VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 av 5 02.12.2013 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Kirsti By Raaum, tlf. 97027352 MODUM KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON v/rådmann Aud Norunn Strand Postboks 38 3371 VIKERSUND Tilsyn - MODUMHEIMEN SYKEHJEM Vi viser til tilsynet hos MODUMHEIMEN SYKEHJEM den 14.11.2013. Hensikten med tilsynet Hensikt med tilsynet var å rette spesiell oppmerksomhet mot hvordan ledelse, verneombud og tillitsvalgte samarbeider for å få til gode arbeidsbetingelser og et helsefremmende arbeidsmiljø. Tema i tilsynet var blant annet: Fordeling av roller, oppgaver, ansvar og myndighet i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet Kartlegging, risikovurdering, plan og tiltak Rekruttering og opplæring for å løse virksomhetens oppgaver Bruk av vikarer og innleie av arbeidskraft Samhandling mellom de ulike enhetene i helse- og omsorgstjenesten i kommunen, og med sykehuset Endring i antall langtidsplasser og korttidsplasser i sykehjem, og hvordan dette eventuelt påvirker arbeidsforholdene Vurdering av konsekvenser for arbeidsmiljøet ved endring og omstilling Arbeidstidsordninger Arbeidstøy og smittevern Bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: Furulund 17 3340 ÅMOT Til stede fra virksomheten: Gro Nanna Hovde (tillitsvalgt Fagforbundet), Stine Buxrud (tillitsvalgt Norsk Sykepleierforbund), Audun Eriksen (virksomhetsleder), Astri Johansen (verneombud) og Eva-Kristine Hansen (avdelingsleder). Til stede fra Arbeidstilsynet: Kirsti By Raaum (seniorinspektør) POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 815 48 222 974761211 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01
VÅR REFERANSE 2 av 5 Vi takker for et hyggelig møte. Tilsynet ble gjennomført i god dialog med de tilstedeværende, og noe gjenomgang av deler av deres internkontroll. I tillegg har vi fått ettersendt utdrag av deres håndbok i hygiene og infeksjonskontroll. Virksomheten er en del av Helse- og sosialetaten i Modum kommune, og ledes av virksomhetsleder som igjen har 5 avdelingsledere under seg. Virksomheten består i hovedsak av flere sykehjemsavdelinger med ca. 80 plasser, noen få plasser er øremerket øyeblikkelig hjelp, 2 dagsentre, kjøkken og en stab bestående av lege, merkantil, vaktmester, kultur og vaskeri. Virksomheten sysselsetter ca. 180 arbeidstakere fordelt på ca.110 årsverk. De tilstedeværende forteller om marginal grunnbemanning dels pga. uhensiktsmessige arbeidslokaler; tungvint og gammel bygningsmasse. I tillegg fortelles det om ubehagelig inneklima, grunnet mangelfull ventilasjon. Det er nylig vedatt at det skal bygges nytt sykehjem, og prosjekteringen skal være ferdig i løpet av 2014. De ansatte forteller om underbudsjettering, som medfører lite muligheter til å bruke vikarer ved behov, at man er i en "skvis" når det gjelder å holde budsjettet, kontra god faglighet for beboere og forsvarlighet for de ansatte. De ansatte og ledelse forteller om et godt arbeidsmiljø på tross av de økonomiske rammene og arbeidsforholdene, men de opplever at det er vanskelig å rekruttere sykepleiere til stillinger ved Modumheimen. Arbeidstakerne forteller om god faglighet med et ønske om å bli enda bedre, og at de er stolte av kollegaene sine, som de opplever strekker seg langt i arbeidshverdagen. Det fortelles om svært gode samarbeidsforhold, mellom ledelsen (virksomhetsleder og avdelingsledere) ved Modumheimen, tillitsvalgte og verneombudene. Virksomhetsleder har tilfredsstillende opplæring i HMS-arbeid for ledere. Det fortelles at alle avdelingsledere også innehar samme opplæring. Avdelingslederne har fått delegert både fag-, personal-, budsjett- og turnusansvar. Hver avdeling har valgt eget verneombud, og disse har tilfredsstillende opplæring som verneombud. Dette bekreftes av avdelingsleder og verneombud. Vi minner om at verneombud skal velges for to år av gangen, men må gjerne gjenvelges. Virksomheten har en god oversikt over deres organsisasjon, og arbeidsgiver sørger for at de ansattes representanter medvirker i det systematiske HMS-arbeidet. Det gjennomføres blant annet samarbeidsmøter mellom tillitsvalgte, verneombud og ledelse 4 x pr. år, og gås jevnlig vernerunder. I tillegg er det flere formelle og uformelle møter. Det er gjennomført kartlegging av arbeidsforholdene, og der er gjennomført flere gode tiltak for å fjerne og redusere farer og problemer i arbeidet. Vi minner virksomheten om at man ikke skal pådra seg helseskade av arbeidsforholdene, og at risikovurdering også kan inneholde organisatoriske forhold, eksempelvis marginal grunnbemanning dersom man ser at det vil medføre helseskade for de ansatte. Virksomheten har rutine for å melde avvik innen helse, miljø og sikkerhet, men forteller at det i liten grad brukes. Vi bemerker at brudd på arbeidstidsbestemmelser skal meldes som avvik, samt annet som avviker fra arbeidsmiljøloven bestemmelser og dens forskrifter. Avviksmeldinger er blant annet en del av en virksomhets vurderingsgrunnlag når man kartlegger arbeidsforholdene og skal utarbeide tiltak for å fjerne/redusere risikoforhold.
