KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KJØP AV ARBEIDSBÅT TIL ÅLESUNDREGIONENS HAVNEVESEN

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KJØP AV ARBEIDSBÅT TIL ÅLESUNDREGIONENS HAVNEVESEN

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Innhold 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN Oppdragsgiver Kontaktperson Konkurransen gjelder Anskaffelsesprosedyre Avtaletype Kunngjøring Innlevering av tilbud Tilbudsfrist Krav til tilbudets utforming Informasjon om tilbyder Spørsmål og svar knyttet til konkurransegrunnlaget Saksbehandling og innsynsrett Saksbehandling Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Tilbudsåpning Vedståelsesfrist Avvik fra konkurransegrunnlaget Presentasjon / demonstrasjon Avlysning / forkastelse Kvalifikasjonskrav Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN UTDYPING AV TILDELINGSKRITERIER Pris Oppfyllelse av kravspesifikasjon Opplæring, serviceavtale, garanti og reparasjon Leveringstid KONTRAKT SJEKKLISTE OVERSIKT OVER VEDLEGG... Feil! Bokmerke er ikke definert.

3 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN 1.1. Oppdragsgiver Oppdragsgiver for konkurransen er Ålesundregionens Havnevesen, heretter kalt oppdragsgiver Kontaktperson All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til denne kontaktpersonen. Navn: Birger Flem Telefon: E-post: post@alesund.havn.no 1.3. Konkurransen gjelder Oppdragsgiver ber om tilbud på levering av arbeidsbåt til drift av Ålesundregionens Havnevesen. Se punkt 2 (Nærmere om anskaffelsen) og vedlagte kravspesifikasjon for mer informasjon. Konkurransen bygger på en avklart budsjettramme knyttet til antatt prisnivå. Det tas forbehold om at oppdragsgiver klarer å skaffe tilstrekkelig finansiering til å bygge båt som tilbys, dersom tilbudsprisen overstiger avklart budsjettramme Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (heretter LOA) med tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006 nr. 402 (heretter FOA) del I og III Avtaletype Varekjøp Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN/TED database for offentlige anskaffelser.

4 1.7. Innlevering av tilbud Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i en original. I tillegg skal tilbudet foreligge som 1 kopi i e-format-minnepenn i lukket forsendelse merket: Ny arbeidsbåt til Ålesundregionens Havnevesen til følgende adresse: Ålesundregionens Havnevesen Skansekaia 6002 Ålesund Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er satt til , kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, før utløpet av fristen. Tilbudet kan sendes pr. post, men tilbyder er ansvarlig for å sende det tidsnok og at det rekker frem. Tilbud levert på e-post aksepteres ikke. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf. Prinsippet om likebehandling. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.) Krav til tilbudets utforming Tilbudet skal inneholde et signert tilbudsbrev undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder. Tilbudet skal være utformet etter samme mal som konkurransegrunnlaget er bygget på. Tilbyder skal henvise til disse punktene i sin besvarelse. Det er viktig at alle vedlegg, tegninger osv. merkes tydelig. Tilbudet skal foreligge på papir i 1 original. I tillegg skal tilbudet foreligge som 1 kopi i e-format på minnepenn. Hoveddokumenter skal lagres i PDF-format, brosjyrer/kataloger skal lagres som bilder i PDF. Hvert vedlegg skal navngis med unike og logiske navn. Minnepenn skal merkes med tilbyders navn. Papirformatet bes levert i ringperm, eller innbundet. Dersom det er misforhold mellom versjonene, så er det papirversjonen som gjelder. Tilbudet skal leveres på enten Norsk. Tilbud utformet på andre språk vil bli forkastet. All korrespondanse vedrørende tilbudet skal være på norsk. Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere.

