«Den ideelle anskaffelsesprosessen Kommune markedet» Inspirasjon fra LFH til KS og kommuner
Den ideelle anskaffelsesprosessen Forberedelsesfasen Oppfølgingsfasen Leverandør Pasienten i fokus Kunde Referansegruppe Gjennomføringsfasen
Overordnede mål Etablere anskaffelsesprosesser som ivaretar kommunenes fremtidige økende behov for varer og tjenester Sette pasienten/brukeren i fokus, med fokus på kvalitet, kompetanse og totalkostnad Økt samspill mellom innkjøp og fagpersoner innen helse Bedret samspill KSI/Difi og kommuneadministrasjon, innkjøpere og leverandører Ivareta sunn konkurranse Etikk Habilitet Objektivitet Likebehandling Tildelingskriterier
Den ideelle anskaffelsesprosessen ikke alltid en selvfølgelighet Utfordringer vedr. anskaffelser av medisinske produkter: Anskaffelsesprosessen er ikke nok forankret mellom innkjøp, helseadministrasjon og de ulike brukergrupper Dagens situasjon preget av mange klager, presset økonomi, større arbeidsbelastning og behov for større kompetanse (Samhandlingsreformen) Dagens anbudssituasjon begrenser mulige tilbydere til 3-4 aktører. Færre muligheter for kommunene til å velge innovative produkter og løsninger.
Anbefalinger Økt dialog med leverandører i før-fasen Bedre samspill mellom helseadministrasjonen og innkjøp Økt fokus på helseøkonomi og bedre løsninger for bruker og pasient Innføring av 6 måneders prøvetid
Den ideelle anskaffelsesprosessen Forberedelsesfasen Gjennomføringsfasen Oppfølgingsfasen Behovsanalyse Utlysning, tidsfrister & anbudsgivning Oppstartsmøte Markedsanalyse Leverandørdialog Avklaringer og tilføyelser Kommunikasjon om avtalen Utarbeidelse av kravspesifikasjon Tildelingsbeslutning Dialogmøter i avtaleperioden Kravspesifikasjon på høring Avslutning anskaffelsen Etterprøvbarhet
Forberedelsesfasen Hvilke behov har organisasjonen? Behovsanalyse Hvem/hvilke har behov for det som skal anskaffes? Finnes det ulike behov innenfor samme anskaffelsesområde? Evaluering av nåværende avtale = konklusjon fra Oppfølgingsfasen. Skjer også gjennom innsamling av forbrukerdata/statistikk fra myndigheter og/eller leverandør Den ideelle anbudsprosessen
Forberedelsesfasen Hvordan ser din egen organisasjon ut? Intern ressursanalyse Behovsanalyse Ulike anskaffelser krever ulik støtte fra ulike funksjoner innenfor organisasjonen. Definere hvilke personer som er best egnet med tanke på anskaffelsesområde. Det er viktig at innkjøpsfaglig og helsefaglig kompetanse er involvert. De skal også ha mandat til å delta i arbeidet. Små kommuner som ikke har ressurser til egen behovsanalyse bør søke samarbeide med større nabokommuner Når anbudskomite/referansegruppe er identifisert, er det viktig å tydeliggjøre alles ansvarsområde Leverandørene gjør tilsvarende bedømming av ressursbehov og ansvarsfordeling Den ideelle anbudsprosessen
Forberedelsesfasen Markedsanalyse Markedsanalyse Leverandørdialog Høring Det er viktig at utlyser innhenter nødvendig informasjon innenfor aktuelt område, for å få frem et forespørselsunderlag som gir en forutsetning for en god anskaffelse Leverandørdialog og høring gir utlyser bedre forståelse for markedet og mulighetene Et bra informasjonsutbytte gjennom leverandørdialog og høring gir også et godt bilde på funksjonsbehovet for begge parter Den ideelle anbudsprosessen
Forberedelsesfasen Markedsanalyse Markedsanalyse Leverandørdialog Leverandørkonferanser er en muntlig informasjonsinnsamling som kan utføres på ulike måter og i ulike kombinasjoner, etter behov. Leverandørkonferanse - Allmenn informasjon om anskaffelsesobjektet, for eksempel struktur, evaluering, test, tidsplanlegging generell informasjonsinnhenting for potensielle anbudsgivere og produsenter 1-til-1 møte Potensielle anbudsgivere og produsenter viser, presenterer og informerer om produkter og løsninger for referansegruppen/ekspertgruppen Utstilling Potensielle anbudsgivere og produsenter presenterer sitt sortiment for referansegruppen/ekspertgruppen
