TILSYNSRAPPORT - VEDTAK

Saksbehandler: Cecilie Geelmuyden Vår dato: Vår referanse: 13.06.2016 2015/6853 Deres dato: Deres referanse: Stiftelsen Vollen Montessoriskole ved styrets leder Vollenveien 34 1390 VOLLEN TILSYNSRAPPORT - VEDTAK Styrets ansvar Stiftelsen Vollen Montessoriskole Org.nr. 889710632 Postadresse: Telefon: E-post: Bankgiro: Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO +47 23 30 12 00 post@utdanningsdirektoratet.no 7694 05 10879 Besøksadresser: Telefaks: Internett: Org.nr.: Schweigaards gate 15 B, Oslo +47 23 30 12 99 www.utdanningsdirektoratet.no NO 970 018 131 Britveien 4, Molde Parkgata 36, Hamar

Side 2 av 17 Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 3 1.1 Tema for tilsynet... 3 1.2 Om gjennomføring av tilsynet... 3 1.3 Om tilsynsrapporten... 4 2 Kort om Stiftelsen Vollen Montessoriskole... 5 3 Styrets sammensetning og møte- og uttalerett... 6 3.1 Rettslige krav... 6 3.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger... 6 4 Budsjett, regnskap og informasjon til revisor... 8 4.1 Rettslige krav... 8 4.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger... 9 5 Daglig leder... 9 5.1 Rettslige krav... 9 5.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger... 9 6 Tilstandsrapport...10 6.1 Rettslige krav...10 6.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger...10 7 Inntak...11 7.1 Rettslige krav...11 7.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger...13 8 Utdanningsdirektoratets reaksjoner...15 9 Oppfølgning av tilsynsresultatene...16 10 Klageadgang...17

Side 3 av 17 1 Innledning Utdanningsdirektoratet fører tilsyn med skoler godkjent etter lov om frittståande skolar (friskoleloven) av 4. juli 2003 nr. 84, jf. 7-2 første ledd. Loven endret navn fra lov om private skolar med rett til statstilskot (privatskoleloven) 1. august 2015. Det rettslige grunnlaget for tilsynet er friskoleloven, forskrifter gitt med hjemmel i denne og forutsetningene i den enkelte skoles godkjenning i forbindelse med tillatt øvre elevtall og utdanningsprogram. Rettslige plikter etter annen lovgiving og regelverk kontrolleres i den grad friskoleloven, forskriftene til denne eller skolens godkjenning henviser til det. Dersom det under tilsynet avdekkes forhold i strid med de rettslige kravene som stilles til skolen, kan Utdanningsdirektoratet reagere på dette i henhold til friskolelovens reaksjonsbestemmelse 7-2a. Mulige reaksjoner etter denne bestemmelsen er pålegg om retting, tilbakeholdelse av statstilskudd, tilbakekreving av statstilskudd og tilbaketrekking av skolens godkjenning. Utdanningsdirektoratets tilsyn med friskoler er offentlig myndighetsutøvelse og skjer i samsvar med forvaltningsrettens regler for dette. Tilsynet skal være preget av åpenhet, likebehandling, etterprøvbarhet og effektivitet. I denne rapporten presenteres Utdanningsdirektoratets vurderinger og konklusjoner i forbindelse med det tilsynet som er ført med Stiftelsen Vollen Montessoriskole, heretter også omtalt som skolen, i perioden fra og med 04.11.2015 til og med dags dato. 1.1 Tema for tilsynet Det overordnede tema for dette tilsynet er Styrets ansvar. Under denne overskriften har Utdanningsdirektoratet kontrollert følgende undertemaer: Styrets sammensetning og møte- og uttalerett, jf. friskoleloven 5-1 første og annet ledd Budsjett, regnskap og informasjon til revisor, jf. friskoleloven 5-2 annet ledd bokstav c og økonomiforskriften 18 Daglig leder, jf. friskoleloven 4-1 andre ledd og 5-2 andre ledd bokstav j Tilstandsrapport, jf. friskoleloven 5-2 tredje ledd og andre ledd bokstav k Inntak, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav d og 3-1 Forhold som ikke nevnes i denne rapporten har ikke blitt vurdert av Utdanningsdirektoratet. 1.2 Om gjennomføring av tilsynet Tilsyn med Stiftelsen Vollen Montessoriskole ble åpnet gjennom brev 04.11.2015. Skolen ble i brevet pålagt å legge fram ulik type dokumentasjon for Utdanningsdirektoratet. Styret har etterkommet Utdanningsdirektoratets pålegg om dokumentasjon. En foreløpig tilsynsrapport ble sendt styret 17.02.2016. I den presenterte Utdanningsdirektoratet sine foreløpige vurderinger og konklusjoner. Styret kunne kommentere på innholdet i den foreløpige rapporten. Vi mottok styrets tilbakemelding 07.03.2016. Vi har vurdert tilbakemeldingen under de ulike temaene i kapitlene nedenfor.

