Sykefraværsreduksjon i pleie- og omsorgstjenesten. Del av kvalitetskommuneprogrammet Prosjektleder Mette Rist Hauge Prosjektmedarbeider Marit Håvardstun
Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse 2 Innledning 3 Hoveddel Sentrale utviklingstrekk og definisjoner 4 4 K1 Korttids - og langtidsfravær 6 K2 - Eksisterende tiltak for alle ansatte i kommunen 7 K3 Sesongmessige svingninger og andre svingninger i sykefraværet 10 K4 - Kartlegging av sykefravær i forhold til diagnose. 13 K5 - Sammenheng mellom lederfornøydhet og sykefravær virksomhetsvis og avdelingsvis 14 Økonomiske kostnader ved sykefravær 17 Oppsummering 20 Kildehenvisning 21 Vedlegg 21 2
Innledning Den 23.10.2006 ble det undertegnet en samarbeidsavtale mellom tre departement, KS og hovedsammenslutningene om et samarbeid om utvikling av kvalitet i kommunene, kvalitetskommuneprosjektet. Fagforbundet i Lørenskog kommune initierte(tok initiativ til) etablering av et lokalt prosjekt i Lørenskog kommune. Lokal prosess ble igangsatt både politisk og administrativt. Fire enheter i kommunen ble valgt til å delta; Skole- og oppveksttjenesten, tiltak og sosiale tjenester, bygg- og eiendomstjenesten og pleie- og omsorgstjenesten. Lokal plattform for kvalitetsutvikling i Lørenskog kommune ble den 08.05.2007 undertegnet av Lørenskog kommune, Fagforbundet, Unio og Akademikerne. Hovedmålsettingen er at alle innbyggere i Lørenskog kommune skal ha tilgang på velferdstjenester av god kvalitet. Et mål er også å redusere sykefraværet. I pleie- og omsorgstjenesten er prosjektet todelt; kvalitetsforbedring og sykefraværsreduksjon i POT. Hovedtanken i kvalitetsprosjektet er at ved systematisk å involvere de ansatte i kvalitetsarbeidet vil en utvikle bedre arbeidsplasser som igjen vil redusere sykefraværet. Økt medinnflytelse og kompetanseutvikling er en dokumentert strategi for å styrke nærværsfaktorer i arbeidsmiljøet. Dette prosjektet har som mål å få en oversikt over eksisterende tiltak for reduksjon av sykefraværet og få et bedre kunnskapsgrunnlag for å jobbe langsiktig og systematisk med få redusert sykefraværet i pleie- og omsorgstjenesten. Perioden prosjektet har fokus på er fra 1. kvartal 2006 til 3. kvartal 2008. Tallmaterialet vil bli videreført og brukt i sentralt sykefraværsprosjekt som går ut på å se om prosjektet Kvalitetsforbedring i pleie- og omsorgstjenesten, der økt medinnflytelse og kompetanseutvikling er sentralt, fører til redusert sykefravær. For nærmere informasjon vedrørende prosjektet og dets målsettinger, se vedlagte prosjektbeskrivelse. Viser også til vedlagte tabeller og grafer. 3
Hoveddel Sentrale utviklingstrekk og definisjoner Lørenskog kommune er fra 2002 en inkluderende arbeidslivsbedrift (IA) og jobber systematisk med å forebygge og redusere sykefravær. Det er fokus på å finne og sette i gang tiltak som virker. Figur 1 viser utviklingen av sykefraværet i Lørenskog kommune, egenmeldt og legemeldt, i perioden 1. kvartal 2001 til 3. kvartal 2008. LK unique p r o s e n t s y k e fr a v æ r 12 10 8 6 4 2 0 3. kv 2 0 0 8 2. kv 2 0 0 8 1. kv 2 0 0 8 4. kv 2 0 0 7 3. kv 2 0 0 7 2. kv 2 0 0 7 1. kv 2 0 0 7 Figur 1 4. kv 2 0 0 6 3. kv 2 0 0 6 2. kv 2 0 0 6 1. kv 2 0 0 6 4. Kv.2 0 0 5 3. Kv 2 0 0 5 2. K v. 2 00 5 1. K v 2 0 0 5 4. K v. 2 00 4 3. K v. 2 00 4 2. K v. 2 00 4 1. K v. 2 0 0 4 4. kv 2 0 0 3 3. kv 2 0 0 3 2. kv 2 0 0 3 1. kv 2 0 0 3 4. kv 2 0 0 2 3. kv 2 0 0 2 2. kv 2 0 0 2 1. kv 2 0 0 2 4. kv 2 0 0 1 3. kv 2 0 0 1 2. kv 2 0 0 1 Det er sykefraværet i de to største enhetene i Lørenskog kommune, skole- og oppveksttjenesten (SOT) og pleie- og oppveksttjenesten(pot), som har størst betydning for det samlede sykefraværet i kommunen. For perioden 1. kvartal 2006 til og med 3. kvartal 2008 er sykefraværet i Lørenskog kommune totalt og fordelt per enhet som vist i figur 2. LK BET SOT HTJ TST POT KTJ UTJ TTJ SEN 1. kv 2006 10,1 10,3 10,5 7,6 10,8 11 3,9 5,2 7,8 8,6 2. kv 2006 8,6 8,5 7,5 5,7 11,9 10,7 5,7 0,6 9 11,3 3. kv 2006 6,5 6,3 5,8 5,5 7,2 8,6 6,9 0,8 3,8 6,5 4. kv 2006 9,3 9,4 9,2 6,8 10,4 11,3 6,6 2,7 4,6 9,6 1. kv 2007 10,1 9,7 11 7,2 9,5 10,5 6 3,4 5,1 10,1 2. kv 2007 8,1 9 7,4 4,6 11,1 10,4 4,6 6,8 3,8 6 3. kv 2007 6,6 7,4 5,7 5,1 9,4 9,3 3,7 1 5,6 4,4 4. kv 2007 8,6 10,9 8,5 7,6 10,6 9,7 4 3,9 5,2 6,3 1. kv 2008 8,9 10,7 9 9,1 9,2 9,2 5,6 4,7 4 8,2 2. kv 2008 8,5 12,4 8,5 9,3 9,4 8,3 5,6 3,5 2 8,7 3. kv 2008 5,8 6,3 5,1 2,6 9,1 7,9 2,9 2,7 2,8 4 Figur 2 4