5 Informasjon om tilbyder Følgende informasjon skal følge tilbudet: tilbyderens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, kontaktperson, e-postadresse og eventuell Internett-adresse Spørsmål og svar knyttet til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser i forbindelse med konkurransegrunnlaget skal fremsettes skriftlig til kontaktperson (se punkt 1.2), og svar vil bli meddelt samtlige som har lastet ned konkurransegrunnlaget fra Doffin/Ted. Eventuelle tilleggsopplysninger etter forespørsel, sendes ut senest en uke før tilbudsfrist. Spørsmål som kommer senere enn dette vil ikke bli besvart Saksbehandling og innsynsrett Saksbehandling Det er kun beslutningstakere i anskaffelsesprosessen som i utgangspunktet vil få tilgang til mottatte tilbud. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anskaffelsesprosessen Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud vil være skjermet for offentlige innsyn frem til avtaleleverandør er valgt Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud Vedståelsesfrist Tilbudet må vedståes i 4 måneder fra tilbudsfristen Avvik fra konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbud der det er tatt vesentlige forbehold Presentasjon / demonstrasjon Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å kalle inn tilbydere til presentasjon/ demonstrasjon i forbindelse med konkurransen. Oppdragsgiveren har ingen plikt til å gjennomføre slike møter Avlysning / forkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette. Viser til punkt 1.3 hvor det tas forbehold om tilstrekkelig finansiering som kan medføre en eventuell avlysning.

6 1.16. Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørenes kvalifikasjoner. Kvalifikasjonskrav er minimumskrav til Leverandøren. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Leverandører må dokumentere at samtlige krav er oppfylt for å få sine tilbud evaluert. Kravene til dokumentasjon angis nedenfor i tilknytning til det enkelte Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Leverandør må ha ordnede forhold Skatteattest. Attesten skal ikke være med hensyn til betaling av skatt og eldre enn 6 måneder regnet fra arbeidsgiveravgift i henhold til tilbudfristens utløp. Eventuelle lovbestemmelsene. restanser eller andre misligheter må begrunnes. Leverandør som ikke er etablert i Norge kan levere tilsvarende dokumentasjon utstedt av myndighetene i det landet Leverandøren er etablert. Leverandør må ha ordnede forhold med hensyn til betaling av merverdiavgift i henhold til lovbestemmelsene. Leverandør skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Leverandør skal videre bekrefte at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter, og skal akseptere at Oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennomgå og verifisere foretakets system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudfristens utløp. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Leverandør som ikke er etablert i Norge kan levere tilsvarende dokumentasjon utstedt av myndighetene i det landet Leverandøren er etablert. Leverandør kan selv hente ut elektronisk skatte- og MVA-attest, og umiddelbart få den tilsendt på e-post. Dette gjøres enkelt via est---bestill-elektronisk/ Datert HMS-egenerklæring signert av daglig leder og representant for de ansatte. Dokumentet skal være iht. vedlegg 2 i FOA.

7 Dokumentasjonskrav og dokumentasjon knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Kredittverdig, A, vurdert av firma- og regnskapsinformasjonssystemet Bisnode AS ( med tjenesten CreditPro. Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Oppdragsgiver vil selv gjennomføre en vurdering av økonomien til Leverandør gjennom firma- og regnskapsinformasjonssystemet Bisnode AS ( med tjenesten CreditPro. Leverandør bes innsende annen Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag Det kreves at tilbyder har et velfungerende kvalitetssikringssystem Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Foretakets 3 viktigste relevatne leveranser de siste 5 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssys tem Øvrige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: For å sikre at miljørelevante krav i kontrakten blir etterlevd, kreves det at Leverandøren har tilstrekkelig relevant miljøkompetanse, styringssystemer og rutiner for kvalitetssikring av de tjenester som omfattes. Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Leverandør skal fylle ut og legge ved Egenerklæringsskjema om miljøledelse (vedlegg 1), samt vedlegg som er etterspurt i denne. Dette som dokumentasjon på at kravet er oppfylt.

8 1.17. Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) Kriterier for tildeling av avtale vil være det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier vektet slik tabell nedenfor viser: Tildelingskriterier 1 Priser Komplett båt Opsjoner 2 Oppfyllelse av kravspesifikasjon utover minstekrav 3 Opplæring, serviceavtale, garanti og reparasjon Delvekt Totalvekt % 20 % Leveringstid 15 5 SUM 100 Ved tildeling av kontrakt legges overnevnte tildelingskriterier til grunn. Det forutsettes at kvalitetskrav som angitt i kravspesifikasjon er tilfredsstilt. Hvert tildelingskriterium gis relativ karakter i forhold til beste tilbud etter en skala: 1 10 der 10 er best. Oppnådd karakter pr tildelingskriterium multiplisert med vekt gir oppnådd poeng. Tilbyder som oppnår flest poeng anses å ha det mest økonomisk fordelaktige tilbud og tildeles kontrakt.

