Releasenotes. Visma AutoCollect. Versjon 3.03

Transkript

1 Releasenotes Visma AutoCollect Versjon 3.03 Sist revidert:

2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... I VISMA AUTOCOLLECT INNLEDNING... 1 NY OG OPPDATERT BRUKERDOKUMENTASJON... 1 OPPGRADERING TIL NY VERSJON... 2 NYHETER I VISMA AUTOCOLLECT NY VERSJON AV SKJERMBILDE 221. KUNDERESKONTRO NYTT AUTOCOLLECT AVTALEVINDU... 5 Nye viktige felt i AutoCollect avtalevinduet... 5 Arkfane 2 Regnskap konti... 5 Arkfane 4 Innfordringstjenester... 6 NY FLEKSIBILITET VED OVERFØRING FRA PURRING TIL INKASSO WEB KUNDEPORTAL NÅ INTEGRERT MED AUTOCOLLECT... 8 Hvilke prosesser kan håndteres fra kundeportalen?... 8 Hvordan gi beskjed om Purre- eller Inkassostopp via KreditorWeb... 8 Anbefalinger for standard Visma Business Anbefalinger for Visma Business Regnskapsbyrå RAPPORTERING AV BETALING FØR SAKSNUMMER ER MOTTATT ENDRING AV FORFALLSDATO PÅ PURREDE FAKTURA NY LØSNING VED «INKASSOSTOPP» I VISMA BUSINESS AUTOMATISERING AV TIDLIGERE MANUELL PROSESSER NY LØSNING FOR RAPPORTERING AV KREDITERINGER RETTINGER I VERSJON KVALITETSSIKRING HELE INNFORDRINGSPROSESSEN FORBEDRET HASTIGHET VED BUNTOPPDATERING FEIL RUNDT PURRING OG INKASSO I VALUTA RETTET FOR KORTE NAVN OG ADRESSEFELT I AUTOCOLLECT RETTET USTABILITET VED UTSENDELSE AV E-POST FRA AUTOCOLLECT DIVERSE RETTINGER Visma Software AS Visma AutoCollect - Releasnotes versjon 3.03 Innhold I

3 VISMA AUTOCOLLECT 3.03 Innledning Vi har nå gleden av å presentere en helt ny versjon av Visma AutoCollect som har tatt til seg alle de viktigste ønskene og behovene for fleksibilitet og effektivitet som brukerne har ønsket seg. Alt skulle derfor nå ligge til rette for tjenesten kan tas i bruk i full skala på alle bedrifter med kredittsalg uansett størrelse, rutinekrav eller andre behov og ønsker man måtte ha. Visma AutoCollect er en svært avansert prosess som hele tiden fordrer nøyaktighet og kvalitet i alle deler av den automatiske prosessen og datautveksling mellom Visma Business og Visma Collectors sine purre- og inkassosystemer. Det er derfor av den aller største viktighet at disse prosessene er trygge og stabile. Dette har vært ett av de viktigste fokusområdene i den nye versjonen. Allikevel har også ny og ønsket funksjonalitet fra eksisterende kunder vært et viktig fokusområde. Nedenfor beskriver vi i stikkords form hva som er nytt og hva som er korrigert med henvisning til side nummer i den nye brukerdokumentasjonen der det er relevant. Ny og oppdatert brukerdokumentasjon Vi har til denne versjonen lagt ned mye ressurser i å oppdatere alle deler av brukerdokumentasjonen. Vi anbefaler at den lastes ned og tas i bruk! Ved installasjon av Visma Business Regnskapsbyrå blir brukerdokuemntasjonen automatisk lagt ut og vises under fanen «Dokumentasjon» i startvinduet for byrå. For standard Visma Business må dette håndteres spesielt for hver installasjon. Visma Software AS Visma AutoCollect - Releasnotes versjon

4 Oppgradering til ny versjon Ved nyinstallasjon av Visma AutoCollect, les brukerdokumentasjonen og installasjonsveiledningen. Oppgradering til ny versjon av AutoCollect er i utgangspunktet veldig enkelt, men det er allikevel noen punkter du må være klar over: Alle brukere må være logget ut av Visma Business når ny versjon legges inn. Stopp BigWinService. Visma AutoCollect kompileres for alle nyere versjoner av Visma Business. Pass derfor på at du legger inn riktig program i forhold til hvilken Visma Business versjon du kjører på! Kopier nytt program (dll og pdb) til programområdet for Visma Business slik at de nye filene erstatter eksisterende programfiler. Sjekk følgende filen Bigcomponents.xml: o At den inneholder referanse til Visma AutoCollect. Programfilen for Visma AutoCollect heter VCT.Innfordring.dll. o At «EventSubscription» er satt til «true». Visma Software AS Visma AutoCollect - Releasnotes versjon

