BIRKENES KOMMUNE INVITASJON TIL FESTE, BYGGING OG DRIFTING AV BARNEHAGE Mars 2012
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INFORMASJON OM UTLYSNINGEN... 3 1.1. Birkenes kommune... 3 1.2. Kontaktperson... 3 1.3. Innbydelse... 3 1.4. Utlysningen gjelder... 4 1.4.1. Bakgrunn... 4 1.4.2. Orientering om tilskudds ordninger i Birkenes kommune... 5 1.5. Søknaden... 5 1.5.1. Krav til søknadens utforming... 5 1.5.2. Informasjon om søker... 5 1.6. Spørsmål og svar knyttet til utlysningen... 5 1.7. Saksbehandling og innsynsrett... 5 1.7.1. Saksbehandling... 5 1.7.2. Offentlig innsyn i utlysningsdokumenter... 6 1.8. Åpning av søknader... 6 1.9. Avvisning... 6 1.10. Vedståelsesfrist... 6 1.11. Avvik fra grunnlaget.... 6 2. REGLER, KRAV OG EVALUERING... 7 2.1. Krav til barnehagedriften... 7 2.2. Krav til barnehagebyggene... 8 2.3. Presentasjon / demonstrasjon... 9 2.4. Avlysning/forkastelse...10 2.5 Krav til fester/utbygger/drifter av barnehager...11 2.6. Kriterier for valg av fester/utbygger/drifter av barnehage...11 3. SJEKKLISTE...12 4. FORUTSETNINGER..12 5. OVERSIKT OVER VEDLEGG...12 2
1. INFORMASJON OM UTLYSNINGEN 1.1. Birkenes kommune Det er Birkenes kommune, heretter kalt kommunen, som lyser ut. 1.2. Kontaktperson All korrespondanse og spørsmål i utlysningen, skal rettes til denne kontaktpersonen. Barnehagefaglige spørsmål Navn: Hilde R. Høygilt Telefon: 37 28 15 22 / 98 85 15 80 E- post : hilde.hoygilt@birkenes.kommune.no 1.3. Innbydelse Birkenes kommune har innregulert tomt for ny barnehage på to lokasjoner i Birkenes. En lokasjon ligger nær Birkeland sentrum, mens den andre lokasjonen ligger på Herefoss ca 24 km nord for Birkeland sentrum. Tomtene er eid av Birkenes kommune og vil bli festet ut i henhold til normal markedsverdi til beste aktør for både bygging, etablering og drift av ny privat barnehage i Birkenes. Med dette inviteres aktuelle aktører til å søke om bygging og drifting av privat barnehage i Birkenes på de betingelser som fremkommer av dette søknadsgrunnlaget. Utlysningen er kunngjort i Aftenposten, Fedrelandsvennen og Agderposten Birkenes kommune sine hjemmesider: www.birkenes.kommune.no Via PBL Tiidligere interessenter Grunnlaget m/vedlegg sendes ut kun pr e-post, som pdf-filer. Kommunen avholder orienteringsmøte og befaring fredag 30. mars kl 1200. Oppmøte på Birkenes kommunehus, Servicetorvet i 2. etg. Ved henvendelse kan andre befaringer avtales. Frist for innlevering av søknaden er satt til fredag 27.april, kl 13.00. Søknaden skal være kommunen i hende på oppgitt leveringsadresse, før utløpet av fristen. Tilbudet kan sendes i posten, men tilbyder er ansvarlig for å sende det tidsnok og at det rekker frem. Tilbud levert på e-post aksepteres ikke. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf. Prinsippet om likebehandling. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.) Søknaden skal utarbeides og sendes/leveres i lukket forsendelse merket: Søknad bygging og drifting av barnehage til følgende adresse: Birkenes kommune v/ Hilde R. Høygilt Postboks 115 4795 Birkenes 3
Søknaden må vedståes i 3 måneder fra tilbudsfristen. 1.4. Utlysningen gjelder 1.4.1. Bakgrunn Etterspørselen etter barnehageplasser i Birkenes har de siste årene økt formidabelt. Vi har etablert mange faste plasser i midlertidige lokaler, den siste var Birkenesparken barnehage som åpnet 1.8.2010. Herefoss barnehage som er en distriktsbarnehage, har også måtte ty til midlertidige lokaler. Birkenesparken barnehage Birkenesparken barnehage har i dag 68 plasser for barn i alderen 1 5 år og er et modulbygg. Vedtak 15.12.11 gjorde kommunestyret følgende vedtak i KS-121/11: Ny permanent barnehage, som erstatter Birkenesparken barnehage, bygges på sentrumsnær tomt, med ferdigstillelse senest 1. august 2013. Barnehagen skal være privat, og ha plass til minimum 80 barn. Følgende vedtak ble gjort 7.2.12 i KS-017/12: Kommunestyret gir tillatelse til at Stoppedalsmyra detaljreguleres for tilrettelegging for barnehage, boligbebyggelse, lekeareal