TILSKUDDSMIDLER I FOLKEHELSE-, KULTUR- OG MILJØAVDELINGEN Forvltningsrevisjon - mi 2014
Tidligere undersøkelser fr fylkesrevisjonen i Nordlnd F yl ke s ko m m u n e n s ku n sts m I i n g (2013) R m me vtl e r og i n n kj øpsprksrs (2013) lnventr og utstyrskontroll (201 3) Regionle utviklingsmidler i næringsog s mfe rdselsvde I i n g e n (200 6) Lønn - overtøring underuisningspersonell fr sttlig til kom m u n lt t riffo m ràde (200 5) Offe ntl ige nskffelse r i smferdse/s se kto re n (20 1 3) Sykepe ngerefusjon (20 1 2) M o m skom pe n s sjo n so rd n i n g e n (200 5) Økonomifunksjonen i t n n h el setje n e ste n (200 5) o Eie ndomsforultn i nge n (20 1 2) Likestilling og mngfold (2011) P rosje ktstyri n g i bygg e p rosje kte r (2011) Lønn, prktisering v hovedtriffvtlen (2004) Ressurssen te ru i rksom hete n (200 4) Telefonisken (2004) Oppfølg ing v fgopplæringen (201 0) Beredskp iden videregàende skole (2010) Rådgivning i skolen (2010) Spesi l u nderuisn i ng (2009) N o rd I n d fyl ke s ko m m u n e s kunstsmling (200) IKT- funksjonen styring og orgnisering (2003) Lønn - gjennomgàende kontroller (2003) Etiske retn i n g sl i nje r (20 09) I n nkj øpsord n i nge n (2002) Tnnhelsetilbudet til eldre/uføre mv. (2008) Offe ntl ig e n skffel se r (200 8) Bol igforultninge n (200 1 ) Flyreisevtlen med Brthens (2001 ) R m m e vtle r og i n n kj øpsprksrs (2008) Tilskuddsmidler i kulturvdelingen (2008) N tu rlyte I ser og utg iftsg odtgj øre I se r (2007) Vedtksoppfølg ing (2007) IKT i fylkeskommunen (2007) lnventr og utstyrskontroll (2007) For ytterligere informsjon om revisjonens undersøkelser vises til våre hjemmesider http://www.nfk.no
Forvltningsrevisjon: Tilskuddsmidler i folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen Smmendrg Fylkesrevisjonen hr i denne undersøkelsen vurdert om folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen forvlter tilskuddsordningene på en tilfredsstillende måte og i hvilken grd nbeflingene fr forrige rpport fr februr 2008 er fulgt opp. Det ble i 2008/2009 utrbeidet skriftlige rutinebeskrivelser for sksbehndlingen v tilskuddsordninger, i tråd med de nbeflingene som ble gitt i vår forrige rpport. Rutinebeskrivelsene er imidlertid ikke oppdtert siden de ble utrbeidet i 2008/2009 og hr flere mngler. I flere tilfeller er ikke prksis i smsvr med rutinebeskrivelsene, og prksis er heller ikke lltid lik for de ulike tilskuddsordningene. Etter vår vurdering foretr de to vdelingene kunngjøringene v sine tilskuddsordninger på en slik måte t de i stor grd når ordningenes målgrupper. Avdelingene hr imidlertid fortstt ikke utrbeidet en felles informsjonsstrtegi for de søkndsbserte tilskuddsordningene, slik det ble nbeflt i rpporten fr februr 2008. Det er fststt mål og retningslinjer for lle de kontrollerte tilskuddsordningene. Tilsgn om tilskuddsbeløp på grunnlg v innvilget søknd er i ll hovedsk bekreftet med tilskuddsbrev. Tilskuddsbrevene oppfyller i stor grd de krv som fremgår v revisjonskriteriene. Bre for et fåtll v tilskuddsordningene er det i retningslinjene ngitt kriterier for måloppnåelse og bestemmelser om oppfølging og kontroll. Vår gjennomgng viser også t for enkelte v de fylkeskommunle tilskuddsordningene er ikke rutinebeskrivelsene fr 2008/2009 fulgt når det gjelder innholdet i tilskuddsbrevene. Dette medfører blnt nnet t det føres ulik prksis for de fylkeskommunle tilskuddsordningene, herunder når det gjelder frist og kontrolltiltk. Når det gjelder de to vdelingenes kontroll og oppfølging v bruken v midlene, er det krv om t tilskuddsmottker skl levere både regnskp og rpport. Innholdet i rpportene gjør det ikke mulig å vurdere måloppnåelsen for 8 v 9 kontrollerte tilskuddsordninger. Det er heller ikke etblert en rutine for hvordn måloppnåelse skl vurderes. Videre mngler det fortstt rutiner for å sikre t rpport og regnskp motts og kontrolleres v sksbehndler. Det er fylkesrevisjonens vurdering t sksbehndler må h en oversikt over motttt og kontrollert rpport og regnskp for hver tilskuddsmottker. I tillegg må rpport og regnskp smmen med øvrige sksdokumenter være rkivert på en forsvrlig måte (i WebSk) for t det i ettertid skl være mulig å etterkontrollere hvorvidt tilskuddet ble gitt i smsvr med kriteriene for tilskuddsordningen. Det er ikke utrbeidet retningslinjer for håndtering v ubenyttede midler. Dette ble nbeflt ved forrige rpport, men er ikke fulgt opp v de to vdelingene. Folkehelsevdelingen opplyser t det nå blir utrbeidet skriftlige retningslinjer for hvordn mn skl håndtere de ubenyttede midlene. Det er fortstt ikke etblert system eller rutiner ved de to vdelingene for å evluere om tilskuddsordningene er effektive når det gjelder ressursbruk, orgnisering og fststte mål. Oppsummert mener fylkesrevisjonen t nbeflingene fr forrige rpport ikke i tilstrekkelig grd er fulgt opp. Det er i folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen fortstt vesentlige mngler ved forvltningen v tilskuddsordningene. Fylkesrevisjonen ser positivt på t folkehelsevdelingen hr opplyst t de rbeider med å revidere rutinebeskrivelsene og nbefler t kultur- og miljøvdelingen gjør det smme. Fylkesrevisjonen nbefler begge vdelingene å smordne prksis når det gjelder forvltningen v tilskuddsordningene og t de påser t det er smsvr mellom prksis og rutinebeskrivelsene. Etter fylkesrevisjonens syn bør det utrbeides felles rutinebeskrivelser for lle søkndsbserte tilskuddsordninger i fylkeskommunen. Fylkesrevisjonen i Nordlnd, mi 2014 Side 2 v 30
Forvltningsrevisjon: Tilskuddsmidler i folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen Innholdsfortegnelse FORORD... 1 SAMMENDRAG... 2 1. INNLEDNING... 5 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNING... 5 3. METODER OG GJENNOMFØRING... 5 4. REVISJONS-/VURDERINGSKRITERIER... 6 5. FAKTABESKRIVELSE OG REVISJONENS VURDERING... 7 5.1. KUNNGJØRING AV OG INFORMASJON OM TILSKUDDSORDNINGER... 8 5.1.1 Revisjonskriterier og nbefling fr forrige rpport... 8 5.1.2 Fkt... 8 5.1.3 Revisjonens vurdering... 10 5.2. INTERNT KONTROLLSYSTEM... 10 5.2.1 Revisjonskriterier og nbefling fr forrige rpport.... 11 5.2.2 Fkt... 11 5.2.3 Revisjonens vurdering... 13 5.3. MÅL, RETNINGSLINJER OG TILSKUDDSBREV... 14 5.3.1 Revisjonskriterier... 14 5.3.2 Fkt... 15 5.3.3 Revisjonens vurdering... 19 5.4. KONTROLL AV BRUKEN AV MIDLENE... 20 5.4.1 Revisjonskriterier og nbeflinger fr forrige rpport... 20 5.4.2 Fkt... 20 5.4.3 Revisjonens vurdering... 26 5.5. EVALUERING AV TILSKUDDSORDNINGENE... 27 5.5.1 Revisjonskriterier og nbefling fr forrige rpport... 27 5.5.2 Fkt... 27 5.5.3 Revisjonens vurdering... 27 6. KONKLUSJON, ANBEFALING... 28 7. HØRINGSUTTALELSE... 29 LITTERATURLISTE:... 30 Fylkesrevisjonen i Nordlnd, mi 2014 Side 3 v 30