5 Start BigWinService og logg inn. Visma Software AS Visma AutoCollect - Releasnotes versjon

6 NYHETER I VISMA AUTOCOLLECT Ny versjon av skjermbilde 221. Kundereskontro. For å lette arbeidet med å legge inn grunninformasjon i Visma Business ved oppstart av nye klienter i Visma AutoCollect, har vi nå opprettet en ny fane i skjermbildet som samle all grunnleggende informasjon. Se side 15 i brukerdokumentasjonen. Visma Software AS Visma AutoCollect - Releasnotes versjon

7 Nytt AutoCollect avtalevindu I versjon 3.03 har vi skrevet om hele avtalevinduet for å gjøre det mer pedagogisk riktig og lettere å forstå. Vi har derfor delt vinduet opp i ulike faner og gruppert informasjonen sammen slik at det skal være lettere å forstå hva som hører sammen. Vi har også lagt inn ulike kontroller med feilmelding dersom ulogisk informasjon legges inn. Nye viktige felt i AutoCollect avtalevinduet Mye ny funksjonalitet har også medført at nye valg i skjermbildet. Nedenfor gir vi en stikkordsmessig oversikt over disse endringene og refererer så bare til beskrivelsen av dette i brukerdokumentasjonen fra side Arkfane 2 Regnskap konti Bilagsart kreditering. Det er lovmessige forskjeller på kreditering av et krav og innbetaling på et krav. Vi løser dette ved hjelp av bilagsarter. Visma Software AS Visma AutoCollect - Releasnotes versjon

8 Ved oppretting av nye avtaler og oppgradering til versjon 3.03 av AutoCollect vil bilagsart 12 og 14 legges inn. Dette må justeres dersom andre bilagsarter benyttes. Se punktet «Ny rutine for rapportering av kreditering» side 12 nedenfor samt brukerdokumentasjonen fra side 95. Arkfane 4 Innfordringstjenester Bilagsarter i forslaget. I dette feltet angis hvilke bilagsarter som skal bli meg i purre- eller inkassoforslaget som genereres av Visma AutoCollect. Bilagsart 11 og 13 legges inn standard og må justeres dersom andre eller flere bilagsarter for utgående faktura benyttes. Purreflyt. Det settes standard inn «Inkassovarsel» som er den mest vanlige purreflyt. Det betyr at det kun sendes ut en purring, og det er også inkassovarselet. Dette valget medfører utsendelse av purring etter 14 dager med purregebyr. Det finnes 3 andre purreflyt valg, se brukerdokumentasjonen side 40. Visma Software AS Visma AutoCollect - Releasnotes versjon

9 Overføring fra purring til inkasso. Helt ny fleksibilitet ved overføring til inkasso som gjør at løsningen nå vil passe for absolutt alle bedrifter uansett hvor streng eller «snill» purrerutine man ønsker å kjøre! Se eget punkt nedenfor samt brukerdokumentasjonen fra side 42. Minstebeløp inkasso. Her angir du minstebeløp inkasso. Normal er det noe høyere enn minstebeløp purring. Ny fleksibilitet ved overføring fra purring til inkasso. Helt ny fleksibilitet ved overføring av saker fra purring til inkasso introduseres nå i løsningen. Dette for å sørge for at løsningen skal være tilpasningsdyktig for absolutt alle bedrifter uansett hvor streng eller «snill» purrerutine man ønsker å legge seg på! Her har du nå tre valg: Automatisk fra purring til inkasso Inkassoliste med automatikk Inkassoliste uten automatikk (minst å anbefale, men allikevel viktig for noen) Her er det innført to nye statuskoder på oversendte faktura (side 43): Visma Software AS Visma AutoCollect - Releasnotes versjon