Forberedelsesfasen Markedsanalyse Utarbeidelse av kravspesifikasjon og valg av kriterier Leverandørkonferanser er en muntlig informasjonsinnsamling som kan utføres på ulike måter og i ulike kombinasjoner, etter behov. Forslag kriterier: - Kvalitet og oppfølging 40% (logistikk og faglig oppdatering/opplæring), miljø 20%, innovasjon 20%, pris 20% Viktig å definere hvilke underpunkter som gjelder og hvordan disse måles Finansiell soliditet, minimum tilfredsstillende økonomisk status, D&B Signere ILO-Konvensjonen (International Labour Organization). ILOs kjernekonvensjoner dreier seg om grunnleggende menneskerettigheter: Forbud mot barnearbeid, organisasjonsfrihet, forbud mot diskriminering og forbud mot tvangsarbeid Spesielle krav (f.eks. innen logistikk/emballasje) må informeres leverandørene minimum 6 måneder før utlysning, av hensyn til mulighet for endring/utvikle nye løsninger
Forberedelsesfasen Markedsanalyse Høring Markedsanalyse Kravspesifikasjon på høring Utlyser har mulighet til å publisere et foreløpig spesifikasjonsgrunnlag eller deler av det, og dermed gi mulighet for potensielle anbudsgivere til å komme med synspunkter Formålet med høringen er å få innspill til produktoppsett, kriterier for valg og vekting av disse, og luke ut eventuelle spørsmål og feiltolkninger, før spesifikasjonsgrunnlaget utlyses. Den ideelle anbudsprosessen
Forberedelsesfasen Konklusjon Den ideelle anbudsprosessen Et godt utført forberedelsesarbeid resulterer i at gjennomføringsfasen blir mindre ressurskrevende Forberedelsesfasen er avgjørende for et godt anskaffelsesresultatet Oppstart 1 år før utlysning
Den ideelle anskaffelsesprosessen Forberedelsesfasen Gjennomføringsfasen Oppfølgingsfasen Behovsanalyse Utlysning, tidsfrister & anbudsgivning Oppstartsmøte Markedsanalyse Leverandørdialog Avklaringer og tilføyelser Kommunikasjon om avtalen Utarbeidelse av kravspesifika sjon Kravspesifikasjon på høring Tildelingsbeslutning Avslutning anskaffelsen Dialogmøter i avtaleperioden Dialogmøte forberedelse nytt anbud Etterprøvbarhet
Gjennomføringsfasen Utlysning, tidsfrister & anbudsgiving Innledes når anskaffelsen utlyses og avsluttes ved signering av avtale Oppdragsgiver bør vurdere tidspunktet for utlysning. Om utlysningen er sendt ut i løpet av ferietiden, bør den utvides og gi potensielle budgivere rimelig tid til å jobbe med anbudet Etter utlysningen må noen av de ansvarlige være tilgjengelig for oppdragsgiver, for å svare raskt på spørsmål Tidsfrister må gjensidig respekteres Den ideelle anbudsprosessen
Gjennomføringsfasen Avklaringer og tilføyelser Anbudsutlyser bør ved usikkerhet vedrørende et anbud be anbudsgiveren om avklaring, og be om tilføyelser hvor det er nødvendig Ved åpenbare feil bør anbudsutlyser i visse tilfeller tillate at anbudsgivere korrigerer dette Anbudsutlyser må i sterkere grad benytte mulighet til å avvise useriøse tilbud (priser og feil kvalitet) Den ideelle anbudsprosessen
Gjennomføringsfasen - Valg av leverandør(er) Tildelingsbeslutningen Benytter referansegruppen for evaluering av tildelingskriterier, særlig innenfor kvalitet Ved test av produktkvalitet må produktene utprøves i produktets rette element Valg av 3 eller flere leverandører for å sikre innovasjon og produktbredde Den ideelle anbudsprosessen
