Nome kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Nome kommune - kontrollutvalget Møtedato: 26.09.2013 Møtested: Møteleder: møterom Vrangfoss Anders Hjelseth Forfall: Medlem Reidar Holstad meldt forfall, vara innkalt Rådmann Bjørn G. Andersen sendt vara i sitt sted. Oppdragsrevisor Birgitte L. Bøen meldt forfall Til stede: Leder Anders Hjelseth Nestleder Finn Bærland fra 10:00 Varamedlem Unni Madsen Sekretær Marianne Lundeberg Ordfører Bjørg Tveito Lundefaret sak: 12-15/13 Stabsjef Harald Orekåsa 12/13 Nav leder Målfrid Nygård 12/13 TKR IKS Geir Kastet Dahle sak: 12/13 Innkallingen ble godkjent. Saklisten ble godkjent. Møteprotokollen fra møte 13.06.2013 ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: 13-14-15-12/13 Leder Sekretær Anders Hjelseth Marianne Lundeberg Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 90114543 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 12/13 13/339 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT SOSIALTJENESTEN I NOME 13/13 13/434 RULLERING AV PLAN FOR FORVALTNNGSREVISJON 2012-2015 NOME KOMMUNE 14/13 13/435 BUDSJETT FOR KONTROLL, TILSYN OG REVISJON 2013 15/13 13/427 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 6
Sak nr. 12/13 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT SOSIALTJENESTEN I NOME Innstilling til kommunestyret: Nome kommune bør: Utarbeide et måldokument for sosialtjenesten Vurdere antall ansatte i NAV /sosialtjenesten. Det må iverksettes opplæringstiltak slik at de ansatte er i stand til å håndtere lov om sosiale tjenester og retningslinjer av loven. Sosialtjenesten bør: Etablere rutiner som sikrer at arbeidsevnevurdering blir gjennomført i forkant av vedtak om kvalifiseringsprogram. Gå gjennom egen praksis med bruk av vilkår, med sikte på økt og riktig vilkårsbruk Etablere skriftlige rutiner for arbeid med individuell plan. Rådmann redgjør for hva som er gjort med anbefalingene i rapporten for kontrollutvalget våren 2014. Enstemmig vedtatt! Nav leder Målfrid Nygård Laskemoen, stabsjef Harald Orekåsa Andersen og Telemark kommunerevisjon IKS ved Geir Kastet Dahle møtte for å svare på spørsmål fra utvalget. Ingen forslag til vedtak. Sak nr. 13/13 RULLERING AV PLAN FOR FORVALTNNGSREVISJON 2012-2015 NOME KOMMUNE Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015 prioriteres i slik prioritert rekkefølge - Eiendomsforvaltning. - PPTjenesten skole/barnehage (fellesprosjekt med Sauherad og Bø) - Offentlige anskaffelser. - Samhandlingsreformen. Enstemmig vedtatt! Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt som følger: Side 3 av 6
1.Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015 i slik prioritert rekkefølge.. 5.1 Sosialtenesten Nav og Forebyggende tiltak for utsatte barn 5.2 Offentlige anskaffelser. 5.3 Eiendomsforvaltning. 5.4 Samhandlingsreformen. 2.Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å endre planen i planperioden. Første prosjekt Sosialtjenesten er levert kontrollutvalget i 2013. Kontrollutvalget bestemte rekkefølgen på prosjektene i møtet. Bestilling og prosjektskisse legges fram i neste møte. Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015 prioriteres i slik prioritert rekkefølge - Eiendomsforvaltning. - Offentlige anskaffelser. - Samhandlingsreformen. Sak nr. 14/13 BUDSJETT FOR KONTROLL, TILSYN OG REVISJON 2013 Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2014 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Nome kommune med en ramme på kr 1 010 000,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Enstemmig vedtatt! Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer med dette en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2014 i Nome kommune. Vurdering fra sekretariatet Sekretariatet har utarbeidet et framlegg til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i Nome kommune for 2014. Kontrollutvalget sitt budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariattjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Side 4 av 6