POT og LK prosent sykefravær 12 10 8 6 4 2 POT LK unique 0 1. kv 2006 2. kv 2006 3. kv 2006 4. kv 2006 1. kv 2007 2. kv 2007 3. kv 2007 4. kv 2007 1. kv 2008 2. kv 2008 3. kv 2008 Figur 3 Figuren viser Pleie- og omsorgstjenesten (POT) og Lørenskog kommune (LK) sammen og viser at sesongsvingningene i POT og Lørenskog kommune er forskjellige. Sykefraværet i pleie- og omsorgstjenesten ligger generelt over Lørenskog kommune. Fraværet i både pleie- og omsorgstjenesten og Lørenskog kommune ser ut til å ha en nedadgående trend. 5
K1 Korttids - og langtidsfravær Korttids- og langtidsfravær defineres som følger: Korttidsfravær 1 16 dager (arbeidsgiverperioden) er inndelt som følger: 1-8 dager 9-16 dager Langtidsfravær 17 dager og mer er inndelt i følgende perioder: 17-42 dager.(oppfølgingsplan skal være ferdigstilt innen 6 uker (42 dager)) 43-84 dager. (Innen 12 uker (84 dager) innkaller leder til dialogmøte for de som ikke er i arbeidsrelatert aktivitet) 85-182 dager. (Ved 6 mnd (182 dager) innkaller NAV til dialogmøte) over 182 dager (og inntil 248 dager som er maksimalt antall sykepengedager). Fordeling av fravær prosent sykefravær Figur 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 1-8 9-16 17-42 43-84 85-182 over 182 1. kv. 07 2. kv. 07 3. kv. 07 4. kv. 07 1. kv. 08 2. kv. 08 3. kv. 08 Figuren viser fordelingen av antall dager sykefravær for perioden 1. kvartal 07 til og med 2. kvartal 07. 1 Korttidsfraværet både 1-8 dager og 1-16 dager er relativt stabilt i perioden 1. kvartal 2007 til og med 3. kvartal 2008. Det samme viser fravær 17-42 dager (6 uker) og 43-84 dager (12 uker). Fravær 85-182 dager (12 uker og til ett halvt år) viser en nedgang og det samme viser fravær over 182 dager (et halvt år). I neste figur ses dette tydelig. 1 Tall fra 2006 er ikke tatt med da inndelingene av dager ikke er sammenlignbar. 6
Fordeling av fravær 3,5 3 prosent sykefravær 2,5 2 1,5 1 1-8 9-16 17-42 43-84 85-182 over 182 0,5 0 1. kv. 07 2. kv. 07 3. kv. 07 4. kv. 07 1. kv. 08 2. kv. 08 3. kv. 08 Figur 5 K2 - Eksisterende tiltak for alle ansatte i kommunen Oppfølging av sykmeldte Lørenskog kommune inngikk i 2002 avtale om inkluderende arbeidsliv. Sykefraværsrutinene er i tråd med NAV sine føringer med tidlig og tett oppfølging, dialog og gjensidig ansvar. Inntrykket er at lederne har god oversikt over de som er sykmeldt på sin arbeidsplass og tiltak og tilrettelegging blir vurdert og satt i gang så tidlig som mulig. Kopi av oppfølgingsplan sendes til NAV og fastlege. Fra arbeidsgiverseksjonen bistår rådgiver attføring (attføringskonsulent) i arbeidet med sykefravær i enkeltsaker. Rådgiver attføring og HMS-leder tilbyr også opplæring og kurs til ledere og personalgrupper innen sykefraværs- og HMS-arbeid. Bedriftshelsetjenesten kan gi HMS-bistand og kan også bistå i en del sykefraværs- og attføringssaker. Dette gjelder spesielt i saker der det er behov for sakkyndig vurdering av funksjonsevne og ev. rådgivning i forbindelse med tilrettelegging. Bedriftslegen deltar dessuten i 12 ukers dialogmøter. Det er samarbeid og kontakt med kontaktperson i NAV Lørenskog trygd i enkeltsaker og - NAV arbeidslivssenter når det gjelder veiledning og opplæring i NAV`s tiltak og virkemidler. 7