Gjennomføringsfasen - Tildelingsbeslutningen Avslutning av anskaffelsen I anskaffelsesbeslutningen, inkludert eventuelle vedlegg, skal resultatet av utlysningen fremgå tydelig, sammen med begrunnelsen for tildelingen (protokoll) Viktig at anbudsutlyser er tilgjengelig for spørsmål om tildelingsbeslutningen. Kommunikasjon skal først og fremst skje skriftlig Ved feilaktige vurderinger/beslutninger er det mulig for anbudsutlyser å gjøre endringer. Kommunikasjonen er derfor viktig i denne fasen Unngå å sende ut tildelingsavgjørelsen i ferieperioder Den ideelle anbudsprosessen
Gjennomføringsfasen Etterprøvbarhet Vi foreslår innføring av 6 måneder prøvetid Etter 6 måneder evalueres avtalen Servicegrad Avtalelojalitet, levert hva man har forpliktet seg til Undervisning/trening/kurs, gjennomføringsgrad i.h.t. tilbud Den ideelle anbudsprosessen
Den ideelle anskaffelsesprosessen Forberedelsesfasen Gjennomføringsfasen Oppfølgingsfasen Behovsanalyse Utlysning, tidsfrister & anbudsgivning Oppstartsmøte Markedsanalyse Leverandørdialog Avklaringer og tilføyelser Kommunikasjon om avtalen Utarbeidelse av kravspesifika sjon Kravspesifikasjon på høring Tildelingsbeslutning Avslutning anskaffelsen Dialogmøter i avtaleperioden Dialogmøte forberedelse nytt anbud Etterprøvbarhet
Oppfølgingsfasen Innledes når anskaffelsen er avsluttet og avtalen er tegnet. Den ideelle anbudsprosessen Målene i forberedelsesfasen skal avspeiles i anskaffelseskravene og skal følges opp. Anskaffelsens verdi og måloppfyllelse sikres gjennom en aktiv avtalesikring Når avtalen er undertegnet starter et internt administrativt arbeid hos både leverandør/produsent og hos anskaffende myndighet for å sikre avtalens innhold Avtalen bør innbefatte oppstartstidspunkt for leveranse av produkter fra ny leverandør slik at det avtalte volum blir etterspurt og kan leveres
Oppfølgingsfasen - Dialogmøter Oppstartsmøte Avtalt møte mellom utlyser, leverandør, brukere/kunder. (ved behov). Første møte bør skje før avtalestart. Gjennomgang av avtalens innhold Felles kommunikasjonsplan for implementeringen av avtalen - Hva er anskaffende myndighet ansvarlig for? - Hva er leverandøren ansvarlig for? - Viktig at gjeldende samhandlingsavtale etterleves Innføring av 6 måneder prøvetid Den ideelle anbudsprosessen
Oppfølgingsfasen Kommunikasjon om avtalen Baserer seg på en gjensidig kommunikasjonsplan, som kan inneholde: - Produktvisninger, utstillinger etc. - Brosjyrer, skriftlig informasjonsmateriell, interaktiv opplæring etc. - E-katalog, prislister, bestillingssystem etc. For effektiv kommunikasjon overfor brukere/kunder, er det viktig at personer som var med i referansegruppen også er delaktige og har ansvar og mandat, også i implementering og avtalesikringen Hovedansvaret for kommunikasjon til brukere/kunder ligger hos den anskaffende myndigheten, med støtte fra leverandørene angående produktinformasjon og bestillingsrutiner etc.
Oppfølgingsfasen Dialogmøter i avtaleperioden Statistikk; Oppfølging av avtalt statistikk Endring av eksisterende produkter skal håndteres utfra gjeldende avtalevilkår Nytt produkt /tilleggsprodukt skal håndteres utfra gjeldende avtalevilkår Forandringer under avtaleperioden, som prisjustering, eierforhold, kontaktpersoner etc. Diskusjoner om verdiøkende handlinger Logistikk, prosessforbedring, sortiment optimalisering Den ideelle anbudsprosessen
Anbefalinger Økt dialog med leverandører i før-fasen Bedre samspill mellom helseadministrasjonen og innkjøp Økt fokus på helseøkonomi og bedre løsninger for bruker og pasient Innføring av 6 måneders prøvetid
Den ideelle anbudsprosessen Oppfølgingsfasen Forberedelsesfasen Leverandør Pasienten i fokus Kunde Referansegruppe Gjennomføringsfasen