9 2. NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN Se egen kravspesifikasjon. 3. UTDYPING AV TILDELINGSKRITERIER 3.1.1Pris Tilbyder må gi en komplett pris på båt iht. kravspesifikasjon samt på etterspurte opsjoner. Alle opsjoner må dokumenteres og prises Oppfyllelse av kravspesifikasjon Oppdragsgivers forventninger til oppfyllelse fremgår av kravspesifikasjonen. Dette er å anse som minstekrav. Avvik fra dette, dvs. dårligere oppfyllelse anses som forbehold og skal, dersom tilbudet ikke avvises, verdisettets og regnes med i avtaleverdi som angitt ovenfor. Besvarelse av kravspesifikasjon med vedlegg sammenholdt med dokumentasjon danner grunnlag for karaktersetting av oppfyllelsen Opplæring, serviceavtale, garanti og reparasjon I tilbudet må det gis en beskrivelse av overnevnte tjenester som ikke dekkes inn av garanti som beskrevet i kontrakten. Oppdragsgiver skal ha dedikerte, faste kontaktpersoner i byggeperioden for oppfølging ved service og reparasjon i ettertid. Vennligst presenter kontaktpersonene i tilbudet. Opplæring Tilbyder må vedlegge en detaljert beskrivelse av opplæring i båtens funksjonalitet og drift ved overlevering. Etter overtakelse vil det også være behov for å kunne kontakte tilbyder for råd og veiledning. Oppgi kontaktinformasjon til aktuelle personer. Serviceavtale Vi ber om at tilbyder oppgir priser på service, for tilfeller hvor det er aktuelt med service som ikke dekkes av garantien. Vennligst oppgi responstid etter at servicebehovet er meldt. All service og vedlikehold skal kunne utføres i en avstand på maksimalt 1,5 timer med normal gangtid fra oppdragsgivers kontor. Reklamasjonshåndtering. Garanti. Tilbyder må oppgi: hvordan reklamasjoner vil bli behandlet og kvalitetssikret. Utvidet garanti som gis i tillegg til kontraktens 12 medfører tilleggs poeng Leveringstid I kontrakten er det oppgitt leveringstid til 15. november Det er ønskelig med levering så tidlig som mulig høsten Det vil telle positivt i evaluering av tildelingskriteriet Leveringstid om båten leveres tidligere. Tidligste leveranse vil få poengscore 10, vektet vil dette gi ett poeng. Det vil videre bli trekt 1,5 poengscore pr. uke senere leveringstid.

10 4. Kontrakt Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Det vil bli inngått kontrakt med den leverandør som er vektet høyest i henhold til tildelingskriteriene. 5. SJEKKLISTE Skjemaet nedenfor er ment som en sjekkliste for tilbyder, og for å gjøre tilbudet mer oversiktlig både for tilbyder og oppdragsgiver. Skjemaet nedenfor skal følge tilbudet ferdig utfylt. Dokumentasjon Vedlagt: ja/nei? Vedlegg nr. 1 eksemplarer av tilbudet 1 minnepenn med tilbud i PDF format Kvalifikasjonskrav ref Skatte og MVA-attest HMS egenerklæring Referanser Kvalitetssikringssystem Egenerklæringsskjema om miljøledelse Tildelingskriterier ref Priser Oppfyllelse av kravspesifikasjon utover minstekrav Opplæring, serviceavtale, garanti og reparasjon Leveringstid Øvrige krav Utfylt kontrakt med vedlegg Bankgaranti Eventuell forpliktelseserklæring ved bruk av underleverandør Det er svært viktig at tilbyder leverer den etterspurte dokumentasjonen og svarer på alle forhold som er bedt om i konkurransegrunnlaget slik at vi kan vurdere tilbudene på en best mulig måte. Dersom obligatorisk eller annen vesentlig informasjon mangler, kan tilbudet bli avvist.