Fellestiltak - Lørenskog kommune Hvert kvartal sendes sykefraværsrapporter til enhetslederne. Rapportene viser hver enhet sitt totale sykefravær fordelt på ansvarsområder og per ansatt. Enhetslederne gjennomgår rapportene med sine ledere og vurderer og drøfter tiltak og behov for bistand. Det er siden 2003 gjennomført arbeidsmiljøkartlegginger i flere enheter. Det er benyttet tre ulike verktøy; Preventia (FIA), Balansert målstyring (Corporater) og QPS Nordic. Det er viktig at valg av verktøy styres ut i fra behov, ønsker og hensiktmessighet i de aktuelle enhetene. Arbeidsmiljøkartleggingene følges opp med utvikling av HMS-planer og tiltak. Mensendieckgymnastikk startet opp i januar 2004 som et tiltak spesielt for ansatte med belastningsplager. Senere har tilbud om mensendieckgymnastikk blitt et tilbud åpent for alle ansatte. Øvelsene styrker nakke og rygg, og forebygger muskel- og skjelettskader. Gymnastikken gjennomføres fire dager i uken med instruktører som er fysioterapeuter fra Mensendieck-klinikken. Evaluering viser gode resultater. Ergonomiundervisning og arbeidsplassvurderinger gjøres i samarbeid med bedriftshelsetjenesten. Arbeidet gjennomføres systematisk i flere enheter. HMS -opplæring gjennomføres jevnlig for ledere og verneombud. Felles webbasert HMS-håndbok er planlagt implementert høsten 2008. Det gjennomføres en totalrevisjon av felles HMS-håndbøker, prosedyrer og rutiner. Det gis tilbud til alle mellomledere om 1-årig lederopplæring. Tiltak i pleie- og omsorgstjenesten: I pleie- og omsorgstjenesten skjer i tillegg følgende: Fra 2. kvartal 2006 har virksomhetslederne med avdelingsledere hatt kvartalsvise oppfølgingsmøter med rådgiver attføring og NAV. Tiltaket ble satt i gang for å redusere sykefraværet i pleie- og omsorgstjenesten. Forut for dette, i 2005, hadde Lørenskog sykehjem avtale med NAV om faste og jevnlige samarbeidsmøter med kommunens kontaktperson fra NAV. I de kvartalsvise oppfølgingsmøtene har både utvikling av sykefraværet totalt og per ansatt vært gjennomgått for enheten, virksomheten og for hver avdeling. NAV` s representant har imidlertid fra 2007 hatt liten anledning til å delta. Inntrykket er at både virksomhetslederne og avdelingslederne har god oversikt over sykefraværet hos sine medarbeidere. Tiltak vurderes og igangsettes tidlig. 8
NAV har tidligere bemerket ut fra sine registreringer at spesielt Lørenskog sykehjem har stor aktivitet mht tiltak som aktiv sykmelding, gradert sykemelding etc. Når ledere har behov for bistand tas det kontakt med aktuelle samarbeidspartnere som rådgiver attføring, kontaktperson NAV, HMS-leder og/eller evt. bedriftshelsetjenesten. Det er gjennomført arbeidsmiljøkartlegginger siden 2004 i pleie- og omsorgstjenesten. KS-verktøyet Kartlegging av medarbeidertilfredshet benyttes og kartleggingen følges opp med handlingsplaner og tiltak. (Balansert målstyring). Forrige kartlegging var i 2006 og neste planlegges gjennomført høsten 2008. HMS-håndbok for pleie- og omsorgstjenesten ble revidert i 2004/2005. Håndboken med tilhørende rutiner er gjort elektronisk tilgjengelig for alle. Det ble gjennomført en risikokartlegging i 2005 med fokusområder muskel- og skjelettskader og vold/trusler. Risikokartleggingen er fulgt opp med egne opplæringsplaner og tiltak. Det gjennomføres forebyggende vold/trusseltiltak rettet mot alle medarbeidere i enheten. Opplæringsprogrammet består av 4 trinnvise moduler: Varighet Type Opplæringsmåte Målgruppe Antall Modul 1 3 timer grunnmodul teori alle 200 Modul 2 6 timer teori/praksis utsatte 125 Modul 3 6 timer Videreføring Praktisk trening utsatte 55 av modul 2 Modul 4 3 dager Videregående Teori/praksis ressurspersoner 17 I forbindelse med gjennomføring av opplæringsprogrammet, har pleie- og omsorgstjenesten samarbeidet med Alna HMS og Verge Opplæring AS. Opplæringsprogrammet og gjennomføring av dette er evaluert, og tilbakemeldingene er meget gode. Videre oppfølging i forhold til vold og trusler: Videreføre opplæring av ressurspersoner Etablere nettverk for ressurspersonene. Vurdere effekter av opplæringsprogrammet i form av bedre håndtering av volds- og trusselsituasjoner. Registrere forekomst av vold og trusler. I 2006 ble det oppnevnt egne forflytningsveiledere som får avsatt tid til praktisk veiledning, etter avtale med virksomhetsleder. Forflytningsveilederne er ansvarlig for praktisk veiledning i forflytningsteknikk av kollegaer i egen virksomhet. Det er utviklet faglig nettverk mellom 9
