Dato: 20. januar 2010 5 /10 Mandat for Nærværsprosjektet i Bergen hjemmetjenester KF BICH BHJT-0299-200802615-159 Hva saken gjelder: Prosjekteier Styret i Bergen hjemmetjenester KF Styringsgruppen AMU-bestående av: - Kari Batt Iversen, direktør - Birthe Brown - Haldis Grindheim - Sølvi Vatnøy - Marit Bergesen - Elisabeth Fjeldberg Prosjektleder Leder av arbeidsgruppen Arbeidsgruppe og roller - Kari Batt Iversen - Trine Samuelsberg 1.1.10-1.4.10 - Liv Marit Melheim 1.4.10-30.06.11 - Trine Samuelsberg, prosjektleder Nærværsprosjektet - Kari Batt Iversen, direktør og prosjektleder - Birthe Brown, personalkonsulent - Haldis Grindheim, soneleder - Tor Aslak Flaten, soneleder - Hillgunn Nøkling, soneleder - Åse Stiansen, soneleder - Mildrid Mork, soneleder - Sølvi Vatnøy, hovedverneombud - Marit Bergesen, hovedtillitsvalgt Fagforbundet - Christel Sæterstøl, tillitsvalgt Delta - Liv Marit Melheim, trainee - Helga Husevåg, NAV - Abbas Sharafian, NAV - Trine Iversen, NAV 1
Innholdsfortegnelse 1. Prosjektets bakgrunn og formål... 3 1.1. Bakgrunn for prosjektet... 3 1.2. Målformuleringer for prosjektet... 3 Effekter/virkninger:...3 1.3. Avgrensinger og forutsetninger... 3 Styrende dokumenter... 4 Relaterte prosjekter/aktiviteter... 4 2. Prosjektbeskrivelse... 4 2.1. Hovedfaser i prosjektet... 4 Hovedmilepæler... 5 2.2. Leveranser... 5 3. Prosjektorganisasjon... 5 3.1 Styringsmodell og overordnet organisering... 5 3.1. Roller og ansvar... 7 4. Rapportering... 8 Informasjon og kommunikasjonsplan... 8 4. Kritiske suksessfaktorer...8 5. Økonomi... 9 2
1. PROSJEKTETS BAKGRUNN OG FORMÅL. Bakgrunn for prosjektet Bergen hjemmetjenester KF har over lengre tid hatt høyt sykefravær. 01.05.07 ble det iverksatt forsøk med 6-timers dag for alle hjemmehjelperne, med den målsetting å redusere sykefraværet. Forsøket ble avsluttet den 31.6.09 da det ikke kunne påvises en varig kvantitativ effekt, jmf b-sak 97-09. Dette ble imidlertid vedtatt at forsøket skulle videreføres for hjemmehjelpere over 60 år, med det fokus å få hjemmehjelperne til å stå lenger i arbeid. Videre ble det vedtatt at man i Bergen hjemmetjenester KF må styrke innsatsen for å redusere sykefraværet og øke nærværet. Konkrete mål for sykefraværsreduksjon skal settes av styret i Bergen hjemmetjenester KF, i samarbeid med Nærværsprosjektet i Bergen kommune. Målformuleringer for prosjektet Prosjektet har i 2010 som mål å øke arbeidsnærværet i Bergen hjemmetjenester KF til 85% i alle soner og i alle aldersgrupper. Effekter/virkninger: Økt nærvær i Bergen hjemmetjenester KF vil gi gevinster innenfor: Fornøyde brukere Brukerne får bedre tjenester, større kontinuitet Brukerne får færre personer å forholde seg til Fornøyde medarbeidere Stabil arbeidskraft = mindre belastning for de andre medarbeiderne og lederne Stabil kompetansetilgang (manglende vikar med riktig kompetanse ikke et problem) Bedre arbeidsprosesser (Effektiv drift/bedre tjenester) Bruker ikke tid på stadig opplæring Stabil arbeidskraft/ flere på jobb gir stabilitet og ro i tjenestene Bedre økonomi Reduserte vikarutgifter Lavere utgifter til sykelønn Lavere indirekte kostnader for å administrere fravær Avgrensinger Nærværsprosjektet skal bidra til økt nærvær i Bergen hjemmetjenester KF gjennom konkrete tiltak. Prosjektet skal ha et sterkt fokus på oppfølging av sykemeldte og implementere gode rutiner for dette. I tillegg skal prosjektet sette i verk tiltak i forhold arbeidsmiljøet og alle ansatte generelt. 3
