Vedlegg 3 til konkurransegrunnlaget Tilbyders spesifikasjon av oppdraget

Transkript

1 Vedlegg 3 til konkurransegrunnlaget Tilbyders spesifikasjon av oppdraget Rammeavtale om kjøp av innfordringstjenester for Statens landbruksforvaltning ilag 2 til SS-O

2 ilag 2 til SS-O Konsulentens beskrivelse av oppdraget Rammeavtale om kjøp av innfordringstjenester for Statens landbruksforvaltning ilag 2 til SS-O

3 Konsulentens spesifikasjon av oppdraget tabell til Inkassotjenesten Følgende kolonner er brukt i kravtabellen under: -ID: : Prioritet: Løsningsbeskrivelse: Referanse til kravet tekst : som skal oppfylles. Dette er de absolutte krav som må oppfylle. : som bør oppfylles. Leverandørens beskrivelse av hvordan kravet løses skal fylles ut i vedlegg 3 spesifikasjon av Dersom et krav løses delvis skal Leverandøren beskrive hva som løses og hva som ikke løses. De spesifikasjoner som fremgår av tabellen, danner grunnlaget for Leverandørens løsningsforslag, jf. bilag 2. -ID 1 2 Leverandøren skal ikke kjøpe SLFs fordringer. SLF skal eie alle fordringer selv. ll innfordring skal skje i hht lover og forskrifter og god inkassoskikk. Leverandøren skal ha en kundevennlig behandling og utøve rimelig grad av fleksibilitet i inkassoarbeidet. Det forventes en jevn fremdrift i arbeidet slik at ikke saker blir liggende uten at noe gjøres for å få løst dem. etalingsoppfølging/inkasso ilag 2 til SS-O

4 -ID Innkasserte hovedkrav og renter i Norge bør utbetales i sin helhet til SLF. Leverandøren skal iverksette alle tiltak som har naturlig sammenheng med oppdraget. Det skal foreligge uttrykkelig aksept fra SLF dersom leverandøren i påtrengende tilfeller ønsker å iverksette oppsøk eller rettslig innkreving. Leverandøren skal dokumentere sikkerhet og kryptering av fødselsnummer og evt annen sensitiv informasjon ved filoverføing mot SLFs løsninger. Leverandøren skal til enhver tid ha en organisatorisk og teknisk sikkerhetsløsning som tilfredsstiller myndighetenes krav. Leverandøren bør beskrive avvikshåndtering i arbeidsprosessene SLFs krav bør primært løses førrettslig og med minst mulig kostnader for skyldner og SLF. Leverandørens rutiner skal beskrives. Fast(e) kontaktperson(er)/statusmøter/kompetanse hos tilbudte konsulenter/service Fast(e) saksbehandler(e) som kan håndtere kompleksiteten i sakene skal være tilgjengelig for SLF i åpningstiden. Det skal holdes jevnlige statusmøter mellom leverandør og SLFs kontaktperson(er), minimum 1 gang pr år. Leverandør er ansvarlig for innkalling og gjennomføring. ilag 2 til SS-O

5 -ID ID Tilbudte konsulenter bør ha erfaring med: - Offentlig forvaltning - Lignende saker som SLF har Tilbyder skal levere CV til tilbudte konsulenter. Tilbudte konsulenter bør utvise god service. Tilbyder skal levere referanser til tilbudte konsulenter med kontaktinformasjon (navn, arbeidsgiver, stilling, telefonnummer og e-postadresse). Det skal ikke være noen minstebeløp for oversendelse av inkassokrav. Dette kravet gjelder både for innland og utland. Spesifiser rutine for innfordring fra utenlandske kunder og kostnader/kostnadsfordeling vedrørende dette. Rettslig inkasso skal iverksettes der det er hensiktsmessig. Offentlige gebyrer i forbindelse med rettslig inkasso skal forskutteres av inkassoselskapet. Spesifiser rutine for rettslig inkasso og kostnader/kostnadsfordeling vedrørende dette. Inkassokrav innland/utland Rettslig inkasso/overvåking Utlegg som ikke kan belastes skyldner, (adressesøk, telefonsøk og solvensundersøkelse), skal inkluderes i tilbudsprisen. Juridisk bistand ilag 2 til SS-O

6 -ID 14 Tilbyder skal yte juridisk bistand og veiledning i inkassofaglige spørsmål. Innhold webtjenester -ID 15 Innlasting av fil med nye saker til inkasso 16 Mulighet for registrering av nye manuelle saker online. 17 et må kunne spores tilbake til opprinnelig faktura som er grunnlag for kravet. 18 lle data må behandles likt uavhengig av hvilket forsystem (fil eller manuelt) det kommer fra. 19 Informasjon om egne saker 20 Gode søkemuligheter. 21 SLF bør kunne til enhver tid avgjøre hvem som skal ha nødvendige tilganger til webtjenestene til leverandør ID rukerdokumentasjon på rutinene bør finnes på norsk. SLF bruker gresso som økonomisystem. Det er et krav at fremtidig leverandør har et system som kan utveksle filer med oppdragsgivers økonomisystem, og med oppdatering mot vår kundereskontro (innbetalinger med vår KID). Oppdateringen skal skje per fakturerende enhet. Informasjon Ja Nei spesifikasjon av ilag 2 til SS-O

7 -ID 24 -ID ID 28 Informasjon vedrørende endringer i satser, renteendringer osv bør gis til SLF umiddelbart etter at endringer er bestemt. Statusrapporter, avskrivingsrapporter og statistikker bør være tilgjengelig pr fakturerende enhet hos SLF (excel og pdf) på ktive saker Foreldelse Saker mottatt/avsluttet Løsningsgrad Status overvåkningssaker Leverandør bør beskrive innholdet i rapportene og legge ved eksempler. Leverandør må kunne yte bistand under tilpassing, testing og implementering av leverandørens IKT-system. Oppdragsgiver forventer at leverandøren kan bidra med opplæring/kurs/seminar. Det bes at tilbyder spesifiserer hvilke kurs og seminarer som de kan tilby og til hvilken pris. Rapporter Installasjon Ja Kurs/Opplæring/Seminar Nei spesifikasjon av ilag 2 til SS-O