HANDLINGSPLAN FOR ØKT TILSTEDE- VÆRELSE 2007-2011 Mai 2007 1
Rødkløver kommuneblomst for Steinkjer kommune Handlingsplan for økt tilstedeværelse 2007-2011 1. Innledning I 2005 ble det laget en handlingsplan for reduksjon av sykefravær på bakgrunn av oppfølging av vedtak økonomiplan (2005-2008). Hovedsakelig lå det et innsparingskrav. Sykefraværet i Steinkjer kommune er høyt. For 2006 lå det på 11,2% og det er et ønske om få sykefraværet redusert. Det er nedsatt en arbeidsgruppe som skal komme med forslag til IA-mål for Steinkjer kommune og se på hvilke tiltak som kan hjelpe til med å nå disse målene. Handlingsplan for reduksjon av sykefravær vil være en integrert del av IA-arbeidet for Steinkjer kommune. ens forslag til Handlingsplan for økt tilstedeværelse er basert på utkast fra den nedsatte arbeidsgruppa. 2. Mandat en har gitt følgende mandat: 1. Arbeidsgruppen skal vurdere og legge frem forslag til handlingsplan for IAarbeidet for Steinkjer kommune. I tillegg til målsetting skal gruppa legge fram forslag til aktuelle tiltak for å nå målene 2. Handlingsplan for IA-arbeidet skal ta for seg alle delmål i avtalen om et mer inkluderende arbeidsliv. Mai 2007 2
3. Arbeidsgruppa skal som en del av arbeidet utarbeide forslag til handlingsplan for redusert sykefravær i Steinkjer kommune. Denne planen skal være vedlegg til handlingsplanen for IA-arbeidet for Steinkjer kommune 4. Arbeidsgruppen gis slik sammensetning: o 3 representanter fra arbeidsgiver o 2 representanter fra de ansatte o 1 representant for verne- og helsetjenesten Friskgården o 1 representant fra NAV arbeidslivssenter o HMS-koordinator og spesialkonsulent fra Personal- og HMS-tjenensten 5. Forslag til handlingsplan for IA-arbeidet skal legges frem for rådmannen innen 01.08.07 3. Sammensetning av arbeidsgruppa Arbeidsgruppa for oppfølging av avtalen om inkluderende arbeidsliv i Steinkjer kommune samt utarbeidelse av handlingsplan for redusert sykefravær en har nedsatt følgende arbeidsgruppe: Herdis Vangsnes, spesialkonsulent personaltjenesten(arbeidsgruppens leder) Bjørn Wiik, Egge Barneskole Synnøve N. Berg, Egge Helsetun somatisk avdeling Rolf Bosnes, Fagforbundet Eva Heggstad Aas, de samarbeidende organisasjoner Ole Jonny Vada, NAV Arbeidslivssenter Anne Elisabeth Overrein, Friskgården Anne Utgaard, HMS-koordinator har vært sekretær for arbeidsgruppen 4. Generelle betraktninger Steinkjer kommune har reduksjon av sykefravær fra 2003 til 2005, mens fraværet økte i 2006. (Prosent tall se figur 1) Figur 1: Mai 2007 3
Det er ikke gjort noen grundige undersøkelser og evalueringer for hva mulig årsak til økningen kan være. Mest sannsynlig er det flere og sammensatte årsaker. Bl.a kan det være langtidsvirkninger av nedbemanninger som har vært de siste årene. Endringer i organisering og arbeidsmengde, mange deltidsstillinger, usikre arbeidsforhold (stadige vikariater), slutt på kjøp ut av helsekøen m.m. Flere sykefravær kan ha sin årsak i annet enn arbeidsrelaterte årsaker, som arbeidsgiver vanskelig kan påvirke eller gjøre noe med. Arbeidsgruppen mener at for det videre arbeid med økt tilstedeværelse må handlingsplanen ta utgangspunkt i positiv tenkning positiv fokusering, skape entusiasme og forventninger og at alle ansatte har ansvar for dette. Ledere vil likevel ha et særskilt ansvar for arbeidet med inkluderende arbeidsliv, sykefravær og HMS generelt innen sitt ansvarsområde. Arbeidsgruppen har tatt for seg og sett på spesielt rapport fra PricewaterhouseCoopers til KS om Nær og Tilstede suksess med IA hvor det vises til 8 kriterier for suksess i IA-arbeidet i kommunene. 