forflytningsveilederne for å dele erfaringer. Ordningen med kvalifisering av forflytningsveiledere starter høsten 2006 og skal evalueres. Det skal i løpet av 2008 sees på behovet for å kvalifisere flere. Arbeidstilsynet har både i 2004 og i 2007 satt fokus på arbeidsmiljøet i hjemmetjenesten med sin kampanje Rett hjem. Tilsynet er fulgt opp med utvikling av planer og tiltak. Arbeidstilsynet ga følgende pålegg i 2007: Manglende rutiner for arbeidsplassvurdering og tilrettelegging Følge opp avvikshåndtering som forutsatt i internkontrollen Opplæring i HMS for verneombud Opplæring i HMS for ledere Disse påleggene er oppfylt. Risikokartlegginger: Arbeidet med å gjennomføre systematiske risikokartlegginger er igangsatt. K3 Sesongmessige svingninger og andre svingninger i sykefraværet Pleie- og omsorgstjenesten har ikke de samme tydelige sesongsvingningene som skole- og oppveksttjenesten verken på enhetsnivå eller for de ulike virksomhetene. Vi ser derimot andre endringer over tid i denne enheten. POT prosent sykefravær 12 10 8 6 4 2 0 1. kv 2006 2. kv 2006 3. kv 2006 4. kv 2006 1. kv 2007 2. kv 2007 3. kv 2007 4. kv 2007 1. kv 2008 2. kv 2008 3. kv 2008 Figur 6 Fraværet økte betydelig i 4.kvartal 2006 i forhold til 3. kvartal 2006, men hadde en jevn nedgang fra 11,3 % i 4. kvartal 2006 til 7,9 % i 3. kvartal 2008, altså en reduksjon på 3,4 % - poeng. 10
Fra 3. kvartal 2007 til 3. kvartal 2008 er reduksjonen på 1,4 % - poeng. Fraværet i 3. kvartal 2008 er det lavest registrerte fraværet i perioden 1. kvartal 2006-3. kvartal 2008. prosent sykefravær Figur 7 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 Virksomhetene i POT LS RHJ HJT BOT MU ADM 1. kv. 06 2. kv. 06 3. kv. 06 4. kv. 06 1. kv. 07 2. kv. 07 3. kv. 07 4. kv. 07 1. kv. 08 2. kv. 08 3. kv. 08 Figur 7 viser sykefraværet i de ulike virksomhetene i pleie- og omsorgtjenesten i perioden 1. kvartal 2006-3. kvartal 2008; Lørenskog sykehjem, Rolvsrudhjemmet, Hjemmetjenesten og bo- og omsorgstjenesten. Mottak- og utredningskontoret og pleie- og omsorgssjefens kontor (ADM) er også med. Lørenskog sykehjem som er den virksomheten i POT med flest ansatte, har vist en nedgang i sykefraværet fra 1. kvartal 2006 til 3. kvartal 2007, men har i de siste fire kvartaler en viss økning i sykefraværet. Rolvsrudhjemmet har fra 1. kvartal 2006 til 2. kvartal 2007 tredoblet sykefraværet (15,5 % var det høyeste), men har deretter i de siste fem kvartaler hatt en betydelig nedgang. Lørenskog sykehjem og Rolvsrudhjemmet er per 3. kvartal 2008 omtrent på samme nivå. Se figur 9 og krysningspunktet i figur 8. Hjemmetjenesten har fra å ha høyt sykefravær i 2006 (14,6 % var det høyeste), hatt en jevn og gradvis nedgang i sykefraværet fra 1. kvartal 2007 til 3. kvartal 2008. Fraværet er omtrent halvert fra 1. kvartal 2006. Bo- og omsorgstjenesten har variert noe i løpet av perioden og har fra 1. kvartal 2008 gått betydelig ned. For mottaks- og utredningskontoret og pleie- og omsorgssjefens kontor er det vanskelig å se noe mønster i utviklingen av sykefraværet. Sannsynligvis skyldes dette at det er få ansatte (ca 10) noe som innebærer at tilfeldigheter får mye å si, som for eksempel at èn ansatt blir langtidssyk. 11
At det er både stor forskjell mellom virksomhetene over tid, i tillegg til at noen av virksomhetene gjennomgår betydelige endringer i sykefraværet over 1-2 år (Rolvsrudhjemmet og hjemmetjenesten), og at endringene går i motsatt retning for ulike virksomheter, synes å peke i retning av at deler av sykefraværet har sin årsak i kvaliteter ved arbeidsplassen. Ofte kan slike endringer eller forskjeller kunne forklares delvis eller helt av tilfeldigheter i sykefravær som ikke har noe med arbeidsplassen å gjøre. Dette gjelder spesielt for mindre avdelinger. Det vi imidlertid ser for pleie- og omsorgstjenesten er at forskjellene og endringene gjelder for relativt store avdelinger, som da kan tyde på at tilfeldigheter spiller en noe mindre rolle og forhold ved arbeidsplassen blir desto viktigere når en skal forklare store endringer. For å tydeliggjøre forskjellene i de største virksomhetene er