11 Vedlegg 1 Egenerklæring om kvalitetssikring av miljøforhold Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhet (Fritekstsvar) Adresse (Fritekstsvar) Postnr./-sted (Fritekstsvar) Navn ansvarlig leder (Fritekstsvar) Dokumentasjon av kvalitetssikringsrutiner på miljøområdet 1. Har leverandøren et miljøledelsessystem som er sertifisert av tredjepart? (Ja/Nei) (Fritekstsvar) 2. Hvis ja, angi hvilken standard eller type system som er i bruk?legg ved gyldig dokumentasjon. (Fritekstsvar) 3. Hvis nei, planlegges det miljøsertifisering av bedriften? (Fritekstsvar) 4. Hvis ja på spørsmål 3, oppgi sertifiseringstype og når den vil være gjennomført (Fritekstsvar) Kjennskap til produktenes miljøkvaliteter (fylles ut av alle leverandører som ikke er tredjepartssertifisert etter et miljøstyringssystem) 5. Kan leverandøren dokumentere kjennskap til eventuelle skadelige stoffer i produktene (spesielt stoffer som finnes på Klifs liste over prioriterte stoffer)? (Ja/Nei) (Fritekstsvar) 6. Har leverandøren rutiner for å komme med informasjon til kunden om korrekt håndtering av produktene med hensyn på helse, miljø og sikkerhet? (Ja/Nei) (Fritekstsvar) 7. Har leverandøren rutiner for å komme med informasjon til kunden om korrekt avhending av produktene? (Ja/Nei) (Fritekstsvar) Planer om å innføre miljøledelsestiltak (fylles ut av alle leverandører som ikke er tredjepartssertifisert etter et miljøstyringssystem, og som har svart nei både på spørsmål 3 og på ett eller flere av spørsmålene 5-7) Noen av svarene på spørsmål 5-7 er nei, men vi er villig til minimum å gjennomføre aktivitetene knyttet til spm. 5 7 innen et halvt år etter avtaleinngåelse, og dette kan dokumenteres. (Fritekstsvar) Leverandør er kvalifisert: a. Dersom svaret er ja på spørsmål 1 og gyldig dokumentasjon iht. spm. 2 foreligger, eller b. Dersom svaret er ja på spørsmål 3 og leverandør er villig til minimum å gjennomføre aktivitetene knyttet til spørsmål 1 og 2 innen 12 mnd etter avtaleinngåelse, eller c. Dersom svaret er ja på spørsmål 5, 6 og 7, eller d. Dersom svaret er ja på spørsmålet om planer om å innføre miljøledelsestiltak.

12 Vedlegg 2 HMS-Egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn: Adresse: Postnr./-sted: Land: Organisasjonsnr/Fødselsnr: Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern, mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: Ingen ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern, mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Daglig leder (sign.) Dato:

13 Vedlegg 3 Forpliktelseserklæring Anskaffelse - Kjøp av arbeidsbåt til Ålesundsregionens Havnevesen Denne erklæringen gjelder - Leverandør Virksomhet.. Adresse Postnr sted Kontaktperson Dato.. Denne erklæringen gjelder - Underleverandør Virksomhet og org.nr. Fritekstsvar Adresse Postnr - sted Kontaktperson Dato Det bekreftes med dette at denne virksomhet stiller som underleverandør til hovedleverandør i forbindelse med utførelse av arbeider, eller i forbindelse med levering av materiell etter denne avtalen, som spesifisert nedenfor. Ved en eventuell konktraktssignering med Oppdragsgiver for denne avtalen, vil underleverandør stille nødvendige ressurser til disposisjon for hovedleverandør for utførelse av oppdrag etter denne avtalen, i det omfang det er nødvendig for å oppfylle hovedleveransens kontraktsforpliktelser. Forpliktelseserklæringen gjelder for følgende arbeider / materiell: Dato og sted... Signatur daglig leder / fullmaktshaver hos underleverandør (signeres etter utskrift)