og friområde. Herefoss barnehage Herefoss barnehage har i dag 21 barn i alderen 1 5 år. Den har totalt 24 plasser for barn over 3 år. Vedtak 7.2.12 gjorde kommunestyret følgende vedtak i KS-010/12: 1. Ut fra en økonomisk totalvurdering bygges og drives Herefoss barnehage av en privat aktør på kommunalt eid tomt i Homlegardsheia 2. Det velges samme aktør for Birkenesparken barnehage og Herefoss barnehage. Anbudsprosessen igangsettes umiddelbart og barnehagen skal ferdigstilles før jul 2012. Utlysning I tillegg til å feste, bygge og drive barnehagen på 2 lokasjoner (Stoppedalsmyra og Homlegardsheia), skal aktuell aktør overta barnehagedriften i Birkenesparken og ved Herefoss skole. Dette innebærer virksomhetsoverdragelse etter gjeldende regler i arbeidsmiljøloven. Det skal bygges og drives en barnehageenhet, med to lokasjoner. En lokasjon på Birkeland og en på Herefoss. Birkenesparken barnehage erstattes av lokasjonen på Birkeland, og Herefoss barnehage av lokasjonen på Herefoss. Tomtene skal være festetomter og vil være regulert til formålet. Festetomtene vil ikke være fritt omsettelige, kommunen vil ha en tinglyst forkjøpsrett. Vei, vann og avløp vil av kommunen legges fram til begge tomtene. Ny lokasjon for Birkenesparken barnehage skal bygges på Stoppedalsmyra, ha plass til minimum 80 plasser og kunne legge til rette for en naturgruppe. Barnehagen skal stå ferdig senest 1.8.2013 Ny lokasjon for Herefoss barnehage skal bygges i Homlegardsheia, ha plass til minimum 30 plasser og kunne legge til rette for en naturgruppe. Barnehagen skal stå ferdig før jul 2012. 4
Lov og forskrift om offentlige anskaffelser gjelder ikke, da denne utlysningen gjelder valg av tomtefester, utbygger og drift av en barnehage med to lokasjoner samt overtagelse av eksisterende barnehagedrift i Birkenesparken og Herefoss skole. Utlysningen skal derfor skje etter de krav og regler som følger dette dokument. 1.4.2. Orientering om tilskudds ordninger i Birkenes kommune Satsene for kommunalt tilskudd i 2012 for ordinær drift: Barn 0-3 år kr 173 833 Barn 4-6 år kr 84 511 Kapital kr 7 600 1.5. Søknaden 1.5.1. Krav til søknadens utforming Søknaden skal inneholde et signert Søknadsbrev undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder. Søknaden ønskes utformet etter samme mal som utlysninggrunnlaget er bygget på. Søker skal henvise til disse punktene i sin besvarelse. Det er viktig at alle vedlegg, tegninger osv. merkes tydelig. Søknaden skal foreligge på papir, det sendes inn en original, samt en kopi i e-format. Hoveddokumenter skal lagres i PDF-format, produkt- og prisskjema skal lagres i excelformat, brosjyrer/kataloger skal lagres som bilder i PDF med 300 dpi som oppløsning). Hvert vedlegg skal navngis med unike og logiske navn. CD eller minnepenn skal merkes med søkers navn på både CD og cover. Papirformatet ønskes levert i ringperm, eller innbundet. Evt. Elektroniske kopier leveres i 1 eksemplarer. Dersom det er misforhold mellom versjonene så er det papirversjonen som gjelder. Søknadene skal leveres på norsk, og det skal være undertegnet. Søknader utformet på andre språk vil bli forkastet. All korrespondanse vedrørende søknadene skal være på norsk. Alle kostnader forbundet med søknadsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive søkerne. 1.5.2. Informasjon om søker Følgende informasjon skal følge søknaden: - Søkers navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, kontaktperson, e-postadresse og eventuell Internett-adresse. - Vedlagte skjema (vedlegg 1) for opplysninger om tilbyder leveres i utfylt stand sammen med tilbudet. 1.6. Spørsmål og svar knyttet til utlysningen Alle henvendelser i forbindelse med grunnlaget skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, punkt 1.2. Vesentlige spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli meddelt samtlige som har bedt om utlysningsgrunnlaget. 1.7. Saksbehandling og innsynsrett 1.7.1. Saksbehandling Det er kun beslutningstakere i søknadsprosessen som i utgangspunktet vil få tilgang til mottatte søknader. Informasjon om priser og øvrige utlysningselementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i søknadsprosessen. 5