VÅR REFERANSE 3 av 5 Virksomheten er en IA-virksomhet, med rutiner for oppfølging av sykefravær, samt at de har vært en foregangsvirksomhet angående bruk av funksjonsvurderinger ved sykefravær/fare for sykefravær. Rutinen antas kjent av de ansatte. De ansatte har tilgang til hensiktsmessig arbeidstøy, personlig verneutstyr og garderober for å skifte fra privat tøy til arbeidstøy. Virksomheten har også en rutine for å sikre at arbeidstøy oppbevares og rengjøres slik at smitte ikke blir spredt. Rutinen er tilfredsstillende, men de ansatte forteller om noe ulik praksis. Virksomheten bør sikre at praksis er i samsvar med rutinen. Virksomheten er gjennom kommunen tilknyttet en godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT), Stamina Helse. Dette samarbeidet har nylig startet, og vi får derfor ikke ført tilsyn med deres planer og rapporter for deres arbeid i virksomheten. De ansatte er informert om at BHT vil minimum bistå i dialogmøter, samt med helseundersøkelser av ansatte som har nattarbeid. I tillegg kan de ansatte ta direkte kontakte med BHT ved behov. Øverste ledelse i kommunen har bekreftet dette. Virksomheten var tidligere tilknyttet en annen bedriftshelsetjeneste, og denne fortelles å ha fungert svært godt. Det har de siste årene blitt gjennomført omstillinger/endringer som har fått betydning for de ansattes arbeidssituasjon, blant annet har det blitt opprettet noen få øyeblikkelig hjelp plasser på Modumheimen, en avdeling med både brukere (demente) og ansatte har blitt overflyttet fra Vikersund bo- og dagsenter til Modumheimen, og de ansatte ved dagsenteret har fått flere arbeidsoppgaver, eksempelvis at de skal selv hente dagsenterbrukere med minibuss. I tillegg merker de endringer grunnet samhandlingsreformen som medførte opprettelse av rehabiliteringsplasser på Frydenberg, og at man samlet saksbehandlere der. Disse er kontaktpunktet med sykehusene. Dette er noen av endringene som har medført mer hektiske dager for de ansatte, som opplever et økt tidspress, og at det alltid må priorteres strengt for om det er råd til å sette inn vikarer ved fravær. De ansatte opplever at de har fått opplæring slik at de er i stand til å mestre nye arbeidssituasjoner, men forteller om varierende grad av informasjon og medvirkning i noen av prosessene. Uavhengig av grad av medvirkning opplever de ansatte at beslutninger allerede er tatt høyere oppe i systemet. Det kan skyldes mangelfull kommunikasjon og/eller at informasjonsflyten mellom de forskjellige nivåene, mellom kommunens øverste ledelse og virksomhetsleder/avdelingsledere, hovedtillitsvalgte og tillitsvalgte, hovedverneombud og verneombud og de ansatte, ikke er optimal. Vi bemerker at kommunens ledelse bør sikre at de ansatte får nødvendig informasjon og medvirkning ved omstilling/endring. Vi har etterspurt om Modum kommune har en rutine som sikrer at risikourdering gjøres under planlegging og gjennomføring av omstilling/endring som påvirker arbeidstakernes arbeidsmiljø, og de ansatte mener at dette ikke finnes. Det varsles pålegg om dette til kommunens øverste ledelse. Arbeidstilsynet mener at det ikke er grunn til å gi dere varsel om pålegg for de temaene vi gikk gjennom under tilsynet, med bakgrunn i nylig vedtak om at Modumheimen skal delvis totalrehabiliteres og det skal bygges en helt ny sykehjemsdel som vil medvirke til forsvarlige og hensiktsmessige arbeidsforhold for de ansatte. Det vil bli varslet pålegg som sikrer at risikovurdering blir gjort under planlegging og gjennomføring av omstilling/endring som påvirker arbeidstakernes arbeidsmiljø, til kommunens øverste ledelse, rådmann.
VÅR REFERANSE 4 av 5 Gi en kopi av dette brevet til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har derfor lagt ved en kopi av dette brevet som arbeidsgiver skal gi videre til verneombudet. Hvis virksomheten har under ti arbeidstakere og partene har skriftlig avtale om ikke å ha verneombud, skal arbeidsgiveren gi dette brevet til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no, eller dere kan kontakte oss på telefon 815 48 222. Dersom dere har spørsmål til saken deres, ber vi dere kontakte saksbehandleren. Oppgi referansenummeret hvis dere tar kontakt. Med hilsen Arbeidstilsynet Tove Svensli tilsynsleder (sign.) Kirsti By Raaum seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: verneombud Astri Johansen verneombud Britt Larsen verneombud Elin S. Løvstad verneombud Elin Torgersen verneombud Reidun Røysli MODUM KOMMUNE HELSE- OG SOSIALSEKTOR v/helse og sosialsjef Nanna S. Nordhagen, Rådhusveien 1, 3370 VIKERSUND MODUMHEIMEN SYKEHJEM v/virksomhetsleder Audun Eriksen, Furulund 17, 3340 ÅMOT MODUM KOMMUNE HELSE- OG SOSIALSEKTOR v/etatsverneombud Evy Aasmundrud, Postboks 38, 3371 VIKERSUND MODUM KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON v/hovedverneombud Trond Martinsen, Postboks 38, 3371 VIKERSUND
VÅR REFERANSE 5 av 5