Dokument- håndtering

Dokumenthåndtering

Denne brosjyren er laget av: ACOS AS Trykket av: Grafisk Trykk AS

Effektiv dokumenthåndtering

ACOS WebSak er et moderne system for sikker og effektiv dokumenthåndtering. Produktet er Noark-godkjent og omfatter elektronisk arkiv med registrering, behandling og arkivering av saker og dokumenter. Vårt system bidrar til å tilrettelegge for grønnere dokumenthåndtering ved at de ansatte oppfordres til å arbeide elektronisk i stedet for papirbasert. Det papirløse kontor er dermed oppnåelig med ACOS WebSak. WebSak er tilrettelagt for kommunale, statlige og private dokumentintensive bedrifter og følger de gjeldende lover, regler og standarder for disse sektorene. Løsningen bygger på både nasjonale og internasjonale arkivstandarder. WebSak er bygget på Riksarkivets Noarkstandard og løsningen kan enkelt tilpasses til å oppfylle internasjonale krav for dokumenthåndtering, som for eksempel EuroSox og Moreq. WebSak håndterer store dokumentmengder og bidrar til å etablere nødvendig struktur og arbeidsflyt for dine prosesser og din arbeidshverdag. Bruk av WebSak, kombinert med andre gode støtteverktøy og kvalitetssikrede rutiner, effektiviserer dokumentproduksjonen. Dette vil igjen bidra til raskere og bedre saksbehandling og dokumenthåndtering. For å sikre virksomhetens hukommelse på arkivverdige dokument har vi vektlagt lagring, gjenfinning og sporbarhet i utviklingen av WebSak. Med en eksplosiv økning i mengden data og kommunikasjon er det avgjørende å benytte enkle verktøy for å få tak i rett informasjon til rett tid. WebSak blir i innføringsløpet tilrettelagt slik at rett informasjon blir kanalisert til deg basert på dine krav og ønsker. Søkemuligheter er tilgjengelig gjennom flere grensesnitt for å forenkle inngangsporten til arkivet. WebSak henter data fra systemets kjerne via et mellomlag, noe som sørger for sikker lagring, forskriftsmessig versjonskontroll og logging av alle aktiviteter knyttet til dokumentene. Ved bruk av WebSak oppnår du bedre informasjonshåndtering i form av: ÐÐ Full sporbarhet på alle aktiviteter som utføres ÐÐ Enkle grensesnitt tilpasset bruker ÐÐ Versjons- og oppgavehistorikk ÐÐ Alle dokumenter lagres i et sentralt og sikkert arkiv WebSak, med tilhørende moduler, er et system som gjør dokumenthåndtering sikkert, enkelt og oversiktlig. Eksempler på slike moduler er: ÐÐ Fokus (saksbehandling, dokumentproduksjon og arkivstøtte direkte i MS Outlook) ÐÐ Skanning ÐÐ Møtebehandling ÐÐ Styreportal & Politikerportal ÐÐ Innsyn (publisering av offentlige dokumenter) ÐÐ OEP-modul ÐÐ Bygge-, plan- og delingssak ÐÐ Ansettelsesmodul med søknadsskjema på nett ÐÐ Sharepoint komponenter