10 i. PAI Purring, avvent inkasso ii. PAO Purring, avvent inkasso opphevet. Alternativet «Automatisk fra purring til inkasso» settes som standard ved oppgradering. Dette er helt nytt i AutoCollect 3.03 og gir en unik fleksibilitet for fordringshaver. For mer informasjon, se brukerdokumentasjonen fra side 42. Web kundeportal nå integrert med AutoCollect Dette er en stor nyhet og betyr at du nå valgfritt kan utføre deler av oppfølgingen fra Visma Collectors sin kundeportal (også kalt «KreditorWeb») eller som før direkte i Visma Business. Hvilke prosesser kan håndteres fra kundeportalen? Det er ikke alle funksjoner som ligger i AutoCollect i Visma Business som kan håndteres fra kundeportalen (KreditorWeb), men allikevel kan følgende viktigste funksjoner håndteres derfra: 1. Godkjenne faktura fra inkassolisten som skal til inkasso. 2. Sette purrestopp på purrede faktura 3. Sette inkassostopp på faktura som er til inkasso. 4. Oppheve purrestopp. 5. Oppheve inkassostopp. Behandling av inkassolisten i kundeportalen blir rapportert automatisk inn til Visma Collectors sine purre- og inkassosystemer som igjen oppdaterer Visma Business automatisk. Setting av purre- eller inkassostopp eller oppheving av purre- eller inkassostopp fra Kundeportalen er en delvis manuell prosess, men allikevel en løsning som kan benyttes. Vi har beskrevet hvordan dette gjøres i avsnittet nedenfor. Fotutsatt at klienten (fordringshaver) bruker regnskapsbyrå, kan han alternativt gi beskjed til sin saksbehandler hos regnskapsbyrået om å gjøre det samme direkte i Visma Business. Hvordan gi beskjed om Purre- eller Inkassostopp via KreditorWeb Faktura har status «P» i Visma Business og det skal settes purrestopp på fakturaen. Søk opp aktuell faktura her: Visma Software AS Visma AutoCollect - Releasnotes versjon

11 Dersom du markerer/klikker på den faktura du vil se nærmere på, får du følgende bilde nedenfor: Ved å trykke på Vis Dialog Ny dialog - kan du skrive og sende en melding vedr. denne fakturaen til Visma Collectors. Emnefeltet må fylles inn med fakturanummer og kort beskrivelse av hva saken gjelder. Faktura Purrestopp Fakturaen har status I i Visma Business og det skal settes inkassostopp: Søk opp aktuell faktura/sak her: Visma Software AS Visma AutoCollect - Releasnotes versjon

12 Ved å trykke på Ny dialog - kan du skrive og sende en melding på saken til Visma Collectors. Emnefeltet må fylles ut med saksnummer og en kort beskrivelse av hva saken gjelder. Sak /Faktura Inkassostopp Det er ikke ønskelig at følgende felt benyttes for å stoppe oppfølging av faktura/sak: Kravhåndtering Stopp Oppfølging Visma Software AS Visma AutoCollect - Releasnotes versjon

13 Dette fordi disse feltene ikke fungerer optimalt pr dato. Saksbehandler hos Visma Collectors får ikke beskjed om endring og Status Innfordring i Visma Business vil derfor ikke bli oppdatert med riktig statuskode. Anbefalinger for standard Visma Business Styr AutoCollect prosessen via Visma Business og vindu 221. Kundereskontro. Derfra håndteres alle prosesser, mens kundeportalen kun støtter deler av prosessen. Anbefalinger for Visma Business Regnskapsbyrå Anbefalingene her vil avhenge av hvordan prosessene er avtalt mellom byrået og den enkelte klient. Byråets ansatte anbefales alltid å gjøre sin del arbeidet via det vanlige vinduet 221. Kundereskontro i Visma Business. Den nye kundeportalen gir imidlertid nå byrået en unik mulighet til å involvere klienten (kreditor) i prosessen selv om ikke klientens ansatte har tilgang til Visma Business! Dette i mange tilfeller den riktige løsningen der klienten (kreditor) blir aktivt involvert i den daglige prosessen. Det betyr at klienten (kreditor) selv kan ha hovedansvaret for flyten mellom purring og inkasso og kan selv stoppe eller starte opp igjen purre- og inkassoprosessene uten å ta kontakt med regnskapsfører. Dette gir Visma AutoCollect en unik fleksibilitet. Det betyr igjen at regnskapsfører i slike tilfeller blir overvåker av prosessen og ikke den som utfører prosessene. Overvåkningsjobben vil da være meget viktig slik at ikke den effektive og strukturerte purre- og inkassorutinen blir torpedert av misforstått «snille» fordringshavere. Alle statusendringer som settes via portalen eller meldes via portalen blir enten oppdatert automatisk i Visma Business. Visma Software AS Visma AutoCollect - Releasnotes versjon