mottaks- og utredningskontoret og pleie- og omsorgssjefens kontor ikke tatt med i neste figur: LS, RHJ, HJT,BOT prosent sykefravør 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 1. kv. 06 2. kv. 06 3. kv. 06 4. kv. 06 1. kv. 07 2. kv. 07 3. kv. 07 4. kv. 07 1. kv. 08 2. kv. 08 3. kv. 08 LS RHJ HJT BOT Figur 8 Figuren viser utviklingen i sykefraværet i virksomhetene Lørenskog sykehjem (LS), Rolvsrudhjemmet (RHJ), hjemmetjenesten (HTJ) og bo- og omsorgstjenesten (BOT). LS RHJ HJT BOT MU ADM POT totalt 1. kv. 06 11,7 8 14,5 7,8 13,9 2 11 2. kv. 06 10,3 8,6 14,5 9,7 13,9 1,8 10,7 3. kv. 06 8,8 5,3 13,2 7,8 3,9 3,3 8,6 4. kv. 06 11,6 10,3 14,6 10,1 7,4 0,5 11,3 1. kv. 07 10,5 11,3 10,8 11,3 11,2 3,2 10,5 2. kv. 07 9,8 15,5 10,4 8,9 5,9 1,4 10,4 3. kv. 07 7,7 14,8 9,5 9,1 10,6 3,2 9,5 4. kv. 07 8,7 13,6 8,7 9,9 8,5 3,1 9,7 1. kv. 08 8,4 11,5 8,8 9,7 7 6,8 9,2 2. kv. 08 8,6 12,1 6,4 7,7 7 2 8,3 3. kv. 08 9,8 9,7 6,7 4,3 12,6 1,1 7,9 Figur 9 viser tallene som fremkommer i figur 7 og 8 12
K4 - Kartlegging av sykefravær i forhold til diagnose. Dette er en diagnoseoversikt som gir et bilde av de diagnosene der det kan være forebyggingsmuligheter. Spesielt når det gjelder sykdommer i muskel og skjelett Alvorlig sykdom som hjerte/kar, kreft og lignende er bare en liten prosent, og lite arbeidsgiver kan forebygge. Oversikten er utarbeidet av NAV. Hele kommunen, oppgitt i % av totalt legemeldt fravær gjennomsnitt siste år (2007) Muskel / skjelett ca 35 % Psykiske lidelser ca 17 % Luftveissykdommer ca 7 % Svangerskapsrelatert ca 7 % Pleie- og omsorgstjenesten, oppgitt i % av totalt legemeldt fravær gjennomsnitt siste år (2007) Muskel / skjelett ca 43 % Psykiske lidelser ca 16 % Luftveissykdommer ca 7 % Svangerskapsrelatert ca 7 % Muskel/skjelett diagnoser er høyere enn for hele kommunen (43 % mot 35 %). Dette kan være som følge av manuelt arbeid og løft i denne tjenesten. En annen forklaring kan være at når det oppstår sykdommer/skader i muskel/skjelett hos ansatte i pleie- og omsorgstjenesten, er arbeidet i tjenesten mindre forenlig med disse plagene enn andre jobber i kommunen. Fravær av denne årsak skjer trolig hyppigere. Tallene viser for øvrig at pleie- og omsorgstjenesten følger landsgjennomsnittet. Det er imidlertid viktig å påpeke at Inkluderende Arbeidsliv ikke handler om diagnoser og hvilke sykdommer man har. Det vesentlige er at arbeid og helse matcher. Det vil si å være frisk nok for arbeidslivet. Dette innebærer at det er viktig å få avklart tidlig hvis det er sykemeldte som ikke kan gå tilbake til eget arbeid. I gjeldende periode har det vært omplasseringer til annet egnet arbeid innad i pleieog omsorgstjenesten, noen har vært omplassert til annet arbeid i andre enheter og enkelte attføres eksternt til annet arbeid. Forut for omplasseringer internt har arbeidsutprøving med bruk av aktiv sykmelding vært brukt. For noen tas også kommunens egne attføringsmidler i bruk og i noen tilfeller i kombinasjon med tidsubestemt lønnstilskudd (forholdsvis nytt tiltak). Ved utfylling av egenmeldinger bes den ansatte fylle ut om sykefraværet er arbeidsrelatert eller ei. Hvis det er krysset av for arbeidsrelatert fravær, skal 13
nærmeste leder ta tak i dette. En observasjon av lederne er at det er få som krysser av for arbeidsrelatert fravær. Antall arbeidsrelaterte fravær totalt for hver avdeling, totalt for virksomheten og for enheten registreres imidlertid ikke pr i dag. K5 - Sammenheng mellom lederfornøydhet og sykefravær virksomhetsvis og avdelingsvis Etter pleie- og omsorgstjenestens deltagelse i fornyelsesprosjekter i offentlig sektor fra 2000 til 2003, ble det for helse- og sosialutvalget i juni 2003 lagt frem sak om balansert målstyring som metode for ledelse, styring og utvikling. Helse- og sosialutvalget tok saken til orientering. I forbindelse med arbeidet med balansert målstyring ble det opprettet en prosjektorganisasjon og utarbeidet en prosjektplan. I tillegg ble det utarbeidet en verdiplattform med kjøreregler. Metodens viktigste verktøy er et målekart som fremstiller de