Side 4 av 17 I de tilfeller Utdanningsdirektoratet konkluderer med at et rettslig krav ikke er oppfylt betegnes dette som brudd på regelverket. Brudd på regelverket følges opp av pålegg om retting eller andre reaksjoner etter friskoleloven 7-2a. Med brudd på regelverket menes forhold som er i strid med krav som følger av friskoleloven og forskrifter gitt med hjemmel i denne og krav som stilles i godkjenningen. Med pålegg menes rettslig bindende krav til skolen om å foreta visse endringer for å rette opp bruddene. Hjemmelen for pålegg om retting er friskoleloven 7-2a første ledd. I egenskap av å være øverste organ etter friskoleloven er det skolens styre som er adressat for eventuelle pålegg som gis i tilsynet. 1.3 Om tilsynsrapporten Tilsynsrapporten som nå oversendes skolen er utformet blant annet på bakgrunn av opplysninger som framkommer i: innsendt dokumentasjon fra styret/skolen (se oversikt i vedlegg 1) data fra Brønnøysundregistrene informasjon på skolens nettsted Tilsynsrapporten har status som enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven 2 første ledd. Enkeltvedtak kan påklages i henhold til forvaltningslovens regler for dette, jf. forvaltningsloven kapittel VI. Se mer om klageadgang og regler for dette nedenfor.

Side 5 av 17 2 Kort om Stiftelsen Vollen Montessoriskole Vollen Montessoriskole er lokalisert i Vollen som ligger sør i Asker kommune, i Akershus fylke. Skolen er godkjent etter nåværende friskolelov 2-1 andre ledd bokstav b, på grunnlaget "anerkjent pedagogisk retning". Formålet er å drive undervisning etter Maria Montessoris pedagogiske prinsipper. Montessoriskolen i Vollen tilbyr opplæring på grunnskolenivå. Skolen er godkjent for 105 elever fra 1. til 10. trinn. Høsten 2015 ble det meldt inn 68 elever. Skolen fikk statstilskudd på nesten 3,7 millioner kroner for elevantallet våren 2016.

Side 6 av 17 3 Styrets sammensetning og møte- og uttalerett 3.1 Rettslige krav Styrets sammensetning Friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et styre som øverste ansvarlige organ, og styret skal være oppnevnt i samsvar med det rettsgrunnlaget skolen blir drevet etter. Dette følger av friskoleloven 5-1 første ledd. Styret er ansvarlig for å drive skolen i samsvar med friskoleloven med forskrifter og skolens godkjenning, jf. 5-2 første ledd. Tilsynet er i denne sammenheng begrenset til kontroll av om skolen har oppnevnt styret i samsvar med foretakets egne vedtekter. Møte- og uttalerett Friskoleloven 5-1 andre ledd gir møte- og uttalerett på styremøtene til daglig leder og personer fra nærmere angitte interessegrupper. Disse er: a) en representant for vertskommunen/fylkeskommunen b) en representant for elevrådet c) en representant for foreldrerådet d) en representant for undervisningspersonalet e) en representant for andre tilsatte ved skolen f) daglig leder Formålet med å gi gruppene i punkt a-e møte- og uttalerett, er å sikre dem informasjon om - og innflytelse på - styrets avgjørelser. Dette gjelder selv om enkelte av styrets medlemmer tilhører de samme interessegruppene, fordi de kan ha ulike interesser i enkelte saker. Representantene for interessegruppene skal representere og uttale seg på vegne av denne gruppen, mens det bare er styremedlemmene som har et formelt styreansvar. Alle representantene har rett til å være til stede under møtene i styret uansett hvilke saker som skal opp til behandling. Hvis en av representantene, typisk fra elevrådet, ikke er myndig, skal styret sørge for at denne representanten forlater møtet under behandling av saker der det er taushetsplikt etter lov og forskrift, jf. friskoleloven 5-1 fjerde ledd. Alle representantene har rett til å si sin mening, og til å få sine uttalelser protokollført. For å sikre en betryggende saksbehandling skal innkalling til styremøtene og referat fra møtene sendes til alle styremedlemmene, representantene for de ulike interessegruppene og daglig leder. Innkallingen må sendes i god tid. Dette sikrer at alle kan forberede seg til møtet, for eksempel ved å diskutere agendaen med gruppen de representerer 3.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Innledning Skolen er organisert som en stiftelse, har et styre og har vedtekter som inneholder det de skal i samsvar med stiftelsesloven 10. Skolen har oppnevnt styret i samsvar med sine egne vedtekter.