1. Forankring i toppledelsen, administrativt og politisk 2. SMARTE mål strukturerte, målbare, aksepterte, realistiske, tidsbestemte og essensielle 3. Gjennomtenkte og gjennomgående rutiner som følges opp og praktiseres over tid 4. Tydelige ledere som følger opp den enkelte medarbeider 5. Opplæring i aktivt IA-arbeid, rutiner og arbeidsmåter 6. Tett oppfølging av måloppnåelse 7. Samhandling mellom kommunen og Arbeidslivssenterkonsulentene, Bedriftshelsetjenesten og legene 8. Klare ansvarsforhold og ryddig opptreden fra stabs- og støttefunksjonene I forrige handlingsplan ble følgende lagt til grunn for det videre arbeid og det anbefales å videreføre dette i nåværende handlingsplan: Lillestrømerklæringen: Erklæringen fremhever at helsefremmende arbeidsplasser skapes når arbeidsplasser åpner opp for og imøtekommer den enkeltes behov, ressurser og potensial, og kan utvikles gjennom deltakerstyrte prosesser. Helsefremmende (HEFA) arbeidsplasser kjennetegnes ved: Det forutsetter et positivt menneskesyn, et helsefremmende lederskap og inkluderende holdninger i alle ledd i organisasjonen Lederskap som er tilstedeværende og tilretteleggende Virksomheten trenger et helsefremmende lederskap Lederskap som fremmer romslighet, takhøyde og frihet til å tenke annerledes Felles og synlig verdigrunnlag som skaper identitet og stolthet Åpenhet for mangfold og våre menneskelige ulikheter At alle opplever mestring i arbeidet og eierskap til resultatene gjennom tilbakemeldinger fra kunder og brukere Hensyn til hele mennesket med utgangspunkt i individuelle behov og livssituasjoner Fysiske omgivelser som løfter oss, gjør oss glade og skaper arenaer å være sammen i HEFA: En prosess som setter den enkelte så vel som fellesskapet i stand til økt kontroll over forhold som virker på helsen, og derigjennom sin egen helse. Mai 2007 4
HEFA: gir bedre grunnlag for å skape en større trygghet for menneskene i arbeidsmiljøet Mulighet for personlig og faglig utvikling og læring i arbeidet Få fokuset bort fra sykefraværet, de sykelige og de utladete individene over til en helsefremmende frisk organisasjon hvor de ansatte er betydningsfulle og har høy arbeidsglede. 5. Områder det er jobbet med 5.1. Tiltaksplan Tiltaksplanen setter fokus på en del områder som det er nødvendig å jobbe med, og som er gjennomførbare. Tiltaksplanen med forslag til tiltak er ikke uttømmende, men nye tiltak blir vurdert ved rullering av planen. Flere forslag til tiltak som ble skrevet i IAsamlinger med ledere og tillitsvalgte i oktober og november 2006 er vurdert og tatt med i denne handlingsplan. 5.2. Økonomisk vurderinger Handlingsplanen for økt tilstedeværelse forutsettes å bidra til et redusert sykefravær. Det er ikke foretatt noen kostnadsoverslag på hva de enkelte tiltak vil koste. Ved redusert sykefravær vil utgifter som kommunen og samfunnet har automatisk bli mindre. Dette er utgifter som ikke vil komme frem på budsjett eller regnskap og dermed vanskelig å vise til, men det finnes ulike modeller som viser kostnader på sykefravær. Ved sykefravær vil ikke alle lønnsutgifter bli refundert i løpet av et sykepengeår. Steinkjer-modellen viser de reelle kostnader et sykefravær gir. Tar en utgangspunkt i en årsinntekt på 300 000,- vil arbeidsgiver stå igjen med en ren utgift på kr. 95 768,-. Hvis en tar utgangspunkt i Steinkjer kommunes sykefraværsprosent for 2006 på 11,2 %. Med ca. 1500 ansatte vil det si at gjennomsnittlig er ca 160 personer fraværende hver dag. På årsbasis vil dette tilsvare rene utgifter på kr. 15 325 760,-. I tillegg til dette vil utgifter til vikarer, tapt arbeidsfortjeneste, opplæringskostnader av vikarer m.m komme. Steinkjer kommune har utarbeidet en modell som viser kommunes totale kostnader ved sykefraværet Steinkjer modellen Eksempel sykelønn NB! Uten avvikling av ferie ref maks 6G leder årslønn 300 000 G= 62 892 Ikke ref = markert med 377 rosa 6G= 352 eks pr. mai 2007 1 Lønnselementer arbeidsgiver per 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Mai 2007 5 12