viktigste faktorene som verktøyet baserer seg på. Målekartet består av de 5 valgte fokusområdene, hva som er kritisk viktig for pleie- og omsorgstjenesten å oppnå, hvilke mål måleindikatorer som skal gjelde, hvilke målemetoder som skal benyttes og ambisjonsnivået i forhold til det som måles. Balansert målstyring har bidratt til større fokus på styring og utvikling av pleie- og omsorgstjenesten. Dette gjennom målrettet fokus på økonomi, brukere, medarbeidere, interne prosesser og rutiner og læring og fornyelse. Lederne og de ansatte har fått enhetlig og helhetlig oppmerksomhet på forhold som har betydning for tjenestetilbudet og utvikling av tjenesten. Arbeidet med balansert målstyring har bidratt til fokus på lederne og deres lederatferd, og medført en klargjøring av forventninger til lederne og de utfordringer som pleie- og omsorgstjenesten har nå og fremover. Balansert målstyring har dokumentert viktigheten av gode ledere. For å måle tilfredshet blant medarbeiderne, benyttes det 10 ulike måleindikatorer. En del av måleindikatorene er rettet mot ledere på alle nivå. Dette har sammenheng med fokuset på gode ledere som avgjørende for å oppnå tilfredsstillende medarbeidertilfredshet. Balansert målstyring har gitt lederne og de ansatte i pleie- og omsorgstjenesten fornyet kunnskap om tjenesten; dvs. både innhold og kvalitet. Det er kommunisert ved å uttrykke at tjenesten har gått fra å tro om tjenestens innhold og kvalitet til å vite. Lederne og de ansatte opplever metoden som nyttig, samt at den bidrar til å skape klart fokus og entusiasme i tjenesten. Vi har gått inn i siste medarbeiderundersøkelsen som ble foretatt høsten 2006 og sett på resultatene fra denne i sammenheng med sykefraværet. Vi har tatt gjennomsnittet av sykefraværsprosenten for 3. kvartal, 4. kvartal 2006 og 1. kvartal 14
2007 da det er i disse periodene vi kan forvente at det er en sammenheng på nivået i sykefraværet og svarene som gis om ledertilfredshet. Figur 10 viser sammenhengen mellom hvor stort sykefraværet ved ulike avdelinger er og hvor tilfredse de ansatte er med leder. Det enkelte punkt viser sykefraværet ved en avdeling (den loddrette skalaen) og tilfredsheten med lederen (horisontale skalaen). Vi har sett bort fra alle avdelinger med 5 ansatte eller mindre da disse i større grad enn de store avdelingene er styrt av tilfeldige svingninger. Linjen i figuren er en trendlinje som viser tendensen i punktene. Denne forteller oss at det er en sammenheng mellom sykefravær og tilfredshet med leder jo mer tilfreds jo lavere sykefravær. Styrken på sammenhengen karakteriseres som moderat. 2 I vår analyse betyr dette at statistisk sett kan ca 17 % av svingningene i sykefraværet forklares med svingningene (forskjellene) i fornøydheten med leder. Det resterende forklares ved tilfeldigheter eller andre forhold som påvirker sykefraværet. At bildet ikke er entydig vises for eksempel ved at det er enkeltavdelinger med høyt sykefravær og høy tilfredshet og motsatt lavt sykefravær og relativt lav tilfredshet med leder. Sykefravær Sykefravær 30,0 30,0 25,0 25,0 20,0 20,0 15,0 15,0 10,0 10,0 5,0 5,0 0,0 0,0 3 3,5 4 4,5 5 5,5 6 3 3,5 4 4,5 5 Ledertilfredshet 5,5 6 Ledertilfredshet Figur 10 Kilde: Kommunens sykefraværsdata og BMS. Figur10. Kilde: Kommunens sykefraværsdata og BMS. Dersom vi antar at trendlinjen faktisk gir et bilde av sammenhengen mellom sykefraværet og ledertilfredsheten, kan vi videre anslå noe om hvor mye økt ledertilfredshet ville kunne gi oss i form av redusert sykefravær. 2 Dette er målt med persons korrelasjonskoeffisient (r). For vår studie er r = 41 og r 2 = 0,17. 15
