Saksbehandler: Rannveig Dahlen Wesnes Vår dato: Vår referanse: 15.03.2016 2015/6846 Deres dato: Deres referanse: Drøbak Montessori skole AS ved styrets leder Osloveien 27 1440 DRØBAK TILSYNSRAPPORT - VEDTAK Styrets ansvar Drøbak Montessori skole AS Org.nr. 993 484 407 Postadresse: Telefon: E-post: Bankgiro: Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO +47 23 30 12 00 post@utdanningsdirektoratet.no 7694 05 10879 Besøksadresser: Telefaks: Internett: Org.nr.: Schweigaards gate 15 B, Oslo +47 23 30 12 99 www.utdanningsdirektoratet.no NO 970 018 131 Britveien 4, Molde Parkgata 36, Hamar
Side 2 av 18 Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 3 1.1 Tema for tilsynet... 3 1.2 Om gjennomføring av tilsynet... 3 1.3 Om tilsynsrapporten... 4 2 Kort om Drøbak Montessori skole AS... 4 3 Styrets sammensetning og møte- og uttalerett... 5 3.1 Rettslige krav... 5 3.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger... 6 4 Budsjett, regnskap og informasjon til revisor... 7 4.1 Rettslige krav... 7 4.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger... 7 5 Daglig leder... 8 5.1 Rettslige krav... 8 5.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger... 8 6 Tilstandsrapport... 8 6.1 Rettslige krav... 8 6.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger... 9 7 Inntak...10 7.1 Rettslige krav...10 7.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger...11 8 Utdanningsdirektoratets reaksjoner...15 9 Oppfølgning av tilsynsresultatene...16 10 Klageadgang...16
Side 3 av 18 1 Innledning Utdanningsdirektoratet fører tilsyn med skoler godkjent etter lov om frittståande skolar (friskoleloven) av 4. juli 2003 nr. 84, jf. 7-2 første ledd. Loven endret navn fra lov om private skolar med rett til statstilskot (privatskoleloven) 1. august 2015. Det rettslige grunnlaget for tilsynet er friskoleloven med forskrifter og forutsetningene i skolens godkjenning i forbindelse med tillatt øvre elevtall og utdanningsprogram. Rettslige plikter etter annen lovgiving og regelverk kontrolleres i den grad friskoleloven, forskriftene til denne eller skolens godkjenning henviser til det. Dersom det under tilsynet avdekkes forhold i strid med de rettslige kravene som stilles til skolen, kan Utdanningsdirektoratet reagere på dette i henhold til friskolelovens reaksjonsbestemmelse 7-2a. Mulige reaksjoner etter denne bestemmelsen er pålegg om retting, tilbakeholdelse av statstilskudd, tilbakekreving av statstilskudd og tilbaketrekking av skolens godkjenning. Utdanningsdirektoratets tilsyn med friskoler er offentlig myndighetsutøvelse og skjer i samsvar med forvaltningsrettens regler for dette. Tilsynet skal være preget av åpenhet, likebehandling, etterprøvbarhet og effektivitet. I denne rapporten presenteres Utdanningsdirektoratets vurderinger og konklusjoner i forbindelse med det tilsynet som er ført med Drøbak Montessori skole AS, heretter også omtalt som skolen, i perioden fra og med 4. november 2015 til og med dags dato. 1.1 Tema for tilsynet Det overordnede tema for dette tilsynet er «styrets ansvar». Under denne overskriften har Utdanningsdirektoratet kontrollert følgende undertemaer: Styrets sammensetning og møte- og uttalerett, jf. friskoleloven 5-1 første og annet ledd Budsjett, regnskap og informasjon til revisor, jf. friskoleloven 5-2 annet ledd bokstav c og økonomiforskriften 18 Daglig leder, jf. friskoleloven 4-1 andre ledd og 5-2 andre ledd bokstav j Tilstandsrapport, jf. friskoleloven 5-2 tredje ledd og andre ledd bokstav k Inntak, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav d og 3-1 Forhold som ikke nevnes i denne rapporten har ikke blitt vurdert av Utdanningsdirektoratet. 1.2 Om gjennomføring av tilsynet Tilsyn med Drøbak Montessori skole AS ble åpnet gjennom brev 4. november 2015. Skolen ble i brevet pålagt å legge fram ulik type dokumentasjon for Utdanningsdirektoratet. Styret har etterkommet Utdanningsdirektoratets pålegg om dokumentasjon. En foreløpig tilsynsrapport ble sendt styret 9. februar 2016. I den presenterte Utdanningsdirektoratet sine foreløpige vurderinger og konklusjoner. Styret kunne kommentere på innholdet i den foreløpige rapporten. Vi har ikke mottatt noen kommentar fra styret innen fristen den 1. mars 2016.