1.7.2. Offentlig innsyn i utlysningsdokumenter I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra 1.1.2009 vil protokollen og innkommende søknader være skjermet for offentlige innsyn frem til avtalepart er valgt. Deretter er disse søknadsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. 1.8. Åpning av søknader Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne søknader. 1.9. Avvisning Søknader som mottas etter søknadsfristen vil bli avvist. 1.10. Vedståelsesfrist Søknaden må vedståes i 3 måneder fra søknadsfristen. 1.11. Avvik fra grunnlaget. Søker skal i eget vedlegg (vedlegg 2) liste alle eventuelle avvik fra utlysningsgrunnlaget. Avvik som ikke er listet under dette vedlegget vil ikke bli akseptert. Søker skal henvise til de eventuelle punkter i utlysningen som det enkelte avvik refererer seg til, og skal for hvert avvik oppgi priskonsekvens dersom disse ikke tas til følge. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at det er mulig å vurdere avvikene uten å kontakte tilbyder. Generelle kommentarer vil ikke bli akseptert. 6
2. REGLER, KRAV OG EVALUERING 2.1. Krav til barnehagedriften Kommunen forutsetter at tilbyder har erfaring fra og kompetanse til å drive barnehage både innenfor det regelverket som gjelder med utgangspunkt i Barnehageloven med tilhørende forskrifter, med en tydelig pedagogisk profil og ambisjon samt i god dialog med ansatte og foreldre. Kommunens særlige krav til driften av begge lokasjonene er: En barnehageenhet med to lokasjoner, som driftes av samme eier Barnhagen skal driftes innenfor rammene av Lov og Forskrift om barnehager Tilbyder skal ha en pedagogisk profil som tydeliggjør kvaliteter i det tilbudet barna får. Tilbyder må være villig til å bli en integrert del av det totale barnehagetilbudet i kommunen Åpningstiden i de kommunale barnehagene er kl 07.00-16.30. Barnehagen må minimum følge disse åpningstidene Eier skal ha evne til å forvalte menneskelige ressurser og drive god personalpolitikk Ansatte i barnehagen må tilfredsstille de kvalifikasjonskrav som settes i lov/forskrift Tilbyder må overta driften etter reglene om virksomhetsoverdragelse Styrerne i barnehagene må sikres lederstillinger og alle ansatte skal tilbys samme stilling og stillingsprosent som nå. Tilbyder skal kunne framvise dokumentasjon for en aktiv og målrettet personalpolitikk Herunder bl a arbeidsgiverplattform, personalpolitisk plan eller lignende, samt aktuelle reglement, samarbeid med tillitsvalgte, pensjonsordning Tilbyder bør kunne framvise resultat fra gjennomførte brukerundersøkelser i egne barnehager og forplikte seg til regelmessig gjennomføring av slike undersøkelser Tilbyder bør kunne framvise resultat fra gjennomførte medarbeidertilfredshetsmålinger i egne barnehager og forplikte seg til regelmessig gjennomføring av slike undersøkelser Minst 10 års driftsperiode Ja Nei Dokumentasjon 7
2.2. Krav til barnehagebyggene Kommunen forutsetter at tilbyder har erfaring fra og kompetanse til å spesifisere, planlegge og gjennomføre hele realisering av barnehagebygget slik at det tilfredsstiller alle relevante lover og forskrifter både i forhold til byggeregelverket, arbeidsmiljøregelverket og de spesielle krav som gjelder for barnehagebygg. Kommunens særlige funksjonelle krav til ny lokasjon for Birkenesparken barnehage er: Bygget må realiseres innenfor rammen av foreslått reguleringsplan med bestemmelser (reguleringsplan er under utarbeidelse). Tomta ligger på Stoppedalsmyra og vil være en festetomt. Bygget må dimensjoneres for minst 80 plasser og kunne tilrettelegge for en utegruppe Bygget må organiseres som avdelingsbarnehage, gjerne med et stort fellesrom Bygget må organiseres slik at det har fleksibilitet med hensyn til småbarnsavdelinger og avdelinger for større barn Bygget må ha løsninger som muliggjør servering