Side 7 av 17 Styret og legitimasjon I foreløpig tilsynsrapport påpekte vi at opplysningene om skolen i Enhetsregisteret ikke tilsvarte opplysningene om styremedlemmene fra årsmøteprotokollen. Registreringen skal sikre stiftelsen og styret legitimasjon som ansvarlig for stiftelsens drift. For eksempel gir den fullmakt for personer i styret til å inngå avtaler på styrets vegne. Vurdering av skolens tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten Skolen har i sin tilbakemelding opplyst at styremedlem Øksby trakk seg fra styret i løpet av høstsemesteret og at Jenssen-Søreng som var varamedlem, gikk inn som fast styremedlem i Øksbys sted. Skolen opplyser at det fremgår av referat fra styremøtet 10.11.2015, at styret vedtok denne endringen og at opplysningene i Enhetsregisteret derfor stemmer overens med medlemmene av skolens styre. Vi legger vekt på (tilleggs-)referat fra styremøtet 10.11.2015 der det fremgår at styret har vedtatt at varamedlemmet Tor Magne Jenssen-Søreng trer inn som fast styremedlem etter Knut Øksby. Konstituert styre ved Vollen montessoriskole samsvarer dermed med det styret som er registrert i Enhetsregisteret. Møte- og uttaleretten Vi har mottatt skriv fra skolen på at følgende personer/representanter har møte- og uttalerett for skoleåret 2015-2016: Liv Helen Slåtta, lærerrepresentant, Helene Lunde, representant for andre ansatte, Kai Gule, FAU-leder, Kristine Gule, elevrådsleder og Asker kommune. I skolens vedtekter der møte- og uttaleretten (punkt 4, 3. avsnitt) er omtalt, mangler representant fra elevrådet i oppramsingen av hvem som har møte- og uttalerett. Vedtektene er dermed ikke i overensstemmelse med andre opplysninger skolen har gitt om hvem som har møte- og uttalerett i skolens styre. Tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten Vi har merket oss at skolen har opplyst at den vil rette opp i skolens vedtekter slik at elevrådsleder blir nevnt som representant med møte- og uttalerett. Innkalling til styremøter I forbindelse med åpning av tilsynet, mottok vi kopi av tre e-poster som dokumenterer innkalling av de faste styremedlemmene til skolestyremøte 21.04.2015, 03.06.2015 og 06.10.2015. Vi mottok ikke dokumentasjon på at representantene med møte- og uttalerett var innkalt til disse møtene. Vurdering av skolens tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten Skolen har nå fremlagt e-poster til styremedlemmer med møte- og uttalerett. Innkallingene gjelder til styremøtene 03.06.2015, 06.10.2015, 10.11.2015 og 08.12.2015. Det er dokumentert at kommunerepresentanten har fått innkalling til møtet 03.06.2015. Til møtet 06.10.2015 er det dokumentert at det ble sendt e-post til lærerrepresentanten, FAU-representanten og til representanten for andre ansatte. De samme tre ble innkalt til møtet 10.11.2015. Til møtet 08.12.2015 er det kun lærerrepresentanten og representanten for de andre ansatte som skolen har dokumentert at det er sendt innkalling til. I e-post datert 25.11.2015 til kommunerepresentant Terje Larsen, ble det oversendt årshjul med datoer for styremøtene, m.m. Daglig leder skriver at

Side 8 av 17 kommunerepresentanten vil motta agenda før hvert møte. Det er ikke dokumentert at representanten har mottatt agenda i forkant av de nevnte møtene. Dette er nødvendig for å regnes som innkalt til møtene, jf. at representantene skal ha mulighet til å forberede seg til møtet for å ivareta sin møte- og uttalerett. Elevrådsrepresentanten mottar ikke innkalling til styremøter. Skolen har opplyst at den har praksis for at styrelederen har faste møter med elevrådet i skoletiden. Styrelederen legger frem styrets arbeid og lytter til elevenes ønsker og behov når det gjelder sakene som er av interesse for dem. Styret har valgt en slik ordning fordi den synes møtetider fra kl. 18-19 er for sent for barn i 10-12 års alderen. Friskoleloven 5-1 annet ledd bokstav b er imidlertid klar; en representant for elevrådet har rett til å være til stede på styremøter, har rett til å si meningen sin og til å få denne tilført protokollen. Vi vurderer det derfor slik at skolen ikke oppfyller lovens krav om å innkalle hverken elevrådsrepresentanten eller de andre representantene som nevnt i 5-1 andre ledd, til skolens styremøter. Tidspunkt for innkalling til styremøter Til styremøtet 03.06.2015 og 06.10.2015 ble innkalling sendt per e-post til styrets faste medlemmer, 23.05.2015 og 24.09.2015, henholdsvis 11 og 12 dager før møtet. Dette må anses som "god tid" i forhold til lovens krav. Innkalling på e-post til styremøtet 21.04.2015, ble imidlertid sendt lørdag 18.04.2015 som er tre dager før møtet. Tre dagers varsel er i utgangspunktet ikke "god tid". Innkalling til styremøte 10.11.2015 ble sendt til lærerrepresentanten, FAUrepresentanten og representanten for andre ansatte, dagen før møtet. Fredag 04.12.2015 fikk lærerrepresentanten og andre ansatte-representanten, innkalling til møtet som skulle være 08.12.2015. Fire dager med en helg imellom, kan ikke sies å være "god tid". Vi konkluderte i den foreløpige rapporten med at skolen alt i alt hadde sendt innkallinger ut i rimelig tid før styremøtene. I forbindelse med skolens tilbakemelding har vi mottatt innkallinger i forbindelse med to andre styremøter. Begge disse viser at skolen ikke har sendt ut innkalling i god tid. Vi viser til at den ene innkallingen ble sendt ut én dag før møtet, og den andre ble sendt ut fire dager før møtet inkludert helg. Vi har derfor endret konklusjon og mener at skolen ikke er i samsvar med friskoleloven når det gjelder å sende møteinnkallelse i god tid før styremøtene. 4 Budsjett, regnskap og informasjon til revisor 4.1 Rettslige krav Etter friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav c skal styret vedta budsjett og regnskap for skolen. Det følger av økonomiforskriften 18 at styret skal gjøre skolens revisor kjent med friskoleloven, forskrifter til friskoleloven, skolens godkjenning samt det årlige tilskuddsbrevet. Skolens foretaksform, for eksempel aksjeselskap eller stiftelse, stiller krav til skolens økonomi- og regnskapsforvaltning. I tillegg har friskoleloven egne særregler og krav.