Side 4 av 18 I de tilfeller Utdanningsdirektoratet konkluderer med at et rettslig krav ikke er oppfylt betegnes dette som brudd på regelverket. Brudd på regelverket følges opp av pålegg om retting eller andre reaksjoner etter friskoleloven 7-2a. Med brudd på regelverket menes forhold som er i strid med krav som følger av friskoleloven og forskrifter gitt med hjemmel i denne og krav som stilles i godkjenningen. Med pålegg menes rettslig bindende krav til skolen om å foreta visse endringer for å rette opp bruddene. Hjemmelen for pålegg om retting er friskoleloven 7-2a første ledd. I egenskap av å være øverste organ etter friskoleloven er det skolens styre som er adressat for eventuelle pålegg som gis i tilsynet. 1.3 Om tilsynsrapporten Tilsynsrapporten som nå oversendes skolen er utformet blant annet på bakgrunn av opplysninger som framkommer i: innsendt dokumentasjon fra styret/skolen (se oversikt i vedlegg 1) data fra Brønnøysundregistrene informasjon på skolens nettsted Tilsynsrapporten har status som enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven 2 første ledd. Enkeltvedtak kan påklages i henhold til forvaltningslovens regler for dette, jf. forvaltningsloven kapittel VI. Se mer om klageadgang og regler for dette nedenfor. 2 Kort om Drøbak Montessori skole AS Drøbak Montessoriskole AS ligger i Frogn kommune i Akershus fylke. Skolen er godkjent etter friskoleloven 2-1 andre ledd bokstav b på grunnlaget "anerkjend pedagogisk retning". Skolen ble godkjent for barnetrinnet 15.07.1998 og for ungdomstrinnet 03.03.2000. Per i dag er skolen godkjent for tilsammen 160 elever. Elevtellingen for oktober 2015 viser at det går 155 elever ved skolen. Elevene er fordelt på alle ti trinnene. I 2009 førte Utdanningsdirektoratet tilsyn med skolen på temaet "Rettssikkerhet". Forøvrig kontrolleres skolens årsregnskap hvert år.
Side 5 av 18 3 Styrets sammensetning og møte- og uttalerett 3.1 Rettslige krav Styrets sammensetning Friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et styre som øverste ansvarlige organ, og styret skal være oppnevnt i samsvar med det rettsgrunnlaget skolen blir drevet etter. Dette følger av friskoleloven 5-1 første ledd. Styret er ansvarlig for å drive skolen i samsvar med friskoleloven med forskrifter og skolens godkjenning, jf. 5-2 første ledd. Tilsynet er i denne sammenheng begrenset til kontroll av om skolen har oppnevnt styret i samsvar med foretakets egne vedtekter. Møte- og uttalerett Friskoleloven 5-1 andre ledd gir møte- og uttalerett på styremøtene til daglig leder og personer fra nærmere angitte interessegrupper. Disse er: a) en representant for vertskommunen/fylkeskommunen b) en representant for elevrådet c) en representant for foreldrerådet d) en representant for undervisningspersonalet e) en representant for andre tilsatte ved skolen f) daglig leder Formålet med å gi gruppene i punkt a-e møte- og uttalerett, er å sikre dem informasjon om - og innflytelse på - styrets avgjørelser. Dette gjelder selv om enkelte av styrets medlemmer tilhører de samme interessegruppene, fordi de kan ha ulike interesser i enkelte saker. Representantene for interessegruppene skal representere og uttale seg på vegne av denne gruppen, mens det bare er styremedlemmene som har et formelt styreansvar. Alle representantene har rett til å være til stede under møtene i styret uansett hvilke saker som skal opp til behandling. Hvis en av representantene, typisk fra elevrådet, ikke er myndig, skal styret sørge for at denne representanten forlater møtet under behandling av saker der det er taushetsplikt etter lov og forskrift, jf. friskoleloven 5-1 fjerde ledd. Alle representantene har rett til å si sin mening, og til å få sine uttalelser protokollført. For å sikre en betryggende saksbehandling skal innkalling til styremøtene sendes til alle styremedlemmene, representantene for de ulike interessegruppene og daglig leder. Innkallingen må sendes i god tid. Dette sikrer at alle kan forberede seg til møtet, for eksempel ved å diskutere agendaen med gruppen de representerer.
