MØTEREFERAT! Regionrådet 14. oktober 2014 Sted: Hjartdal kommune Kommunehuset Tidspunkt: kl 09:00 15:00 Møteleder Eli Hovd Prestegården nestleder Referent: Håvard Fossbakken Daglig leder havard@kongsbergregionen.no tlf: 32 86 63 27 mob: 97 15 43 31 1
Velkommen til regionrådsmøte! Sakliste Sak 037/14: Godkjenning av møtebok/-referat...2 Sak 038/14: Referatsaker...3 Sak 039/14: E134 Saggrenda - Gvammen...3 Sak 040/14: Partnerskapsavtale...4 Sak 041/14: Handlingsplan og innspill til budsjett for 2015...4 Sak 042/14: Kommunereformen...4 Sak 042/14: Opplegg for representantskapsmøte...4 Sak 042/14: Forslag til prosess for rullering av Kongsbergregionens strategi...5 Sak 043/14: Eventuelt...5 FELLES BORD i Kongsbergregionen:...5 Vedlegg utsendt sammen med innkalling/saksliste: Vedl 1 - Partnerskapsavtale fra BFK til sak 040/14 Vedl 2 - Handlingsplan 2015 til sak 041/14 Vedl 3 - Sekretariatets budsjettinnspill 2015 til sak 041/14 Tilstede: Regionrådets medlemmer: Eli Hovd Prestegården (Nore og Uvdal) Steinar Bergsland (Tinn) Dag Lislien (Rollag) Jon Olav Berget (Flesberg) Vidar Lande (Kongsberg) Inger Øya Grøgård (Hjartdal) Andre møtedeltagere: Roger Ryberg (Buskerud) Terje Vegard Kopperud (Buskerud) Lise Wiik (Telemark) Rune Engehult (Hjartdal kommune) Gro Rønningen (Statens vegvesen) Håvard Fossbakken (Daglig leder) Forfall: Sven Tore Løkslid (Hjartdal) Jørn Christensen (Notodden) 2
Sak 037/14: Godkjenning av møtebok/-referat Møtereferat - Regionrådets møte den 9. september 2014 Saksbehandler Britt Inger Kolset Møtet ble avholdt i Nore og Uvdal kommune Møtereferat ble sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på www.kongsbergregionen.no Referat fra møtet den 17. juni 2014 godkjennes Referat fra møtet den 17. juni 2014 godkjennes Sak 038/14: Referatsaker Møtereferat fra Rådmannsutvalgets møte den 26. september 2014 Referat fra styremøte i Fjellregionsamarbeidet den... Referat fra styremøte i Osloregionen (samarbeidsalliansen)... Protokoll styremøte Osloregionens Europakontor... Møtereferat fra rådmannsutvalgets møte i august og september er tilsendt regionrådets medlemmer og lagt ut på www.kongsbergregionen.no under fanen «referater». Rådmannsutvalgets leder deltar i rådsmøtet. Referat/protokoll fra møter i hhv Fjellregionsamarbeidet, Samarbeidsalliansen Osloregionen og Osloregionens Europakontor refereres i tråd med tidligere vedtak. I saken er de lenket opp. Ønsker noen å få tilsendt dokumentene pr epost kan sekretariatet kontaktes. Regionrådet tar referatsakene til orientering Regionrådet tar referatsakene til orientering 3
Sak 039/14: E134 Saggrenda - Gvammen Regionrådets vedtak 11.02.13 sak 005/13 Regionrådets vedtak 17.06.13 sak 027/14 Rapport E134 Saggrenda- Gvammen (ettersendes) Regionrådet behandlet saken i møtet 17. juni og ønsket da å sette saken opp på nytt i et senere møte. Endelig rapport er nå klar, og Gro Rønningen fra Statens vegvesen orientere om innholdet i rapporten. Rapporten tas til orientering Rapporten tas til orientering Sak 040/14: Partnerskapsavtale Utkast til partnerskapsavtale mellom kommuneregionene og Buskerud Fylkeskommune Det har vært gjennomført felles møte mellom Buskerud fylkeskommune og kommuneregionenes daglige ledere i februar 2014. Dette innledet en prosess med de involverte for å avklare hvordan de nye partnerskapsavtalene bør utformes. Det ble enighet i at partnerskapsavtalene bør bestå av tre deler, en felles del, en del med regionale satsningsområder som er forskjellige i de ulike avtalene og en tredje del som gjelder de regionale utviklingsmidlene. Partnerskapsavtalen, del 1 ble vedtatt av fylkesutvalget 05.06. Denne avtalen tilrettelegger for samarbeidsområdene regionalutvikling, samferdsel og utdanning. Saksframlegg med vedtak vedlegges. Vi ber om at del 1 av partnerskapsavtalen godkjennes av det enkelte regionråd og således danner grunnlag for del 2. Arbeidet med del 2 av partnerskapsavtalene igangsettes nå, og det legges opp til politisk behandling i fylkesutvalget 22.10. De fylkeskommunale føringene og og føringer fra de enkelte kommuneregioner vil danne grunnlaget for forhandlinger mellom partene som skal munne ut i regionale satsningsområder for hver kommuneregion. Disse satsningsområdene vil være forskjellig fra kommuneregion til kommuneregion. Arbeidet med del 2 må foregå i tett dialog 4