Side 9 av 17 Revisor må kjenne til disse for å kunne utføre sine oppgaver. Skolens styre anses nærmest til å informere revisor om dette. 4.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Av referat fra styremøte 24.03.2015 (sak 2015), fremgår det at styret godkjente årsregnskapet for 2014. Skolens budsjett ble gjennomgått og vedtatt, jf. referat fra styremøtet 27.01.2015. Skolen har forklart at den bruker revisjonsselskapet BDO. BDO reviderer for mange skoler og har sagt at de selv gjør seg kjent med friskoleloven og økonomiforskriften. Skolen har videre forklart at revisor tidligere fikk tilsendt tilskuddsbrevet, men at revisor den senere tid selv går inn i tilskuddsportalen og henter ut alle nødvendige opplysninger om skolen. BDO er registrert som stiftelsens revisjonsselskap i Enhetsregisteret. Direktoratet legger redegjørelsen til grunn og vurderer det slik at skolen oppfyller kravet i økonomiforskriften 18. 5 Daglig leder 5.1 Rettslige krav Styret skal ansette daglig leder, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav j. Styret er det øverste organet ved skolen og har et overordnet ansvar for driften. Daglig leder er en nøkkelperson i den daglige driften av skolen, og en viktig del av skolens faglige, pedagogiske og administrative ledelse. Daglig leder representerer i mange sammenhenger skolen utad og tar avgjørelser om den daglige driften på vegne av styret. Styret er derfor avhengig av å ha tillit til, og et godt samarbeid med, daglig leder. Styret skal derfor selv ansette daglig leder. Tilsvarende gjelder dersom styret vedtar å leie inn daglig leder. 5.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger I følge Enhetsregisteret er skolens daglige leder/adm.direktør, Astrid Mette Hegge. Av flere styrereferater fra våren 2015 går det frem at Astrid Mette Hegge er rektor ved skolen. Det fremgår videre at det fra januar 2015 ble startet prosess med å ansette ny rektor. I protokollen fra årsmøtet 03.06.2015, står det at Patrick Magnussen er ansatt som ny rektor fra høstsemesteret og at Astrid Mette Hegge vil forbli ansatt som virksomhetsleder i et par år. I referat fra styremøtet 06.10.2015 ble den nye organisasjonsmodellen ved skolen tatt opp (virksomhetsleder og rektor). Det står at Astrid Mette Hegge har totalansvar for hele virksomheten. Rektor skal rapportere til virksomhetsleder. På forespørsel fra et styremedlem ble det bestemt at styreleder og virksomhetsleder skal gå gjennom interne dokumenter for å sikre at den nye organisasjonsmodellen gjenspeiles og at dette arbeidet skal presenteres ved neste styremøte, som ble satt til 10.11.2015. Utdanningsdirektoratet har ikke mottatt referat fra det siste styremøtet. Skolen skriver selv i kommentar til den innsendte dokumentasjonen, at det ble ansatt ny daglig leder våren 2015 og henviser etter det vi forstår til Patrick Magnussen.

