KVALIFIKASJONSGRUNNLAG TIL BEGRENSET ANBUDSKONKURRANSE FOR KONKURRANSE OM

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG TIL BEGRENSET ANBUDSKONKURRANSE FOR KONKURRANSE OM RAMMEAVTALE PÅ KJØP AV KONSULENTTJENESTER INNEN ORGANISASJONSUTVIKLING OG COACHING, VEILEDNING OG KONFLIKTLØSNING MAI 2013 Saksnr Side 1 av 12

2 Innhold 1.1. OPPDRAGSGIVER OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON BESKRIVELSE AV LEVERANSEN OMFANG OG EVENTUELL DELING AV KONTRAKTEN AVTALENS VARIGHET PROSEDYRE FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN KUNNGJØRING FREMDRIFTSPLAN SAKSBEHANDLING OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER INFORMASJON OM TILBYDER TILLEGGSOPPLYSNINGER KVALIFIKASJONSKRAV UTVELGELSESKRITERIER UTFORMING OG INNLEVERING AV SØKNADEN Innlevering av søknaden Søknadsfrist Søknadens utforming SJEKKLISTE VEDLEGGSOVERSIKT... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. Side 2 av 12

3 1.1. Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne konkurransen er Knutepunkt Sørlandet innkjøp (KnS-i) ved kommunene Søgne, Songdalen, Vennesla og Kristiansand, heretter kalt oppdragsgiver. KnS-i omfatter følgende kommuner: Vennesla kommune, Søgne kommune, Songdalen kommune, Lillesand kommune, Birkenes kommune og Kristiansand kommune. Informasjon om KnS-i finnes på Knutepunkt Sørlandets hjemmeside Oppdragsgivers kontaktperson All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til denne kontaktpersonen: Organisasjon Kristiansand kommune Navn Ingrid Skaim Telefon Stilling: Innkjøpssjef Faks E-post ingrid.skaim@kristiansand.kommune.no 1.3. Beskrivelse av leveransen Konsulenttjenester innen områdene: Tjenestegruppe 1 Organisasjonsutvikling Tjenestegruppe 2 Coaching, veiledning og konfliktløsning Oppdragsgiver har kompetanse på deler av de etterspurte områdene, og vil der de selv har kapasitet utføre disse oppdragene selv. Lederopplæringsprogram og bedriftshelsetjenester er ikke omfattet av denne avtalen. Fri bistand fra forsikringsselskap omfattes heller ikke. Oppdrag som allerede er bestilt eller igangsatt, vil uavhengig av tilbudet bli levert og fullført fra den aktuelle leverandør. Oppdragsgiver arbeider med å bygge opp intern kompetanse for å bidra på best mulig måte i den praktiske gjennomføringen av prosessene. For å styrke kompetansen i kommunene ønsker de som skal arbeide med slike prosesser i enkelte tilfeller å kjøre prosessene i samarbeid med leverandørens konsulenter. Dette skal sikre at vi løser oppdragene på en optimal måte, samtidig som kommunene kan bygge opp intern kompetanse gjennom praktisk gjennomføring av prosesser sammen med erfarne konsulenter. Alle enheter hos oppdragsgiver omfattes av avtalen. Det skal også være anledning for andre kommunale virksomheter, herunder alle offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av en eller flere av disse kommunene, jf. definisjonen i lov om offentlige anskaffelser 2, til å knytte seg til avtalen. Side 3 av 12