av mat for barna i barnehagen Bygget må ha tilfredsstillende rom for personalet Barnehagen må ha lagerrom Barnehagen skal opparbeides med tilfredsstillende uteareal og uteleker/apparater Barnehagens område skal inngjerdes Barnehagen skal møbleres og utstyres på hensiktsmessig og god måte Barnehagen bør kunne miljøsertifiseres innenfor ordningen med Miljøfyrtårn eller tilsvarende Barnehagen skal ha tilstrekkelig antall parkeringsplasser for ansatte (biler + sykler) Barnehagen må ha tilfredsstillende løsninger for avvikling av levering/henting av barn i all hovedsak basert på bruk av bil Tilbyder skal legge fram tilfredsstillende FDVmanual for drift og vedlikehold av bygget (digitalt), livsløpsplanlegging av bygg: LCC og IK-system Bygningene skal tilfredsstille kravene i gjeldende Plan- og bygningslov og forskrifter (TEK 10) Barnehagen må ivareta krav knyttet til Universell utforming. Barnehagen skal stå ferdig innen 1.8.2013 Ja Nei Dokumentasjon 8
Kommunens særlige funksjonelle krav til ny lokasjon for Herefoss barnehage er: Bygget må realiseres innenfor rammen av foreslått reguleringsplan med bestemmelser (reguleringsplan med bestemmelser vedlegges) Tomta ligger i Homlegardsheia og vil være en festetomt. Bygget må dimensjoneres for minst 30 plasser, kunne tilrettelegge for en utegruppe og bygges slik at man lett kan bygge på senere. Bygget må organiseres som avdelingsbarnehage Bygget må organiseres slik at det har fleksibilitet med hensyn til småbarnsavdelinger og avdelinger for større barn Bygget må ha løsninger som muliggjør servering av mat for barna i barnehagen Bygget må ha tilfredsstillende rom for personalet Barnehagen må ha lagerrom Barnehagen skal opparbeides med tilfredsstillende uteareal og uteleker/apparater Barnehagens område skal inngjerdes Barnehagen skal møbleres og utstyres på hensiktsmessig og god måte Barnehagen bør kunne miljøsertifiseres innenfor ordningen med Miljøfyrtårn eller tilsvarende Barnehagen skal ha tilstrekkelig antall parkeringsplasser for ansatte (biler + sykler) Barnehagen må ha tilfredsstillende løsninger for avvikling av levering/henting av barn i all hovedsak basert på bruk av bil Tilbyder skal legge fram tilfredsstillende FDVmanual for drift og vedlikehold av bygget, (digitalt), livsløpsplanlegging av bygg: LCC og IK-system Bygningene skal tilfredsstille kravene i gjeldende Plan- og bygningslov og forskrifter (TEK 10) Barnehagen må ivareta krav knyttet til Universell utforming. Barnehagen skal stå ferdig før jul 2012 23.12.12 Ja Nei Dokumentasjon 2.3. Presentasjon / demonstrasjon Kommunen forbeholder seg retten til å kalle inn aktuelle aktører til presentasjon, demonstrasjon og eventuelle avklaringer i forbindelse med evalueringen. Kommunen har ingen plikt til å gjennomføre slike møter. 9
2.4. Avlysning/forkastelse Kommunen forbeholder seg retten til å avlyse utlysningen på et hvilket som helst tidspunkt i søknadsprosessen, og helt eller delvis forkaste søknadene, dersom det foreligger saklig grunn for dette. 2.5. Krav til fester/utbygger/drifter av barnehage Følgende kriterier legges til grunn for valg av tilbyder: Obligatoriske og ufravikelige krav og dokumentasjon som kreves: Kommunens krav: Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som tilbyder ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (Mva-attest). (Skatteattest for merverdiavgift skrives ut av skattefogden i det fylket hvor leverandøren har sitt hovedkontor.) Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Skatteattest). (Skatteattest skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor) Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften Felles for begge attester: Attester, ikke eldre enn 6 måneder. Krav til å fremlegge egenerklæring om at tilbyder oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), viser til vedlegg 4 HMS - egenerklæring Krav og dokumentasjon som kreves knyttet til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling: Kommunenes krav: Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert Firmaattest (Norske firmaer) foretak. Det er et krav at eier av bygget også skal være driver av barnehagen Bekreftelse på at eier av bygget også vil være driver av barnehagen Kommunens kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Det kreves at tilbyder har god soliditet Foretakets årsregnskap for de 2 siste år vedlagt styrets årsberetning og revisor rapport. Kommunen tar forbehold om evt selv å innhente kompletterende kredittopplysninger 10