Side 10 av 17 Vi legger likevel til grunn at det er Astrid Mette Hegge som er daglig leder av Vollen Montessoriskole (og -barnehage) og at Magnussen er "daglig leder" for den pedagogiske driften av skolen. Vi viser til at den nye organisasjonsmodellen sier at Magnussen skal være rektor (og rapportere til virksomhetslederen) og Hegge er ansatt/skal fortsette som virksomhetsleder. I opplysningene fra Enhetsregisteret som er fra 2007, er Hegge oppført som daglig leder. Direktoratet påpeker at vi ikke har mottatt dokumentasjon på at styret ansatte Hegge før hun tiltrådte som virksomhetsleder/daglig leder. Vi legger likevel til grunn at styret har ansatt daglig leder. Vi viser til referat fra styremøtet 06.10.2015 der vi mener det fremgår at styret (igjen) har ansatt Hegge som daglig leder fra høsten 2015. 6 Tilstandsrapport 6.1 Rettslige krav Det følger av friskoleloven 5-2 tredje ledd at styret skal ha et forsvarlig system for vurdering av om kravene i friskoleloven, forskrifter og skolens godkjenning blir oppfylt. Videre skal styret ha et forsvarlig system for å følge opp resultater fra sine egne vurderinger, og nasjonale kvalitetsvurderinger fra departementet. Som en del av oppfølgingsansvaret skal det utarbeides en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø. Det er videre fastsatt i friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav k, at styret skal drøfte den årlige tilstandsrapporten. Kravet til at det skal utarbeides en tilstandsrapport ble tatt inn i friskoleloven og opplæringsloven som en oppfølging av St.meld. nr. 31 (2007-2008) Kvalitet i skolen, for å tydeliggjøre skoleeiers ansvar for kvaliteten i opplæringen. Formålet med å utarbeide en tilstandsrapport, er at skolen skal iverksette tiltak der de ser et behov for det. Utdanningsdirektoratet har utarbeidet en mal for tilstandsrapporten på skoleporten.udir.no. Malen er ment å gjøre arbeidet med tilstandsrapporten enklere for skolen. Det er ikke obligatorisk å bruke denne malen. Skolen skal utarbeide en tilstandsrapport hvert år. Tilstandsrapporten må vise resultater fra nasjonale kvalitetsvurderinger og inkludere tall og indikatorer knyttet til de tre kvalitetsmålene: læringsresultat, frafall og læringsmiljø. I tillegg må skolen reflektere rundt betydningen av, og årsaken til, resultatene fra de nasjonale kvalitetsvurderingene. Videre skal styret drøfte den årlige rapporten om tilstanden i skolen. For å oppfylle drøftelseskravet, må styret motta tilstandsrapporten hvert år og behandle den i styremøter. Dersom rapporten skal bidra til å forbedre svake områder, er det nødvendig at styret ikke bare drøfter resultatene og vurderingen av disse, men at styret også vurderer om det er behov for tiltak. Dersom vurderingen viser at det er behov for tiltak, er det styrets ansvar å sørge for at tiltakene gjennomføres. Tiltakene bør videre evalueres, for eksempel i forbindelse med utarbeidelsen av neste tilstandsrapport, for å se om de har hatt ønsket effekt. 6.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger I forbindelse med åpning av tilsynet, sendte skolen inn tilstandsrapporter for skoleårene 2011-2012 og 2012-2013 og referater fra styremøtene 30.10.2012 og 25.02.2014 der tilstandsrapport var sak på agendaen. Skolen informerte om at 2013-2014-rapporten

Side 11 av 17 ikke var fullstendig gjennomført og at rapporten for 2014-2015 skulle behandles i desember 2015. Skolen fremla ikke annen dokumentasjon som viste tilstanden ved skolen for de nevnte periodene. Vi konkluderte med at skolen ikke oppfylte kravet om å utarbeide årlig tilstandsrapport. I forlengelsen av dette fant vi at heller ikke vilkåret om at styret skal drøfte rapporten og informasjonen som kommer frem i den, var oppfylt. Skolen har sendt inn tilstandsrapport for 2014-2015 og annen dokumentasjon i forbindelse med tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten. Vi har ikke mottatt tilstandsrapport for skoleåret 2013-2014. Vurdering av skolens tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten Skolen har nå utarbeidet tilstandsrapport for 2014-2015. Rapporten omhandler lærertetthet, læringsresultater og læringsmiljø. Det er gjort lokale mål og foretatt noen vurderinger. Vi har i forbindelse med tilbakemeldingen også mottatt driftsrapporter for november 2013, januar og september 2014. Rapportene viser at elevtall, elevundersøkelsen og nasjonale prøver har vært temaer ved skolen. Det er opplyst at rapportene legges frem for styret og at styret også mottar en handlingslogg med plan over oppfølgningssaker. Daglig leder gir styret en oppsummering av hva skolen og administrasjonen jobber med. Vi har også mottatt referat fra tre styremøter i 2014 som viser at brukerundersøkelse, miljøundersøkelsen og forhold rundt elevtall har vært agenda på styremøtene. Styret får også forelagt resultater fra nasjonale prøver, brukerundersøkelser, elevundersøkelser og miljøundersøkelser. Vi har ikke mottatt tilstandsrapport for 2013-2014. Skolen ber om at vi tar hensyn til at de forskjellige undersøkelsene fremlegges og behandles i styret, i vår vurderingen av om lovkravet er oppfylt. Etter vår vurdering kan ikke handlingsloggen og de fremlagte driftsrapportene kompensere for den manglende tilsynsrapporten/årsmeldingen for skolens drift for 2013-2014. Det er etter vår vurdering heller ikke slik at orientering om nasjonale læringsresultater og fortløpende orientering om skolens drift i styremøtene, oppfyller lovens krav til en årlig tilsynsrapport som omhandler de tre temaene nevnt ovenfor. Vi presiserer at det er en samlet oversikt over skolens tilstand som skal drøftes. Det er et poeng at resultatene fra de forskjellige nasjonale kartleggingene ses i sammenheng. Vi vurderer det fortsatt slik at skolen ikke utarbeider en årlig tilstandsrapport og dermed heller ikke oppfyller kravet om å drøfte rapporten og informasjonen som kommer frem i den, jf. det rettslige grunnlaget. 7 Inntak 7.1 Rettslige krav Alle friskoler skal ha et inntaksreglement fastsatt av styret Alle friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et inntaksreglement, jf. 3-1. Inntaksreglementet skal være fastsatt av styret, jf. 5-2 andre ledd bokstav d, og tilfredsstille lovens krav til innhold og saksbehandling ved inntak. Inntaksvilkårene skal være like som ved offentlige skoler