4 Den juridiske kontraktspart vil være den enkelte KnS-i kommune 1.4. Omfang og eventuell deling av kontrakten 1. Tjenestegruppe Beskrivelse Estimert verdi i NOK eks. mva. pr. år 1 Organisasjonsutvikling Støtte til prosesser for å organisere arbeidet på en optimal måte. Bistand til konkrete prosjekter eller deler av prosjekter. Coaching, veiledning og konfliktløsning som del av et større oppdrag Søgne: Songdalen: Vennesla: Kristiansand: 2 mill. 2 Coaching, veiledning og konfliktløsning Totalt Fortrinnsvis på individnivå, men kan også være aktuelt på gruppenivå. Søgne: Songdalen: Vennesla: Kristiansand: 1 mill. Ca. 3,55 mill. De ovennevnte beløp medfører ingen forpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for leverandøren. Leverandør må legge til grunn at ovennevnte beløp for årlig avrop er beheftet med betydelig usikkerhet. De er ment som en indikasjon på avtalens størrelse og omfang. Ved valg av leverandør forutsettes det at leverandøren har kapasitet til å dekke oppdragsgivers behov på en tilfredsstillende måte. Det forutsettes at oppdragsgiver blir en prioritert kunde for den leverandøren det blir inngått avtale med. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå avtale med en eller flere leverandører. Det vil bli inngått avtale med maksimalt to leverandører pr. tjenestegruppe, forutsatt at det er et tilstrekkelig antall egnede leverandører og tilbud. Valgte leverandører vil bli rangert. Ved bestilling kontaktes leverandør med prioritet en. Dersom leverandør ikke kan utføre etterspurt oppdrag, kontaktes leverandør med prioritet to. Det er mulig å innlevere tilbud på en eller begge tjenestegrupper. En ytterligere oppdeling aksepteres ikke. Bruk av underleverandører er akseptert, men dersom dette benyttes er det leverandøren selv som står ansvarlig, og skal være avtalepart overfor kommunen. Forpliktelseserklæring ved bruk av underleverandør Dersom leverandør ønsker å benytte underleverandør/er og støtte seg på andre foretaks kapasitet i avtaleperioden, skal leverandør dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressurser i hele avtaleperioden. Det gjøres ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra hver av de aktuelle underleverandører. Det skal fylles ute og signeres en forpliktelseserklæring pr. underleverandør, viser til vedlegg 4 Forpliktelseserklæring underleverandør som skal legges ved søknaden. Side 4 av 12

5 1.5. Avtalens varighet Avtalen skal gjelde i tre år fra kontraktsinngåelse, med opsjon på ett - 1 år. Oppdragsgiver står fritt til å velge om opsjonen skal utløses. Dersom oppdragsgiver ønsker å utløse opsjonen, gis det beskjed seks måneder før opsjonen skal tre i kraft Prosedyre for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjennomføres i henhold til gjeldende lov om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), del I og III. Avtaletildeling vil bli foretatt etter prosedyren «åpen anbudskonkurranse etter forutgående kunngjøring». Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen. Det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får invitasjon til delta i konkurransen om rammeavtale på levering av konsulenttjenester innen organisasjonsutvikling og coaching, veiledning og konfliktløsning. Det vil maksimalt bli invitert fem pr. tjenestegruppe til å levere tilbud, og minimum seks tilbydere totalt for begge tjenestegruppene. Det vil ikke bli anledning til å inngi alternative tilbud Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN database for offentlige anskaffelser og i EU s TED database 1.8. Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsramme for prosessen og det tas forbehold om endringer i fremdrift: Planlagte milepæler Dato Kunngjøringstidspunkt Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Innleveringsfrist for forespørsel om deltakelse i konkurransen Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag Tilbudsfrist Tilbudets vedståelsesfrist Meddelelse om tildeling Saksbehandling Det er kun beslutningstakere i anskaffelsesprosessen som i utgangspunktet vil få tilgang til mottatte tilbud. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anskaffelsesprosessen. Side 5 av 12

6 1.10. Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til offentlighetsloven vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlige innsyn frem til avtaleleverandør er valgt. Deretter er disse dokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Det er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter og taushetsbelagte personopplysninger som unntas fra offentligheten Informasjon om tilbyder Følgende informasjon skal følge søknaden: tilbyderens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, kontaktperson, e-postadresse og eventuell internett-adresse. Vedlagte skjema, vedlegg 1 Tilbyderopplysningsskjema, for opplysninger om tilbyder skal leveres i utfylt stand sammen med søknaden Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles til oppdragsgiver skriftlig. Alle henvendelser i forbindelse med kvalifikasjonsgrunnlaget skal fremsettes skriftlig på Doffin.no til kontaktperson, se punkt 1.2, og fremsettes så tidlig som mulig. Siste frist for innsending av spørsmål er Vesentlige spørsmål vil bli anonymisert, og skriftlig svar vil bli meddelt samtlige som har bedt om kvalifikasjonsgrunnlaget og meldt sin interesse på Doffin.no. Spørsmål som kommer senere enn fristen vil ikke bli besvart Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Det er kun de leverandørene som tilfredsstiller disse kravene, og som blir vurdert til å være blant utvalgte tilbydere i henhold til pkt Utvelgelseskriterier, som vil få invitasjon til å levere tilbud. Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kvalifikasjonskravene gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med søknaden, ref. kunngjøring i DOFFIN. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. Side 6 av 12