Velg din arbeidsflate

ACOS WebSak er tilgjengelig via ulike grensesnitt. Systemet har forskjellige arbeidsflater du kan benytte for å produsere, arkivere eller søke etter data. Dermed kan du selv, i samråd med virksomhetens systemoppsett, velge den eller de arbeidsflater som passer best for ditt dokumenthåndteringsbehov. Mange organisasjoner velger å ta i bruk ulike arbeidsflater for ulike brukergrupper og roller. Med WebSak kan du velge det grensesnittet som er best egnet for din arbeidshverdag: ÐÐ WebSak Arkiv ÐÐ WebSak Administrasjon ÐÐ WebSak Saksbehandler ÐÐ WebSak Fokus (saksbehandling i MS Outlook) Arkivgrensesnittet Arbeidsflaten kan brukes av både arkivar og saksbehandler slik at du kan gjennomføre både arkivfunksjoner og saksbehandling i ett og samme grensesnitt. Arkivgrensesnittet er svært funksjonelt og det mest komplekse alternativet. Brukeren får en oversiktlig oppstilling av informasjon som er registrert på saken og journalposten. Administrasjonsgrensesnittet Dette er arbeidsflaten for administrator og eventuelt superbruker. I dette grensesnittet tilpasses systemet organisasjonen, interne rutiner og brukernes ønsker. Grensesnitt for saksbehandlere Denne forenklede arbeidsflaten for saksbehandler har tilstrekkelig funksjonalitet til å løse oppgaver på en enkel måte. Hovedfokus er på dokumenter, oppgaver og meldingsflyt. Dokumenter produseres enkelt ved hjelp av maler. Den påfølgende prosess og behandling av dokumentene styres av oppgaver knyttet til prosjektet eller saken. WebSak Fokus (dokumenthåndtering i MS Outlook) Dette er et forenklet grensesnitt direkte integrert i MS Outlook der funksjonalitet for både saksbehandling og arkivering inngår. De mest sentrale funksjoner i WebSak kan utføres i dette grensesnittet. I tillegg til din e-poststruktur har du tilgjengelig arkivstruktur med det du trenger av informasjon. Eksempler er dokumenter du jobber med eller skal svare på og prosjekt du er involvert i. Her får du oversikt over tema du ønsker å følge med på, med overvåkning av viktige saker og prosjekt. Varsling om nye dokumenter som er tildelt deg vil dukke opp i MS Outlook uten å måtte gå via arkivbildet. Systemet gjør det enklere å arkivere e-post under rett sak ved hjelp av dra og slipp -metoden.

Følg din sak

ACOS WebSak har fullstendig e-postintegrasjon, arkiv- og saksbehandlerfunksjonalitet med automatisk oppfølging og melding om ny post eller tildelte oppgaver. På denne måten sikrer programmet bedre ressursutnyttelse, økt kvalitet i saksbehandlingen og bedre og mer effektive interne prosesser og oppfølging. Sistnevnte understøttes videre av at systemet også fungerer som et godt lederverktøy for fordeling av post og oppgaver, samt oppfølging av medarbeidere. WebSak har et arbeidsbord som er tilpasset den enkelte bruker. Med arbeidsbordet følger mapper (i WebSak kalt kurver) som gir deg oversikt over det som angår deg. Kurvene er dine søk mot arkivdatabasen og gir oversikt over dine saker, notat sendt til deg, oppgaver, merknader osv. Administrator konfigurerer arbeidsbordet i forhold til hvilke arbeidslister og kurver som skal vises for den enkelte bruker. Kurvene kan distribueres til flere brukere, avdelinger, enheter og ledelsen etter de prinsipper og rutiner som virksomheten har. Alle saker har en saksansvarlig og dine saker og dokumenter vil alltid være tilgjengelig i dine kurver. Hver bruker kan også lagre egne predefinerte søk i sitt søkebilde der resultatet presenteres i egne kurver på arbeidsbordet. En egendefinert kurv kan deles med andre. Systemet tillater deg å skreddersy statistikker og oversikter som kan lagres som egne kurver på arbeidsbordet. Forfallsliste og restanseliste er tilgjengelig for saksbehandler. WebSak har fleksible funksjoner for varsling og purring som kan tilpasses organisasjons- og brukernivå. Hver bruker kan tilpasse varslingen og WebSak kan automatisk sende e-post til bruker ved gitte hendelser. WebSak støtter saksgangsfunksjonaliteten spesifisert i Noark og SGK. I WebSak kan det defineres saksflyt for ulike sakstyper dersom en ønsker å lede en sak gjennom et fastlagt behandlingsløp. Du kan lage både enkle og avanserte saksprosesser. Disse er definert til å ivareta tradisjonell funksjonalitet knyttet til elektronisk saksgang (saksflyt) og dokumentflyt, med automatisert dokumentproduksjon basert på standardiserte og predefinerte maler og standardtekster. Saksflyten er en milepælsplan der hvert punkt beskriver et steg i prosessen. Utførelsen av et prosesspunkt medfører at saksflyten går videre. WebSak kan styre utførelsen av hvert punkt med automatiserte hendelser, oppgave- og rutinebeskrivelser og systemfunksjonalitet. Systemet har funksjonalitet for å returnere, videresende og ekspedere dokumenter som er mottatt i en saksflyt ved hjelp av standard funksjonalitet. I visningsbildet for oppgaven vises historikk over saksflyten (oppgavesending). Saksflyten defineres i administrasjonsgrensesnittet og det er mulig å avvike fra definert saksflyt hvis det skulle vise seg å være mer hensiktsmessig.