Prosjektet ble startet fordi det var behov for å få fortgang i arbeidet med å fremme nærvær i Bergen hjemmetjenester. I prosjektperioden vil det derfor være et ekstra fokus på dette, men etter endt prosjektperiode er det nødvendig at gode rutiner og tiltak følges opp og blir del av den permanente driften i Bergen hjemmetjenester KF. Prosjektet vil ha et samarbeid med Nærværsprosjektet i Bergen kommune. Trine Samuelsberg vil inngå i arbeidsgruppen i nærværsprosjektet i Bergen hjemmetjenester KF, fra 1.1.10 som leder for arbeidsgruppen og fra 1.4.10 fram til 30.6.11 som arbeidsgruppemedlem. På denne måten kan erfaringer og kompetanse oppnådd i Nærværsprosjektet i Bergen kommune komme dette nærværsprosjektet til nytte gjennom råd og bistand. Styrende dokumenter I B-sak 97-09 ble det vedtatt at Bergen hjemmetjenester KF må arbeidet med styrket innsats for å redusere sykefraværet og øke nærværet generelt i KF`et. Relaterte aktiviteter Det er flere aktiviteter i Bergen hjemmetjenester KF, som enten er i gangsatt eller som vil igangsettes. Disse aktivitetene er del av den ordinære driften i KFet, det kan likevel tenkes at disse aktivitetene gir effekter i forhold til nærvær. Omdømme Medarbeiderkartlegginger Medarbeidersamtaler Kompetanseheving av Hjemmehjelperne PROSJEKTBESKRIVELSE Hovedfaser i prosjektet I første del av prosjektet vil fokus være å finne en gode tiltak for å få opp nærværet. Det kan være både eksisterende tiltak og nye og de kan være i varierende størrelse. I denne delen av prosjektet vil det også opprettes et samarbeid med NAV. I annen del av prosjektet vil fokus være på implementering og gjennomføring av planlagte tiltak og aktiviteter. Ved endt annen del, vil dette bli evaluert og videre arbeid vil bli vurdert i forhold til permanent drift. Prosessene med å finne gode tiltak, sette i verk og evaluere vil gå parallelt for de ulike tiltakene. I tredje del. Overgang av prosjektet til en driftsfase der rutiner og tiltak som har vist seg hensiktsmessige blir del av den permanente driften i Bergen hjemmetjenester KF. 4
Hovedmilepæler I første omgang vil prosjektet inneholde følgende aktiviteter: Milepæler Beskrivelse Innen MP 1 Arbeidsmiljøutvikling i sonene 15.12.09 MP 2 Oppfølging av resultatene fra arbeidsmiljøutvikling i sonene Oppstart innen 15.01.10 MP 3 Innlede samarbeid med NAV 31.12.09 MP 4 Gjennomført prosjekt med NAV 30.06.10 MP 5 Evaluering av prosjekt med NAV MP 6 Når prosjektet er avsluttet 30.6.11 2.2. Leveranser 1. Planlegge tiltak for å få opp arbeidsnærværet 2. Implementere tiltak 3. Evaluere tiltak 4. Sikre permanent drift av tiltak som gjennom evaluering av vist seg hensiktsmessige PROSJEKTORGANISASJON 3.1 Styringsmodell og overordnet organisering Prosjektet er organisert på følgende måte: 5
Prosjekteier Styret Styringsgruppe AMU, bestående av: - Kari Batt Iversen - Birthe Brown - Haldis Grindheim - Sølvi Vatnøy - Marit Bergesen - Elisabeth Fjeldberg Prosjektleder Kari Batt Iversen Arbeidsgruppe -Trine Samuelsberg, leder - Liv Marit Melheim - Kari Batt Iversen - Haldis Grindheim - Hillgunn Nøkling - Mildrid Mork - Tor-Aslak Flaten - Åse Stiansen - Birthe Brown - Marit Bergesen - Christel Sæterstøl - Sølvi Vatnøy - Helga Husevåg, NAV - Abbas Sharafian, NAV - Trine Iversen, NAV 6