Linjen viser at dersom vi hadde en tilfredshet på 4 og sykefravær på ca 14 %, ville en økning av ledertilfredsheten til 5,5 statistisk sett bidratt til en reduksjon i sykefraværet til ca 7 %. Men her må to ting tilføyes. For det første er dette tall som vil gjelde i det lange løp, det vil si at det neppe gjelder for en konkret avdeling som gjennomgår en lignende endring i ledertilfredsheten, men vil være gjennomsnittet for mange avdelinger som gjennomgår en slik endring. Videre må det og tilføyes at det er betydelig usikkerhet knyttet til hvordan denne kurven ligger. Ikke minst fordi vi kun har data for 20 avdelinger. Dette kan bidra til at tilfeldigheter kan gjøre at vi får det mønsteret vi har fått. Det imidlertid beregningen viser er at vi kan være 90 % sikker på at det ikke er tilfeldigheter som gjør at vi får en sammenheng mellom sykefravær og ledertilfredshet. Dersom vi bare plukker ut avdelingen ved Lørenskog sykehjem gir dette imidlertid et svært sammenfallende bilde med det vi ser her. Ved planlagt medarbeiderundersøkelse i 2008 får man igjen spurt de ansatte om deres ledertilfredshet, og det vil gi mer data (dobbelt av hva vi har benyttet) å legge inn i en slik analyse. Dette vil dermed kunne bidra til å danne et enda sikrere bilde av den omtalte sammenheng. En forutsetning som er lagt til grunn for diskusjonen ovenfor er at det er et årsaksforhold fra at de ansatte er tilfredse med sin leder til reduksjon i sykefraværet. Vi har basert oss på denne sammenhengen da den synes mest realistisk og i tråd med forutsetningene for annet HMS-arbeid i kommunen, men det kan også være at årsaksforholdet går den andre veien. Det vil i så fall innebære at når sykefraværet går ned eller er lavt vil dette bidra til at de ansatte er mer tilfredse med leder. Her er det funnet en statistisk sammenheng/samvariasjon mellom de to variablene sykefravær og ledertilfredshet noe som danner grunnlag for og gir innspill til videre diskusjon i pleie- og omsorgstjenesten om både årsaksretninger og hvilke faktorer som spiller inn. 16
Økonomiske kostnader ved sykefravær Vi foretar her noen beregninger for å vise størrelsesordenen på de gevinster pleie- og omsorgstjenesten vil kunne ha ved et lavere sykefravær, eller motsatt: kostnadene ved at sykefraværet går opp. I figur 11 vises kostnaden (gevinsten) av at sykefraværet øker eller reduseres med 2 % i en enhet som har ca 390 årsverk (dette tilsvarer antall årsverk i POT). Vi antar at sykefraværet i de 16 første kalenderdagene har en kostnad på kr 2000 per dag. Etter 16 dager er kostnadene for en fraværsdag kr 500 (vi trekker da blant annet fra refusjonen fra NAV). Dette er anslåtte gjennomsnittstall som baserer seg på undersøkelser Sintef har gjort for NHO, og som her er justert for bruk i kommuner. 3 Det må understrekes at disse kostnadstallene er usikre, de kan være mindre, men også vesentlig større. På noe sikt kan det vurderes om kommunen skal utarbeide egne tall for sektorvise kostnader pr sykefraværsdag. Slike tall vil bidra til å gjøre denne type beregninger mer nøyaktige. Men i denne omgang bruker vi våre justerte tall fra NHO for å antyde størrelsesordenen på kostnaden ved endret sykefravær. Videre antar vi i våre beregninger at det meste av sykefraværet (70 %) er langtidssykefravær. 3 En viktig antagelse som ligger til grunn for denne bruken og tilpassingen av NHO-tallene er som følger: grunnene til at politikere og/eller administrasjon ansetter personer i kommunen er at de ansattes forventede verdiskaping (i vid betydning) for samfunnet/innbyggerne, er på størrelse med eller større enn det disse ansatte vil koste kommunen (som et gjennomsnitt). 17
Beregningene viser at en 2 % endring gir en årlig kostnadsøkning på ca 1,9 mill kr, altså en kostnadsøkning på ca 9,6 mill kr på 5 år. Den årlige kostnadsøkningen pr prosent økt sykefravær blir da på 963 000 kr og ca 4,8 mill kr på 5 år. Kostnader ved sykefravær Differansen i kostnader mellom høyt og lavt sykefravær Gevinster ved å iverksette tiltak som reduserer sykefraværet Antall arbeidsdager i året 260 Pris pr dag langtidssykefravær 500 kr pr dag Pris pr dag korttidsfravær 2000 kr pr dag Antall årsverk 390 Prosent av sykefraværet som er langtidssykefravær 70 prosent Sykefraværsprosent i situasjon A Sykefraværsprosent i situasjon B Kostnader sykefravær ved situasjon A Kostnader sykefravær ved situasjon B Gevinst ved situasjon A istedenfor B per år Gevinst ved situasjon A istedenfor B etter 5 år Figur 11 8 prosent 10 prosent 7 706 400 kr 9 633 000 kr 1 926 600 kr pr år 9 633 000 kr på 5 år 18