Side 6 av 18 3.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Vi har mottatt skolens vedtekter, møteinnkallinger og -referater fra de tre siste styremøtene og informasjon om representanter med møte- og uttalerett til styret. Styrets sammensetning I følge Drøbak Montessori skole AS sine vedtekter skal selskapets styre bestå av tre til fem medlemmer med eventuelle varamedlemmer etter generalforsamlingens beslutning. I følge informasjon i Enhetsregisteret i Brønnøysundregistrene består styret av fire medlemmer inkludert styrets leder. Denne informasjonen stemmer også overens med informasjon som fremgår av de oversendte innkallingene til styremøtene. Skolen har redegjort for at eksisterende styre ble videreført ved overførsel av skoledriften fra Drøbak Montessori stiftelse til Drøbak Montessori skole AS, og at det ikke finnes dokumentasjon på valg av styre ved skolen etter at aksjeselskapet overtok skoledriften. Drøbak Montessori stiftelse drev tidligere både barnehage og skole, noe som var i strid med friskoleloven. Drøbak Montessori skole AS ble derfor etablert i 2008, og det ble søkt om å overføre skoledriften. I 2011 godkjente Utdanningsdirektoratet søknaden, og skoledriften ble overført fra stiftelsen til aksjeselskapet. I skolens vedtekter fremgår det at en av oppgavene til den årlige ordinære generalforsamlingen er å velge styre. Det er i strid med friskoleloven 5-1 første ledd at generalforsamlingen ikke har valgt styre årlig slik det er vedtektsfestet, og ikke på noe tidspunkt har valgt et nytt styre, etter at aksjeselskapet overtok skoledriften i 2011. Representanter med møte- og uttalerett Skolens liste over representanter med møte- og uttalerett til styremøtene består av daglig leder, representant for Frogn kommune, foreldrerepresentanter fra barne- og ungdomstrinnet, elevrepresentanter fra barne- og ungdomstrinnet og representanter fra undervisningspersonalet ved barne- og ungdomstrinnet. I skolens vedtekter fremgår det også at disse gruppene skal ha møte- og uttalerett. Representant for andre tilsatte ved skolen er utelatt fra listen i vedtektene og fra listen vi har mottatt fra skolen. Dette er ikke i tråd med kravet i friskoleloven 5-1 andre ledd, der også representant for andre tilsatte ved skolen er nevnt spesifikt. Møteinnkallingene til styremøtene lister opp mottakerne nevnt overfor, med navn, men elevrådets representanter er ikke satt på som mottaker. Det fremgår også av referatene at elevenes representanter har vært fraværende på samtlige møter. Alle representanter med møte- og uttalerett skal motta innkallingene til styremøtene. At representanter for elevene og de andre tilsatte ved skolen ikke har mottatt innkallingene slik de har krav på, er ikke i tråd med friskoleloven 5-1 andre ledd. Skolen har redegjort for at innkallingene til styremøtene sendes ut per e-post. Praksis ved skolen er at innkalling med sakspapirer sendes ut 6 dager før styremøtet. Dette anses å være i rimelig tid før møtene, slik at både styremedlemmene og representantene med møte- og uttalerett får anledning til å forberede seg på de aktuelle sakene og eventuelt drøfte dem med den gruppen de representerer.
