Skal ikke endres) Når feltet Løsningsbeskrivelse er krysset av med en "X", skal Svar Leverandøren, i tillegg til å svare J i feltet Svar, gi en Løsningsbeskrivelse løsningsbeskrivelse i anvist område under kravtabellen, se nedenfor. Leverandørens svar Dersom Leverandøren ikke har noe løsning på det aktuelle punkt skal det svares NEI i feltet Svar. Dersom Leverandøren selv ønsker å gi utfyllende kommentarer, skal feltet krysses av med en "Y" som beskrevet ovenfor. Det må gå klart frem av kommentaren hvilket punkt kommentaren er knyttet til. Dette angir området hvor Leverandøren skal gi sine utfyllende kommentarer. Dersom Leverandøren selv velger å gi utfyllende kommentarer, skal Leverandøren legge disse inn på tilsvarende måte. 2..3 Evaluering av krav Leverandøren skal beskrive de tilbudte tjenestene som beskrevet ovenfor. Leverandørens tilbud vil bli evaluert på grunnlag av oppfyllelse av - og 2-krav. 3 Krav til leveransen 3. Generelle krav til løsningen. Informasjon om faktura, kreditnota og purringer skal trekkes ut fra økonomisystemet og konverteres til Elektronisk Handelsformat (EHF)..2 Kundegrunndataene skal merkes med hvilke kunder som skal ha faktura i de ulike formatene. 2 X Side 4 av 7
.3 Løsningen skal i tillegg til å sende faktura på EHFformatet kunne produsere fakturaer for enten oversendelse per e-post eller utskrift til papir. Den som produserer fakturaen, skal ikke behøve å forholde seg til utformatet på fakturene ettersom det skal være definert på grunndata på kunden..4 Løsningen skal håndtere vedlegg, bla. i Excel, Word og PDF-format, i tråd med EHF-formatet..5 Løsningen skal dokumenteres med systemdokumentasjon, brukerdokumentasjon og installasjonsdokumentasjon. Løsningsbeskrivelse er ikke nødvendig på dette punktet. 3.2 Krav til fakturahotell 2. Det skal produseres en fil for hver enkelt faktura med vedlegg som arkiveres elektronisk. 2.2 Fakturene skal sikres mot endring etter utstedelse i tråd med bokføringslovens bestemmelser om dokumentasjon ( 0), sikring ( 4 nr. 9) og oppbevaring ( 3 tredje ledd). Side 5 av 7
2.3 Den arkiverte fakturaen skal kunne nås fra skjermbilder i kundens økonomisystem. 2.4 Den arkiverte fakturaen skal kunne skrives ut på papir, i tråd med bokføringslovens 3 fjerde ledd. 3.3 Krav til rapportering og gjenfinning 3. Løsningen skal ha rapporter som viser status i fakturaproduksjon og statistikker for produksjon i de ulike formatene. 3.4 Krav til forvaltning av løsningen 2 X 4. Henvendelser til tjenestetilbyder skal kunne skje via telefon. 4.2 Supporthenvendelser skal kunne sendes via e-post. 4.3 Supporthenvendelser skal ha oppe-tid mellom 8 og 6, og innmeldte saker skal være igangsatt fra leverandør i løpet av de første 4 timene. Side 6 av 7
4.4 All kommunikasjon med brukerstøtte hos tilbyder skal foregå på norsk. 4.5 Innmeldte saker skal klassifiseres og prioriteres systematisk. 4.6 Dersom løsningen innebærer driftsansvar hos leverandøren, skal planlagt nedetid varsles minimum en uke i forveien. 4.7 Tilbyder må sørge for at tjenestene oppgraderes slik at de støtter den siste gjeldende versjon av EHFformatet. Side 7 av 7