VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 17.12.2010 2010/19635 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Stig-Allan Simonsen tlf 992 91 538 Balsfjord kommune Rådmann Rådhusgata 11 9050 STORSTEINNES TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I BALSFJORD KOMMUNE SINE SKOLEBYGG Vi viser til tilsyn gjennomført hos Balsfjord kommune den 11.11.2010 hvor følgende deltok: Fra virksomheten: Fra Arbeidstilsynet: Leif Kristiansen, Fagleder Byggforvaltning Marion Ursfjord, Kommunalsjef Trond Fagerli, Driftstekniker Nina Østerås, Hovedtillitsvalgt Utdanningsforbundet Rita Annie Berg, Hovedverneombud Stig-Allan Simonsen, rådgiver Olaug Iren Fossbakk, rådgiver Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Med skolen som arbeidsplass setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan skoleeierne, skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inkluderende arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting blant skolens ansatte. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Et HMS-system som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold kan forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. I denne tilsynssatsingen er bl.a. det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima et sentralt tema. Arbeidstilsynet setter fokus på hvorvidt skoleeierne arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene. Gjennom tilsynsprosessen i 2010 vil Arbeidstilsynet føre tilsyn med hvordan skoleeiere i samarbeid med skolenes ledelse kartlegger inneklima og bygningenes tilstand, planlegger utbedringstiltak, utarbeider og følger opp vedlikeholdsplaner. Godt vedlikehold er nødvendig for å hindre at inneklima får negative innvirkninger på helse og arbeidsevne, og for å opprettholde en tilfredsstillende velferdsmessig standard. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771713 7468 TRONDHEIM INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01
VÅR REFERANSE 2 Beskrivelse av tema for tilsynet Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelse og skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: 1. Skoleeiers kartlegging og risikovurdering av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som skoleeier har ansvar for. 2. Skoleeiers overordnede vedlikeholdsstrategi, samt vedlikeholdsplaner som viser hvordan vedlikeholdsstrategien er fulgt opp i praksis i skolene. 3. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som skoleeier har ansvar for. 4. Midlertidige tiltak i påvente av rehabilitering der det er kartlagt belastninger på grunn av dårlig inneklima. 5. Skoleeiers vurdering av om planlagt vedlikehold er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene, eventuelt hva som skal til for å bedre situasjonen. I tilsynet fremkom det blant annet at: Balsfjord kommune har totalt 7 enheter som benyttes til skoledrift, hvor en av bygningene er utleid til privat aktør. Tilstand og alder på disse er varierende, hvor f.eks. første byggetrinn ved Sand skole ble påbegynt oppført i 1938, mens Storsteinnes skole, SFO og Voksenopplæring ble sluttført og tatt i bruk april 2010. Bygningene disponeres av skoleenhetene, mens Byggforvaltning har et overordnet forvaltnings-, drifts-, vedlikeholds- og utviklingsansvar for kommunens arealer og bygninger. Dette er løst ved at Byggforvaltning har tilsatt driftsteknikere som skal ivareta ettersyn og vedlikehold av faste ansvarsområder. Renholdere er ansatt hos skoleenhetene, og er integrerte i skolenes møteaktiviteter på lik linje med andre ansatte. Kommunens overordnede internkontrollsystem pålegger enhetene å kartlegge og følge opp avvik. Videre har skoleeier skriftlige rutiner for årlig gjennomføring av vernerunder og medarbeidersamtaler. Dette innebærer at det skal gjennomføres årlige kartlegginger av både fysiske og psykososiale arbeidsmiljø ved skolene. Ved avdekning av avvik skal det iverksettes tiltak lokalt hvis mulig. Større problemstilling må innrapporteres til rett instans og innarbeides i en handlingsplan. Kopi av avviksmelding skal oversendes Arbeidsmiljøutvalget. Balsfjord kommune har løst innmelding av bygningstekniske avvik ved bruk av en elektronisk FDVU-programvare (FAMAC). Denne danner bindeledd mellom Byggforvaltning, driftsteknikere og skoleledelse, ved at driftsrutiner og avvik meldes til rette instans her. Balsfjord kommune har gjort en enkel gjennomgang av kommunens bygningsmasse for å kartlegge tilstand ved disse. Resultatet er satt inn i IK-bygg, hvor bygningsdelene er vurdert etter tilstands- og oppgraderingsbehov, med tilhørende kostnadsoverslag. Byggforvaltning jobber også fortløpende med kartlegging av tilstand og kapasitet på ventilasjonsinstallasjoner ved egen bygningsmasse. Dette arbeidet tenkes sluttført innen utgang av 2010. Videre har også Balsfjord kommune investert i kartleggingsprogramvare for å utarbeide fullverdige tilstandsoversikter for hver enkelt bygning. Programvaren oppgis å være nylig innkjøpt, slik at arbeidet med tilstandskartleggingen ikke er igangsatt når tilsynet fant sted. Det endelige resultatet tenkes å danne