Side 7 av 18 4 Budsjett, regnskap og informasjon til revisor 4.1 Rettslige krav Etter friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav c skal styret vedta budsjett og regnskap for skolen. Det følger av økonomiforskriften 18 at styret skal gjøre skolens revisor kjent med friskoleloven, forskrifter til friskoleloven, skolens godkjenning samt det årlige tilskuddsbrevet. Skolens foretaksform, for eksempel aksjeselskap eller stiftelse, stiller krav til skolens økonomi- og regnskapsforvaltning. I tillegg har friskoleloven egne særregler og krav. Revisor må kjenne til disse for å kunne utføre sine oppgaver. Skolens styre anses nærmest til å informere revisor om dette. 4.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Vi har mottatt dokumentasjon fra skolen som bekrefter at skolens styre har godkjent og vedtatt årsregnskapet for 2014 og budsjettet for 2015. Dette er i tråd med kravet i friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav c. Videre har skolen gjort rede for at daglig leder har ansvaret for fortløpende dialog med revisor. Revisor er gjort kjent med friskoleloven gjennom møter med daglig leder og regnskapsfører, og endringer i friskoleloven med forskrifter oversendes fortløpende per e-post og drøftes i jevnlige møter. Det er også redegjort for at det årlige tilskuddsbrevet oversendes revisor elektronisk. Skolens praksis for å gjøre revisor kjent med friskoleloven, tilhørende forskrifter og det årlige tilskuddsbrevet er i tråd med økonomiforskriften 18.
Side 8 av 18 5 Daglig leder 5.1 Rettslige krav Styret skal ansette daglig leder, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav j. Styret er det øverste organet ved skolen og har et overordnet ansvar for driften. Daglig leder er en nøkkelperson i den daglige driften av skolen, og en viktig del av skolens faglige, pedagogiske og administrative ledelse. Daglig leder representerer i mange sammenhenger skolen utad og tar avgjørelser om den daglige driften på vegne av styret. Styret er derfor avhengig av å ha tillit til, og et godt samarbeid med, daglig leder. Styret skal derfor selv ansette daglig leder. Tilsvarende gjelder dersom styret vedtar å leie inn daglig leder. 5.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Det fremgår av Enhetsregisteret i Brønnøysundregistrene at Drøbak Montessori skole AS har en daglig leder. I følge redegjørelsen fra skolen har daglig leder vært ansatt siden 2004, og ble på linje med de øvrige ansatte overført fra Drøbak Montessori stiftelse til Drøbak Montessori skole AS i 2011. Daglig leder ble overført i forbindelse med at skolevirksomheten ble overdratt fra stiftelsen til aksjeselskapet, og det foreligger dermed ikke noe vedtak fra styret i Drøbak Montessori Skole AS vedrørende ansettelse av daglig leder. Utdanningsdirektoratet kan derfor ikke vurdere styrets praksis for ansettelse av daglig leder. Det fremgår klart av vedtektene at en av styrets oppgaver er å ansette daglig leder, og vi forutsetter at dette følges ved en eventuell fremtidig ansettelse av en ny daglig leder. 6 Tilstandsrapport 6.1 Rettslige krav Det følger av friskoleloven 5-2 tredje ledd at styret skal ha et forsvarlig system for vurdering av om kravene i friskoleloven, forskrifter og skolens godkjenning blir oppfylt. Videre skal styret ha et forsvarlig system for å følge opp resultater fra sine egne vurderinger, og nasjonale kvalitetsvurderinger fra departementet. Som en del av oppfølgingsansvaret skal det utarbeides en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø. Det er videre fastsatt i friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav k, at styret skal drøfte den årlige tilstandsrapporten. Kravet til at det skal utarbeides en tilstandsrapport ble tatt inn i friskoleloven og opplæringsloven som en oppfølging av St.meld. nr. 31 (2007-2008) Kvalitet i skolen, for å tydeliggjøre skoleeiers ansvar for kvaliteten i opplæringen. Formålet med å utarbeide en tilstandsrapport, er at skolen skal iverksette tiltak der de ser et behov for det. Utdanningsdirektoratet har utarbeidet en mal for tilstandsrapporten på skoleporten.udir.no. Malen er ment å gjøre arbeidet med tilstandsrapporten enklere for skolen. Det er ikke obligatorisk å bruke denne malen. Skolen skal utarbeide en tilstandsrapport hvert år. Tilstandsrapporten må vise resultater fra nasjonale kvalitetsvurderinger og inkludere tall og indikatorer knyttet til de tre
