VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 29.10.2010 2010/13021 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Bente Rød-Karlsen tlf 920 36 090 SENTRALADMINISTRASJON Postboks 2020 3255 LARVIK TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I LARVIK KOMMUNE SINE SKOLEBYGG Vi viser til tilsyn gjennomført i Larvik kommune den 28.09.2010 og oppsummeringsmøte 13.10.2010 hvor følgende deltok: Fra virksomheten 28.09.2010 Anne Grete Sannerud HVO John Nilsen seksjonsleder vedlikehold, LKE/KF Geir Gonsholt-Hansen HMS-sjef Kai Gustavsen HMS-avdelingen Vilhelm Einen Utviklingsavdelingen Charlotte Gimle daglig leder LKE/KF Fra virksomheten 13.10.2010 Jan Kristengård ass. Rådmann Stine Borg HVT Anne Grete Sannerud HVO Tuva Enger RE-leder Sentrum Sissel Gro Johnsen RE-leder Nordøst Jon Nilsen seksjonsleder vedlikehold, LKE/KF Jan Erik Johannessen skoleeierfunksjon Sissel T. Grøtterød rektor v/byskogen skole Kirsti Monsen verneombud v/byskogen skole Geir Gonsholt-Hansen HMS-sjef Simen Aas Løwer rektor v/hedrum ungdomsskole Odd Bjerke verneombud v/hedrum ungdomsskole Fra Arbeidstilsynet: Bente Rød-Karlsen Inger Grimholt seniorinspektør inspektør Arbeidstilsynet v/inger Grimholt har i forkant av dette tilsynet hatt tilsyn på 2 skoler i Larvik kommune: Byskogen skole 15.09.2010 Hedrum ungdomsskole 17.09.2010 Inneklima var en liten del av disse tilsynene hvor det blant annet ble fokusert på hvilke utfordringer skolene har med hensyn til inneklima, rutiner og vedlikeholdsoppgaver. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771721 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01
VÅR REFERANSE 2 Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Med skolen som arbeidsplass setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan skoleeierne, skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inkluderende arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting blant skolens ansatte. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Et HMS- system som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold kan forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. I denne tilsynssatsingen er bl.a. det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima et sentralt tema. Arbeidstilsynet setter fokus på hvorvidt skoleeierne arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene. Gjennom tilsynsprosessen i 2010 vil Arbeidstilsynet føre tilsyn med hvordan skoleeiere i samarbeid med skolenes ledelse kartlegger inneklima og bygningenes tilstand, planlegger utbedringstiltak, utarbeider og følger opp vedlikeholdsplaner. Godt vedlikehold er nødvendig for å hindre at inneklima får negative innvirkninger på helse og arbeidsevne, og for å opprettholde en tilfredsstillende velferdsmessig standard. Beskrivelse av tema for tilsynet Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelse og skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: Skoleeiers kartlegging og risikovurdering av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som skoleeier har ansvar for. Skoleeiers overordnede vedlikeholdsstrategi, samt vedlikeholdsplaner som viser hvordan vedlikeholdsstrategien er fulgt opp i praksis i skolene. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som skoleeier har ansvar for. Midlertidige tiltak i påvente av rehabilitering der det er kartlagt belastninger på grunn av dårlig inneklima. Skoleeiers vurdering av om planlagt vedlikehold er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene, eventuelt hva som skal til for å bedre situasjonen. I tilsynet fremkom det blant annet at: Kommunen er organisert i 21 resultatenheter som er underlagt rådmannen. Hver resultatenhet har en resultatenhetsleder - RE-leder. 3 resultatenheter tilhører skolene: Oppvekst sørvest, Oppvekst sentrum og Oppvekst nordøst. Kommunen har 21 AMU i tillegg til et hoved amu - HAMU. Skolene leier i dag bygningene av Larvik kommunale eiendom LKE/KF. Renhold, drift og vedlikehold med til sammen 150 ansatte, er underlagt LKE/KF. Alt vedlikehold av bygningene tilfaller LKE/KF og alt vedlikehold av "løsøre" tilfaller skolene.