16 dager arbeidsgiver avg pensj 263 230 494 494 494 494 494 494 494 494 494 494 494 arbeidsgiver avg feriep o/6g 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 arbeidsgiver avg feriep 226 197 423 423 423 423 423 423 423 423 423 423 423 arbeidsgiver avg lønn o/6g 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 arbeidsgiver avg lønn 1 880 1 645 3 525 3 525 3 525 3 525 3 525 3 525 3 525 3 525 3 525 3 525 3 525 pensjon 14% 1 867 1 633 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 feriep avs ut over 6G 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 feriep avsetn 1 600 1 400 3 000 3 000 3 000 3 000 3 000 3 000 3 000 3 000 3 000 3 000 3 000 lønn ut over 6G 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 lønn 13 333 11 667 25 000 25 000 25 000 25 000 25 000 25 000 25 000 25 000 25 000 25 000 25 000 BRTO LØNNSKOSTNAD 19 169 16 773 35 942 35 942 35 942 35 942 35 942 35 942 35 942 35 942 35 942 35 942 35 942 ikke ref 19 169 1 864 3 994 3 994 7 417 7 417 7 417 7 417 7 417 7 417 7 417 7 417 7 417 Total 1 års fravær 95 768 51 269 44 499 Høsten 2006 kom regjeringen med endret forslag til dekning av sykelønnsordningen. Arbeidsgruppa har valgt å ta med en oversikt som viser hvilke reelle utgifter arbeidsgiver vil kunne få ved en slik ordning. Eksempel basert på regjeringens forslag om endret sykelønnsordning nov. 2006 eks pr. mai 2007 1 Lønnselementer arbeidsgiver per 14 dager 2 3 4 arbeidsgiver avg pensj 230 263 494 494 494 494 494 494 494 494 494 494 494 arbeidsgiver avg feriep o/6g 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 arbeidsg avg feriep 20% 39 45 85 85 85 85 85 42 42 42 42 42 42 arbeidsg avg feriep 80% 158 180 338 338 338 338 338 381 381 381 381 381 381 arbeidsgiver avg lønn o/6g 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 arbeidsg avg 20 (10)% lønn 329 376 705 705 705 705 705 353 353 353 353 353 353 arbeidsg avg 80 (90)% lønn 1 316 1 504 2 820 2 820 2 820 2 820 2 820 3 173 3 173 3 173 3 173 3 173 3 173 pensjon 14% 1 633 1 867 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 feriep avs ut over 6G 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 feriep avsetn 20% lønn 280 320 600 600 600 600 600 300 300 300 300 300 300 feriep avsetn 80% lønn 1 120 1 280 2 400 2 400 2 400 2 400 2 400 2 700 2 700 2 700 2 700 2 700 2 700 lønn ut over 6G 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 20 (10)% lønn 2 333 2 667 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 80 (90)% lønn (inntil 6G) 9 333 10 667 20 000 20 000 20 000 20 000 20 000 22 500 22 500 22 500 22 500 22 500 22 500 BRTO LØNNSKOSTNAD 16 773 19 169 35 942 35 942 35 942 35 942 35 942 35 942 35 942 35 942 35 942 35 942 35 942 ikke ref 16 773 5 538 10 383 10 383 13 122 13 122 13 122 10 269 10 269 10 269 10 269 10 269 10 269 Total 1 års fravær 144 055 82 441 61 614 Økning i forh til tidl modell 48 287 Økning 1. halvår 31 172 Økning 2. halvår 17 115 5 6 7 8 9 10 11 12 6. Mål for redusert sykefravær Det er tatt utgangspunkt i IA-avtalens delmål 1: redusere sykefraværet Mai 2007 6
en foreslår slik målsetting når det gjelder sykefraværet i perioden (maks. sykefravær): 2008: 8 % 2009: 7 % 2010: 6,5 % 2011: 6 % Mai 2007 7
7. Forslag til tiltak for økt tilstedeværelse 2007-2011 7.1 Forankring i toppledelsen: administrativt og politisk o Formidle mål og hensikt og ha konstant fokus på sykefraværsarbeid 7.2 Konstant fokus på jobbnærvær o På tjenesteenhetene: egne samlinger m/holdningsarbeid: tema Arbeidsmiljø og sykefravær muligheter for å søke om midler ut over vanlige personalmøter o HMS/IA fast på sakslista til alle ledermøte uansett nivå: erfaringsutveksling, kompetanseheving: bistand fra NAV arbeidslivssenter og BHT. (Friskgården) o Ergonomiske tilpasninger av arbeidsplass. (NB! Nybygg og omgjøringer) Opplæring i forflytningsteknikk o Oppfølging av resultat av kartlegging av