Side 9 av 18 kvalitetsmålene: læringsresultat, frafall og læringsmiljø. I tillegg må skolen reflektere rundt betydningen av, og årsaken til, resultatene fra de nasjonale kvalitetsvurderingene. Videre skal styret drøfte den årlige rapporten om tilstanden i skolen. For å oppfylle drøftelseskravet, må styret motta tilstandsrapporten hvert år og behandle den i styremøter. Dersom rapporten skal bidra til å forbedre svake områder, er det nødvendig at styret ikke bare drøfter resultatene og vurderingen av disse, men at styret også vurderer om det er behov for tiltak. Dersom vurderingen viser at det er behov for tiltak, er det styrets ansvar å sørge for at tiltakene gjennomføres. Tiltakene bør videre evalueres, for eksempel i forbindelse med utarbeidelsen av neste tilstandsrapport, for å se om de har hatt ønsket effekt. 6.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Skolen har sendt inn sine tilstandsrapporter for november 2014 og februar 2015, samt et vedlegg som omhandler nasjonale prøver høsten 2014. I tillegg har vi mottatt en tilstandsrapport fra høsten 2015, skrevet på Utdanningsdirektoratets mal fra Skoleporten. Drøbak Montessori skole skriver i sin redegjørelse at det ble utarbeidet en mal for tilstandsrapport for både barne- og ungdomsskolen, for å gi styret en fortløpende mulighet til å følge med på den daglige driften ved skolen. Det fremgår også av redegjørelsen at styret ønsket at skolen skulle benytte Utdanningsdirektoratets mal for tilstandsrapport fra og med våren 2015. Denne tilstandsrapporten ble fremlagt for styret i juni 2015. Skolen har sendt inn en tilstandsrapport datert november 2015. Vi legger til grunn at det var en tidligere versjon av denne rapporten styret behandlet i juni, og at innholdet ikke er blitt endret i vesentlig grad. De eldste tilstandsrapportene omhandler enkeltelementer av de temaene en tilstandsrapport skal inneholde. Rapportene sier noe om læringsmiljøet ved skolen, men trekker ikke frem resultater eller tall fra for eksempel Elevundersøkelsen. Vedlegget om gjennomføringen av nasjonale prøver sier noe om læringsresultatet ved skolen. I dette vedlegget har skolen reflektert rundt betydningen av, og årsakene til, resultatene. Skolens nyeste tilstandsrapport er skrevet i Utdanningsdirektoratets mal. Skolen har skrevet inn sine lokale mål knyttet til temaene læringsresultater og læringsmiljø. Rapporten viser tall og resultater fra Elevundersøkelsen og fra de nasjonale prøvene. Skolen har også gjort sine vurderinger knyttet til alle resultatene. Skolens praksis på det nåværende tidspunkt anses å være i tråd med kravet om at det skal utarbeides en årlig rapport om tilstanden i skolen, jf. friskoleloven 5-2 tredje ledd. Skolen har sendt inn referater fra sine styremøter 19. november 2013, 24. mars 2015 og 16. juni 2015. I alle styremøtene har tilstandsrapport vært på agendaen. Det fremgår av referatene at rapportene er gjennomgått og drøftet, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav k. Vi har i dette tilsynet ikke bedt om en nærmere redegjørelse fra styret om deres behandling av tilstandsrapporten. Vi har derfor ikke tatt stilling til innholdet i styrets drøfting av resultatene og vurderingene av resultatene, eller tatt stilling til hvorvidt styret har vurdert om det har vært behov for å iverksette tiltak som følge av resultatene i tilstandsrapporten, jf. det rettslige kravet.