Forvltningsrevisjon: Tilskuddsmidler i folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen Tbeller: Tbell 1 Tilskuddsordninger fylkesrevisjonen hr sett nærmere på i rpporten... 8 Tbell 2 Kjennskp til rutinebeskrivelsene v 2008/2009 og hvorvidt de følges... 12 Tbell 3 Oversikt over retningslinjenes innhold... 15 Tbell 4 Oversikt over tilskuddsbrevenes innhold... 17 Tbell 5 Oversikt over ordninger som krever rpport og regnskp... 21 Tbell 6 Oversikt over typer rpport og rpportens innhold... 22 Tbell 7 Oversikt over rpport, regnskp og revisorbekreftelse - innlevering... 23 Tbell 8 Oversikt over rpport og regnskp - kontroll og dokumentsjon... 24 Tbell 9 Ikke utbetlte og inndrdde midler v tildelte midler for seksjon for helsefremmende rbeid og rådet for likestilling v funksjonshemmede pr 31.12.12... 26 Figurer: Figur 1 Orgnissjonskrt for folkehelsevdelingen... 7 Figur 2 Orgnissjonskrt for kultur- og miljøvdelingen... 7 Vedlegg: 1. Revisjonskriteriene 2. Oversikt over søkndsbserte tilskuddsordninger, folkehelsevdelingen 2012 3. Oversikt over søkndsbserte tilskuddsordninger, kultur- og miljøvdelingen 2012 4. Høringsuttlelse Fylkesrevisjonen i Nordlnd, mi 2014 Side 4 v 30
Forvltningsrevisjon: Tilskuddsmidler i folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen 1. Innledning Kontrollutvlget vedtok i sk 27/12 t det skulle gjennomføres et oppfølgingsprosjekt på tilskuddsmidler i kulturvdelingen. Dette er en oppfølging v forvltningsrevisjonsprosjektet «Forvltning v tilskuddsordninger i kultur- og miljøvdelingen» i 2006/2007 og fylkesrevisjonens rpport som ble lgt frm for kontrollkomiteen i februr 2008. Kultur- og miljøvdelingen ble omorgnisert i 2010. Folkehelse er nå skilt ut fr kultur- og miljøvdelingen som egen vdeling. Kontrollutvlget behndlet fylkesrevisjonens pln for prosjektet i sk 34/13. Her ble det bestemt t prosjektet skl omftte både folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen. 2. Formål, problemstillinger og vgrensning Hovedmålsettingen med dette forvltningsrevisjonsprosjektet hr vært å undersøke om folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen forvlter tilskuddsordningene på en tilfredsstillende måte og i hvilken grd nbeflingene fr forrige rpport er fulgt opp. Ut fr hovedmålsettingen hr vi definert de enkelte problemstillingene til: 1. Fungerer kunngjøringen v og informsjonen om tilskuddsordningene på en tilfredsstillende måte? 2. Er det etblert et forsvrlig og hensiktsmessig internt kontrollsystem for tilskuddsforvltningen? 3. Er det fststt mål og retningslinjer for tilskuddsordningene? 4. Er kontroll/oppfølging v bruken v midlene tilfredsstillende? 5. Finnes det system og rutiner for å evluere tilskuddsordningene? Dette er de smme problemstillingene som ved det forrige forvltningsrevisjonsprosjektet. Her fnt vi t det vr mngler på de fleste områdene. Vi mener vi vil få svr på om nbeflingene fr forrige rpport er fulgt opp ved å se på de smme problemstillingene på nytt. For øvrig gjør vi oppmerksom på t følgende vgrensning gjelder: I rpporten hr vi sett på forvltning v søkndsbserte tilskuddsordninger. Vi hr ikke sett på årlige overføringer til fste tilskuddsmottkere. 3. Metoder og gjennomføring Dette forvltningsprosjekt er gjennomført i smsvr med stndrd for forvltningsrevisjon fststt v Norges Kommunerevisorforbund (RSK001). Denne undersøkelsen er i hovedsk bsert på dokumentnlyse og intervju. Det er blnt nnet gjennomført dokumentnlyse v regelverk, retningslinjer, beslutningsdokument, fylkesrådssker, tilsgnsbrev, rpporter og regnskp. For å smle inn fkt hr fylkesrevisjonen sendt brev til både folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen der vi hr stilt en rekke spørsmål knyttet til prosjektets problemstillinger. Vi hr motttt svrbrev med vedlegg fr begge vdelingene. Fylkesrevisjonen hr forettt dokumentnlyse v de dokumentene vi hr motttt fr vdelingene. Fylkesrevisjonen hr også gjennomført møter med begge vdelingene, smt intervju med 8 sksbehndlere. Alle møterefert og intervju er verifisert. Fylkesrevisjonen hr også htt skriftlig korrespondnse med sksbehndlerne for å innhente informsjon og for å få tilbkemelding på foreløpige funn. Fylkesrevisjonen hr fått oversikter over hvilke søkndsbserte tilskuddsordninger de to vdelingene forvltet i 2012, se vedlegg 2 og 3. Ut fr disse oversiktene hr vi vlgt å se nærmere på 9 v totlt 28 Fylkesrevisjonen i Nordlnd, mi 2014 Side 5 v 30
Forvltningsrevisjon: Tilskuddsmidler i folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen tilskuddsordninger. Vi hr fått tilsendt informsjon om disse tilskuddsordningene fr sksbehndlerne og hr gjennomført dokumentnlyse v blnt nnet tilskuddsordningenes retningslinjer. I utvelgelsen v tilskuddsordninger hr vi ttt hensyn til t vi skl se på omtrent like mnge ordninger fr begge vdelingene. Avdelingene er igjen delt inn i seksjoner. Vi hr vlgt å se på ordninger fr lle seksjonene som forvlter tilskuddsordninger. I utvelgelsen v ordninger hr vi lgt vekt på å velge ut etblerte ordninger v en viss størrelse. Vi hr sett det som hensiktsmessig å se på tilsvrende ntll ordninger som ved den forrige undersøkelsen med omtrent smme fordeling v fylkeskommunle og sttlige ordninger. Av de ordningene vi så på i forrige rpport er det fremdeles 6 som eksisterer. Disse hr vi vlgt å se på også i denne rpporten. Innenfor hver v de 9 tilskuddsordningene hr vi forettt stikkprøver for å kunne si noe om det blir sendt ut tilsgnsbrev for disse ordningene og for å kunne si noe om innholdet i tilsgnsbrevene. Vi hr ttt 5-10 tilfeldige stikkprøver pr. tilskuddsordning for 2011 og 2012, vhengig v ntll innvilgelser. Stikkprøvene er vlgt ut fr oversikter vi hr motttt fr sksbehndlerne. For å kunne si noe om kontrollen v bruken v tilskuddene hr fylkesrevisjonen ttt stikkprøver for å se om rpport og regnskp er levert. Stikkprøvene innebærer t vi hr gått inn i WebSk for å se om rpport og regnskp er rkivert her. Vi hr ikke sett detljert på innholdet i rpporten og regnskpet. Vi hr ttt 5-10 tilfeldige stikkprøver pr. tilskuddsordning for 2011 og 2012, vhengig v ntll utbetlinger. Stikkprøvene er vlgt ut fr oversikter vi hr motttt fr sksbehndlerne. Dtene til denne rpporten er smlet inn i perioden juni 2013 til jnur 2014. Folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen hr fått mulighet til å kommentere revisjonens foreløpige fktbeskrivelse og vurdering. Smlet sett mener vi t dtgrunnlget er godt egnet til å besvre problemstillingene. 