Side 12 av 17 Vilkårene for inntak av elever til friskoler skal i utgangspunktet være like som for offentlige skoler. Kravene om inntak til offentlige skoler er fastsatt i opplæringsloven 2-1 tredje ledd og 3-1 første ledd. Friskolene skal allikevel ha hele landet som inntaksområde, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. Skolen skal kun være åpen for søkere som oppfyller vilkårene for inntak, og skolen må kontrollere at søkerne fyller de formelle vilkårene for inntak. Alle som oppfyller inntaksvilkårene skal i utgangspunktet få plass, forutsatt at skolen ikke tar inn flere elever enn det som er fastsatt som øvre elevtall i skolens godkjenning. Styret kan i tillegg sette egne begrensninger, for eksempel for klassestørrelse eller antall elever på de ulike trinnene. Slike begrensninger må være gjort før inntaket. Et av formålene med inntaksreglement er å sikre åpenhet omkring kriteriene for inntak ved skolen og dermed gi de som søker forutsigbarhet i forbindelse med vilkårene for inntak og prosessen omkring inntaket. For å sikre dette skal inntaksreglementet være tilgjengelig på en måte som gjør det enkelt for søkeren og foreldre å gjøre seg kjent med det. Eventuelle begrensninger satt av styret, som nevnt foran, må også være tilgjengelige. Skolen kan operere med søknadsfrist Skolene kan operere med søknadsfrist, og fristen skal da være lik for alle søkere. For opptak til videregående opplæring kan skolen velge å gi enkelte grupper fortrinnsrett til inntak med særskilt søknadsfrist, jf. forskrift til opplæringsloven 6-8. Skolen må opplyse om eventuelle søknadsfrister og om søknadsfristen er endelig eller om det åpnes opp for fortløpende inntak etter et «først til mølla»-prinsipp etter søknadsfristen. Skolen skal også opplyse om virkningen av for sent innkomne søknader. Reglementet skal inneholde prioriteringskriterier i tilfelle oversøking Reglementet skal vise hvordan søkere blir prioritert i tilfeller med oversøking (når antallet søkere er større enn fastsatt elevtall eller egne begrensninger styret har gjort), jf. 3-1 tredje ledd. Prioriteringskriteriene skal vise hvordan søkerne blir prioritert ved oversøkning og være saklige og objektive. Prioriteringskriteriene skal ikke være skjønnsmessige. Det må også fremgå hvordan det prioriteres mellom flere søkere innenfor samme prioriteringskriterier. Eksempler på forhold som styret kan velge å bruke for å gi prioritet ved oversøking, er geografisk nærhet til skolen, søkerens karakterer for opptak til videregående opplæring, søker med søsken ved skolen og søker som er medlem av den kirke eller det trossamfunn som har etablert skolen. Informasjon som kreves av søkerne må være relevant Skolen kan bare etterspørre informasjon som er relevant for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene eller prioriteringskriteriene. Skolen skal ikke etterspørre informasjon, i søknadsskjema eller på annen måte, som ikke er nødvendig for å avgjøre om søkeren oppfyller et av prioriteringskriteriene. Kravet til likebehandling, forutberegnelighet og forbudet mot diskriminering gjelder hele inntaksprosessen. Det skal derfor ikke stilles krav til søkeren i søknadsskjemaet eller andre steder, som er i strid med, eller ikke står i sammenheng med inntaksreglementet eller loven. Det kan for eksempel ikke stilles krav om at søker skal stille til intervju eller delta på informasjonsmøte.

Side 13 av 17 Beslutninger om inntak eller avslag er enkeltvedtak Beslutning om inntak eller avslag er enkeltvedtak, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Forvaltningslovens saksbehandlingsregler for enkeltvedtak gjelder derfor i denne typen saker. Forvaltningsloven stiller følgende krav til enkeltvedtaket: Det skal i utgangspunktet være skriftlig, jf. forvaltningsloven 23. For vedtak om avslag om inntak må vedtaket vise til reglene som vedtaket bygger på og beskrive de faktiske forholdene som har hatt betydning i saken, jf. 24 og 25. Det må inneholde informasjon om retten til å klage, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage, jf. 27. Skolen kan heller ikke sette egne begrensninger i klageretten, for eksempel ved å kreve at klage må være begrunnet. Det må inneholde informasjon om retten til å se sakens dokumenter etter 18 og 19, jf. 27 tredje ledd. 7.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Vollen Montessoriskole har sendt inn sitt inntaksreglement, en beskrivelse av hvordan skolen gjør inntaksreglementet kjent, skolens søknadsskjema, referat fra møte der inntaksreglementet ble vedtatt og fem avgjørelser om inntak til skolen; én innvilgelse og fire avslag. Skolen opplyser at den ikke har mer enn fire avslag. Inntaksreglement Skolens inntaksreglement er vedtatt av styret. Dette er i tråd med kravet i friskoleloven 5-2 andre ledd, bokstav d. Inntaksvilkår Skolens inntaksreglement og søknadsskjema er tilgjengelig på skolens nettsider. Dette er i tråd med regelverket i friskoleloven. Søknadsfrist Skolens søknadsfrist er 01.12. for påfølgende skoleår eller til skolen har fylt opp det antall elever som styret har vedtatt. Fristen er med andre ord ikke endelig dersom det er ledige plasser. Slik reglementet er utformet er det grunn til å tro at skolen opererer med et "først til mølla-prinsipp" etter søknadsfristen. Det fremgår imidlertid ikke klart hva som skjer med for sent innkomne søknader. Dette er ikke i tråd med friskoleloven 3-1 første ledd. Prioriteringskriterier I skolens inntaksreglement fremgår det at ved oversøkning til skolen skal elevinntak skje med utgangspunkt i følgende rangerte kriterier: 1. Ved inntak skal det tas hensyn til jevn fordeling av elever på de forskjellige trinn. Et trinn kan ikke ha flere enn 12 elever 2. Barn av ansatte ved Vollen Montessoriskole eller -barnehage hvis det har avgjørende betydning for kontinuitet og rekruttering 3. Ved inntak er elever skal det tas hensyn til en jevn fordeling mellom gutter og jenter i gruppen som helhet 4. Barn med søsken på Vollen Montessoriskole eller i -barnehagen 5. Barn som har gått i Vollen Montessoribarnehage