Side 10 av 18 7 Inntak 7.1 Rettslige krav Alle friskoler skal ha et inntaksreglement fastsatt av styret Alle friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et inntaksreglement, jf. 3-1. Inntaksreglementet skal være fastsatt av styret, jf. 5-2 andre ledd bokstav d, og tilfredsstille lovens krav til innhold og saksbehandling ved inntak. Inntaksvilkårene skal være like som ved offentlige skoler Vilkårene for inntak av elever til friskoler skal i utgangspunktet være like som for offentlige skoler. Kravene om inntak til offentlige skoler er fastsatt i opplæringsloven 2-1 tredje ledd og 3-1 første ledd. Friskolene skal allikevel ha hele landet som inntaksområde, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. Skolen skal kun være åpen for søkere som oppfyller vilkårene for inntak, og skolen må kontrollere at søkerne fyller de formelle vilkårene for inntak. Alle som oppfyller inntaksvilkårene skal i utgangspunktet få plass, forutsatt at skolen ikke tar inn flere elever enn det som er fastsatt som øvre elevtall i skolens godkjenning. Styret kan i tillegg sette egne begrensninger, for eksempel for klassestørrelse eller antall elever på de ulike trinnene. Slike begrensninger må være gjort før inntaket. Et av formålene med inntaksreglement er å sikre åpenhet omkring kriteriene for inntak ved skolen og dermed gi de som søker forutsigbarhet i forbindelse med vilkårene for inntak og prosessen omkring inntaket. For å sikre dette skal inntaksreglementet være tilgjengelig på en måte som gjør det enkelt for søkeren og foreldre å gjøre seg kjent med det. Eventuelle begrensninger satt av styret, som nevnt foran, må også være tilgjengelige. Skolen kan operere med søknadsfrist Skolene kan operere med søknadsfrist, og fristen skal da være lik for alle søkere. For opptak til videregående opplæring kan skolen velge å gi enkelte grupper fortrinnsrett til inntak med særskilt søknadsfrist, jf. forskrift til opplæringsloven 6-8. Skolen må opplyse om eventuelle søknadsfrister og om søknadsfristen er endelig eller om det åpnes opp for fortløpende inntak etter et «først til mølla»-prinsipp etter søknadsfristen. Skolen skal også opplyse om virkningen av for sent innkomne søknader. Reglementet skal inneholde prioriteringskriterier i tilfelle oversøking Reglementet skal vise hvordan søkere blir prioritert i tilfeller med oversøking (når antallet søkere er større enn fastsatt elevtall eller egne begrensninger styret har gjort), jf. 3-1 tredje ledd. Prioriteringskriteriene skal vise hvordan søkerne blir prioritert ved oversøkning og være saklige og objektive. Prioriteringskriteriene skal ikke være skjønnsmessige. Det må også fremgå hvordan det prioriteres mellom flere søkere innenfor samme prioriteringskriterier. Eksempler på forhold som styret kan velge å bruke for å gi prioritet ved oversøking, er geografisk nærhet til skolen, søkerens karakterer for opptak til videregående opplæring, søker med søsken ved skolen og søker som er medlem av den kirke eller det trossamfunn som har etablert skolen.