mellom det enkelte regionråd og fylkeskommunen slik at begge parter har felles forståelse og enighet i forkant av politisk behandling. Del 3 av partnerskapsavtalen fremmes som sak til fylkestinget i desember i forbindelse med handlingsprogrammet for 2015. Det legges opp til et fellesmøte med alle kommuneregionene i løpet av sen høst. Utkast til partnerskapsavtale mellom kommuneregionene og Buskerud Fylkeskommune tas til orientering. Utkast til partnerskapsavtale mellom kommuneregionene og Buskerud Fylkeskommune tas til orientering. Sak 041/14: Handlingsplan og innspill til budsjett for 2015 Daglig leders forslag til handlingsplan 2015 Daglig leders innspill til budsjett 2015 Daglig leders forslag til handlingsplan for 2015 og innspill til budsjett for 2015 har vært presentert og drøftet av rådmannsutvalget i møte 26. september 2014. Disse er justert videre etter de innspill som kom frem i møtet. Handlingsplanen har ikke blitt endret utover de prosjekter som er ferdigstilt og de nye tiltakene som er skissert opp under satsingsområde 5, Tjenerseutvikling. Disse er kommentert i notene til budsjettinnspillet. Daglig leder har fått i oppdrag å gjennomføre en rullering av Kongsbergregionens strategi. Det vil derfor være unaturlig å ta ut tidligere definerte satsningsområder før disse er drøftet tilstrekkelig i forbindelse med strategiarbeidet. Daglig leders innspill til budsjett er delt inn i to puljer, Etablerte kostnader og tiltak i handlingsplanen 2015. De etablerte kostnadene står i sum nokså stabilt fra 2014. Post 10-25 er knyttet til IKToppgaver. Disse utgjør en stor brorpart av sekretariatets samlede budsjett. Verdt å merke seg at disse fases ut i løpet av budsjettåret da flere av disse tiltakene naturlig overføres til Kongsbergregionen IKT Drift. Tiltakene i handlingsplanen er naturligvis avhengig av de kommunale budsjettene og må prioriteres etter det endelige budsjettet som kommer som følge av dette. Kostnadsfordelingen mellom kommunene er gjennomført i iht Kongsbergregionens vedtekter. 5
Daglig leders innspill til budsjett tas til orientering. Handlingsplanen for 2015 vedtas og sees i sammenheng med endelig budsjett for Kongsbergregionen. Daglig leders innspill til budsjett tas til orientering. Handlingsplanen for 2015 vedtas og sees i sammenheng med endelig budsjett for Kongsbergregionen. Sak 042/14: Kommunereformen Ingen dokumenter Fast post på alle regionrådsmøtene fra 10.09.14 Saken behandles i regionrådsmøtet for å orientere om den enkelte kommunes status i prosessen og for å avklare regionrådets forventninger til eventuelle aktiviteter knyttet til dette temaet. Rådet drøfter saken og fastetter videre oppfølging Rådet drøftet saken. Denne følges opp videre i kommende regionrådsmøter. Sak 042/14: Opplegg for representantskapsmøte Ingen dokumenter i saken Det vises til regionrådets vedtak 09,09,14 der rådmannsutvalget fikk i oppdrag å sette saksliste for representantskapsmøtet 2014. Representantskapet i Kongsbergregionen samles på Grand 6