VÅR REFERANSE 3 Bygg blir mer og mer komplisert og må driftes riktig. Det stilles i dag store krav til driftspersonell som vaktmestere. Vaktmesterne er per i dag underlagt skolene, noe de er veldig fornøyd med. Tidligere har vaktmesterne vært underlagt LKE/KF. Skoleeier har skriftlige rutiner for gjennomføring av vernerunder. Vernerunder blir gått av rektor og verneombud. Resultatene fra denne runden blir tatt opp i AMU og ved behov for tiltak blir det videresendt til rådmannen, som igjen sender det til LKE/KF v/daglig leder. LKE/KF foretar årlige tilstandsanalyser av sine bygg. Dette utføres av drift- og vedlikehold og ved behov blir det leid inn en takstmann. Tilstandsanalysen foretar en klassifisering av byggene - en tilstandsrapport. Tilstandsrapporten resulterer i en prioritert tiltaksplan. Tiltaksplanen lages i samarbeid med HMS-avdelingen og RE-lederne. Internkontrollen setter krav til dokumentasjon. Dette innebærer blant annet at virksomheter skal kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Larvik kommune har utarbeidet vedlikeholdsplaner på bakgrunn av overordnet vedlikeholdsstrategi, har tidfestet plan for konkrete rehabiliteringsoppgaver, foretatt kartlegginger og gjennomført tiltak, men mangler selve risikovurderingen. Kommunen har opprettet en rutine for dette, men har ikke gjennomført en risikovurdering spesifikt rettet mot inneklima i sine skoler. I etterkant av vårt tilsyn fikk vi tilsendt kopi av brev av 7.01.2010 som var fra Utdanningsforbundet avd. Larvik til Anne Grethe Sannerud, hvo i Larvik kommune. I dette brevet ble det uttrykt bekymring over vanskelige arbeidsforhold på arbeidsrommene med bl.a. areal, inneklima, ventilasjon, lys etc. Arbeidstilsynet mottok også kopi av svaret HVO sendte RE-lederene vedrørende denne saken. I brevet kom det fram at samtlige verneombud ønsket at det ble satt av mer tid til HMSarbeid i samarbeid med rektor og at 17 av 20 verneombud hadde utfordringer vedrørende: dårlige vedlikeholdte bygg dårlige lokaler dårlig inneklima lekkasjer kalde bygg etc. Ved gjennomføring av risikovurdering rettet spesifikt mot inneklima er det viktig at Larvik kommune legger vekt på brukernes opplevelse og erfaringer (brukermedvirkning) i tillegg til vernerunder, arbeidsmiljøundersøkelser, meldte helseproblemer, inneklimafaktorer og tilstandsvurdering av bygningene. På bakgrunn av tilsynsbesøket vurderer Arbeidstilsynet derfor å gi følgende pålegg: 1. Skoleeier har ikke dokumentert tilfredsstillende kartlegging og vurdering av risiko knyttet til inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som skoleeier har ansvar for. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6 har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade forårsaket av uheldige inneklimaforhold. 2. Det å kartlegge arbeidsmiljøutfordringer og farer, risikovurdere disse og på bakgrunn av dette iverksette nødvendige tiltak og planer, er ikke et arbeid som utføres bare én gang.
VÅR REFERANSE 4 Internkontrollforskriften krever systematikk i HMS-arbeidet og det betyr at HMS- aktivitetene må gjentas. Hvor ofte og hvordan HMS-aktivitetene gjennomføres, er avhengig av de utfordringer og det risikobildet som finnes i virksomheten. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7 krever at det utarbeides skriftlige rutiner som beskriver de ovennevnte aktiviteter tilpasset virksomhetens risikoforhold. Arbeidstilsynet ønsker kopi av dokumentasjon som viser at skoleeier har skriftlige rutiner for kartlegging og risikovurdering av inneklima og forhold som innvirker på inneklima. Varsel om pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Skoleeier skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte kartlegge helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima for derved å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. I tillegg skal det utarbeides en handlingsplan /skriftlige planer med tiltak for å redusere de risikoforhold som er avdekket jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr.6. Frist for gjennomføring: 1.03.2011 Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av plan for tiltak, utarbeidet på bakgrunn av kartlegging og risikovurdering av relevante utfordringer. Planen må inneholde tiltak, tidsfrist og ansvarlig for gjennomføring. 2. Skoleeier har utarbeidet en skriftlige rutine for å sikre jevnlig og systematisk kartlegging av helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima. Arbeidstilsynet ønsker kopi av rutinen som skal kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7 Frist for gjennomføring: 1.03.2011 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 20.11.2010. Hvis virksomheten ikke har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er varslet i dette brevet, så vedtar vi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket om pålegg vil deretter bli sendt virksomheten. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2010/13021 ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Sør-Norge Bjørn Tore Hansen tilsynsleder (sign.) Bente Rød-Karlsen seniorinspektør (sign.)
VÅR REFERANSE 5 Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Jan Kristengård Postboks 2020 3255 LARVIK Stine Borg HTV Postboks 2020 3255 LARVIK Anne Grete Sannerud Postboks 2020 3255 LARVIK Tuva Enger Postboks 2020 3255 LARVIK Sissel Gro Johnsen Postboks 2020 3255 LARVIK Jon Nilsen LKE/KF Postboks 2020 3255 LARVIK Jan Erik Johannessen Postboks 2020 3255 LARVIK Sissel T. Grøtterød Postboks 2020 3255 LARVIK Kirsti Monsen VO Byskogen skole Postboks 2020 3255 LARVIK Geir Gonsholt-Hansen Postboks 2020 3255 LARVIK Simen Aas Løwer rektor Hedrum ungdomsskole Postboks 2020 3255 LARVIK Odd Bjerke VO Hedrum ungdomsskole Postboks 2020 3255 LARVIK Charlotte Gimle LKE/KF Postboks 2020 3255 LARVIK