Side 11 av 18 Informasjon som kreves av søkerne må være relevant Skolen kan bare etterspørre informasjon som er relevant for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene eller prioriteringskriteriene. Skolen skal ikke etterspørre informasjon i søknadsskjema eller på annen måte, som ikke er nødvendig for å avgjøre om søkeren oppfyller et av prioriteringskriteriene. Kravet til likebehandling, forutberegnelighet og forbudet mot diskriminering gjelder hele inntaksprosessen. Det skal derfor ikke stilles krav til søkeren i søknadsskjemaet eller andre steder, som er i strid med, eller ikke står i sammenheng med inntaksreglementet eller loven. Det kan for eksempel ikke stilles krav om at søker skal stille til intervju eller delta på informasjonsmøte. Beslutninger om inntak eller avslag er enkeltvedtak Beslutning om inntak eller avslag er enkeltvedtak, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Forvaltningslovens saksbehandlingsregler for enkeltvedtak gjelder derfor i denne typen saker. Forvaltningsloven stiller følgende krav til enkeltvedtaket: Det skal i utgangspunktet være skriftlig, jf. forvaltningsloven 23. For vedtak om avslag om inntak må vedtaket vise til reglene som vedtaket bygger på og beskrive de faktiske forholdene som har hatt betydning i saken, jf. 24 og 25. Det må inneholde informasjon om retten til å klage, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage, jf. 27. Skolen kan heller ikke sette egne begrensninger i klageretten, for eksempel ved å kreve at klage må være begrunnet. Det må inneholde informasjon om retten til å se sakens dokumenter etter 18 og 19, jf. 27 tredje ledd. 7.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Vi har mottatt skolens inntaksreglement og søknadsskjema, en redegjørelse fra skolen vedrørende vedtak av inntaksreglementet og kopier av vedtak om inntak; én innvilgelse og fem avslag. Inntaksreglement Skolen skriver i sin redegjørelse at inntaksreglementet ble overført fra Drøbak Montessori stiftelse til Drøbak Montessori skole AS. Vi har i tillegg fått en kopi av referat fra styremøte 19. november 2013 der det vedtas at ordlyden i inntaksreglementet endres fra "stiftelsesstyret" til "skolestyret". Vi legger til grunn at styret i denne forbindelse også gjennomgikk ordlyden og innholdet i inntaksreglementet som helhet, og anser dette som at det sittende styret har vedtatt inntaksreglementet slik det foreligger per i dag. Referatet fra styremøtet viser at et beslutningsdyktig styre var til stede på møtet. Kravet i friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav d er dermed oppfylt. Inntaksvilkår Det fremgår av inntaksreglementet at Drøbak Montessori skole skal ha hele landet som inntaksområde, og at skolen er åpen for alle som oppfyller vilkårene for inntak til offentlig skole. Skolen har ingen egne krav eller vilkår i sitt reglement for hvem som kan søke om eller få skoleplass. Dette er i tråd med friskoleloven 3-1 første ledd første punktum.
Side 12 av 18 Inntaksreglementet ligger tilgjengelig på skolens hjemmeside. Skolen opplyser om at de også sender det ut per e-post dersom dette etterspørres. Dette oppfyller kravet om at inntaksreglementet skal være tilgjengelig for potensielle søkere før de søker, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd. Det fremgår av reglementet at skolestyret forut for inntaket for hvert enkelt skoleår, må fatte et enkeltvedtak for antall elever i den aldersblandede gruppen. Skolen har ikke redegjort for hvordan styrets vedtak om begrensninger for klassestørrelse, eller antall elever på de ulike trinnene, gjøres kjent for potensielle søkere. Det ligger heller ingen informasjon om dette på skolens nettsider, der det forøvrig er informasjon om søknad og frister. Den skisserte prosessen sikrer ikke en forutsigbarhet for potensielle søkere i forbindelse med vilkårene for inntak og prosessen omkring inntak, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. Søknadsfrist Skolens søknadsfrist er 1. desember. Det fremgår av reglementet at opptaksprosessen kan utsettes i tilfeller hvor tilgangen til søkere er for lav. Opptak til skolen kan skje gjennom hele skoleåret når det er ledige plasser. Det er ikke spesifisert hva som forstås som "for lav" når det gjelder tilgang til søkere, og