7 Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som tilbyder ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (Mva-attest). (Skatteattest for merverdiavgift skrives ut av Skatteetaten i den region der leverandøren har sitt hovedkontor) Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Skatteattest). (Skatteattest skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor) Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften Felles for begge attester: Attester, ikke eldre enn 6 måneder Krav til å fremlegge egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), viser til vedlegg 2 HMS - egenerklæring Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Det kreves at tilbyder har et lovlig Firmaattest (Norske firmaer) etablert foretak Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det landet hvor leverandøren er etablert (utenlandske firmaer) Dokumentasjonskrav og dokumentasjon knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Det kreves at tilbyder har god soliditet Foretakets siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Fremleggelse av foretakets siste årsregnskap eller utdrag fra dette Side 7 av 12

8 Eventuelt stiftelsesdokument med åpningsbalanse for nystartet selskap Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Det kreves at tilbyder har tilstrekkelig kapasitet: Tjenestegruppe 1. Minst 4 konsulenter knyttet til virksomheten Tjenestegruppe 2: minst fire konsulenter knyttet til virksomheten Oversikt over foretakets gjennomsnittlige årlige bemanning siste 3 år som innehar relevant kompetanse Det kreves at tilbyder har bemanning med relevant kompetanse og betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag og god gjennomføringsevne. Tjenestegruppe 1: Minst en psykolog/organisasjonspsykolog med tre - fem års erfaring. Minst en person med dokumentert kompetanse/erfaring fra prosjektledelse Tjenestegruppe 2: Minst en psykolog med tre til fem års erfaring. Minst en konsulent med coaching utdanning Det kreves at tilbyder har sertifiserte konsulenter på gjennomføring av personlighetstest og teamtest Det kreves at tilbyder har en tilgjengelig oppdatert webside Det kreves at tilbyder har utarbeidet en miljøpolicy for foretaket Gjelder bare tjenestegruppe 2: Det kreves at tilbyder til tjenestegruppe 2 har egne lokaler som er universelt uformet Gjelder bare tjenestegruppe 2: Det er et krav at leverandør er lokalisert med tilgjengelige lokaler max. 60 min med bil fra En kort beskrivelse av leverandørens organisasjon og bemanning planlagt tilbudt denne rammeavtalen med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdragene CV for nøkkelpersoner skal inneholde opplysninger om to-tre relevante oppdrag, utført eller under utførelse de siste fem år. Dokumentasjonen skal vise oppdragets art, verdi, tidspunkt og kunde For nøkkelpersoner til tjenestegruppe 2 skal coaching kompetanse dokumenteres med utdanningsplan fra utdanningsinstitusjon Dokumentasjon på type test og gyldige sertifiseringer Link til web.side Dokumentasjon som beskriver bedriftens miljøpolicy Dokumentasjon som viser at kravet til universell utforming oppfylles. Adresse til lokaler for kundemottak Side 8 av 12

9 Kristiansand sentrum Det kreves at tilbyder etterlever kravet om lønns- og arbeidsvilkår som er fastsatt i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Gjelder også underleverandører Dokumentasjon som bekrefter at arbeidstakere er sikret lovpålagte lønnsog arbeidsvilkår, viser til vedlegg 3 Egenerklæring sosial dumping Utvelgelseskriterier Dersom det melder seg flere enn fem tilbydere pr. tjenestegruppe som oppfyller minstekravene, vil oppdragsgiver rangere leverandørene etter følgende utvelgelseskriterier: Tjenestegruppe 1: Kriterie 1: (Faglig tyngde) Formell, relevant utdannelse, kompetanse og faglig dyktighet for tilbudt nøkkelpersonell. Relevant erfaring på oppdrag for større organisasjoner og erfaring fra offentlig forvaltning vektlegges. 100 % Tjenestegruppe 2: Kriterie 1: Psykologer med mest relevant erfaring og kompetanse for øvrig nøkkelpersonell. Mest relevant kompetanse og best erfaring vektlegges 80 % Kriterie 2: Best tilgjengelighet til tilbyders lokaler. 20 % Utforming og innlevering av søknaden Innlevering av søknaden Søknaden skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i en lukket konvolutt og tydelig merkes med: «Søknad Prekvalifisering rammeavtale på konsulenttjenester organisasjonsutvikling og coaching, veiledning og konfliktløsing» Søknaden skal leveres/sendes til følgende adresse: Leveringsadresse: Kristiansand kommune Att.: Ingrid Skaim Servicesenteret Kirkegata 11B, 1. etg Kristiansand Postadresse: Kristiansand kommune Att: Ingrid Skaim Postboks 417, Lund 4604 Kristiansand Side 9 av 12

