Mattransport Tilbudsfrist 01.07.10 kl 12:00. Publisert i DOFFIN
Innholdsliste 1 OPPDRAGSGIVER GENERELL INFORMASJON... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens omfang... 3 2 GENERELLE BETINGELSER... 3 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 3 2.2 Forbehold... 4 2.3 Krav til tilbudsbesvarelsen... 4 2.4 Tilbudsfrist... 5 2.5 Tilbudsåpning og vedståelsesfrist... 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØR... 6 3.1 Lov pålagte og ufravikelige krav... 6 3.2 Våre tilleggskrav... 6 4 TILDELINGSKRITERIER... 7 4.1 Pris, vekt 60 %... 7 4.2 Service, kvalitet, vekt 25 %... 7 4.3 Miljø, vekt 10 %... 8 4.4 Opsjon, vekt 5 %... 8 5 KONTRAKTSVILKÅR... 9 5.1 Avtalens varighet og omfang... 9 5.2 Omkostninger... 9 5.3 Kontaktperson... 9 5.4 Endringer og prioritet ved motstrid... 9 5.5 Overdragelse av rettigheter og plikter... 9 5.6 Oppsigelse... 10 5.7 Prisendring... 10 5.8 Betaling... 10 TILBUDSBREV... 11 KVALIFIKASJONSKRITERIER /SJEKKLISTE... 12 HMS-EGENERKLÆRING... 13 NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN... 14
1 OPPDRAGSGIVER GENERELL INFORMASJON 1.1 Oppdragsgiver ligger i Buskerud fylke og har 9 045 innbyggere. Hurum leverer alle tjenester som etter lovverket tilligger kommunene. Mer informasjon om finner du på www.hurum.kommune.no. 1.2 Anskaffelsens omfang innbyr herved interesserte leverandører å gi tilbud på mattransport i Hurum kommune. Nærmere beskrivelse i vedlegget. 2 GENERELLE BETINGELSER 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres ihht. lov og forskrift om offentlige anskaffelser, som åpen anbudskonkurranse. Lov og forskrift finnes på følgende nettsted: http://www.lovdata.no Tildeling av kontrakt vil bli basert på en samlet vurdering av det økonomisk mest fordelaktige tilbud etter følgende kriterier og vekting: Pris (60 %) Service (25 %) Miljø (10 %) Opsjon (5 %) Side 3 av 15
2.2 Forbehold Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget, inkludert bilag, spesifiseres i eget vedlegg. Dersom oppdragsgiver ikke tar hensyn til forbeholdene, må leverandøren beskrive hvilke konsekvenser dette får, og prissette konsekvensene. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud samt å avlyse konkurransen fullstendig, dersom det foreligger saklig grunn. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 2.3 Krav til tilbudsbesvarelsen Tilbudet skal være på norsk. Tilbudet skal leveres i papirutgave med kopi på minne pen. Tilbudsdokumentet skal gi svar på våre krav i konkurransegrunnlag og vedlegg og bygges opp som vist nedenfor: Tilbudsbesvarelsen skal deles med skilleark som følger : Foran skilleark: Tilbudsbrevet og vedståelse skal være signert av firmarepresentant. Alle forbehold/avvik som leverandør tar i forbindelse med tilbudsbesvarelsen skal oppgis som side 2 til tilbudsbrevet. 1. Skilleark: Kvalifikasjonskrav/sjekkliste Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav 2. Skilleark: Tilbudsbesvarelse Prisskjema Andre vedlegg; utfyllende kommentarer, dokumentasjon etc - Side 4 av 15
2.4 Tilbudsfrist Tilbud skal være i hende innen: Dato: 01.07. 2010 Klokkeslett : 12:00 Signert tilbud sendes i lukket konvolutt MRK : Transporttjenester HURUM KOMMUNE Postadresse: V/ Inger-Lise Gjesdal Prestegårdsalleen 4 3490 Klokkarstua 2.5 Tilbudsåpning og vedståelsesfrist Tilbudsåpning finner sted på Rådhuset i Hurum og er ikke offentlig. Vi forbeholder oss retten til å forkaste samtlige tilbud. Vederståelse frist er 3 mnd fra innleveringsfrist. Side 5 av 15
3 KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØR 3.1 Lov pålagte og ufravikelige krav Skatteattester (skatt/mva) HMS-egenerklæring Firmaattest 3.2 Våre tilleggskrav Krav til utøver: Utøver har ansvaret for at de transportoppgaver som skal utføres i henhold til anbudet blir gjennomført. Verkstedsopphold, sykdom eller annet forfall fritar ikke utøveren fra dette ansvaret. Utøver må derfor sikre at andre kan påta seg hans/hennes oppdrag i slike tilfeller. Leverandør står som driftsansvarlig for den transport som til enhver tid er avtalt skal utføres, både av hygieniske, tids- og sikkerhetsmessig hensyn. Utøver må flytte varer fra traller og inn i bilen og ut igjen på hvert avtalte leveringssted (i resepsjonsområdet). Varene er pakket i isoporkasser hvor vekten kan være opp til 30 kg. Skal tilfredsstille