medarbeidertilfredshet Følge vedtatte prosedyrer prioritere tiltak 7.3 Opplæring/ informasjon Lederskole/opplæring - Fast årlig fagdag/ledersamlinger m/samarbeidspartnere For alle ansatte/ tillitsvalgte/verneombud: Tid for felles opplæring og erfaringsutveksling i ulike fora 7.4 Organisering av oppfølgingsarbeidet klare og kjente rutiner: o Mer hensiktmessig organisering av ledernivå med personalansvar mindre kontrollspenn må ha tilstedeværende ledere o Klare og kjente rutiner for oppfølging av sykmeldte også etter maksdato (sykepengeåret) o Klare og kjente rutiner ved attføring/rehabilitering - permisjonsrettigheter. (opprydding i langvarige fravær) o Rapportering på sykefravær og tiltak. Dokumentasjon o Stillingsbank oversikt over arbeidstakere med behov for alternativ jobb o Organisering av IA-kontakt. Ansvar og myndighet. 7.5 Økt grunnbemanning Økte stillingsstørrelse (Evaluere igangsatte prosjekter med deltidsstillinger) Ryddeaksjon: vikariater og deltidsstillinger Fast ansatte vikarer Rett person på rett plass til rett tid 7.6 Trim og aktivitet og behandlingsmuligheter Tid for fysisk aktivitet motivere alle ansatte felles helsedag/informasjonsdag ta vare på egen helse Kroppens serviceavtale bevissthet om å ta vare på egen helse Slæppdælaus/FYSAK/SMART Legge til rette for mulighet for nødvendig rekvirert behandling i arbeidstida. (gjelder arbeidstakere i 75-100% stilling) 7.7 Samarbeid med eksterne samarbeidspartnere o NAV arbeidslivssenter, trygd, arbeid o Bedriftshelsetjenesten (Friskgården) o Samarbeid med fastlegen/ legeforum Mai 2007 8
8. Tiltaksplan TILTAKSPLAN 2007-2011 FOR ØKT TILSTEDEVÆRELSE Mål Tiltak Ansvar Tidsplan Skape rom for økt Forankring i toppledelsen en tilstedeværelse Administrativt og politisk Ha økt fokus på tema Ha legitimitet for iverksetting av tiltak Skape rom for økt tilstedeværelse Egne samlinger m/ tema holdningsarbeid: Avdelingsnivå: Ha konstant fokus på Arbeidsmiljø og sykefravær avdelingsledere nærværsarbeid ut over vanlige Tjenesteenhetsnivå: personalmøter ol.: avdelingsnivå tjenesteenhetsnivå Ha konstant fokus på nærværsarbeid HMS/IA fast på sakslista til alle ledermøte uansett nivå: Få frem de gode Erfaringsutveksling e eksemplene Kompetanseheving: Lære av hverandre bistand fra NAV arbeidslivssenter og BHT. (Friskgården) Ha ergonomisk godt tilpasset arbeidsplass for den enkelte Ergonomiske tilpasninger av arbeidsplass. (NB! Nybygg og omgjøringer) Redusere faren for sykmelding grunnet arbeidsplassens utforming Øke medarbeidertilfredshe ten hos ansatte i Steinkjer kommune Kurs i forflytningsteknikker Oppfølging av resultat av kartlegging av medarbeidertilfredshet Følge vedtatte prosedyrer prioritere tiltak Opplæring/informasjon e (Plan- og bygningskomité) e Kunne lover, regler og rutiner Leder opplæring - Fast Holde seg oppdatert e fagdag/ ledersamlinger på nyheter innen m/samarbeidspartnere IA/HMS Gjøres i stand til å iverksette tiltak Være kjent med lover, Avsette tid og sted for regler og rutiner, felles opplæring og e plikter og rettigheter erfaringsutveksling Tillitsvalgte Få medinnflytelse på Verneombud Ansatte HMS, IA-arbeidet Få mindre Få en hensiktsmessig kontrollspenn og færre organisering av ledernivå avdelingsledere ansatte for ansvarlig med personalansvar personalleder mindre kontrollspenn - Gjøre det enklere å tilstedværende ledere iverksette tiltak tidlig for arbeidstaker Ha klare og kjente Organisering av Avdelingsleder Tiltaksplan 2.kvartal 2007. Tilbakemelding til AMU fra avd.lederne innen 01.10.07 Endret organisering innen 01.01.08 Mai 2007 9