10 Søknadsfrist Frist for innlevering av søknad er satt til: Fredag, , kl. 15:00. Søknaden skal være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, før utløpet av fristen. Søknaden kan sendes i posten, men tilbyder er ansvarlig for å sende den tidsnok og at den rekker frem. Søknad levert på e-post aksepteres ikke. For sent innkomne søknader vil bli avvist, jf. prinsippet om likebehandling. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.). Søknadens utforming Søknaden skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlaget og skal inneholde et søknadsbrev. Søknadsbrevet skal legges foran i søknaden, og skal være signert av person med fullmakt til å binde tilbyder. Søknaden skal være utformet etter samme struktur som kvalifikasjonsgrunnlaget og tilbyder skal henvise til de punktene som finnes her i sin besvarelse. Søknaden skal også ha en innholdsfortegnelse og sidehenvisning. Det er viktig at alle vedlegg, tegninger osv. merkes tydelig. Søknaden skal foreligge i tre eksemplarer i papirformat. I tillegg skal søknaden foreligge som fem kopier i e-format, minnepenn (Hoveddokumenter skal lagres i PDF-format, brosjyrer/kataloger skal lagres som bilder i PDF med 300 dpi i oppløsning). Minnepenn skal merkes med tilbyders navn. Papirversjonen skal leveres i ringperm med faste permer, eller innbundet med tydelige skilleblad med faner. Dersom det er misforhold mellom e-formatversjonen og papirversjonen, så er det original papirversjon som gjelder. Søknaden skal leveres på norsk. Søknader utformet på andre språk vil bli forkastet. All korrespondanse vedrørende søknaden skal være på norsk. Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. Side 10 av 12

11 1.16. SJEKKLISTE Skjemaet nedenfor er ment som en sjekkliste for leverandør, og for å gjøre søknaden mer oversiktlig både for tilbyder og oppdragsgiver. Skjemaet nedenfor skal følge tilbudet ferdig utfylt. Dokumentasjon Vedlagt: ja/nei? Vedlegg nr. Åtte eksemplarer av søknaden (En papiroriginal, to papirkopier og fem elektroniske kopier lagret på minne penner) Tilbyderopplysningsskjema (se vedlegg 1) Forpliktelseserklæring/er (se vedlegg 4) Skatteattest MVA-attest HMS-egenerklæring (se vedlegg 3) Firmaattest (Norske firmaer) Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det landet hvor leverandøren er etablert ( utenlandske firmaer) Foretakets siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Fremleggelse av foretakets siste årsregnskap eller utdrag fra dette Eventuelt stiftelsesdokument med åpningsbalanse for nystartet selskap Oversikt over foretakets gjennomsnittlige årlige bemanning siste 3 år som innehar relevant kompetanse. En kort beskrivelse av leverandørens organisasjon og bemanning planlagt tilbudt denne rammeavtalen med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdragene CV for nøkkelpersoner skal inneholde opplysninger om to-tre relevante oppdrag, utført eller under utførelse de siste fem år. Dokumentasjonen skal vise oppdragets art, verdi, tidspunkt og kunde. For nøkkelpersoner til tjenestegruppe 2 skal coaching kompetanse dokumenteres med utdanningsplan fra utdanningsinstitusjon. Dokumentasjon på type personlighetstest og teamtest og gyldige sertifiseringer Link til web.side Dokumentasjon som beskriver bedriftens miljøpolicy Dokumentasjon som viser at kravet til universell utforming oppfylles. (Gjelder bare tjenestegr. 2) Side 11 av 12

12 Adresse til lokaler for kundemottak (Gjelder bare tjenestegruppe 2) Egenerklæring sosial dumping (se vedlegg 3) NB! SJEKKLISTE skal følge søknaden utfylt Det er svært viktig at tilbyder leverer den etterspurte dokumentasjonen og svarer på alle forhold som er bedt om i kvalifikasjonsgrunnlaget slik at vi kan vurdere søknadene på en best mulig måte. Dersom obligatorisk eller annen vesentlig informasjon mangler, kan søknaden bli avvist Vedleggs oversikt Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Tilbyderopplysningsskjema HMS - egenerklæring Egenerklæring sosial dumping Forpliktelseserklæring underleverandør Kristiansand Ingrid Skaim Side 12 av 12