I tillegg har vi gjort beregninger som tilsvarer endringen i sykefraværet i pleie- og omsorgstjeneste fra 1. kvartal 2006 som var på 10.85 % til 3. kvartal i 2008 som var på 7,9 %. Antatt årsverk er også her 390. Den årlige gevinsten av denne nedgangen er på ca 2,8 millioner kroner, eller på 14,2 millioner kroner over 5 år. Dette vises i følgende beregning: Antall arbeidsdager i året 260 Pris pr dag langtidssykefravær 500 kr pr dag Pris pr dag korttidsfravær 2000 kr pr dag Antall årsverk 390 Prosent av sykefraværet som er langtidssykefravær 70 prosent Sykefraværsprosent i situasjon A Sykefraværsprosent i situasjon B Kostnader sykefravær ved situasjon A Kostnader sykefravær ved situasjon B Gevinst ved situasjon A istedenfor B Gevinst ved situasjon A istedenfor B Figur 12 7,9 prosent 10,85 prosent 7 610 070 kr 10 451 805 kr 2 841 735 kr pr år 14 208 675 kr på 5 år Som beregningene viser, er det for pleie- og omsorgstjenesten en økonomisk gevinst å hente ved sykefraværsreduksjon. I 2007 var det gjennomsnittlige sykefraværet i pleie- og omsorgstjenesten på 10 prosent. Dette gir ut fra våre beregninger kostnader på kr 9 633 000 (se figur 11). Hvis sykefraværet reduseres til 9 prosent i 2008, vil kostnadene være kr 8 669 700. Altså en gevinst på kr 963 300 pr år og kr 4 816 500 i 5 år. Alle kostnader som arbeidsmiljøet får ved høyt sykefravær kan imidlertid ikke måles i kroner og øre. Dette gjelder også de menneskelige og personlige kostnadene for den enkelte ansatte ved langvarig sykdom. Dette betyr at de kostnadene vi har presentert ovenfor må betraktes som et lavt anslag på kostnadene totalt ved sykefravær. 19
Oppsummering Sykefraværet i pleie- og omsorgstjenesten viser en nedgang i perioden 1. kvartal 2006 til 3. kvartal 2008. Sykefraværsutviklingen varierer i de forskjellige virksomhetene og avdelingene. Dette fremgår i figurene og vedleggene. Man kan anta at noe av forklaringen på redusert fravær er resultat av mange års systematisk jobbing med ulike tiltak for å følge opp sykemeldte og forebygge sykefravær. At leders rolle er viktig i dette arbeidet, synliggjøres blant annet ved å se på sammenhengen mellom sykefravær og lederfornøydhet. Man kan også anta at organisatoriske endringer og forhold spiller en viktig rolle. I pleie- og omsorgstjenesten har man over lang tid jobbet systematisk og aktivt med ulike tiltak som nevnt i rapporten. Blant annet BMS, fokus på vold/trusler, opplæring av forflytningsveiledere og løpende prosjekt for kvalitetsutvikling i tjenesten med kvalitetsagenter. På bakgrunn av tilbakemeldinger fra ledere og tillitsvalgte har ulike tiltak rettet mot gravide vært vurdert og drøftet underveis i prosjektperioden. Ledere opplever at stadig flere gravide blir 100 % sykmeldt. Dette på tross av gode muligheter for tilrettelegging for denne gruppen. Ved eventuelt å igangsette et samarbeid med jordmor i helsetjenesten, kan gravide arbeidstakere få tilbud om en samtale med jordmor for at de skal kunne stå lengst mulig i jobb gjennom ivaretakelse og tilrettelegging. Ny sykmeldingsblankett ble innført fra 1.9.08 med ny ordning om avventende sykmelding og mulighet for arbeidsgiver og arbeidstaker å kommunisere skriftlig med legen fra første dag i sykmeldingen. Dette er et nytt og forhåpentligvis godt virkemiddel for mulighet for tidlig tilbakeføring til jobb for alle sykmeldte også sykmeldte gravide. 20
Kildehenvisning Egne eksisterende rapporter (Unique Ansatt). Resultater fra medarbeiderundersøkelser i pleie- og omsorgstjenesten (Corporater). K-G Hem (2000): Økonomiske konsekvenser av sykefravær. SINTEF-rapport. STF78 A00508. Informasjon/kunnskap basert på kvartalsvise oppfølgingsmøter ved virksomhetene i perioden 2. kvartal 2006 til 1. kvartal 2008. Årsrapport 2007 med årsberetning og årsregnskap - Lørenskog kommune. Pål Joranger(sosialøkonom), førstelektor ved Høgskolen i Akershus. Vedlegg 1. Prosjektdirektiv 2. Tabeller og figurer a. Pleie- og omsorgstjenesten b. Virksomhetene c. Avdelingene 21