Sikker samhandling og kommunikasjon

ACOS WebSak legger til rette for dokumentsamarbeid og er tilpasset fremtidens måte å drive effektiv saksbehandling og informasjonsutveksling. Vi har god erfaring med integrasjoner og elektronisk dokumentutveksling med ekspederingsfunksjonalitet gjennom ulike sikre kanaler for distribusjon. ACOS WebSak er tilrettelagt for digital signatur og mottak av digitale skjema. BEST; løsning for elektronisk dokumentutveksling mellom virksomheter som har Noark-system Lenge var e-post den eneste tilgjengelige elektroniske kommunikasjonsformen for dokumentutveksling mellom offentlige virksomheter. ACOS BEST endrer nå dette. Løsningen støtter den offisielle kommunikasjonsstandarden BEST, som besørger effektiv og sikret saksflyt mellom ulike offentlige virksomheter og forvaltningsnivå med forskjellige Noark-system. ACOS BEST bidrar til å sikre sporbarhet og økt kvalitet i saksbehandlingen. Løsning for elektronisk dokumentutveksling mellom virksomheter og andre aktører ACOS leverer, i samarbeid med BBS, løsninger for sikker identifisering, elektronisk ekspedering av brev til nettpostkasser og digital signatur. I WebSak identifiseres brukeren og det er logging av det hver bruker gjør. For ekspedering av brev leverer vi løsninger der sikker identifisering besørger at rett person får tilgang til riktig dokument. En egen signeringsløsning kan benyttes for elektronisk signering av dokumenter i WebSak eller for å kalle på et eksternt signeringsoppdrag der flere parter skal signere dokumentet. Dokumentene lagres deretter trygt i Noark arkivet. Løsning for kommunikasjon med OEP portalen ACOS har en egen løsning for kommunikasjon med den nasjonale OEP portalen, der alle kan søke etter brev og dokumenter fra det offentlige. WebSak OEP-modul omfatter både eksport av postjournaler til portalen og en strukturert, elektronisk behandling og ekspedering av innsynsforespørsler. Løsning for publisering til intranett og Internett ACOS Innsyn er en Web-basert løsning som leser data direkte fra WebSak databasen og publiserer automatisk en kopi av alle offentlige dokumenter til intranett eller Internett. Innsyn er skreddersydd for virksomheter med store mengder produksjonsdata som ønsker å gjøre disse tilgjengelig for offentligheten på en sikker og effektiv måte. Innsyn legger på den måten til rette for at den enkelte skal kunne følge sin sak elektronisk. Løsningen ivaretar Noark-standarden med hensyn til graderte saker. Løsning for Sharepoint integrasjon Stadig flere ønsker å benytte Microsoft Sharepoint som verktøy for deling av informasjon og samhandling rundt dokumenter. ACOS tilbyr flere muligheter for integrasjon mellom WebSak og Sharepoint, eksempelvis: ÐÐ Visning av WebSak arbeidsbord i Sharepoint ÐÐ Søk i WebSak fra Sharepoint med presentasjon av søkeresultat ÐÐ Visning av arkivsak og journalpost med vedlegg i Sharepoint ÐÐ Innsjekking av dokumenter og arbeidsområde fra Sharepoint til WebSak ÐÐ Utsjekking av dokumenter fra WebSak til Sharepoint

