KRISTIANSAND KOMMUNE KONKURRANSEGRUNNLAG FOR RAMMEAVTALE FOR KURS- OG KONFERANSE

Transkript

1 Kristiansand kommune 1 KRISTIANSAND KOMMUNE KONKURRANSEGRUNNLAG FOR RAMMEAVTALE FOR KURS- OG KONFERANSE November 2010 Saksnr

2 Kristiansand kommune 2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN Oppdragsgiver Kontaktperson Konkurransen gjelder Omfang og eventuell deling av kontrakten Avtalens varighet Anskaffelsesprosedyre Avtaletype Kunngjøring Innlevering av tilbud Tilbudsfrist Krav til tilbudets utforming Informasjon om tilbyder Spørsmål og svar knyttet til konkurransen Saksbehandling og innsynsrett Saksbehandling Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Tilbudsåpning Avvisning Vedståelsesfrist Avvik fra konkurransegrunnlaget Presentasjon / demonstrasjon Avlysning/forkastelse Kvalifikasjonskrav Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) NÆRMERE OM TJENESTEN Beskrivelse av behovet Minstekrav til tjenesten Utdyping av tildelingskriteriene Bevertning Priser Service og gjennomføring SJEKKLISTE OVERSIKT OVER VEDLEGG... 12

3 Kristiansand kommune 3 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN 1.1. Oppdragsgiver Oppdragsgiver for konkurransen er Kristiansand Kommune, heretter kalt oppdragsgiver Kontaktperson All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til denne kontaktpersonen. Navn: Gunnvor Juell Sørvig Telefon: e- Post : Gunnvor.juell.sorvig@kristiansand.kommune.no 1.3. Konkurransen gjelder Oppdragsgiver ber om tilbud på levering av kurs- og konferanselokaler med tilhørende fasiliteter. Behovet for å leie lokaler med tilhørende fasiliteter/tjenester vil variere fra å avvikle alt fra korte møter til konferanser/seminar med varighet over flere dager. I noen tilfeller vil Kristiansand kommune arrangere i samråd med andre kommuner, staten, organisasjoner osv. Når Kristiansand er ansvarlig for koordinering av arrangement, vil denne avtalen være gjeldende så sant valgt leverandør kan imøtekomme de krav som er tilstede ved det aktuelle arrangement. Konkurransens grupper er delt i 2 geografiske soner innenfor Kristiansand sentrum og utenfor Kristiansand sentrum, men innenfor Kristiansands kommunegrense. Kristiansand kommune har rammeavtaler for kjøp av overnattingstjenester i Kristiansand sentrum. Ved gjennomføring av arrangementer i sentrum skal disse avtalene benyttes ved innkvartering, så sant leverandørene har kapasitet. Ved arrangementer utenfor sentrum, vil også innkvartering kunne bestilles på det hotell som får tildelt avtale når arrangement går over flere dager. Ved arrangementer der deltakerantallet er estimert til over 200 personer kan oppdragsgiver velge om de vil gå ut med egen konkurranse for anskaffelsen, eller om valgte leverandører skal kontaktes i rangert rekkefølge i aktuell kategori for å se om de har kapasitet til å ta arrangementet. Se del 2 for nærmere informasjon om tjenesten. Alle enheter hos oppdragsgiver omfattes av avtalen. Det skal også være anledning for andre kommunale virksomheter, herunder alle offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av en eller flere av disse kommunene, jfr. definisjonen i lov om offentlige anskaffelser 2, til å knytte seg til avtalen.