Hotel Kongsberg 2. desember 2014 kl 10:00-15:00. Saken ble drøftet i rådmannsutvalget 26.09.14. Dette vil være det siste representantskapsmøtet før neste års kommunevalg. Det foreslås følgende saksliste: Kongsbergregionen resultater, arbeid og veien videre Gjennomgang av resultater for inneværende valgperiode samt de prosjekter vi igangsetter i 2015. Naturlig også å orientere om prosess for strategiarbeidet (Presentasjon v/ daglig leder) Osloregionens ATP strategi Klima lokalt og globalt Kommunereform (kort om prosess, status og videre tiltak) Regionrådet støtter daglig leders forslag til temaer for representantskapsmøtet 2. desember. Regionrådet støtter daglig leders forslag til temaer for representantskapsmøtet 2. desember. Sak 042/14: Forslag til prosess for rullering av Kongsbergregionens strategi Ingen dokumenter i saken Viser til møte i regionrådet 9. september og diskusjonen rundt rullering av Kongsbergregionens nye strategi. I møtet ble det bestemt at ny daglig leder skulle få i oppdrag å lage forslag til prosess for dette. Daglig leder mener det er to spørsmål som må besvares før man konkluderer endelig på for prosessen: 1. Er det ønskelig å gjennomføre dette nå, eller skal det kommende regionrådet få anledning til å behandle en ny strategi? 2. Skal Kongsbergregionens strategi lages som en helt selvstendig strategi, eller skal den sees i sammenheng med kommunenes planstrategier? Skulle svarene på disse spørsmålene tilsi umiddelbar start på prosess uavhengig av kommunenes planstrategier vil daglig leder foreslå følgende fremdriftsplan: November 2014: 7
Disposisjon og forslag til prosess/involvering? drøftes i rådmannsutvalget Etablere dialog med alle faggrupper og nettverk for innspill Innspillsmøter med nære samarbeidspartnere Desember 2014: 2. desember - repskap: kort orientering om planlagt rulleringsprosess? (framdrift, involvering, disposisjon mm) Januar 2015: Drøfte første utkast til strategiplan med rådmannsutvalget. Utkast drøftes videre med regionrådet Februar 2015: Nytt utkast på høring i faggrupper og nettverk Innspillsmøter med andre samarbeidspartnere Mars 2015: Endelig utkast til behandling i rådmannsutvalget Endelig utkast til behandling i regionrådet Daglig leder vurderer det hensiktsmessig at det nye regionrådet får ta en avgjørende del i arbeidet med ny strategi for Kongsbergregionen. På denne måten sikres også regionrådets eierskap til strategi og prioriterte oppgaver. Viktigst mener daglig leder det er å ta hensyn til kommunenes planstrategier. Alle kommunene vil i 2015 gå inn i prosess med kommunale planstrategier jfr plan- og bygningsloven 10-1. De analyser og konklusjoner som kommer frem i dette arbeidet vil også legge store føringer for fremtidige prioriteringer. Kongsbergregionen vil ha mye å hente i å se sitt eget strategiarbeid i sammenheng med eiernes (kommunene) arbeid, og man vil også gjennom dette kunne se fellesnevnere i de syv kommunale planstrategiene. En fordel med å igangsette strategiarbeidet umiddelbart uten å ta hensyn til til de lokal prosessene, er at man på denne måten kan komme lengre i arbeidet med kommunikasjonstrategien. På den annen side lar dette seg fint gjøre med grunnlag i dagens strategi og det vil ikke være noen stor jobb å implementere en ny strategi i en etablert kommunikasjonsplattform. Rullering av Kongsbergregionens strategi vedtas av det nye regionrådet i 2016. Kongsbergregionens strategiprosess legges frem som egen sak i 2015. Strategiprosessen skal utarbeides i tråd med kommunenes planstrategier. Rullering av Kongsbergregionens strategi vedtas av det nye regionrådet i 2016. Kongsbergregionens strategiprosess legges frem som egen sak i 2015. Strategiprosessen skal utarbeides i tråd med kommunenes planstrategier. 8
Sak 043/14: Eventuelt Det er gitt mulighet for rådsmedlemmene å ta opp saker utenom sakskart under eventuelt Spørsmål fra Eli Hovd Prestegården: Spørsmål om ansatte i kommunene som nå går over i Kongsbergregionen IKT Drift fortsatt kan bidra som mannskap i hjemkommunene under gjennomføring av valg. Konklusjon: Spørsmålet drøftes og behandles i rådmannsutvalget. FELLES BORD i Kongsbergregionen: Det settes av tid i møtet til en runde rundt bordet. Dette er en uformell delingsarena der man deler saker/informasjon som det ikke knytter seg behov for protokollerte vedtak i. Hver kommune får anledning til å dele nyttig informasjon fra den enkelte kommune. I tillegg er det åpent for å dele informasjon om ulike møter og aktiviteter som rådet har vært eller vil komme til å være representert på. 9