4. Revisjons-/vurderingskriterier Revisjonens vurderinger bygger på en smmenligning v fylkeskommunens prksis med revisjons- /vurderingskriterier som sier noe om hvordn prksisen bør være. Revisjons- eller vurderingskriterier kn utledes fr politiske vedtk, lover og forskrifter, nerkjent prksis osv. I dette prosjektet hr vi utledet revisjonskriterier fr: Kommunelovens 20 punkt 2 Reglement for økonomistyring i stten (økonomireglementet) 1 Bestemmelser om økonomistyring i stten (økonomibestemmelsene) Bevilgningsreglementet 10 Disponering v gitte bevilgninger 2 Nordlnd fylkeskommunes økonomihåndbok del I og II Økonomireglementet og økonomibestemmelsene er benyttet som revisjonskriterier i denne rpporten, slik de ble i forrige rpport. Fylkesrevisjonen mener fortstt t økonomireglementet og økonomibestemmelsene sier noe om hvordn prksis bør være også for rene fylkeskommunle tilskuddsordninger. Vi hr funnet det hensiktsmessig å bruke de som revisjonskriterier også for de fylkeskommunle ordningene fordi vi mener de beskriver en «beste prksis» på området. Revisjonskriteriene er nærmere gjort rede for i vedlegg 1, smt nærmere presisert i kpittel 5. 1 Fststt 12. desember 2003 med endringer, senest 8. juni 2010. Det smme gjelder Bestemmelser om økonomistyring i stten. 2 Bevilgningsreglementet vedttt v Stortinget 26. mi 2005. Fylkesrevisjonen i Nordlnd, mi 2014 Side 6 v 30
Forvltningsrevisjon: Tilskuddsmidler i folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen 5. Fktbeskrivelse og revisjonens vurdering Folkehelsevdelingen og kultur- miljøvdelingen ledes begge v fylkesråden for kultur, miljø og folkehelse. Under fylkesråden ledes vdelingene henholdsvis v folkehelsesjefen og fylkeskultursjefen. De to inngår i fylkeskommunens dministrtive ledergruppe som møtes ukentlig. Folkehelsevdelingen består v seks enheter: tre seksjoner, to råd og en enhet som ivretr fellesfunksjoner. Se figur 1 for orgnissjonskrt. Figur 1 Orgnissjonskrt for folkehelsevdelingen Folkehelsesjef Sekretrit Eldrerådet Sekretrit Rådet for likestilling v funksjonshemmede Stbsfunksjoner: Økonomi, lønn, regnskp, personl, kvlitet, kommuniksjon Seksjonsleder Helsefremmende rbeid Seksjonsleder Tnnhelsetjenesten Seksjonsleder UNG i Nordlnd Folkehelsevdelingen hr i brev v 12.7.13 opplyst t de forvlter 16 søkndsbserte tilskuddsordninger, hvorv 9 er fylkeskommunle og 7 sttlige. De enhetene som forvlter tilskuddsmidler er seksjon for helsefremmende rbeid, seksjon UNG i Nordlnd og rådet for likestilling v funksjonshemmede. I 2012 fordelte folkehelsevdelingen tilskuddsmidler for til smmen kroner 75 824 820,- for sine søkndsbserte tilskuddsordninger. Se vedlegg 2 for en oversikt. Kultur- og miljøvdelingen består v 9 enheter, hvorv 3 er loklisert i sentrldministrsjonen. I tillegg kommer stb knyttet til sentrldministrsjonen og stb knyttet til rkiv, bibliotek og museum (ABMstb), se figur 2 for orgnissjonskrt 3. Figur 2 Orgnissjonskrt for kultur- og miljøvdelingen Fylkeskultursjef Stb Pln og miljø Kulturminner Kunst- og kulturformidling ABM-stb Fylkesbiblioteket (Rn, Nrvik, Httfjelldl) Arkiv i Nordlnd M IKAN Sentrlrkiv Figurtetret Musikk i Nordlnd Scenekunst i Nordlnd i 6 regioner 3 Figuren er en kopi v orgnissjonskrtet vi mottok fr kultur- og miljøvdelingen i brev v 5.9.13. Fylkesrevisjonen i Nordlnd, mi 2014 Side 7 v 30
Forvltningsrevisjon: Tilskuddsmidler i folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen Kultur- og miljøvdelingen hr i brev v 5.9.13 opplyst t de forvlter 12 søkndsbserte tilskuddsordninger, hvorv 7 er fylkeskommunle og 5 sttlige. De enhetene som forvlter tilskuddsmidler er kunst- og kulturformidling, musikk i Nordlnd, pln og miljø og kulturminner. I 2012 fordelte kultur- og miljøvdelingen tilskuddsmidler for til smmen 30 235 784,- kroner for sine søkndsbserte tilskuddsordninger. Se vedlegg 3 for en oversikt. I denne rpporten hr vi sett nærmere på 5 tilskuddsordninger som folkehelsevdelingen forvlter og 4 som kultur- og miljøvdelingen forvlter, se tbell 1 for en oversikt. Tbell 1 Tilskuddsordninger fylkesrevisjonen hr sett nærmere på i rpporten Avdeling Seksjon/enhet Tilskuddsordning Fylke Stt Kultur- og Kunst og kulturformidling Prosjekt- og rrngementsstøtte X miljø Kulturminner Istndsetting v privteide fredete X bygninger og nlegg Kulturminner Kulturvern med hovedvekt på X bygningsvern Pln og miljø Miljømillionen X Folkehelse Helsefremmende rbeid Spillemidler ordinære nlegg X Helsefremmende rbeid Friluftslivsformål X Helsefremmende rbeid Aktivitetsmidler friskliv X Ung i Nordlnd Enkeltprosjekter og orgnissjoner: X Rådet for likestilling v funksjonshemmede brn/ungdom Driftstilskudd til funksjonshemmedes orgnissjoners fylkeslg X 5.1. Kunngjøring v og informsjon om tilskuddsordninger Her hr vi sett på om kunngjøringen v og informsjonen om tilskuddsordningene fungerer på en tilfredsstillende måte. 5.1.1 Revisjonskriterier og nbefling fr forrige rpport Her hr vi brukt følgende revisjonskriterier: Avdelingene bør h skriftlige rutiner for kunngjøring v og informsjon om tilskuddsordningene. Kunngjøringen bør forets på en slik måte t den når hele målgruppen til tilskuddsordningen. Anbefling fr forrige rpport: Kultur- og miljøvdelingen bør utrbeide en felles informsjonsstrtegi 4 for hele vdelingen. 5.1.2 Fkt Rutinebeskrivelser Folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen opplyser t det ble utrbeidet rutinebeskrivelser for sksbehndling v tilskuddsordningene i 2008/2009 5. Ifølge folkehelsevdelingen er ikke rutinebeskrivelsene oppdtert siden folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen ble seprte vdelinger i 2010/2011. I rutinebeskrivelsen er det beskrevet rutiner for kunngjøring v og informsjon om tilskuddsordningene. Her går det frm t lle tilskuddsordninger skl nnonseres i fellesnnonse og t 4 Med informsjonsstrtegi menes t det er nedfelt rutiner i forhold til kunngjøring og informsjon der det blnt nnet går frm hvem som hr nsvret for å utføre hvilke oppgver, hv som skl gjøres når og hvilke informsjonsknler som skl benyttes. 5 Dette går frm v folkehelsevdelingens brev v 12.7.2013 og kultur- og miljøvdelingens brev v 5.9.2013. Fylkesrevisjonen i Nordlnd, mi 2014 Side 8 v 30