hvis en finner dette nødvendig for å vurdere firmaets økonomiske soliditet. Eventuelt stiftelsesdokument med åpningsbalanse for nystartet selskap 2.6. Kriterier for valg av fester/utbygger/drifter av barnehagene. Kriterier for valg av avtalepart vil være det mest fordelaktige tilbudet basert på en helhetsvurdering av følgende kriterier vektet slik tabell nedenfor viser: Kriterium Vekt Grunnlag Kvalitet bygg og utomhus 25 % Areal leke- og opphold i forhold til antall barn (min. 80 heltidsplasser) Arealer i forhold til personale, logistikk og kommunikasjon Oppfyllelse av pkt 2.2 - krav til barnehagebyggene Kvalitet drift 40 % Tilrettelegging for implementering av St.meld. nr 41 - Kvalitet i barnehagen Referanser, her definert som angivelse av kommuner, referansebarnehager og referansepersoner på drift av barnehagene. Det oppgis minimum 3 referanser der både referanseperson i barnehage og kommune oppgis med mobilnummer og e-post Oppfyllelse av pkt 2.1 - krav til barnehagedriften Andre krav: Gjennomføringsevne, erfaring og kompetanse Fremdrift 25 % Referanseliste for tilsvarende prosjekter de siste 5 år med nærmere opplysninger om gjennomføring bygging drift mv. Særskilt bekreftelse på kapasitet til å gjennomføre bygging og etablering innenfor den forutsatte fremdrift Oversikt kompetanse og kapasitet utbyggingsorganisasjon (CV, erfaring, bemanningsoversikter) Fremdriftsplan for ferdigstillelse Økonomi 10 % Kapitaltilskudd Festeavgift Verdifastsettelse av inventar og utstyr I tabellen er komponentene i hvert kriterium tillagt delvekt. Hver komponent gis karakter (0 10) som multipliseres med delvekten. Den sum som framkommer vil samlet telle mot en totalvekt for hvert kriterium. Beste tilbyder gis karakteren 10 hvorav øvrige blir evaluert i forhold til beste leverandør. Tilbyder med høyest samlet poengsum får kontrakt. Evaluering gjøres for hvert kriterium. Nærmere opplysninger om hva kommunen legger til grunn i vurderingen av de ulike kriteriene framgår av beskrivelse i del 2. 11
3. SJEKKLISTE Skjemaet nedenfor er ment som en sjekkliste for tilbyder, og for å gjøre tilbudet mer oversiktlig både for tilbyder og kommunen. Skjemaet nedenfor skal følge tilbudet ferdig utfylt. Dokumentasjon Vedlagt: ja/nei? Vedlegg nr. 4 eksemplarer av tilbudet (1 original og 3 kopier) Skjema for opplysninger om tilbyder Avviksskjema Krav til utbygger/drifter av barnehagene ref 2.6 Skatteattest MVA-attest HMS egenerklæring Regnskap, styrets- og revisors beretning for de 2 siste regnskapsårene Tildelingskriterier ref 27 Kvalitet bygg og utomhus Kvalitet drift Andre krav Det er svært viktig at søkerne leverer den etterspurte dokumentasjonen og svarer på alle forhold som er bedt om i utlysningen slik at vi kan vurdere søknadene på en best mulig måte. Dersom obligatorisk eller annen vesentlig informasjon mangler, kan søknadene bli avvist. 4. FORUTSETNINGER Det forutsettes at avtale inngås i tråd med alminnelige avtalefestede prinsipper. Tilbyder forutsettes selv å sørge for å innhente nødvendige konsesjoner, byggetillatelser og andre nødvendige tillatelser. Utbygging skal skje i tråd med plan og bygningslovens bestemmelser og utbygger må følge de pålegg/krav kommunen stiller som plan- og bygningsmyndighet. Det er en forutsetning at byggene som skal oppføres og driftes skal følge krav nedfelt i Barnehageloven med forskrifter. 5. OVERSIKT OVER VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Tilbyderopplysningsskjema Avviksskjema Egenerklæring for helse, miljø og sikkerhet 12
13