Budsjettforslaget er basert delvis på erfaringstall og delvis på anslag. Det er svært viktig at det settes av tilstrekkelige midler til kontrollutvalgets virksomhet. Det å sørge for tilstrekkelig kontroll og tilsyn av den kommunale virksomheten er høyaktuelt, og kommunestyret har et ansvar i å sørge for at det bevilges nok med ressurser til dette. Det er blant annet viktig at medlemmene får delta på ulike kurs og seminarer for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på fylkesvise og regionale samlinger er bra i denne sammenhengen. En post som godtgjøring/tapt arbeidsfortjeneste avhenger både av aktiviteten i utvalget og hvilket godtgjøringsnivå kommunen ligger på. Budsjettet er sett i forhold til Nome kommunes reglement for godtgjørelse til folkevalgte. Det er tatt høyde for fem kontrollutvalgsmøter i året. Sekretariatet anbefaler NKRFs kontrollutvalgskonferanse i februar 2014. samt dagskonferanse i Bø vår og høst 2014 i regi av sekretariatet. Nome kommune har valgt å delta i to interkommunale selskaper for å løse kontroll og tilsynsoppgavene. Dette er Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) for revisjonsoppgaver og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgaver. Sekretariattjenester Nome kommune er medeier i Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnader i selskapet blir fordelt etter eierbrøk/ kommunestørrelse, og budsjett for virksomheten blir fastlagt av representantskapet. Revisjonstjenester Nome kommune er medeier i Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR). Kostnader i selskapet blir fordelt etter eierbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for virksomheten blir fastlagt av representantskapet. Selskapskontroll og andre tjenester Kjøp av tjenester omfatter også selskapskontroll og eventuelt andre tjenester. Det er viktig at det bevilges nok penger til å gjennomføre tilstrekkelig antall selskapskontroller. Med andre tjenester menes eventuelt bruk av ekstern bistand i form av for eksempel privat revisjon, advokat, ekstern konsulent etc. Budsjettet kan spesifiseres som følger: Beskrivelse Budsjett 2014 Konferanser/kurs Kr 30 000,- Kontingenter Kr 4 100 Telemark kommunerevisjon Kr 767 000 IKS Telemark Kr 140 000 kontrollutvalgssekretariat IKS selskapskontroll Kr: 40 000 Sum driftsutgifter Kr 988 000 Konklusjon: Kontrollutvalgets sekretariat foreslår en budsjettramme på kr 988 000,- for kontrollutvalget for 2014, dette inkluderer også kjøp av revisjons- og sekretariattjenester. Sekretariatet ber økonomiavdelingen øke budsjettet etter deflator endringen som kommer dette år. Det tatt høyde for en generell eierskapskontroll for 2014 om kontrollutvalget skulle gjennomføre en slik. Det er ikke tatt inn godtgjørelse til kontrollutvalget da økonomiavdelingen fører dette på den generelle godtgjørelsen til politikere. Kontrollutvalget bestemmer i møtet om de skal legge inn Side 5 av 6
kurs/konferanse deltagelse. Da legges dette i tilleg til foreslått budsjett fra sekretariatet.vi anser dette for å være en nøktern budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år. Kontrollutvalget ønsker å delta på kurs i 2014 å øker derfor denne posten med 30 000,- Sekretariatet anbefaler NKRFs kontrollutvalgskonferanse i februar 2014. samt dagskonferanse i Bø vår og høst 2014 i regi av sekretariatet. Skulle det oppstå situasjoner som nevnt over der det blir behov for ekstraordinære granskninger/rapporter, og der det er nødvendig å hente inn ekstern kompetanse, kan behovet for tilleggsbevilgninger til kontroll- og tilsynsvirksomheten oppstå. Dette er i så tilfelle en sak for kommunestyret. Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2014 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Nome kommune med en ramme på kr 988 000,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Sak nr. 15/13 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Sakene tas til orientering. Val av ny Leder for kontrollutvalget i Nome kommune. Fellesmøte med Nome, Sauherad og Bø kontrollutvalg. Fellesmøte Onsdag 30.10.2013. Kl 18:00 Nome kommunehus. Ordførers hverdag. Representantskapsmøte IATA 10.12.2013. Bestille selskapskontroll i neste møte av Nome investeringsselskap AS Eventuelt. Sakene tas til orientering. Side 6 av 6