Forvltningsrevisjon: Tilskuddsmidler i folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen lle kriterier, retningslinjer og informsjon til søkere skl legges på nett. Det er ikke beskrevet hvem som hr nsvr for å sette inn fellesnnonsen, eller hvem som skl legge ut informsjonen om tilskuddsordningene på nett. Det går heller ikke frm når dette skl gjøres. Folkehelsevdelingen opplyser i møte den 23.8.2013 t rutinebeskrivelsene er under revidering og t det vil bli gjort endringer i rutinene for kunngjøring og informsjon. I de nye rutinebeskrivelsene vil det bli beskrevet når visnnonsen skl settes inn og hvem som hr nsvret for å sette inn visnnonsen, legge inn informsjon om de ulike tilskuddsordningene på Nordlnd fylkeskommunes nettside og hvem som hr nsvret for å sende ut mil til relevnte ktører. Dette gjelder de tilskuddsordningene som fller inn under seksjon for helsefremmende rbeid. Kultur- og miljøvdelingen opplyser i møte den 13.9.2013 t de hr vurdert å t inn i rutinebeskrivelsene når fellesnnonsen i visen skl settes inn og hvem som hr nsvret for kunngjøringen v tilskuddsordningene. Prksis ved folkehelsevdelingen Folkehelsevdelingen opplyser i brev v 12.7.2013 t tilskuddsordningene blir kunngjort på nettsidene NFK.no og gjennom felles nnonse i smtlige viser i fylket. Fellesnnonsen blir stt inn i november og inneholder kun tilskuddsordninger som hører inn under seksjon for helsefremmende rbeid. Rådet for likestilling for funksjonshemmede lyser sin tilskuddsordning ut i en egen visnnonse i november. De skriver også til orgnissjonene for å minne dem om å søke innen fristen. Tilskuddsordningene som hører inn under UNG blir ikke kunngjort i visen. De ktuelle tilskuddsmottkerne blir her tilskrevet eller tilsendt informsjon. Folkehelsevdelingen opplyser i møte t det formelt sett er seksjonsleder som hr nsvret for kunngjøringen v tilskuddsordningene. I prksis er det en bestemt sksbehndler som setter inn fellesnnonsen i visen. I forknt blir sksbehndlerne for de ndre tilskuddsordningene spurt om de ønsker å være med i denne nnonsen. I brev v 12.7.2013 opplyser vdelingen t det er sksbehndler som sørger for utlysning og informsjonsspredning. Avdelingen mener kunngjøringen v tilskuddsordningene blir gjort på en slik måte t de når målgruppene til de ulike ordningene. Det er mnge flere søknder enn det er midler til på de ulike tilskuddsordningene. Avdelingen vil se på om tildelingskriteriene til de ulike ordningene er presise nok. En endring v kriteriene vil kunne medføre t en unngår t folk søker på tilskuddsordninger de ikke fller inn under. Seksjon for helsefremmende rbeid hr gått i gng med et evlueringsrbeid der de blnt nnet skl se på om de når hele målgruppen til de ulike tilskuddsordningene. Det er også nstt en person som jobber med informsjon på vdelingen. Folkehelsevdelingen informerer om tilskuddsordningene vi NFK.no, mil og telefon. Det er sksbehndlerne for de ulike tilskuddsordningene som sender mil til relevnte ktører og som legger inn/redigerer informsjonen som legges på Nordlnd fylkeskommunes nettside. Seksjon for helsefremmende rbeid sender ut nyhetsbrev til kommunene der de blnt nnet informerer om tilskuddsordningene. Dette hr seksjonen fått god tilbkemelding på. Seksjon UNG informerer også vi fcebook. I følge rådet for likestilling v funksjonshemmede når de lle relevnte orgnissjoner det er et oversiktlig «søkemrked». Dette er kvlitetssikret ved t prplyorgnissjonene SAFO 6 og FFO 7 også informerer lle sine medlemmer. Fylkesrevisjonens gjennomgng (18.12.2013) v Nordlnd fylkeskommunes nettside viser t det er informert om lle tilskuddsordningene vdelingen hr opplyst t de forvlter 8. Fylkesrevisjonen hr sett nærmere på 5 tilskuddsordninger som hører inn under folkehelsevdelingen, se tbell 1 for en oversikt. I intervju med sksbehndlerne hr vi spurt om hvordn tilskuddsordningen blir kunngjort og hvordn det blir informert om den. Det fremgår v intervjuene t for de 5 tilskuddsordningene følges i ll hovedsk den prksis som er beskrevet v folkehelsevdelingen. Når 6 Smrbeidsforumet v funksjonshemmedes orgnissjoner. 7 Funksjonshemmedes Fellesorgnissjon. 8 Fylkesrevisjonen hr her kun sett på om det er informert om ordningen. Fylkesrevisjonen i Nordlnd, mi 2014 Side 9 v 30
Forvltningsrevisjon: Tilskuddsmidler i folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen det gjelder spillemidler for ordinære nlegg er det stten som her hr nsvret for kunngjøringen v tilskuddsordningen. Prksis ved kultur- og miljøvdelingen Kultur- og miljøvdelingen opplyser i brev v 5.9.2013 t tilskuddsordningene i vdelingen hr ulik søkndsfrist, men t det settes inn en fellesnnonse i utvlgte viser i fylket minst en gng i året. Avdelingen opplyser i møte den 13.9.2013 t det blir vtlt i et v møtene virkemiddelgrupp vholder, hvem som skl sette inn fellesnnonse i vis. Avdelingen mener selv t kunngjøringen v tilskuddsordningene blir gjort på en slik måte t de når de en skl. Avdelingen informerer om tilskuddsordningene vi fylkeskommunens nettside (nfk.no), fcebook 9, pr. e-post og telefon. For noen v tilskuddsordningene sendes det ut brev til kommuner og ndre ktører, smt utrbeides informsjonsbrosjyre. Det er sksbehndler som hr nsvr for å informere om tilskuddsordningene. Dette går frm v kultur- og miljøvdelingens brev v 5.9.2013. Fylkesrevisjonens gjennomgng (18.12.2013) v Nordlnd fylkeskommunes nettside viser t det her er informert om lle tilskuddsordningene vdelingen hr opplyst t de forvlter 10. Fylkesrevisjonen hr sett nærmere på 4 tilskuddsordninger som hører inn under kultur- og miljøvdelingen, se tbell 1 for en oversikt. I intervju med sksbehndlerne fremgår det t for disse tilskuddsordningene følges i ll hovedsk den prksis for kunngjøring og informsjon som er beskrevet v kultur- og miljøvdelingen. Etter en del år uten kunngjøring ble tilskuddsordningen miljømillionen kunngjort i en fellesnnonse i visen i 2013. 