4 Kristiansand kommune Omfang og eventuell deling av kontrakten Antatt verdi, eksklusive merverdiavgift: 2,6 mill. pr år Tjeneste Beskrivelse Andel av antatt verdi A Lokaler innenfor Kristiansand sentrum 64% B Lokaler utenfor Kristiansand sentrum, men innenfor 36% Kristiansands kommunegrense Totalt 100% Ovennevnte beløp medfører ingen forpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for leverandøren. Leverandør må legge til grunn at ovennevnte beløp for årlig avrop og fordeling mellom tjenestegruppene er beheftet med betydelig usikkerhet. De er ment som en indikasjon på avtalens størrelse og omfang, og er basert på regnskapstall fra Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå avtaler med en eller flere leverandører i prioritert rekkefølge innenfor tjenestegruppene. Oppdragsgiver må ved avrop velge den leverandør som står øverst på listen i den aktuelle kategorien som etterspørres. Dersom denne leverandøren ikke kan tilby nødvendig kapasitet på angitt konferansedato, kan bestiller gå videre til neste leverandøren på listen osv. I de tilfeller hvor antall deltakere overstiger kapasitet hos alle avtaleleverandørene, står oppdragsgiver fritt til å innhente tilbud til andre aktører i markedet som leier ut lokaler. Oppdragsgiver skal før slikt unntak gjøres gjeldende ha forespurt alle avtaleleverandører. Bruk av underleverandører er akseptert, men dersom dette benyttes er det leverandøren selv som står ansvarlig, og skal være avtalepart overfor kommunen Avtalens varighet Avtalen skal gjelde i to år fra kontraktsinngåelse, med opsjon på år. Oppdragsgiver står fritt til å velge om opsjonen skal utløses. Dersom oppdragsgiver ønsker å utløse opsjonen, gis det beskjed 3 måneder før opsjonen skal tre i kraft Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II iht. regelverket for offentlige anskaffelser uprioritert tjeneste. For å kunne delta i konkurransen må leverandørene oppfylle de krav som er satt i konkurransegrunnlagets punkt 1.18 Kvalifikasjonskrav Avtaletype Obligatorisk rammeavtale.

5 Kristiansand kommune Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN - database for offentlige anskaffelser og Fædrelandsvennen Innlevering av tilbud Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i en original og 5 komplette kopier i lukket forsendelse merket: Tilbud Kurs- og konferanselokaler til følgende adresse: Kristiansand kommune v/ Gunnvor Juell Sørvig Byhallen, Rådhusgata 18 Postboks 417 Lund, 4604 Kristiansand Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er satt til tirsdag, 7. desember 2010, kl Tilbudet skal være oppdragsiver i hende på oppgitt leveringsadresse, før utløpet av fristen. Tilbudet kan sendes i posten, men tilbyder er ansvarlig for å sende det tidsnok og at det rekker frem. Tilbud levert på e-post aksepteres ikke. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf. Prinsippet om likebehandling. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.) Krav til tilbudets utforming Tilbudet skal inneholde et signert tilbudsbrev undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder. Tilbudet skal være utformet etter samme mal som konkurransegrunnlaget er bygget på. Tilbyder skal henvise til disse punktene i sin besvarelse. Det er viktig at alle vedlegg, tegninger osv. merkes tydelig. Tilbudet skal foreligge på papir i 1 original og 4 kopier. I tillegg skal tilbudet foreligge som 1 kopi i e-format, CD/minnepenn (Hoveddokumenter skal lagres i PDF-format, prisskjema skal lagres i excel-format, brosjyrer/kataloger skal lagres som bilder i PDF med 300 dpi som oppløsning). Hvert vedlegg skal navngis med unike og logiske navn. CD/minnepenn skal merkes med tilbyders navn, for CD både på CD og cover. Papirformatet bes levert i ringperm, eller innbundet. Dersom det er misforhold mellom versjonene, så er det papirversjonen som gjelder. Tilbudet skal leveres på norsk, og det skal være undertegnet. Tilbud utformet på andre språk vil bli forkastet. All korrespondanse vedrørende tilbudet skal være på norsk.