Side 14 av 17 6. Barn som har gått i andre Montessoribarnehager eller -skoler Inntaksreglementet viser at prioriteringsreglene bare gjelder ved oversøking og at de er rangert fra nummer én til nummer seks. Det fremgår ikke hvordan prioriteringen blir mellom søkere innenfor samme prioriteringskriterier. Dette er ikke i tråd med friskoleloven 3-1. Kriterium nummer én er klart, tydelig, objektivt og etterprøvbart. Vi bemerker imidlertid at inntaksreglementet som nå ligger på skolens hjemmeside sier at et trinn ikke kan ha flere enn 14 elever. Vi legger til grunn at skolen har endret antallet for skoleåret 2015-2016 og at disse opplysningene ble bekjentgjort før søknadsfristen 01. 12.2015. Prioriteringskriterium nummer to er etter vår vurdering vag og skjønnsmessig og dermed ikke enkel å etterprøve. Vi legger til grunn at den gjelder barn av ansatte og søkere til stilling ved Vollen Montessoriskole eller Montessoribarnehage, jf. at ordet rekruttering er brukt. At noe er av avgjørende betydning er ikke tilstrekkelig klart, objektivt og etterprøvbart, slik friskoleloven 3-1 tredje ledd først og andre punktum krever. Kriterium nummer tre er objektivt og klart. Utfordringen med et slikt kriterium er at det er uforutsigbart både for skolen og søkerne før bunken med søknader er gjennomgått. Det er likevel kurant at skolen opererer med et slikt kriterium. Skolen må imidlertid være forberedt på å kunne dokumentere søkermassens kjønnsfordeling i ettertid slik at etterprøvbarhetskravet oppfylles. De øvrige prioriteringskriteriene er i henhold til lovens krav. Tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten Skolen har opplyst at den vil rette opp i inntakskriteriene sine slik at det fremkommer hva som skjer med for sent innkomne søknader i tilfeller der det er ledige plasser etter fristen. Videre vil skolen spesifisere inntaksreglementet ytterligere når det gjelder hvordan den prioriterer ved oversøkning, herunder hvordan søkere med samme prioriteringskriterier prioriteres. Skolen vil endre formuleringen av inntakskriteriet nummer 2 slik at det blir etterprøvbart. Søknadsskjema Skolens søknadsskjema etterspør flere opplysninger enn det som er relevant for å behandle søknader om inntak. Dette gjelder blant annet elevens fødselsnummer, opplysninger om morsmål, opplysninger om statsborgerskap og foresattes fødselsnummer, foreldreansvar, elevens helsetilstand og hånddominans. Skolen ber videre om navn på elevens søsken og deres fødselsår. Vi la til grunn i den foreløpige rapporten at det kan være relevant å vite navn på søsken som allerede går på skolen eller i barnehage, i og med at søsken ved skolen eller ved barnehagen er en av prioriteringskriteriene. Vi vil her presisere at navn på søsken kan være egnet til å sile søkere ut fra usaklige kriterier. Det er derfor viktig at skolen i søknadsskjemaet kun ber om svar på om eleven har søsken ved skolen/barnehagen. Opplysninger om navn og fødselsdato for søsken kan skolen først etterspørre etter at inntaksvurderingen er gjort. Informasjon om andre søsken er ikke relevant, heller ikke når søsken er født. Skolens søknadskjema er ikke i samsvar med friskoleloven 3-1 tredje ledd fjerde punktum. Tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten Skolen har opplyst at styret vil sørge for at de ikke-relevante opplysningene tas ut av søknadsskjemaet.