myndighetspålagte krav i henhold til lov eller forskrift som omfatter håndtering av mat og transport av denne. Krav til sjåførene: Før kjøringen starter, skal transportutøveren inneha alle de offentlige tillatelsene som oppdraget krever til denne transport. Sjåførene skal i alle situasjoner opptre korrekt og vennlig overfor ansatte i. Sjåfører skal beherske norsk språk. Krav til utstyr: Beskrivelse av utstyr, maskinpark eller annet tilgjengelig teknisk utstyr med relevans for utførelse av denne kontrakt. Bilen må være i forskriftsmessig stand. Dokumentasjon av godkjente kjøretøy i henhold til regelverk legges ved. Det vil bli vektlagt at tilbyder har utstyr som sikrer matleveransen på en trygg og forsvarlig måte. Bilene skal kun transportere mat på den faktiske kjøringen. Side 6 av 15
4 TILDELINGSKRITERIER Ut fra kriteriene som er listet opp nedenfor, vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt: Pris (60 %) Service (25 %) Miljø (10 %) Opsjon (5 %) Forbehold og avvik som leverandør gjør uten å omtale disse konkret, anses som ugyldige. Forbehold/avvik skal referere til det aktuelle punktet i konkurransegrunnlaget, og Leverandøren skal oppgi konsekvens. 4.1 Pris, vekt 60 % Prisutfyllingsskjema (vedlegg) skal fylles ut. Det skal oppgis priser eksklusive mva. Priser skal spesifiseres per km og per stopp. Prisene skal inneholde alle kostnader forbundet med tjenesten. Det skal ikke forekomme priser eller gebyrer som ikke fremkommer i tilbudet. 4.2 Service, kvalitet, vekt 25 % Garanti for hente- og leveringstidspunkt: Det er viktig at maten blir hentet til avtalt tid (maksimalt avvik på 15 min). Tilbyder bes beskrive hvordan tilbyder kan garantere for dette. Tilbyder skal oppgi hvordan driftsstans løses, og hvilket reservemateriell tilbyder har tilgang på. Tilgjengelighet: Det er viktig for servicen at man kan kontakte tilbyder for påløpne hendelser. Tilbyder skal oppgi når tilbyder er tilgjengelig, og hvordan tilbyder kan treffes. Tekniske løsninger: Det skal skrives om det er gjort spesielle tilpasninger i vognene i forhold til sikring av matleveranse, eventuelt hvordan dette kan gjøres. Side 7 av 15
Kontaktperson: Tilbyder må sørge for dialog med de personene som på hvert enkelt sted er ansvarlig for levering og mottak av varer (avtales på hvert sted). Dette for å sikre at varene kommer riktig og trygt fram til leveringssted. Oppdragsgiver ønsker CV på person som er tiltenkt utførende av oppdraget. 4.3 Miljø, vekt 10 % Tilbyder skal redegjøre for sin miljøprofil. Herunder hvilke tiltak som er igangsatt og hvilke som er planlagt. Hvis tilbyder innehar noen form for sertifisering bes kopier av attest(er) legges ved tilbudet. 4.4 Opsjon, vekt 5 % Tilbyder bes beskrive hvilken kapasitet som kan tilbys ved eventuell tilleggstransport utover antall dager som er spesifisert i avtalen (eks julaften). Priser spesifiseres i prisskjema. Side 8 av 15
5 KONTRAKTSVILKÅR 5.1 Avtalens varighet og omfang Avtalen gjelder i perioden 20/09/2010-19/09/2012, med opsjon på ytterligere 1+1 år. Eventuell prolongering skal avtales skriftlig mellom partene innen en måned før avtalens utløp. Ved valg av leverandør forutsettes det at leverandøren har kapasitet til å dekke Hurum kommune sitt behov for transporttjenester på en tilfredsstillende måte. Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av forespørselen. Vi forbeholder oss retten til å velge de løsninger som er mest økonomisk fordelaktige for kommunen. Kommunen ønsker primært å inngå avtale med én leverandør. 5.2 Omkostninger Omkostninger som leverandør pådrar seg under utarbeidelse av tilbudsbesvarelsen refunderes ikke av kommunen. 5.3 Kontaktperson Henvendelser via e-post besvares forpliktende for kommunen av: Fagleder kjøkken: Tone Hyggen Tlf: 32 79 83 87 E-post:Tone.Hyggen@hurum.kommune.no 5.4 Endringer og prioritet ved motstrid 1. Avtalen 2. Konkurransegrunnlaget 3. Leverandørens Tilbud 5.5 Overdragelse av rettigheter og plikter Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter i denne avtale til tredje part uten den andre parts skriftlige godkjenning. Side 9 av 15