6 Kristiansand kommune 6 Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbyderer Informasjon om tilbyder Følgende informasjon skal følge tilbudet: tilbyderens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, kontaktperson, e-postadresse og eventuell Internett-adresse. Vedlagte skjema, vedlegg 3 Tilbyderopplysningsskjema, for opplysninger om tilbyder skal leveres i utfylt stand sammen med tilbudet Spørsmål og svar knyttet til konkurransen Alle henvendelser i forbindelse med konkurransegrunnlaget skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, punkt 1.2. Vesentlige spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli meddelt samtlige som har bedt om konkurransegrunnlaget. Eventuelle tilleggsopplysninger etter forespørsel, sendes ut senest 6 kalenderdager før tilbudsfristen. Spørsmål som kommer senere enn dette vil ikke bli besvart Saksbehandling og innsynsrett Saksbehandling Det er kun beslutningstakere i anskaffelsesprosessen som i utgangspunktet vil få tilgang til mottatte tilbud. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anskaffelsesprosessen Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlige innsyn frem til avtaleleverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud Avvisning Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i Forskrift om offentlige anskaffelser Vedståelsesfrist Tilbudet må vedståes i 3 måneder fra tilbudsfristen Avvik fra konkurransegrunnlaget. Tilbyderen skal i eget vedlegg liste alle eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget, viser til vedlegg 4 Avviksskjema. Avvik som ikke er listet under dette vedlegget vil ikke bli akseptert. Tilbyderen skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudet som det enkelte avvik refererer seg til, og skal for hvert avvik oppgi priskonsekvens dersom disse ikke tas til følge. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være

7 Kristiansand kommune 7 slik at det er mulig å vurdere avvikene uten å kontakte tilbyder. Generelle kommentarer vil ikke bli akseptert. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot de generelle avtalevilkårene, viser til vedlegg Presentasjon / befaring Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å foreta eventuelle avklaringer i forbindelse med konkurransen, og befare tilbudte lokaler etter behov. Oppdragsgiveren har ingen plikt til å gjennomføre slike befaringer Avlysning/forkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette Kvalifikasjonskrav Tilbyder må tilfredsstille kvalifikasjonskravene opplistet nedenfor, for å få sitt tilbud vurdert. For å kunne vurdere om tilbyder tilfredsstiller kvalifikasjonskravene skal tilbyder fremskaffe de etterspurte dokumentene og levere disse til oppdragsgiver sammen med tilbudet, ref. kunngjøring i DOFFIN: Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som tilbyder ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (Mva-attest). (Skatteattest for merverdiavgift skrives ut av skattefogden i det fylket hvor leverandøren har sitt hovedkontor.) Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Skatteattest). (Skatteattest skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor) Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften Felles for begge attester: Attester, ikke eldre enn 6 måneder. Krav til å fremlegge egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), viser til

8 Kristiansand kommune 8 vedlegg 2 HMS - egenerklæring Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har et velfungerende kvalitetssikringssystem Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyrings system Øvrige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har utarbeidet en miljøpolicy for foretaket Det kreves at tilbyder har tilrettelagt hovedløsningene i de fysiske forholdene slik at hotellets alminnelige funksjoner kan benyttes av flest mulig. Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Dokumentasjon som beskriver bedriftens miljøpolicy med tiltak knyttet til drift av hotellbygningen/tjenesten, og som reduserer og holder energi, avfallsmengde, kjemikalie- og vannforbruk nede Dokumentasjon som viser at kravet til universell utforming oppfylles Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) Kriterier for tildeling av kontrakt vil være det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier i ikke prioritert rekkefølge: Bevertning Priser Service og gjennomføring Nærmere opplysninger om hva oppdragsgiveren legger til grunn i vurderingen av de ulike tildelingskriteriene fremgår av beskrivelse i del 2.

9 Kristiansand kommune 9 2. NÆRMERE OM TJENESTEN 2.1. Beskrivelse av behovet Nedenfor er det listet opp en del ønsker knyttet til tjenesten. Gi en egenerklæring i tilbudet for hvordan disse punktene kan oppfylles. Krav til møterom: De konferanserom som tilbys skal ha god ventilasjon og gode lysforhold Alle deltakere skal kunne se foreleser og den presentasjonen som vises med projektor Alle deltakere skal ha gode stoler samt bord Konferanserom skal ikke være støyutsatt. (trafikkstøy, men også støy fra andre kilder) Krav til grupperom: De grupperom som tilbys skal ha plass til minimum 8 personer Grupperommene som tilbys skal ha god ventilasjon og gode lysforhold Alle deltakere skal ha gode stoler samt bord Grupperom skal ikke være støyutsatt (trafikkstøy, men også støy fra andre kilder) Krav til standard tekniske hjelpemidler (utstyr): Møterom skal ha: - Projektor med god oppløsning - Et godt lydanlegg og minimum 2 mikrofoner i store lokaler - Flippover og/eller whiteboard - Penn og papir skal være tilgjengelig Grupperom skal ha: - Flippover og/eller whiteboard - Mulighet for tilgang til projektor med god oppløsning - Penn og papir skal være tilgjengelig Minstekrav til tjenesten Dette er minstekrav som skal oppfylles. De vil ikke være gjenstand for evaluering mellom de ulike tilbyderne. Tilbydere som ikke oppfyller minstekrav vil bli avvist. Kursvert med teknisk kompetanse må være tilgjengelig til enhver tid for å bistå med tekniske løsninger. Alle tekniske løsninger må være prøvd ut ½ time før møtet/ konferansen starter Utdyping av tildelingskriteriene Bevertning Erfaringene viser at servering av pausemat og lunch er en vesentlig faktor for at deltakerne gir positiv tilbakemelding på et arrangement. Vi ønsker av den grunn å vektlegge innhold og sammensetning av bevertning som inngår i dagpakkene ved vurderingen av tilbudene.

10 Kristiansand kommune 10 Ved bestilling må bestiller bli forelagt: Hvilke typer pausemat som tilbys innenfor gitt pris Hvilke type lunch som tilbys innenfor gitt pris Pausemat må inneholde et alternativ som består av lettspiselig frukt og grønnsaker. Beskrivelse av lunch ønskes vedlagt kald, varm, buffé samt dessertalternativer. Gi en detaljert og god beskrivelse, gjerne med bilder Priser Leverandøren skal legge ved komplett utfylt prisskjema. Kurspakke pr. deltaker gis pr. tjenestegruppe. Beskrivelse av hva som inngår i dagpakken må oppgis. Hvis leie for lokaler er aktuelt i noen tilfeller, må det listes i prisskjema. Eventuelle merkostnader som bl.a. parkeringsavgifter må også oppgis Service og gjennomføring Leverandør skal beskrive sin organisasjon med antall ansatte fordelt på de ulike avdelinger. Leverandøren må spesifisere eventuell bruk av underleverandør. Kommunene ønsker dedikerte, faste kontaktpersoner som er ansvarlig for oppfølging av avtalen, og som tar imot bestillinger. Vennligst presenter kontaktpersonene i tilbudet. Leverandør må legge ved forslag til bestillingsrutiner som kan brukes ved bestilling. Vi ønsker å ha gode samarbeidsforhold med våre avtaleleverandører, og vil derfor legge opp til gjensidig informasjonsutveksling ved blant annet å gjennomføre minimum to statusmøte i året. I tillegg til statusmøter skal det avholdes møter etter behov. Kristiansand kommune ønsker å motta inngående elektroniske fakturaer i E2Bformat. Leverandøren må opplyse om sin mulighet og sine rutiner for elektronisk fakturering i dette formatet. Kristiansand, 12. november 2010

11 Kristiansand kommune SJEKKLISTE Skjemaet nedenfor er ment som en sjekkliste for leverandør, og for å gjøre tilbudet mer oversiktlig både for leverandør og oppdragsgiver. Skjemaet nedenfor skal følge tilbudet ferdig utfylt. Dokumentasjon: Vedlagt: ja/nei? Vedlegg nr. 6 eksemplarer av tilbudet (1 original og 5 kopier) Tilbyderskjema Avviksskjema Kvalifikasjonskrav ref 1.18 Skatteattest MVA-attest HMS egenerklæring Kvalitetssikringssystem/-styringssystem Miljøpolicy Universell utforming Tildelingskriterier ref 1.19 Bevertning Priser Service og gjennomføring Utfylt prisskjema Det er svært viktig at tilbyder leverer den etterspurte dokumentasjonen og svarer på alle forhold som er bedt om i konkurransegrunnlaget slik at vi kan vurdere tilbudene på en best mulig måte. Dersom obligatorisk eller annen vesentlig informasjon mangler, kan tilbudene blir avvist.

12 Kristiansand kommune OVERSIKT OVER VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Generelle avtalevilkår - tjenester Egenerklæring for helse, miljø og sikkerhet Tilbyderopplysningsskjema Avviksskjema Prisskjema