Side 15 av 17 Avgjørelser om inntak I foreløpig tilsynsrapport bemerket vi at skolens vedtak er uklare når det gjelder henvisning til hvem som er klageinstans. Videre bemerket vi at skolen i ett vedtak viser noe upresist til at vilkårene for inntak ikke er oppfylt, mens det skal være prioriteringskriteriene som ikke er oppfylt. Vi konstaterte videre at ett av vedtakene mangler individuell begrunnelse som er et brudd med forvaltningsloven og skolens eget inntaksreglement. Tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten Skolen har sagt at den vil endre formuleringen på hvem som er klageinstans for vedtak om inntak, endre formulering i avslaget om inntak og vise til prioriteringskriterier i stedet for å vise til vilkårene. Styret har videre uttalt at den tar til etterretning at formuleringen i avslaget datert 18.12.2014 ikke er tilstrekkelig begrunnet i henhold til inntaksreglementet. Skolen vil påse at alle avslag bygger på inntaksreglementet. Vurdering av tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten Vi har merket oss at skolen har tatt alle våre vurderinger som handler om inntak, til etterretning. Vi vil likevel presisere at det ikke er dokumentert at skolen har gjort de nevnte endringene ennå og vår vurdering er derfor at skolens inntaksregler på vedtakstidspunktet ikke er i samsvar med loven. 8 Utdanningsdirektoratets reaksjoner På bakgrunn av det som framgår av kapitlene ovenfor vedtar Utdanningsdirektoratet følgende pålegg, jf. friskoleloven 7-2a første ledd: Styrets sammensetning og møte- og uttalerett 1. Styret skal sørge for at alle de aktuelle representantene opplistet i 5-1 andre ledd er innkalt til styremøtene, jf. friskoleloven 5-1 andre ledd. Pålegget innebærer følgende: a. Styret ved skolen skal sørge for at skolens elevrådsrepresentant, representant for lærerkollegiet, representant for andre ansatte, representant for foreldrerådet og en representant fra Asker kommune, blir innkalt til styremøtene. b. Innkallinger og sakspapirer skal sendes ut i rimelig tid før styremøtet. Tilstandsrapport 2. Styret skal sørge for at skolen utarbeider en årlig tilstandsrapport, jf. friskoleloven 5-2 tredje ledd. Pålegget innebærer følgende: Skolen skal utarbeide en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø.

Side 16 av 17 3. Styret skal drøfte tilstandsrapporten og den informasjonen som kommer frem i den, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd, bokstav k. Pålegget innebærer følgende: Styret skal drøfte tilstandsrapporten og den informasjonen som fremkommer i den. Inntak 4. Styret skal sørge for at skolen er åpen for alle som fyller vilkårene for inntak i offentlige skoler, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. Pålegget innebærer følgende: Skolen skal opplyse søkerne om virkningene av for sent innkomne søknader. 5. Styret ved skolen skal sørge for at inntaksreglementet viser hvordan søkere prioriteres ved oversøking, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd første punktum. Pålegget innebærer følgende: Skolen skal påse at inntaksreglementet viser hvordan det skal prioriteres mellom flere søkere innenfor det samme prioriteringskriteriet. 6. Styret skal sørge for at inntaksreglementet bare inneholder regler for prioritering av søkere ut fra saklige hensyn, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd andre punktum. Pålegget innebærer følgende: a. Skolen skal se til at prioriteringsreglene ved oversøking er klare, saklig og objektive. b. Skolen skal sørge for at prioriteringsreglene er etterprøvbare (ikke skjønnsmessige). 7. Styret skal sørge for at avgjørelser om inntak gjøres i samsvar med skolens inntaksreglement og friskolelovens regler, jf. friskoleloven 3-1. Pålegget innebærer følgende: a. Styret skal påse at alle avgjørelser om inntak og avslag om inntak av søkere er i samsvar med skolens inntaksreglement. b. Styret skal påse at skolen, gjennom søknadsskjema eller annet, ikke etterspør opplysninger som ikke er relevante for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene og prioriteringsreglene. 8. Styret ved skolen skal sørge for at det ved beslutninger om inntak og avslag på inntak, fattes enkeltvedtak som oppfyller reglene som følger av forvaltningsloven kap. IV og V, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Pålegget innebærer følgende: Styret skal påse at enkeltvedtakene med avslag på søknad om inntak inneholder en individuell begrunnelse som viser til reglene vedtaket bygger på og de faktiske forholdene. 9 Oppfølgning av tilsynsresultatene Tiltak for å rette bruddene skal iverksettes umiddelbart.

Side 17 av 17 Når påleggene er oppfylt skal styret ved Stiftelsen Vollen Montessoriskole bekrefte dette ved en erklæring til Utdanningsdirektoratet der skolen redegjør for hvordan de har rettet påleggene. Frist for å sende inn slik erklæring er 13.09.2016. Dersom senere tilsyn avdekker at ilagte pålegg ikke er rettet, vil Utdanningsdirektoratet kunne anvende reaksjoner etter den til enhver tid gjeldende reaksjonsbestemmelse. 10 Klageadgang Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 bokstav b, og kan påklages til Kunnskapsdepartementet. En eventuell klage skal sendes til Utdanningsdirektoratet innen tre uker etter at vedtaket er kommet fram til styret, jf. forvaltningsloven 28 og 29. Det kan søkes om å få utsatt iverksettelse inntil klagefristen er ute eller klagen er endelig avgjort, jf. forvaltningsloven 42. Om utforming av klage vises det til forvaltningsloven 32. Parten har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18. Med hilsen Bente Barton Dahlberg avdelingsdirektør Cecilie Geelmuyden seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent.