Elektronisk fakturabehandling Jan Morten Torsmyr 02.09.2013 Direktoratet for økonomistyring Side 1
DFØ fakturamottak Oppstart høsten 2004 2005 2009 2010 2011 2012 17 virksomheter med årlig fakturamengde 78.000 Seksjon EFB: 3 årsverk 140 virksomheter med årlig fakturamengde 640.000 Seksjon EFB: 22 årsverk 149 virksomheter med årlig fakturamengde 720.000 Seksjon EFB: 24 årsverk 156 virksomheter med årlig fakturamengde 740.000 Seksjon EFB: 23 årsverk 160 virksomheter med årlig fakturamengde 754.000 Seksjon EFB: 21 årsverk Senter for statlig økonomistyring 02.09.2013 Side 2
DFØ fakturamottak Organisering av fakturamottaket (EFB) Seksjonssjef EFB Koordinator EFB Operatør Operatør Operatør Operatør Operatør Operatør Operatør Operatør 18 Feilmelding 1 Elektronisk faktura / teknisk 2
DFØ fakturamottak Postmottak Posten blir levert daglig ca kl 10. Brevmengden varierer fra ca 900-3500 brev Sortering Alle virksomhetene har sin egen hylle Hver virksomhet «finsorteres» og legges i omslagsark fordelt på fakturatype som f.eks faktura med vedlegg, faktura med bakside, eller enkeltsidig faktura. Dirketoratet for økonomistyring 02.09.2013 Side 4
DFØ fakturamottak Skanning Fakturaene skannes inn i Readsoft og tolkes Verifisering Fakturaene kontrolleres slik at rett informasjon er med før overføring til Contempus eller Basware Arkivering Fakturaene lagres hos oss i minimum 14 dager Loomis fjernlagrer fakturaene i 2 måneder og kjører fakturaene deretter til forbrenning
Akkumulert oversikt pr 26/8 2013 Papirfaktura 384420 Epostfaktura 13737
Status elektronisk faktura
Elektronisk faktura
Historien KLIKK KRØLL KAST Stortingsmelding 36 Kommunene kommer Ny 1 Ehandel.no juli validator, = kreve = ny mottak EHF ELMA av Fokuserte på hele verdikjeden. EHF AGFA 1. Juli rapporten: = kunne motta EHF EHF DFØ 2.0 øk.regelverk Rundskriv 1,1 milliard over krev 10 EHF år 2015 2013 2012 2011 2009 2008
Krav til bruk av EHF Kravet om bruk av EHF er forankret i siste revisjon av «Forskrift om ITstandarder i offentlig forvaltning» gjeldende fra 15. mars 2013. http://www.lovdata.no/ltavd1/filer/sf-20130315-0285.html 10. Krav til elektronisk faktura og kreditnota Forvaltningsorganer skal kunne ta i mot faktura og kreditnota på standarden Elektronisk handelsformat 1 (EHF). Leverandører av varer og tjenester som sender elektronisk faktura eller kreditnota til forvaltningsorganer skal sende disse slik at de kan mottas av forvaltningsorganet i Elektronisk handelsformat (EHF). 12. Overgangsregler 10 gjelder for fylkeskommunene og kommunene fra 1. januar 2015.
Fra 1. juli 2012 DFØ er tilknyttet aksesspunkt og PEPPOL Alle elektroniske fakturaer til DFØ og DFØs kunder skal leveres via infrastrukturen
Leverandøraktivering Ny informasjon på DFØs websider www.dfo.no/efb Infobrosjyre Guide til leverandører og ny filtester Guide til kunder (papir vs elektronisk) Brevmal til kunder som sendes til leverandører med krav om elektroniske faktura
Virksomheter som kan motta EHF
Utvikling EHF i Norge (totalt)
EHF PEPPOL BIS BII EHF er basert på Europeisk arbeid i regi av BII og PEPPOL/OpenPEPPOL. CEN BII En veileder som dekker generelle krav fra det europeiske markedet. PEPPOL BIS EHF En veileder som er tilrettelagt for grenseoverskridende handel i Europa. En tilpasning (customization) av CEN BII. DFØ er medlem i OpenPEPPOL En veileder som er tilrettelagt for handel, primært med offentlig sektor, innenfor Norge. En tilpasning av PEPPOL BIS. DFØ deltar i utviklingen av EHF
Status elektronisk faktura 16000 Antall elektronisk faktura pr måned 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August
DFØ fakturamottak Utfordringer: Mottak av fakturaer uten forhåndstest Kvalitet på XML filene og vedlegg Feilhåndtering Rett organisasjonsnummer Informasjon til leverandører Ledelsesfokus Forståelse av hva en elektronisk faktura er Gode løsninger / tilbud til de små leverandørene «Stadig» nye versjoner Tolkning av DIFIs veileder
Effektiv Feilhåndtering Aksesspunkt validerer filene Filer med feil leses inn i nytt feilhåndteringssystem for analyse epost sammen med analyse av feil samt opprinnelig fil sendes til leverandør Leverandøren bli påminnet dersom ikke ny faktura kommer Vår kunde og kundeansvarlig varsles om avvist faktura når leverandøren får påminnelse
Feilhåndtering og lev. aktivering Parallell automatisk prosess Leverandør Innlesing av filer med feil fra Akesspunkt/SAP PI/CI/BW Lagring av EH_fakturaer uten teknisk feil Kunde Kundeansvarlig Leverandøren varsles om feil, og bes om å sende ny faktura Innlesing av en eller flere Filer med feil for bearbeiding i portalen Innlesing av ZIP-fil med utvalgte fakturaer for bearbeiding i portalen og kontroll av innholds-feil Leverandøraktivering av leverandører som leverer både EHF og papir Purring til leverandør samt informasjon til kundeansvarig (automatisk/manuellt) Automatisk testning av innleste filer pluss -Oppdatering av feillogg -Oppdatering av parter -Oppdatering av relasjoner Feilliste for utsendelse (manuellt automatiskt) - Mail til leverandør Mail til kundeansvarlig Purring til leverandør Underlag OK Mailadresse feil eller mangler Oppdatering av purring status til OK ved treff i feilliste Oppdatere mail-adresse i grunndata Innlesing av CSV rapport fra CI/BW om leverandører som leverer både EHF og papir
Automatisert feilhåndtering
Takk for oppmerksomheten! Spørsmål?