5.1.3 Revisjonens vurdering Folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen hr skriftlige rutiner for kunngjøring v og informsjon om tilskuddsordningene. Dette er i tråd med de revisjonskriteriene fylkesrevisjonen hr stt for dette området. Fylkesrevisjonen synes det er positivt t folkehelsevdelingen hr stt i gng et rbeid for å se på om kriteriene til de ulike ordningene er presise nok og om en når målgruppene til de ulike tilskuddsordningene. Se også rpportens punkt 5.2.3 for revisjonens ytterlige kommentrer og vurderinger når det gjelder de to vdelingenes rutinebeskrivelser. Bsert på den informsjon vi hr motttt er det fylkesrevisjonens vurdering t de to vdelingene foretr kunngjøringene v sine tilskuddsordninger på en slik måte t de i stor grd når ordningenes målgrupper. Fylkesrevisjonen mener t det fremdeles ikke er utrbeidet en felles informsjonsstrtegi for verken folkehelsevdelingen eller kultur- og miljøvdelingen. I rutinebeskrivelsene er det blnt nnet ikke beskrevet hvilke nsvrsforhold som foreligger, ltså hvem som skl gjøre hv. Det er heller ikke beskrevet når de ulike oppgvene skl gjennomføres. Fylkesrevisjonen synes det er positivt t folkehelsevdelingen hr tenkt å t inn dette i de nye rutinebeskrivelsene og nbefler kultur- og miljøvdelingen å gjøre det smme. Fylkesrevisjonen ønsker å påpeke t vi med felles informsjonsstrtegi mener det bør være felles rutinebeskrivelser for lle tilskuddsordninger innenfor de to vdelingene. Vi forstår t det kn være forskjeller mellom de ulike tilskuddsordningene, men mener forskjellene vil kunne ivrets i rutinebeskrivelsene. Fylkesrevisjonens nbefling er fortstt t det bør utrbeides en felles informsjonsstrtegi for lle søkndsbserte tilskuddsordninger i fylkeskommunen. 5.2. Internt kontrollsystem Fylkesrevisjonen hr vurdert hvorvidt vdelingene hr etblert et forsvrlig og hensiktsmessig internt kontrollsystem for tilskuddsforvltning. 9 Det er tilskuddsordningen miljømillionen som informerer vi fcebook. 10 Fylkesrevisjonen hr her kun sett på om det er informert om ordningen. Fylkesrevisjonen i Nordlnd, mi 2014 Side 10 v 30
Forvltningsrevisjon: Tilskuddsmidler i folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen 5.2.1 Revisjonskriterier og nbefling fr forrige rpport. Her hr vi brukt følgende revisjonskriterier: Det bør være utrbeidet skriftlige rutiner for sksbehndlingen v tilskuddsordninger. Det bør være utrbeidet skriftlige rutiner hvor det fremgår hvilket nsvr og oppgver økonomimedrbeiderne hr og hvilket nsvr og oppgver sksbehndler hr med tilskuddsordningene. Det bør være en dokumentert intern kvlitetskontroll v sksbehndlers vurdering/rbeid. Anbefling fr forrige rpport: Avdelingen bør utrbeide skriftlige rutiner som tr for seg hele prosessen i sksbehndlingen v tilskuddsordningene. De skriftlige rutinene bør systemtiseres i et smlet skriftlig rutineopplegg. Det bør her vurderes om det er hensiktsmessig å utrbeide en «kvlitetssikringshåndbok». 5.2.2 Fkt Skriftlige rutiner Både folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen opplyser t rutinebeskrivelse for behndling v tilskuddssker ble utrbeidet i 2008/2009. Rutinebeskrivelsen omftter følgende punkt: forberedende rbeid, sksbehndlingsrutiner, sksflyt fylkesrådssker, utbetling v tilskudd og behndling v klgesker. Innenfor hvert punkt gis en kort beskrivelse v hv som skl gjøres i de ulike fsene for sksbehndlingen. Under punktet søkndsbehndlingsrutiner beskrives i korte trekk rutiner for hv som skl gjøres fr søknd kommer inn til den vslås eller innvilges. I dette vsnittet ligger det mler på tilsgnsbrev, smrbeidsvtle og vslg. Under punktet utbetling v tilskudd beskrives rutinene for hv som skl gjøres fr nmodning om utbetling kommer inn til beløpet blir utbetlt. Det er også lgt ved en ml på brev som sendes tilskuddsmottker ved utbetling. Under dette punktet er det også i korte trekk beskrevet hv sksbehndler og økonomimedrbeider skl gjøre. Det fremgår ikke v rutinebeskrivelsene når eller v hvem de er utrbeidet. Det går heller ikke frem hvem som hr nsvret for å revidere rutinebeskrivelsene og hvor hyppig behovet for å oppdtere rutinene skl vurderes. Ifølge folkehelsevdelingen blir de rutinebeskrivelsene som ble utrbeidet v kultur- og miljøvdelingen i 2008/2009 benyttet i sksbehndlingen v tilskuddsordninger. Avdelingen hr ikke oppdtert rutinebeskrivelsene siden 2008/2009, men opplyser t de nå er under revidering. Avdelingen opplyser i møte t de nye rutinebeskrivelsene vil bli lgt inn i kvlitetssystemet 11 i løpet v høsten 2013 og t det her vil bli ttt med hvem de er utrbeidet v, hvem som hr nsvret for å revidere de og når de er utrbeidet. Slike rutinebeskrivelser er ikke lgt inn i kvlitetssystemet pr. 7.3..2014 for folkehelsevdelingen. Rutinebeskrivelsene utrbeidet i 2008/2009 gjelder ikke for tilskuddsordningene forvltet v rådet for likestilling v funksjonshemmede eller UNG, men kun for tilskuddsordningene som forvltes v seksjon helsefremmende rbeid. De nye rutinebeskrivelsene som folkehelsevdelingen hr opplyst er under utrbeidelse omftter også kun tilskuddsordningene som forvltes v seksjon for helsefremmende rbeid. Folkehelsevdelingen hr imidlertid opplyst t de vil t opp muligheten for t ndre kn bruke beskrivelsene på et senere tidspunkt. Det går frm v kultur- og miljøvdelingens brev v 5.9.2013 t heller ikke de hr oppdtert rutinebeskrivelsene siden de ble utrbeidet i 2008/2009. Avdelingen hr rutinebeskrivelser som omhndler punktene forberedende rbeid og søkndsbehndlingsrutiner. Avdelingens prksis når det gjelder utbetling v tilskudd og behndling v klgesker opplyses å være smmenfllende med rutinebeskrivelsene fr 2008/2009. For noen ordninger er det gjort forenklinger i forhold til rutinebeskrivelsene. Det er gjort endringer v prksis uten t de skriftlige rutinebeskrivelsene er blitt tilsvrende oppdtert. Ifølge vdelingen er det blitt vurdert å se på rutinebeskrivelsene etter hvert. 11 Nordlnd fylkeskommunes system for kvlitetsstyring. Fylkesrevisjonen i Nordlnd, mi 2014 Side 11 v 30
Forvltningsrevisjon: Tilskuddsmidler i folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen Avdelingen opplyser t det er ingen som hr fått nsvr for å legge rutinebeskrivelsene i kvlitetssystemet. Fylkesrevisjonen hr spurt de 8 12 sksbehndlerne for de 9 tilskuddsordningene om de kjenner til og følger rutinebeskrivelsene v 2008/2009. Svrene fremgår v tbell 2. Tbell 2 Kjennskp til rutinebeskrivelsene v 2008/2009 og hvorvidt de følges Tilskuddsordning Gjelder rutinebeskrivelsene v 2008/2009 for tilskuddsordningen? Kjenner til rutinebeskrivelsene v 2008/2009 Følges rutinebeskrivelsene v 2008/2009? Prosjekt- og rrngementsstøtte J J I hovedsk, men det er gjort tilpsninger i rutinene som ikke er nedfelt i rutinebeskrivelsene. Istndsetting v privteide J J Nei fredete bygninger og nlegg Kulturvern med hovedvekt på J J Nei bygningsvern Miljømillionen J J J Spillemidler ordinære nlegg J J J Friluftslivsformål J J J, i mer eller mindre grd. Det blir ikke sendt ut utbetlingsbrev for denne ordningen. Aktivitetsmidler friskliv J J J Enkeltprosjekter og Nei Nei Nei orgnissjoner: brn/ungdom Driftstilskudd til funksjonshemmedes orgnissjoners fylkeslg Nei Nei Nei For folkehelsevdelingen oppgv 2 v sksbehndlerne ved seksjon for helsefremmende rbeid t de kjente til rutinebeskrivelsene, hvorv den ene oppgv å følge dem, mens den ndre oppgv å følge dem i mer eller mindre grd. Den tredje sksbehndleren fr smme seksjon oppgv t hn ikke kjente til dem, eller fulgte dem. De 2 sksbehndlerne som forvlter tilskuddsordninger som hører inn under rådet for likestilling v funksjonshemmede og UNG opplyser t de ikke kjenner til rutinebeskrivelsene utrbeidet i 2008/2009. Fylkesrevisjonen forstår det også slik t disse to enhetene ikke hdde utrbeidet egne rutinebeskrivelser for behndling v tilskuddsordninger. Rådgiver for rådet for likestilling v funksjonshemmede hr opplyst t de nå er i ferd med å utrbeide rutinebeskrivelser for sksbehndling v tilskuddsordningen de forvlter. Alle tre sksbehndlere ved kultur- og miljøvdelingen oppgir t de kjenner til rutinebeskrivelsene. En sksbehndler oppgir t hn ikke følger rutinebeskrivelsene, en nnen t det er en ulempe t de ikke er oppdtert, mens den tredje sier t hun i hovedsk følger rutinebeskrivelsene, men t det er gjort endringer som ikke er nedfelt i rutinebeskrivelsene. 12 Det er en sksbehndler som hr nsvr for både tilskuddsordningen istndsetting v privteide fredete bygninger og nlegg og tilskuddsordningen kulturvern med hovedvekt på bygningsvern. Fylkesrevisjonen i Nordlnd, mi 2014 Side 12 v 30
Forvltningsrevisjon: Tilskuddsmidler i folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen Intern kvlitetskontroll Ifølge rutinebeskrivelsene 13 v 2008/2009 skl sksbehndler utrbeide enten et nott (beslutningsdokument) eller en fylkesrådssk 14 med forslg til vedtk/fordeling v virkemidlene. I rutinebeskrivelsene går det frm hv nottet skl inneholde. Det skl blnt nnet inneholde en vurdering v søknden(e). For fylkesrådssker står det i rutinebeskrivelsene t det utrbeides en fylkesrådssk etter rutinebeskrivelsen «Sksflyt fylkesrådssker og fylkestingssker» (dtert 4. jnur 2010). Det går videre frm v rutinebeskrivelsene t dokumentene, beslutningsdokument og fylkesrådssk, kvlitetssikres gjennom flggfunksjon i WebSk v enhetsleder og fylkeskultursjef. Ifølge rutinebeskrivelsene 15 skl også tilsgns- og vslgsbrev kvlitetssikres gjennom flggfunksjon i WebSk v kvlitetssikrer og enhetsleder. Rutinebeskrivelsene omftter også utbetling v tilskudd. Her går det frm t det sendes ut brev til søker etter utrbeidet ml ved utbetling. Brevet skl beskrive hvordn beregninger v beløp for utbetling er forettt. Dersom tilsgnet ikke utbetles i sin helhet, nmerkes det t det resterende beløp trekkes tilbke. Brevet signeres v sksbehndler smt enhetsleder. Det går frm v rutinebeskrivelsene t dokumentet kvlitetssikres gjennom flggfunksjon i WebSk gjennom kvlitetssikrer og enhetsleder. Når brevet til søker er godkjent ved signtur v enhetsleder, brukes kopi v dette for videre sksbehndling. Brevet stemples, sksbehndler godkjenner så utbetling, økonomimedrbeider bilgsbehndler og enhetsleder nviser beløpet til endelig utbetling. Fylkesrevisjonen hr motttt utfyllende informsjon om hvilke rutiner som følges i prksis i sksbehndlingen v tilskuddsordninger 16. Ut fr den informsjon vi hr motttt forstår fylkesrevisjonen det slik t sksbehndlerne i ll hovedsk gir en generell vurdering v søkndene i beslutningsdokumentene og fylkesrådsskene. Videre forstår vi det slik t sksbehndlers vurdering v den enkelte søknd knyttet opp mot gjeldende kriterier og bestemmelser i liten grd fremgår v disse dokumentene. De ller fleste sker blir diskutert under sksbehndlingsprosessen, enten med ndre sksbehndlere eller med seksjonsleder. Denne mer eller mindre uformelle delen v sksbehndlingen blir ikke dokumentert. Det er også flere sksbehndlere som skriver ned sin vurdering v den enkelte søknd og bruker den i sksbehndlingsprosessen. Fylkesrevisjonen forstår det imidlertid slik t disse vurderingene i liten grd blir dokumentert og rkivert i WebSk. I brev til fylkesrevisjonen v 12.7.13 opplyser folkehelsevdelingen t lle beslutningsdokument og fylkesrådssker godkjennes v seksjonsleder og ettsjef. Det opplyses videre t fylkesråden vedtr beslutningsdokument, eller fylkesrådet vedtr rådssk og t lle utgående brev og tilsgn/vslg godkjennes v seksjonsleder og dokumenteres i WebSk. I brev til fylkesrevisjonen v 5.9.2013 opplyser kultur- og miljøvdelingen t beslutningsdokument og rådssker godkjennes v seksjonsleder, ettsjef og fylkesråd. Det opplyses videre t tilsgnsbrev signeres v seksjonsleder i tillegg til sksbehndler, t ll dokumentsjon ligger i WebSk og t for fylkesrådssker signeres omslg på sk. 5.2.3 Revisjonens vurdering Det er utrbeidet skriftlige rutinebeskrivelser for sksbehndlingen v tilskuddsordninger for deler v folkehelsevdelingen og for hele kultur- og miljøvdelingen. Dette er en forbedring fr forrige rpport d det ikke forelå noen skriftlige rutinebeskrivelser på dette området. Det fremgår v rutinebeskrivelsene hvilket nsvr og oppgver økonomimedrbeider og sksbehndler hr, noe fylkesrevisjonen ser på som positivt. 13 Punkt 5 under vsnittet søkndsbehndlingsrutiner. 14 Tilsgn under kr 300 000,- skl benytte beslutningsdokument, mens tilsgn over kr 300 000,- skl benytte fylkesrådssk, jf rutinebeskrivelsene v 2008/9 punkt 5 under søkndsbehndlingsrutiner. 15 Punkt 6 under vsnitt om søkndsbehndlingsrutiner. 16 Denne informsjonen hr vi fått i møte med vdelingene, i brev fr vdelingene og i smtle med sksbehndlere. Fylkesrevisjonen i Nordlnd, mi 2014 Side 13 v 30
Forvltningsrevisjon: Tilskuddsmidler i folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen Fylkesrevisjonen mener imidlertid rutinebeskrivelsene som benyttes v de to vdelingene hr flere mngler. Hovednkepunktet er t de ikke er oppdtert siden de ble utrbeidet i 2008/2009. Siden den gng hr det skjedd en omorgnisering der kultur- og miljøvdelingen er blitt til to seprte vdelinger. De to vdelingenes rutinebeskrivelser reflekterer ikke dette. Rutinebeskrivelsene er heller ikke oppdtert med de rutineendringene som er gjort. Dette gjør t prksis ikke er i smsvr med rutinebeskrivelsene i noen tilfeller og t sksbehndlerne fører ulik prksis. Dette gjenspeiles i de svr vi hr fått fr sksbehndlerne. Fylkesrevisjonen mener t noe v grunnen til t flere v sksbehndlerne enten svrer t de ikke følger rutinebeskrivelsene, eller følger de i mer eller mindre grd, kn ligge i t rutinebeskrivelsene ikke er oppdtert. Fylkesrevisjonen synes det er positivt t folkehelsevdelingen hr opplyst t de er i ferd med å revidere rutinebeskrivelsene og mener dette er noe også kultur- og miljøvdelingen bør gjøre. Fylkesrevisjonen mener det er en svkhet t rutinebeskrivelsene ikke omftter hele folkehelsevdelingen, men kun seksjon for helsefremmende rbeid. Fylkesrevisjonen mener videre t det virker lite hensiktsmessig å utrbeide seprte rutinebeskrivelser for sksbehndlingen v de ulike tilskuddsordningene. Selv om det er forskjeller mellom de ulike tilskuddsordningene mener fylkesrevisjonen t dette kn ivrets i felles rutinebeskrivelser. Fylkesrevisjonen mener også t det bør gå frm v rutinebeskrivelsene når og v hvem de er utrbeidet og hvem som hr nsvret for å utrbeide rutinene. Fylkesrevisjonen hr merket seg t folkehelsevdelingen vil t inn dette i de nye rutinebeskrivelsene og ser på det som positivt. Vi oppfordrer kultur- og miljøvdelingen til å vurdere å gjøre det smme. I rutinebeskrivelsene utrbeidet i 2008/2009 er det lgt opp til dokumentsjon på kontroll v sksbehndlers rbeid gjennom signtur fr en eller flere ledere og/eller gjennom flggfunksjon i WebSk. Dette er rutiner som gjelder ved utrbeidelse v beslutningsdokument, fylkesrådssk, tilsgnsbrev, vslgsbrev og utbetlingsbrev. Fylkesrevisjonen ser på dette som positivt. I forknt v utrbeidelsen v beslutningsdokumentene og fylkesrådsskene må sksbehndler foret vurderinger v de enkelte søkndene knyttet opp mot gjeldende kriterier og bestemmelser for å kunne komme med forslg til fordeling v virkemidlene. Fylkesrevisjonen mener det vil være en fordel om også disse vurderingene og kontrollen v de i større grd blir formlisert i rutinebeskrivelsene og dokumentert i WebSk. 5.3. Mål, retningslinjer og tilskuddsbrev Her hr vi sett på om det er fststt mål og retningslinjer for tilskuddsordningene. Vi hr også sett på om det er sendt ut tilskuddsbrev til de som hr fått innvilget søknd og hvilket innhold tilskuddsbrevene hr. 5.3.1 Revisjonskriterier Her hr vi brukt følgende revisjonskriterier: Det bør utrbeides retningslinjer for de ulike tilskuddsordningene Retningslinjene for de ulike tilskuddsordningene bør inneholde beskrivelse v mål, kriterier for måloppnåelse, tildelingskriterier og bestemmelser om oppfølging og kontroll Tilsgn om tilskuddsbeløp på grunnlg v innvilget søknd skl bekreftes med tilskuddsbrev. Tilskuddsbrevet med eventuelle vedlegg skl beskrive: o formål og hv slgs tiltk tilskuddet forutsettes benyttet til o tilskuddsbeløp o utbetlingsordning o eventuelle vilkår for bruken v midlene og eventuell frist for mottkeren til å kseptere vilkårene o krv til rpportering o o kontrolltiltk mulige reksjonsformer dersom mottker ikke opptrer i smsvr med forutsetningene for tilskuddet Fylkesrevisjonen kom ikke med noen hovednbefling til dette punktet i den forrige rpporten. Fylkesrevisjonen i Nordlnd, mi 2014 Side 14 v 30
Forvltningsrevisjon: Tilskuddsmidler i folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen 5.3.2 Fkt Retningslinjer I rutinebeskrivelsene fr 2008/2009 står det t tilskuddsordninger smt ordningens hovedformål skl være opprettet eller vklrt v fylkesrådet. Hovedretningslinjene for virkemidlet skl være politisk vedttt. En gjennomgng v de 9 utvlgte tilskuddsordningene viser t det er utrbeidet retningslinjer for lle ordningene. Retningslinjene til de 2 sttlige ordningene er hovedskelig beskrevet i rundskriv, tildelingsbrev eller i eget regelverk. For de 7 fylkeskommunle ordningene er 3 v retningslinjene politisk vedttt, mens 2 er vedttt v rådsorgn 17. Det foreligger ikke politiske vedttte retningslinjer for tilskuddordningen ktivitetsmidler friskliv. De retningslinjene som foreligger er de som ligger på Nordlnd fylkeskommunes hjemmeside under tilskudd. Sksbehndler opplyser t disse retningslinjene er utrbeidet v dministrsjonen og hr utviklet seg gjennom år. Sksbehndler for tilskuddsordningen kulturvern med hovedvekt på bygningsvern opplyser t det er uklrt hvorvidt retningslinjene som foreligger for ordningen er politisk vedttt. Endringer v retningslinjene gjøres pr. i dg v dministrsjonen. Retningslinjenes innhold Vi hr sett på innholdet i retningslinjene for de 9 tilskuddsordningene. Funnene er oppsummert i tbell 3. Tbell 3 Oversikt over retningslinjenes innhold Tilskuddsordning Beskrivelse v mål Kriterier for måloppnåelse Tildelingskriterier Prosjekt- og rrngementsstøtte J J J Nei Istndsetting v privteide fredete J Nei J J bygninger og nlegg Kulturvern med hovedvekt på J Nei J J bygningsvern Miljømillionen J Nei J Nei Spillemidler ordinære nlegg J Nei J J Friluftslivsformål J Nei J Nei Aktivitetsmidler friskliv J Nei J Nei Enkeltprosjekter og Nei Nei J Nei orgnissjoner: brn/ungdom Driftstilskudd til funksjonshemmedes orgnissjoners fylkeslg J Nei J Nei Bestemmelser om oppfølging og kontroll Gjennomgngen viser t retningslinjene for 8 v 9 tilskuddsordninger inneholder beskrivelse v mål. Med mål menes en beskrivelse v formålet med tilskuddsordningen, det vil si hv stt/fylkeskommune ønsker å oppnå med tilskuddsordningen. Det er kun en v tilskuddsordningene som hr retningslinjer som inneholder kriterier for måloppnåelse. I retningslinjene til tilskuddsordningen prosjekt- og rrngementsstøtte står følgende: «Det legges vekt på t tiltk som støttes skl være v høy kvlitet, og t det minimum hr et regionlt nedslgsfelt. Det innebærer t tiltket enten må h deltkere fr flere kommuner eller frmføres i flere kommuner.» Selv om dette ikke er definert som målkriterier i retningslinjene, hr vi tolket dette som kriterier for måloppnåelse. Med kriterier for måloppnåelse menes kriterier som må være oppfylt (v tilskuddsmottker) for t mn skl kunne si t målet for ordningen er oppnådd. Kriteriene skl innhentes fr tilskuddsmottker eller eventuelt ndre kilder for å belyse måloppnåelse. 17 De to rådene er Nordlnd brne- og ungdoms råd (NOBUR) og Rådet for likestilling v funksjonshemmede. Fylkesrevisjonen i Nordlnd, mi 2014 Side 15 v 30
