Halden Kommune. Drift av kafeteria i Busterudgata Eldresenter. Reservert kontrakt

Transkript

1 Halden Kommune Drift av kafeteria i Busterudgata Eldresenter Reservert kontrakt - 1 -

2 Innhold Del 1 Generell beskrivelse VEDSTÅELSESFRIST TILBUDSBEFARING FRIST FOR INNLEVERING AV TILBUDET TILBUDET SENDES/LEVERES: OMKOSTNINGER TILBUDSÅPNING: TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET/ALTERNATIVE TILBUD KONTRAKT - VARIGHET OG DOKUMENTENE AVLYSNING AV KONKURRANSEN SAMARBEIDENDE LEVERANDØRER... 4 Del 2 Oppdraget/orientering om prosjektet OPPLYSNINGER OM PROSJEKTET ART OG OMFANG OPPSTART/FREMDRIFT... 5 Del 3 Krav til leverandøren SKATTEATTESTER OG HMS - ERKLÆRING LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 5 Del 4 Tildelingskriteriet og avtalevilkår KRITERIET SOM BLIR LAGT TIL GRUNN VED TILDELING AV KONTRAKT PRISER OG KOSTNADER... 7 KVALITET... 7 SERVICE... 7 Del 5 Kontraktsbestemmelser... 8 VEDLEGG 1: HMS - EGENERKLÆRINGSSKJEMA... 9 VEDLEGG 2: DOKUMENTASJON/ORGANISERING AV TILBUDET... 9 VEDLEGG 4: KRAVSPESIFIKASJON - PRISSKJEMA

3 Del 1 Generell beskrivelse Ved behov er det mulig å foreta møter/forhandlinger/avklaringer med tilbydere. 1.1 Vedståelsesfrist. Tilbudet skal være bindende frem til og med Tilbudsbefaring Det vil bli avholdt tilbudsbefaring med samtlige av leverandørene Dato: Fremmøte: Reiseutgifter mv i forbindelse med tilbudsbefaringen dekkes av den enkelte leverandør. 1.3 Frist for innlevering av tilbudet. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest torsdag kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 1.4 Tilbudet sendes/leveres: Halden kommune v/ Trond Sydskogen Rådhuset, Storgt Halden Tilbudet sendes/leveres i lukket konvolutt merket: Drift av kafeteria i Busterudgata Eldresenter Saksnummer 2015/ Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelse av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, forhandlinger, tester eller lignende, samt befaringer. 1.6 Tilbudsåpning: Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av minst to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. 1.7 Tilbud på deler av oppdraget/alternative tilbud. Alternative tilbud aksepteres ikke. 1.8 Kontrakt - varighet og dokumentene Det opprettes skriftlig kontrakt med valgt leverandør med utgangspunkt i antatt tilbud. Avtalen, dette konkurransegrunnlaget og tilbyderens tilbud med prisskjema vil inngå som en del av kontrakten. Kontrakt anses først inngått når tilbudet er skriftlig akseptert og kontrakt er underskrevet av begge parter

4 1.9 Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen uten å betale erstatning til tilbyderne dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved manglende budsjettmessig dekning, bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold Samarbeidende leverandører Leverandører som inngir tilbud i fellesskap må vedlegge tilbudet en avtale om forpliktende samarbeid og solidarisk ansvar som er undertegnet av samtlige samarbeidspartnere. Samarbeidende leverandører skal levere ett felles tilbud. Det skal videre fremkomme av tilbudet hvem som skal representere gruppen i kontakt med oppdragsgiver

5 Del 2 Oppdraget/orientering om prosjektet. 2.1 Opplysninger om prosjektet Oppdragsgiver: Halden kommune 2.2 Art og omfang Oppdragsgiver ønsker en kontrakt for drift av kafeteria i Busterudgata Eldresenter. Avtalen med nåværende drifter er midlertidig. Omfanget av kontrakten følger av vedlagte leiekontrakt/kontraktsbestemmelser (del 5), se også kravspesifikasjon/prisskjema. 2.3 Oppstart/fremdrift Oppstart forutsettes skjer etter kontraktens utløp med nåværende drifter. Oppdragsgiver har lagt til grunn følgende fremdrift: Igangsetting Varighet 2 år med mulighet for forlengelse år. Gjensidig mulighet for oppsigelse av avtalen med 3 måneders varsel Del 3 Krav til leverandøren. Obligatoriske og ufravikelige krav 3.1. Skatteattester og HMS - erklæring Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244))som ikke er eldre enn seks (6) måneder regnet fra tilbudsfristens utløp Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er eldre enn seks (6) måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS - egenerklæring (Se vedlegg 1) Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige På forespørsel må valgte leverandør dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten Bekreftelse på at dette blir ivaretatt vedlegges tilbudet