5.6 Oppsigelse Kommunen har rett til å si opp avtalen ved mer enn 3 skriftlige reklamasjoner/klager over en periode på tre måneder. Ved vesentlig misligholdelse av avtalen kan denne sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. Kommunen kan si opp avtalen med øyeblikkelig virkning hvis leverandørens tjenester har vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i tilbudet. Avtalen kan sies opp ved prisendringer utover deflator. Kommunen har rett til å heve avtalen om Leverandøren velger å flytte sin virksomhet, dersom kommunen mener dette påvirker servicegraden, kvaliteten eller miljøbelastningen i denne avtalen. kan si opp transportavtaler dersom avvikler tilbudet, eller dersom ønsker å ta ansvar for transporten selv. Slike større endringer skal meldes minst 2 måneder før gjennomføring. 5.7 Prisendring Prisene er faste frem i 1 år fra kontraktsinngåelsen og kan ikke justeres. Prisendringer skal begrunnes minst to (2) måneder før ikrafttredelse. Begrunnelse for prisendringen skal alltid dokumenteres. Prisendringen skal skriftlig godtas av avtaleansvarlig i kommunen. Dersom leverandøren får en prisstigning som etter kommunens vurdering går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen. 5.8 Betaling Faktura påfølgende mnd. 14 dager etter mnd slutt. Side 10 av 15
TILBUDSBREV FIRMANAVN: Adresse: Organisasjonsnr.: KONTAKTPERSON: Navn Stilling Telefon E-mail Eventuelle forbehold/ avvik skal beskrives med punkter her: VEDSTÅELSE: Leverandør vedstår seg dette tilbudet tom. Sted/dato underskrift for leverandør. Side 11 av 15
KVALIFIKASJONSKRITERIER /SJEKKLISTE Denne skal legges som forside til dokumentasjon på Kvalifikasjonskriterier. Merverdiattest. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/ tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til fylkesskattekontoret for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke ære eldre enn 6 måneder. Skatteattest. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/ tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring. Firmaattest. Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren er etablert, f.eks. Foretaksregistret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registeret der dette finnes. Dersom ikke alle kravene er oppfylt vil konsekvensen være at tilbudet kan bli avvist. Dato/sted Underskrift/firmastempel Side 12 av 15
HMS-EGENERKLÆRING EGENERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse. Postnr./-sted.. Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.).. Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.). Side 13 av 15
NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN Avtalens intensjon er å sørge for transport av mat (primæroppgave) mellom Filtvet og Klokkarstua helsetun, inkludert stopp ved Bjørnstadstubben og Helgetun bofelleskap. I den avtalte transportruten gis retten til å benytte transporten til andre formål for transport av varer på returen. Beskrivelse av transporten: Transporten skal skje 3. ganger i uken hver mandag, onsdag og fredag i 52 uker i året. Avtalt transportrute er følgende: Henting ved Filtvet helsetun kl. 12.00 - stopp med avlessing av varer (mat) og henting av returemballasje ved Bjørnstadstubben og Helgetun bofelleskap. Utøver må flytte varer fra traller og inn i bilen og ut igjen på hvert avtalte leveringssted (i resepsjonsområdet). Returemballasjen fraktes tilbake til Filtvet helsetun. Klokken 12.15 fraktes varer (mat) fra Filtvet helsetun til Klokkarstua helsetun hvor det lesses av. På Klokkarstua helsetun hentes returemballasje som fraktes tilbake til Filtvet helsetun (se vedlagt prismatrise). Leveranse: Det må påregnes å benytte ca. 10 min på å lesse maten inn i bilen, samt 10 min på å lesse maten ut på leveringssted. Maten leveres i kasser. Hver kasse kan veie fra 0 kg 30 kg. Vekt og volum kan variere og leverandør må være fleksibel iforhold til dette. Størrelsen på kassene: Stor kasse: 60 cm*35 cm H: 30 cm Liten kasse: 35 cm *30 cm. H: 30 cm Adresser: Sted Filtvet helsetun Bjørnstadstubben bofellesskap Helgetun bofellesskap Klokkarstua helsetun Adresse Bjørnstadveien 2, 3480 Filtvet Bjørnstadstubben 16, 3480 Filtvet Bjørnstadstubben 20, 3480 Filtvet Knivsfjellveien 6, 3490 Klokkarstua Side 14 av 15
Strekninger Antall km Filtvet helsetun Bjørnstadstubben bofellesskap 0,2 Bjørnstadstubben bofellesskap Helgetun bofellesskap 0,2 Helgetun bofellesskap Filtvet helsetun 0,4 Filtvet helsetun Klokkarstua helsetun 22,1 Klokkarstua helsetun Filtvet helsetun 22,1 Side 15 av 15