Forvltningsrevisjon: Tilskuddsmidler i folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen Alle retningslinjene til de 9 tilskuddsordningene inneholder beskrivelse v tildelingskriterier. Tildelingskriterier beskriver hvilke kriterier søker/prosjektet må møte for å få tilskudd. Vi hr også vurdert hvorvidt om retningslinjene til tilskuddsordningene inneholder bestemmelser om oppfølging og kontroll. Det skl være fststt regler om nødvendig kontroll med opplysninger som legges til grunn for tildeling og som inngår i den etterfølgende rpporteringen. I retningslinjene til 3 v 9 tilskuddsordninger er det (til en viss grd) fststt regler om nødvendig kontroll med opplysninger som legges til grunn for tildeling og som inngår i den etterfølgende rpporteringen. For spillemidlene (ordinære nlegg) er det i retningslinjene (V-0732) fststt regler om nødvendig kontroll med opplysninger som legges til grunn for tildeling og som inngår i den etterfølgende rpporteringen. For tilskuddsordningene istndsetting v privteide fredete bygninger og nlegg og kulturvern med hovedvekt på bygningsvern går det frm v retningslinjene t det vil bli utøvd kontroll med t tiltket gjennomføres som forutstt i søknd og tilsgn. Tilskuddsbrev Det går frm v rutinebeskrivelsene v 2008/2009 t det skl sendes brev etter ml i WebSk til de søkere som hr fått innvilget tilskudd. For å kontrollere om det blir sendt ut tilskuddsbrev hr vi ttt stikkprøver. Her hr vi sett på om det er rkivert tilskuddsbrev i WebSk for disse. Stikkprøvene er plukket ut fr dokumenter som inneholder oversikt over innvilgede søknder med rkivsksid motttt fr sksbehndlerne. Avhengig v ntll innvilgelser på tilskuddsordningen hr vi gjennomført 5-10 stikkprøver for både 2011 og 2012 for hver tilskuddsordning. Alle stikkprøvene som ble ttt for de 9 tilskuddsordningene viser t det ble sendt ut tilskuddsbrev for disse. For tilskuddsordningen friluftslivsformål viste det seg imidlertid t vi bre klrte å få ut tilskuddsbrev for 2 v 10 stikkprøver for 2011 og 5 v 10 for 2012 fr WebSk. Dette betyr t det vr totlt 13 tilskuddsbrev vi ikke klrte å finne i WebSk. Det viste seg t 9 v stikkprøvene vr dobbeltført ved t de innkomne søkndene og tilskuddsbrevene vr rkivert på forskjellige sker (rkivsksid). De resterende 4 stikkprøvene vr ikke registrert som ferdig behndlet i rkivsystemet. For tilskuddsordningen enkeltprosjekter: brn/ungdom er det mulig å søke om 5 former for tilskudd: 1. Grunntilskudd 2. Aktivitetstilskudd 3. Deltkertilskudd 4. Støtte til særskilte tiltk 5. Leder- og orgnissjonsmidler For denne tilskuddsordningen hr fylkesrevisjonen kun ttt stikkprøver fr tilskuddsformene 4-5. Alle stikkprøvene viser t det er blitt sendt ut tilskuddsbrev. Slik fylkesrevisjonen forstår det blir det ikke sendt ut tilskuddsbrev til tilskuddsmottkerne for tilskuddsformene 1-3. Sksbehndler opplyser t det som blir sendt til tilskuddsmottker er en e-post med informsjon om hvor mye det er beregnet t de er berettiget til å få i tilskudd. E-posten er ikke et vedtk med klgemuligheter, men første gngen tilskuddsmottker får tilsendt informsjonen hr de mulighet til å komme med innspill innen 1 uke dersom de er uenig i beregningen. Denne e-posten blir ikke rkivert i WebSk. Tilskuddsbrevene til to v 7 stikkprøver ttt for tilskuddsordningen tilskudd til funksjonshemmedes orgnissjoners fylkeslg i Nordlnd for 2011 vr ikke registrert som ferdig behndlet i rkivsystemet. Innhold tilskuddsbrev I kultur- og miljøvdelingens rutinebeskrivelser v 2008/2009 er det beskrevet hvilket innhold brevene til søkere som hr fått innvilget tilskuddet skl h. I rutinebeskrivelsene foreligger det 2 mler, dette er tilsgnsbrev og smrbeidsvtle. Vi hr også sett på disse mlene når vi hr sett på innholdet i tilskuddsbrevene. Fylkesrevisjonen hr sett nærmere på innholdet i tilskuddsbrevene til de 9 kontrollerte tilskuddsordningene, smt vedlegg som sendes til de som får innvilget sin søknd. For å kontrollere innholdet i tilskuddsbrevene, hr vi gjennomført stikkprøver. Stikkprøvene er gjennomført på smme måte som beskrevet under vsnittet om tilskuddsbrev. Resulttet v stikkprøvene er oppsummert i tbell 4. Fylkesrevisjonen i Nordlnd, mi 2014 Side 16 v 30
Forvltningsrevisjon: Tilskuddsmidler i folkehelsevdelingen og kultur- og miljøvdelingen I tillegg til stikkprøvene hr vi også sett på mlene som blir brukt for de enkelte tilskuddsordningene, der dette foreligger. Vi hr fått tilsendt mler på tilskuddsbrev for 5 v tilskuddsordningene. For de resterende 4 tilskuddsordningene er bildet mer nynsert. For spillemidler blir tilskuddsbrev utomtisk generert ut fr verktøyet idrettsnlegg.no og vi nser t det ut fr dette foreligger ml for ordningen. For de resterende 3 tilskuddsordningene forstår fylkesrevisjonen det slik t de bruker tidligere skrevne tilskuddsbrev som mler. Tbell 4 Oversikt over tilskuddsbrevenes innhold Tilskuddsordning Formål og tiltk 18 Tilskudd sbeløp Utbetling s-ordning Prosjekt- og rrngementsstøtte Istndsetting v privteide fredete bygninger og nlegg Kulturvern med hovedvekt på bygningsvern Vilkår og frist 19 Rpport ering Kontroll -tiltk J J J J J J J J J J J J J J J J J J J J J Miljømillionen J J J J J J J Spillemidler J J J J (V) J J J ordinære nlegg Friluftslivsformål J J J J (V) J J J Aktivitetsmidler J (T) J J Nei Nei Nei Nei friskliv Enkeltprosjekter og orgnissjoner: brn/ungdom 20 J (T) J J J (V) J Nei J Driftstilskudd til funksjonshemmedes orgnissjoners fylkeslg J (T) J J J (V) J J J Mulige reksjon sformer For lle tilskuddsordningene bortsett fr en miljømillionen viste gjennomgngen v stikkprøvene og mlene t innholdet i tilskuddsbrevene vr likelydende innenfor de enkelte ordningene. For tilskuddsordningen miljømillionen vr det 1 v totlt 12 stikkprøver som ikke smsvrte med de ndre stikkprøvene eller mlen. Av de momenter vi hr kontrollert vr det kun tilskuddsbeløpet som fremgikk v dette tilskuddsbrevet, mens de ndre momentene som kreves ikke fremgikk eller kun fremgikk i liten grd. De ndre 11 stikkprøvene viste imidlertid t disse tilskuddsbrevene inneholdt de momentene vi kontrollerte. I tbell 4 hr vi derfor oppsummert innholdet i tilskuddsbrevene til de 9 tilskuddsordningene enten med J eller Nei. I økonomibestemmelsene står det t tilskuddsbrevet med eventuelle vedlegg skl inneholde formål og hv slgs tiltk tilskuddet forutsettes benyttet til. Hensikten med dette krvet er t det skl gå tydelig frm v tilskuddsbrevet hv tilskuddet skl benyttes til. Det går frm v mlene i rutinebeskrivelsene v 2008/2009 t formålet for tilsgnet og hvilket prosjekt/tiltk det skl gis tilskudd til skl fremgå v tilskuddsbrevet. Vår stikkprøvekontroll viser t lle tilskuddsbrevene til de 9 tilskuddsordningene inneholder hv slgs tiltk tilskuddet forutsettes benyttet til og t tilskuddsbrevene til 6 v tilskuddsordningene også beskriver formål. 18 For de tilskuddsordninger der det kun går frm hvilket tiltk det gis tilskudd til og ikke formål, er dette merket med (T). 19 For de tilskuddsordninger der kun vilkår og ikke frist er beskrevet i tilskuddsbrevene er dette merket med (V). 20 Stikkprøvene er ttt fr tilskuddsformene 4 og 5. Fylkesrevisjonen i Nordlnd, mi 2014 Side 17 v 30