KF Avviksbehandling. KF Avviksbehandling. avvikshåndtering i din organisasjon

Transkript

1 KF Avviksbehandling avvikshåndtering i din organisasjon KF Avviksbehandling KF Avviksbehandling effektiviserer og automatiserer flyten av avviksskjema i kommuner og fylkeskommuner. Elektronisk innmelding av avvik Automatisk tilordning av avvik til ansvarlig leder eller medarbeider «Min side» Innboks med avviksansvarliges egne avvik Behandling og lukking av avvik Statistikk og rapporter

2 Elektronisk innmelding av avvik For innmelding av avvik tilbyr Kommuneforlaget standardskjema knyttet til en rekke tjenesteområder. Skjemaene kan tilpasses enkeltkommuners behov. Hjemmetjeneste Sykehjem Grunnskole SFO Barnevern Sosialtjeneste (kommunal del) Barnehage Helsestasjon/jordmor Byggesak Trinn 1 Innmelder angir grunnleggende informasjon for avviket og kan velge å få tilbakemelding vedrørende avviket. Anonym registrering kan tilbys om ønskelig. Trinn 2 Innmelder angir type avvik. Avhengig av valgt avviksområde tilbys brukeren utvalgte avkrysningsbokser for å spesifisere hendelsen.

3 Trinn 3 Detaljer for avviket legges inn og innmelder angir om strakstiltak er iverksatt. Som standard kan avviket angis alvorlighetsgrad med kriteriene liten, middels og stor alvorsgrad. Man kan også benytte en skala. Trinn 4 Til slutt valideres skjemaet for å sikre at innmelder har angitt data som er nødvendig for å sikre at avviksbehandlingen ikke blir forsinket. Hvis mangler oppdages i skjemaet markeres dette med rødt kryss. Ved innsendelse mottar innmelderen et referansenummer og bekreftelse på at dataene er innsendt. Avviket er nå sendt og klart for håndtering av leder i KF Avviksbehandling. Alle elektroniske skjema tilbyr mellomlagring, slik at utfylling kan fortsette på et senere tidspunkt. Basert på dataene i det elektroniske skjemaet sender løsningen varsel til innsenders leder om at nytt avvik er innsendt.

4 Behandling og lukking av avvik KF Avviksbehandling tilordner avvik automatisk til ansvarlig leder eller medarbeider. Leder får avviket i sin innboks og kan gå til «Min side» hvor innmeldte avvik ligger. Brukergrensesnitt og logo vil bli tilpasset den enkelte kommune og fylkeskommune. KF Avviksbehandling KF Avviksbehandling Min side presenterer alle avvik som er i prosess: Uhåndterte avvik Håndterte avvik Utildelte avvik Forfalte avvik Ved behandling av avvik presenteres hele avviksskjemaet i PDF format, samt dialogboks for håndtering/lukking av avviket. Om ønskelig kan skjemaet skrives ut fra dette skjermbildet eller lagres i PDF format. Brukerne kan mellomlagre avvikene som er under behandling og senere fortsette håndteringen av disse. Ved lukking av avvik angir brukeren tiltak og dato for iverksettelse. Avsluttede avvik vil være tilgjengelig for gjenåpning under menyvalg «Håndterte avvik».

5 Administrasjon KF Avviksbehandling inkluderer grensesnitt for brukeradministrasjon til bruk for kommunens eller fylkeskommunens administrator. KF Avviksbehandling Brukere kan enkelt opprettes, redigeres og sperres. Enkeltbrukere kan tildeles rolle som administrator, og brukere som ikke har administratorrettigheter gis kun tilgang til funksjoner brukeren trenger. Avviksansvarlige vil kun se sine egne avvik mens administrator gis oversikt over hvor mange avvik den enkelte avviksansvarlige har til behandling. Administrator kan se avvik tilhørende valgt bruker, hvor lenge de har vært åpne, og om disse er purret på. Avvik hvor brukeren er innmelder er også tilgjengelig. Selve avviksteksten vil ikke være synlig for administrator. Administrator kan overføre et eller flere avvik til en annen avviksansvarlig for behandling, for eksempel ved fravær eller ferie. Statistikk og rapporter I tillegg til brukeradministrasjon gis administrator tilgang til uttrekk av statistikk fra KF Avviksbehandling. Til dette formålet vil administrator benytte løsningens funksjonalitet for uttrekk av statistikk, presentert i figuren. Her kan man blant annet ta ut statistikk på hvor lang tid avvikskommentering og løsning / lukking tar per bruker og sammenligne statistikk fra en måned til en annen eller pr kvartal eller år. Kvalitetsansvarlig kan lage rapporter i avviksløsningen på avdelingsnivå, sektornivå og enhetsnivå samt på hver indikator. Dette sikrer at man får alle data aggregert for ledelsen i kommunen. Hensikten med dette er at ledelsen skal kun jobbe ut fra ett grensesnitt kommunens styringssystem. Løsningen snakker sømløst med KF BedreStyring. Alle rapporter kan eksporteres i CSV og XML format, i tillegg til å åpnes i MS Office og Open Office.

6 KF Avviksbehandling Integrasjoner og teknisk informasjon KF Avviksbehandling installeres lokalt hos kommunen eller fylkeskommunen av sikkerhetsmessige forhold, da avviksdata omhandles og reguleres av Datatilsynets regulativ. Løsningen leveres som standard med egen pålogging. Single signon (én login på PC) kan settes opp om kunden ønsker dette. Løpende oppdateringer er inkludert i abonnementet på KF Avviksbehandling og løsningen vil kunne fjernoppdateres fra Kommuneforlaget. KF Avviksbehandling kan integreres med arkiv og styringssystem som vist i figuren. Kommuneforlaget kunnskap, fornyelse, tillit Trenger du informasjon eller har du spørsmål, er Kommuneforlaget klar til å hjelpe deg. Vi vil sørge for at du kommer raskt i gang med en god løsning for din kommune. Fri support og veiledning inngår i prisen for alle våre elektroniske produkter, og vi tilbyr i tillegg kurs og opplæring. På våre nettsider kan du komme i direkte kontakt med oss via nettprat. Åpningstider og kontaktinformasjon: Telefon: Telefaks: Åpningstid: kl E-post: kundeservice@kommuneforlaget.no Postadresse: Postboks 1263 Vika, 0111 Oslo Besøksadresse: Haakon VIIs gate 9, Oslo Nettadresse: Bruk oss og gi gjerne tilbakemelding på opplevd service! Ta kontakt med Kommuneforlaget for mer informasjon eller bestilling av våre produkter.