VÅR REFERANSE 3 grunnlaget for en fremtidig overordnet og politisk forankret vedlikeholdsstrategi for Balsfjord kommune. Dagens vedlikeholdsarbeid i Balsfjord kommune består i hovedsak av feilretting av innmeldte problemstillinger. Byggforvaltning gjennomfører prioritering av ulike vedlikeholdstiltak etter tilgjengelige økonomiske ressurser og alvorlighetsgrad ved aktuelle avvik. Ved større og mer kostnadskrevende mangler, meldes avvikene opp til politisk behandling for frigjøring av ekstra økonomiske midler. Mangel av en fullverdig kartlegging av tilstand ved kommunale bygninger, samt at kommunen ikke har utarbeidet en overordnet strategi for vedlikeholdsarbeid fremtvinger å løse utfordringene i ettertid av at avvikene oppstår. Dette innebærer at kommunen i liten grad vil ha oversikt over de utgifter og oppgaver som kan oppstå, samt føre til en noe tilfeldig tildeling av budsjettmidler i forhold til det faktiske vedlikeholdsbehovet. Vår vurdering vil være at en helhetlig kartlegging av tilstand ved den totale bygningsmassen skal sammen med en overordnet vedlikeholdsstrategi, danne grunnlag for en planlegging med fokus på forebyggende vedlikeholdsarbeid. Kommunens overordnede strategi vil gi føringer for hvilken nedre tilstand som vil være akseptabel, mens resultatet av kartleggingen vil gi en reell oversikt over de oppgaver som må løses for at valgt standard blir ivaretatt. En slik vedlikeholdsmetode vil også være positiv for å synliggjøre de fremtidige risikovurderinger og økonomiske utfordringer som kommunens Byggforvaltning vil stå foran. Vi registrerer at kommunen har gjort store deler av kartleggingsarbeidet av de forhold som vil påvirke skolenes inneklima, men usikkerhet for videre fremdrift og endelig sluttdato for dette arbeid, gjør det nødvendig å varsle pålegg om at dette arbeid skal sluttføres innen rimelig tid. Begrunnelse for varsel om pålegg: 1. Balsfjord kommune har ved tilsynsmøtene ikke kunne dokumentere en tilfredsstillende kartlegging av risiko knyttet til inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som kommunen har ansvaret for. I henhold til Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Forskrift om systematisk helse-, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 (2) nr. 6 har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade forårsaket av uheldige inneklimaforhold. 2. Balsfjord kommune har ved tilsyn opplyst at det ikke foreligger en overordnet vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold ved den kommunale bygningsmassen jfr. krav i Forskrift om systematisk helse-, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 (2) nr. 6. En slik overordnet vedlikeholdsstrategi med tilhørende vedlikeholdsplanlegging vil være nødvendig for å skape et helhetlig og systematisk vedlikeholdsarbeid ved kommunens skoler. Dette for å påse at de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid blir utført. Forskrift om systematisk helse, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 (2) nr. 6 krever videre at slik vedlikeholdsplanlegging skal gjøres skriftlig.
VÅR REFERANSE 4 Varsel om pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i Arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Balsfjord kommune skal i samarbeid med ansatte kartlegge helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima, for derved å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. I tillegg skal det utarbeides en handlingsplan med tiltak for å redusere de risikoforhold som er avdekket jfr. Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 (2) nr. 6. Frist for gjennomføring: 01.04.2011 Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av plan for tiltak, utarbeidet på bakgrunn av kartlegging og risikovurdering av relevante utfordringer. Planen må inneholde tiltak, tidsfrist og ansvarlig for gjennomføring. Kopi av dokumentasjon for sluttført kartlegging skal oversendes oss. 2. Balsfjord kommune skal i samarbeid med ansattes representanter utarbeide en overordnet vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig og det skal lages vedlikeholdsplaner for den enkelte skole jfr. Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 (2) nr. 6. Frist for gjennomføring: 01.09.2011 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av Balsfjord kommunes skriftlige vedlikeholdsstrategi og denne viser at de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 01.02.2011 Hvis virksomheten ikke har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er varslet i dette brevet, så vedtar vi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket om pålegg vil deretter bli sendt virksomheten. Vi ber om at virksomheten henviser til sak 2010/19635 ved eventuelle henvendelser til Arbeidstilsynet.
VÅR REFERANSE 5 Med hilsen Arbeidstilsynet Nord-Norge Hallgerd Sjøvoll tilsynsleder (sign.) Stig-Allan Simonsen rådgiver (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Balsfjord kommune, Byggforvaltning Rådhusgata 11 9050 STORSTEINNES Balsfjord kommune, Kommunalsjef Marion Ursfjord Rådhusgata 11 9050 STORSTEINNES Balsfjord kommune, Hovedverneombud Rådhusgata 11 9050 STORSTEINNES Balsfjord kommune, Hovedtillitsvalgt Rådhusgata 11 9050 STORSTEINNES Utdanningsforbundet Storsteinnes skole, SFO og Voksenopplæring, Rektor Moanveien 10 9050 STORSTEINNES Storsteinnes skole, SFO og Voksenopplæring, Verneombud Moanveien 10 9050 STORSTEINNES