6 kontrakter av

7 Del 4 Tildelingskriteriet og avtalevilkår. 4.1 Kriteriet som blir lagt til grunn ved tildeling av kontrakt. Tildelingen skjer ut fra det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende kriterier Pris og kostnader Kvalitet Service Priser og kostnader Vedlagte prisskjema skal fylles ut og vedlegges tilbudet. Prisene skal oppgis i NOK inkl. mva og inneholde alle kostnader. Avtaleprisene er faste og gjelder for kontraktsperioden. Leverandøren skal legge frem et to - delt forslag: 1. Menyforslag med priser basert på ferdig spesifisert liste fra oppdragsgiver (se liste vedlegg 4) 2. Eget komponert menyforslag med priser som erstatning/tillegg for det spesifiserte forslaget i vedlegg 4. Det er ønskelig at tilbyder her kan foreslå en sunn meny tilpasset målgruppen. Her oppfordres tilbyderen til å lage egen skjematikk/liste. Kvalitet Leverandøren bes beskrive kvalitetsstandarder for de produkter som skal inngå i driftskonseptet. Service Oppdragsgiver setter krav til god service i avtaleperioden. Spesielt med tanke på brukergruppen som kan være i behov av bistand ved kjøp av varer. Det vektlegges også at tilbyder er medansvarlig i samarbeid med Halden Kommune og frivillige organisasjoner i utviklingen av eldresenteret. Tilbyder bes besvare følgende punkter: Oppstarts - og gjennomføringsplan Fleksibilitet og kundeservice Priser/anskaffelseskostnad/Prisendringer Prisene skal oppgis i NOK for tilbudspriser eks. mva. Prisene oppgitt i prisskjema skal inkludere tillegg for prisstigning i kontraktsperiodens første år. Eventuelle prisjusteringer og andre forhold skal være prissatt og inkludert i totalprisen. Dersom leverandørens produkter, etter kontraktsperiodens første år, får en prissøkning som etter oppdragsgivers vurdering går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen. Prisene skal inneholde opplæring, frakt, nødvendig emballasje og utgifter til egen administrasjon, feriepenger skatter og avgifter

8 Del 5 Kontraktsbestemmelser Kontraktsdokumentet: - 8 -

9 Vedlegg 1: HMS - egenerklæringsskjema Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Vedlegg 2: Dokumentasjon/organisering av tilbudet DENNE SIDEN SKAL BESVARES OG VEDLEGGES TILBUDET Skjemaet er utarbeidet for å lette arbeidet for leverandøren og sikre at all informasjon er forstått/levert. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v

10 Vedlegg 4: Kravspesifikasjon - prisskjema Menyforslag med priser basert på ferdig spesifisert liste: DRIKKE: Kaffe (kopp) Te (kopp) Iste (1/2 liter) Melk (1/2 liter) Juice (1/2 liter) Mineralvann (1/2 liter) BRØDVARER: PRIS, inkl. mva Rundstykke m/ost Rundstykke m/pålegg Ciabatta m/ost og skinke Horn m/skinke/ost Baguette m/ost/skinke Baguette m/ reker Baguette m/ kylling Kuvert m/ost Kuvert m/andre pålegg Smørbrød SALATER: Salat, meny 1 Salat, meny 2 Salatvogn, pris pr. hg. Middag,etter forslag fra tilbyder Meny 1: Meny 2: DESSERTER: Vaffel Vaffel m/syltetøy Lefser dobbel Annet Kaffe, liten kanne Kaffe, stor kanne TOTALPRIS