14 Rapportering av betaling før saksnummer er mottatt Når en faktura oversendes til fra Visma Business til purring eller inkasso, vil det alltid ta litt tid før purringen eller inkassokravet blir sendt ut fra Visma Collectors. Normal skjer utsendelsen dagen etter, men dersom oversendelsen fra Visma Business skjer på en fredag er det stor sannsynlighet for at utsendelsen av purring eller inkassokrav først skjer på mandag. Det er og må et visst gap mellom tidspunktet oversendelse av faktura til innfordring til saksnummer blir returnert og oppdatert i Visma Business. For å tette dette gapet mest mulig, har vi nå innført ny funksjonalitet som gjør at eventuelle innbetalinger eller krediteringer på oversendte saker blir rapportert umiddelbart selv om saksnummer ennå ikke er returnert til Visma Business. Tidligere ble disse liggende på vent inntil saksnummer var rapportert. Denne informasjonen vil så bli behandlet umiddelbart av Visma Collectors, og dersom utsendelsen av purring eller inkasso ennå ikke er effektuelt, vil utsendelsen bli stoppet. Vær dog oppmerksom på at synkroniseringen mellom Visma Business og Visma Collectors kjøres på faste tidspunkt hver dag og ikke skje «on the fly». Endring av forfallsdato på purrede faktura Vi har nå innført ny funksjonalitet som gjør det mulig å endre forfall på allerede purrede faktura. En slik endring av forfallsdato vil medføre at tidligere utsendte purring ikke lenger er gyldig. Visma Collectors vil derfor nullstille aktuell faktura og starte purreprosessen på nytt. Se brukerdokumentasjonen side 70. Visma Software AS Visma AutoCollect - Releasnotes versjon

15 Ny løsning ved «Inkassostopp» i Visma Business Dersom det settes inkassostopp i Visma Business på en faktura som inngår i en sak med flere faktura, vil AutoCollect nå komme opp med en meldingsboks og spørre om det er kun denne fakturaen som skal stoppes for inkasso eller alle fakturaer i samme sak. Automatisering av tidligere manuell prosesser I de interne prosessene hos Visma Collectors var det tidligere mange manuelle prosesser for å få lagt inn automatiserte meldinger fra Visma AutoCollect inn i Collectors sine fagsystemer. Vi har nå lagt ned et betydelig utviklingsarbeid i og rundt fagsystemene for purring og inkasso for å automatisere alle disse prosessene. Dette har vært en viktig jobb for å øke kvaliteten og robustheten i datautvekslingen i alle ledd. Ny løsning for rapportering av krediteringer Det er lovmessige forskjeller på kreditering av et krav og innbetaling på et krav. Visma Software AS Visma AutoCollect - Releasnotes versjon

16 I tidligere versjoner av AutoCollect var det ingen mulighet for å rapportere krediteringer annet enn som betalinger. Det har vi nå endret på, slik at vi kan rapportere krediteringer adskilt fra innbetalinger. Vi gjør det ved hjelp av bilagsarter. Når er faktura om er til purring eller er til inkasso via AutoCollect krediteres må derfor en av de angitte bilagsarter i dette feltet benyttes. Kreditering av en faktura som er til purring eller inkasso kan skje på to måter: 1. I bilagsregistreringen. På kreditnotalinjen, legg inn fakturanummeret til den faktura som skal krediteres i feltet «Motref.». Pass på at en av de angitte bilagsarter for kreditering i avtalebildet i AutoCollect er benyttet! 2. I vanlig ordreregistrering eller «Enkel fakturering». Se beskrivelse av dette i brukerdokumentasjonen side 95. Visma Software AS Visma AutoCollect - Releasnotes versjon