rutiner Få den sykmeldte lettere/fortere tilbake i arbeid. Gi den sykmeldte rom for å bli hørt og sett. oppfølgingsarbeidet følge opp sykmeldte etter vedtatte rutiner under sykmeldingsåret Organisering av oppfølgingsarbeidet lage rutiner for oppfølging etter maksdato (sykepengeåret) håndterbare permisjonsrettigheter. Revidere rutiner innen 01.08.07 Følge opp hele perioden Få dokumentert iverksatte tiltak Få evaluert resultat av iverksatte tiltak Ivareta arbeidsgivers plikter i henhold til AML Få forenklet oversikt internt i kommunen Hindre utstøting fra arbeidslivet Få en sterkere forankring av IAarbeidet i den administrative toppledelsen Øke grunnbemanning mindre slitasje og skape rom for økt tilstedeværelse Ha en mer oversiktlig bemanningssituasjon Skape forutsigbarhet Ha en mer forutsigbar bemanningssituasjon Gi rom for akseptable ansettelsesforhold Øke grunnbemanning få vurdert økning av stillinger som avlaster andre fagperson eks. aktivitør, vaktmester Forenkle rapportering på sykefravær Ha oversikt over iverksatte tiltak Lage en stillingsbank oversikt over arbeidstakere med behov for alternativ jobb Organisering av IAkontakt. Ansvar og myndighet Øke ufrivillig deltidsstillinger til minimum 50% stillinger (Evaluere igangsatte prosjekter) Få vurdert reelle stillingsbehov på tjenesteenhetene Gjennomføre ryddeaksjon ute på tjenesteenhetene: få orden i vikariater og Avdelingsleder Personaltjenesten Avdelingsleder Personaltjenesten e deltidsstillinger Fast ansatte vikarer e Rett person på rett plass til rett tid e System iverksatt innen 01.01.08 Følge opp i hele perioden Innen 01.01.08 (i henhold til vedtatt økonomiplan) Innen 01.10.07 Innen 01.06.08 Gjøre alle ansatte i stand til å komme i bedre form øker den ansattes kapasitet til å takle hverdagen og jobbsituasjonen Tid for fysisk aktivitet motivere alle ansatte felles helsedag/informasjonsda g ta vare på egen helse e Alle ansatte Årlig Mai 2007 10
Forebygge at arbeidstakere med risikohelse/sykmeldte ramler ut av arbeidslivet få bygge opp funksjons- og arbeidsevnen Kroppens Serviceavtale 20 ukers gruppebasert opptrening fysisk og mentalt. 2 ganger pr. år à 2 grupper Det må legges til rette for å få deltakelse fra alle enheter Avdelingsleder Gjøre alle ansatte i stand til å komme i bedre form både mentalt og fysisk Bli kjent ut over tjenesteenhetene Skape VI-følelse Gi rom for behandling i arbeidstida for arbeidstakere med samlet 75-100 % stilling Unngå sykemelding under behandling Få til smidige løsninger i enkeltsaker Øke og bruke fagkompetansen i opplæring og informasjon Skape felles forståelse for fremtidige utfordringer Skape utvikling og nytekning innen fagområdet Trim og aktivitet via tiltak iverksatt av Slæppdælaus/FYSAK/ SMART og BIL(Bedriftsidrettslaget) Legge til rette for mulighet for nødvendig rekvirert behandling i arbeidstida. (gjelder arbeidstakere med samlet 75-100% stilling) Samarbeid med eksterne samarbeidspartnere: NAV arbeidslivssenter, trygd, arbeid Bedriftshelsetjenesten (Friskgården) Samarbeid med fastlegen/ legeforum Avdelingsleder Alle ansatte BIL Avdelingsleder Personaltjenesten Mai 2007 11
9. Konklusjon: en mener at det er et behov for å iverksette flere ulike tiltak for å redusere sykefraværet og derigjennom øke tilstedeværelsen i Steinkjer kommune. en prioriterer ikke mellom de foreslåtte tiltak da vi mener at alle tiltak vil fremme tilstedeværelse og at det kan være ulike behov på ulike tjenesteenheter og nivå. Steinkjer kommune ivaretar mange tjenester og oppgaver og det vil være behov for differensierte tiltak. I arbeidet med å øke tilstedeværelsen så vil rådmannen poengtere den enkelte leders ansvar for å ha fokus og følge opp tiltak i praktisk arbeid. Personaltjenesten og andre samarbeidspartnere vil kunne bistå i arbeidet, men hovedansvaret ligger i lederlinja. Tillitsvalgsapparatet og verneombudstjenesten er viktige og nødvendige samarbeidspartnere i dette arbeidet. Fokuset på økt tilstedeværelse må være konstant. Dette vil være en viktig suksessfaktor i det videre arbeidet. Steinkjer 31.mai 2007 Hans Brattås rådmann Mai 2007 12