Ha tillit til arkivet

ACOS WebSak er et komplett dokumenthåndteringssystem basert på Noark-standarden. Systemet er bygget opp med en Noark-database og en dokumentserverløsning som grunnpilar. Arkivet leveres med basisfunksjonalitet som dekker behovene for produksjon og arkivering av all korrespondanse. WebSak gir din organisasjon et kraftig og fleksibelt dokumenthåndteringsverktøy i henhold til nasjonale og internasjonale standarder. Ved å velge en standardisert databasestruktur som arkivfundament kan din virksomhet enkelt endre og bygge ut løsningen slik at den tilpasses din arbeidshverdag. WebSak har oversiktlige grensesnitt for å lese, søke, produsere og følge opp saker og dokumenter, og gir dokumentbehandler og ledelsen mulighet til elektronisk samhandling. Tilgangsstyring, sporbarhet og sikkerhet er også ivaretatt i WebSak. Systemet tilbyr full logging av alle hendelser. Dette, kombinert med funksjonalitet for versjonsstyring, fører til svært god sporbarhet i løsningen. Det kan settes opp rapporter mot disse loggene slik at administrator eller arkivar kan følge med bruken av WebSak, og full historikk kan vises for alle dokumenter i systemet. Et eget avleveringsprogram følger med systemet, slik at du kan gjøre uttrekk av arkivet i henhold til Noarkstandarden. Dersom du ønsker rådgivning eller annen bistand i forbindelse med avlevering og uttrekk til Riksarkivet kan ACOS tilby dette. Integrasjon ACOS har deltatt i KS-prosjektet som resulterte i Riksarkivets standard Noark-4 Web Services (N4WS). ACOS leverer det standardiserte N4WS-grensesnittet for integrasjon, men har også flere integrasjonstjenester som går utover overnevnte standard. ACOS har god erfaring med integrasjon mot en rekke ulike fagsystem, og kan tilby et sett av tjenester tilknyttet dette.

Kort om ACOS Tina Landsvik Fardal, daglig leder i ACOS

ACOS utvikler og implementerer programvare for offentlig og privat sektor. Vi har siden oppstarten i 1997 hatt en jevn vekst, og selskapet består i dag av rundt 100 ansatte. Vi har kunder innen ulike bransjer fordelt over hele landet, og har etablert vårt hovedkontor i Bergen med avdelingskontor i Oslo og Stavanger. Over 300 virksomheter benytter en eller flere av våre løsninger. Vår solide produktportefølje, kombinert med lang erfaring innenfor våre kjerneområder, gjør ACOS til en svært ettertraktet leverandør. Vi kan vise til svært gode referanser og fornøyde kunder innen våre 3 hovedforretningsområder: ÐÐ Dokumenthåndtering ÐÐ Portal og selvbetjening ÐÐ Levekår (løsninger innenfor barnevern, sosial og helsesektoren) ACOS er eid av de ansatte og Bankenes Betalingssentral (BBS) som har 34 % av aksjene. Dette gjør at vi har et spesielt eierskap til de produktene vi forvalter, samtidig som vi gjennom BBS har tilgang til verdifull kompetanse om blant annet sikkerhetsløsninger. Vi har engasjerte medarbeidere som yter sitt ytterste for at våre kunder får gevinstrealisering gjennom å benytte våre løsninger. Våre konsulenter er kompetente, og tilbyr service og hjelp gjennom praktisk veiledning og kvalitativ faglig bistand. Vi har et godt etablert supportapparat og legger stor vekt på rask og god tilbakemelding på innmeldte saker. ACOS utvikler all programvare selv og har en unik evne og vilje til å imøtekomme våre kunders behov raskt og effektivt. Vi har fokus på å være tilgjengelige for våre kunder og samarbeidspartnere, og arbeider kontinuerlig med å ivareta de relasjonene som etableres mellom oss for å oppnå langsiktige kundeforhold. ACOS sin visjon: ÐÐ Kvalitet gjennom engasjement Våre mål: ÐÐ Vi skal være innovative og ubyråkratiske ÐÐ Vi skal være engasjert i kundenes arbeidsprosesser ÐÐ Vi skal være lærevillige og kompetente ÐÐ Vi skal være omgjengelige og lette å like Vår motivasjon: ÐÐ Fornøyde kunder

ACOS AS Postboks 300 5343 Straume Tlf. 56 32 20 00 www.acos.no post@acos.no