17 RETTINGER I VERSJON 3.03 Det er i versjon 3.03 av Visma AutoCollect lagt ned et betydelig arbeid i alle deler av systemet fra Visma Business gjennom motorveien og helt inn i fagsystemene for purring og inkasso hos Visma Collectors for å gjøre hele prosessen mer robust og kvalitetssikre alle rutiner og prosesser. Det er utfordrende i en slik kompleks og automatisert prosess som skal gå av seg selv «uberørt av menneskehender». Vi både håper og tror at vi har maktet å få dette til i den nye versjonen! Kvalitetssikring hele innfordringsprosessen Det er gjort en dyp og generell gjennomgang av alle prosesser for å tette kjente hull og mangler i informasjonsflyten frem og tilbake i hele prosessen mellom Visma Business og Visma Collectors sine fagsystemer. I tillegg er det gjort betydelig arbeid for å gjøre all kritisk kode enda mer robust. Vi kan her nevne forbedringer rundt: iii. Oppdatering av status på faktura iv. Behandling og oppdatering av returdata mot Visma Business v. Forbedringer av behandlingen og rapportering av innbetalinger og feilinnbetalinger inkasso fra buntoppdatering. vi. Bokføring av inkassooppgjør Forbedret hastighet ved buntoppdatering I versjon har vi skrevet om en del av logikken for å øke hastigheten ved oppdatering av store bunter der Visma AutoCollect er i bruk. Vi gjør nå raskere søk etter de postene i bunten som skal behandles av AutoCollect, og deretter behandler vi kun disse postene på ordinær måte. Dermed skal prosessen gå raskere. Feil rundt purring og inkasso i valuta rettet Visma Collectors sine purre- og inkassosystemer er i utgangspunktet laget for å håndtere norske kroner. Systemet har allikevel funksjonalitet for å kunne purre og kjøre inkasso i valuta til utlandet. I Visma AutoCollect har også løsning for å kunne Purring og inkasso i valuta håndteres nå korrekt i AutoCollect. Det er dog slik at inkassooppgjør kommer i norske kroner. AutoCollect vi da bokføre innbetalt beløp i NOK på aktuell faktura. Visma Business vil så bruke opprinnelig kurs på fakturaen og omregne det til valuta. Fakturaen blir så oppdatert. Visma Software AS Visma AutoCollect - Releasnotes versjon

18 For korte navn og adressefelt i AutoCollect rettet Navn og adressefelt på kunde i AutoCollect var i tidligere versjoner kun på 60 tegn mens det var 80 tegn i Visma Business. Disse feltenes lengde ble i sin tid øket i Visma Business uten at tilsvarende endring ble gjort i AutoCollect. Dette medførte feil ved overføring av purring- og inkassosaker dersom mer enn 60 tegn var brukt i Visma Business. Feilen er nå rettet. Ustabilitet ved utsendelse av e-post fra AutoCollect Melding til konsulent e-post registrert i AutoCollect avtalen når ulike situasjoner og avvik har oppstått er en viktig del av AutoCollect tjenesten. I tidligere versjoner har denne var denne utsendelsen til tider ustabil. Dette skal nå være rettet. Diverse rettinger I tillegg til de rettinger som er nevnt ovenfor er bl.a. følgende feil rettet: Ustabilitet ved endring av «Status innfordring» i Visma Business. Det ble rapportert tidvis ustabilitet ved endring av verdier i dette feltet i Visma Business. Det var særlig endring fra «PS» til «PSO» og fra «IS» til «ISO» som feilet. Dette er nå rettet. «Status Innfordring» ble i visse tilfeller ikke oppdatert. Status innfordring manglet av og til verdi etter at fakturaen var sendt til Collectors dersom bilagsnummer og fakturanummer var ulik eller faktura var i valuta. Det er nå rettet. Feil tekst i på bilagslinje i bunten ved kreditering av faktura. Ved oppdatering av kreditering av faktura (ikke innbetaling) fremkom det i tidligere versjoner feil bilagstekst i bunten. Det er nå rettet. Mellomlagring av opplysninger under veis i registreringen av avtalevinduet. På enkelte installasjon viser det seg at Visma Business stopper midt i registrering av avtalebildet. Dette er et problem vi håper å løse en gang for alle i neste versjon av Visma AutoCollect. I mellomtiden har vi nå sørget for mellomlagring av informasjonen i en fane når vi beveger oss til neste fane i avtalebildet. Skulle så Visma Business stoppe opp, så vil allerede registrert informasjon være lagret når du starter Visma Business på nytt og åpner avtalevinduet. En rekke andre mindre rettinger og justeringer gjennom hele systemet for å tette mindre hull og mangler. Visma Software AS Visma AutoCollect - Releasnotes versjon