Roller og ansvar Styringsgruppen ansvaret for å: Godkjenne prosjektmandatet og derved prosjektets hensikt, mål og rammer Budsjettere, organisere og bemanne prosjektet Ta eierskap til prosjektets målsetning, omfang og fremgangsmåte Forankre prosjektet i Bergen hjemmetjenesters toppledelse Forankre prosjektets arbeid blant interessentene Sikre god deltakelse fra linjen Kommunisere strategisk retning/utfordringer Godkjenne prosjektets fremdrift og leveranse, samt ta nødvendige beslutninger Forankre og sikre/legge til rette for at gevinster realiseres Godkjenne endringer i prosjektets økonomiske omfang Prosjektleder har ansvaret for å: Følge opp og rapportere prosjektfremdrift Sammen med leder for arbeidsgruppen planlegge prosjektet. Sikre realistiske forventninger til prosjektet Håndtere problemer Styre informasjon, henvendelser og rapporteringer mellom prosjekteier/ styringsgruppen og arbeidsgruppen Sammen med styringsgruppen sikre at beslutninger fattes Være den ansvarlige for prosjektets totale framdrift, ressursforbruk og sikre at beslutninger tas innen fastsatte tidsfrister og etter fastsatte prosedyrer. Leder av arbeidsgruppen har ansvar for: Lede arbeidsgruppen Sammen med prosjektleder planlegge prosjektet Følge opp og rapportere prosjektfremdrift Håndtere problemer Sammen med arbeidsgruppen sikre at resultater analyseres og beskrives 7
Sikre god kommunikasjon og koordinering med nærværsprosjektet i Bergen kommune Arbeidsgruppens medlemmer har ansvar for å Være medansvarlige for prosjektets framdrift og resultat Ta ansvar og arbeide for et godt samarbeidsklima i prosjektgruppen Lede og/eller følge opp aktiviteter Se for øvrig arbeidsgruppens mandat. 4. RAPPORTERING Leder for arbeidsgruppen har løpende kontakt med prosjektleder. Leder for arbeidsgruppen rapporterer fremdrift til styringsgruppen i forbindelse med møter. Leder for arbeidsgruppen er ansvarlig for at referat fra alle prosjekt og arbeidsgruppemøter blir laget. Dette skal distribueres til prosjektmedlemmer på møter. Leder for arbeidsgruppen har ansvar for at statusrapport til styret i forbindelse med styremøter blir laget. Informasjon og kommunikasjonsplan Informasjon utad til sonene og hjemmehjelperne gjennom nyhetsbrev på ca en side, hvert halvår. KRITISKE SUKSESSFAKTORER Det er identifisert noen kritiske suksessfaktorer for prosjektet: At prosjektet er godt forankret i styret i Bergen hjemmetjenester KF. At prosjektet er godt forankret både hos sonelederne og den øvrige administrasjon og ledelse. At medlemmene i prosjektet får frigjort tid til å møte i prosjektets møter, samt følge opp det som blir bestemt. At det gode ideene kommer frem og blir lyttet til. Herunder at prosjektet blir gitt myndighet/tillatelse til å snu alle steiner for å finne gode tiltak/løsninger, og at det er mot nok til å gjennomføre de ideene som kommer og som blir vurdert som gode. At man tar eierskap til prosjektet og tiltakene i sonene 8
ØKONOMI Økonomisk ramme for prosjektet er 500 000,- i 2010 og 250 000,- i 2011. Forslag til vedtak: Styret for Bergen hjemmetjenester KF godkjenner mandat for Nærværsprosjektet. 9