om dette får noen konsekvenser for de som har søkt innen fristen og for inntaksprosessen generelt. Foruten dette er det klart at søknader som kommer inn etter fristen blir behandlet kun hvis det er ledige plasser. Søknadsskjema Skolens søknadsskjema etterspør opplysninger som fødselsnummer, antall barn i familien, når den/disse er født og hvilken annen skole eller barnehage barnet/barna eventuelt går på. Ved inntak til grunnskolen er det kun tillatt å be om fødselsdato og fødselsår, ikke fullt fødselsnummer. Informasjon om elevers personnummer kan gi skoler tilgang til opplysninger som kan være egnet til å sile søknader ut i fra kriterier som ikke er saklige. Det er heller ikke relevant for skolen å vite antall barn i familien, når disse er født og hvilken skole eller barnehage disse tilhører. Dette vil være relevant kun i de tilfellene der barnet det søkes plass for ønsker prioritet fordi vedkommende går i Drøbak Montessori Barnehage eller en annen montessoribarnehage, eller hvis det har søsken på skolen. Søknadsskjemaet må derfor utformes på en slik måte at ikke alle må gi denne informasjonen når de søker plass, og at det kun etterspørres den informasjonen som er nødvendig for å vurdere om søkeren skal prioriteres etter prioriteringskriteriene. Søknadsskjemaet har også et felt hvor man kan skrive hvorfor man ønsker barnet inn i Drøbak Montessori skole. Det er ansett som saklig å prioritere elever på bakgrunn av dokumentert kunnskap eller interesse for skolen, men Drøbak Montessori skole har ikke et slikt kriterium i sine prioriteringsregler. Den informasjonen som eventuelt fremkommer i et slikt felt i søknaden kan derfor ikke benyttes til å prioritere elever, og dette skal derfor ikke inngå i søknadsskjemaet. Søknadsskjemaet slik det foreligger per i dag er ikke i tråd med friskoleloven 3-1 tredje ledd.
Side 13 av 18 Prioriteringskriterier Inntaksreglementet har prioriteringsregler ved oversøkning. Ved oversøkning i forhold til antall plasser skal elevinntak skje i følgende prioriterte rekkefølge: 1. Barn som har gått i Drøbak Montessori barnehage. 2. Barn av ansatte. 3. Barn av etterkommere i rett nedadstigende linje av Ingrid Stange og Ole Jacob Sunde. 4. Barn som har søsken på skolen. 5. Barn fra andre montessoribarnehager/-skoler. 6. Dersom et kjønn er underrepresentert vil barn av dette kjønn bli gitt prioritet. 7. I de tilfeller hvor flere barn stiller likt i forhold til de ovennevnte kriterier vil skolestyrets leder i samarbeid med daglig leder foreta loddtrekning. Det er tydelig at prioriteringsreglene gjelder ved oversøkning, og rekkefølgen er klart angitt. Det siste prioriteringskriteriet som er loddtrekning, gjelder dersom skolen må velge mellom flere søkere som oppfyller det samme prioriteringsgrunnlaget. Dette er i tråd med friskoleloven 3-1 tredje ledd første punktum. Prioriteringsregel nummer 1, 2, 4, 5 og 6 anses som saklige, objektive og etterprøvbare jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd andre punktum. Regel nummer 6 prioriterer på kjønn dersom det er et kjønn underrepresentert i søkermassen. Skolen har ikke muligheter til å forutse om dette vil være tilfelle før søknadene er kommet inn. Søkerne har dermed heller ikke mulighet til å forutsi hvilket kjønn som vil kunne bli prioritert før de søker, og prioriteringskriteriet kan slik sett fremstå som uforutsigbart. Det er derfor viktig at skolen sørger for å dokumentere søkermassen sin tilstrekkelig, og at dette er informasjon som vil være tilgjengelig i etterkant av en søknadsprosess, slik at kravet til etterprøvbarhet oppfylles. Prioriteringsregel nummer 3 anses derimot ikke som saklig, da den kan virke diskriminerende og hindre likebehandling. Friskolene skal være åpne for alle, og skal ha et inntaksreglement som fremmer dette hensynet. Det er anledning til å prioritere barn av ansatte og av skolens styremedlemmer, da dette er grupper av personer i motsetning til enkeltpersoner. Et prioriteringskriterium som innebærer at barn av navngitte personer prioriteres, kan medføre at inntaksreglementet endres hyppig og at personer navngis i reglementet mot gjenytelser. Dette vil være i strid med prinsippet om likebehandling og at skolen skal være åpen for alle. Utdanningsdirektoratet vurderer det derfor slik, at Drøbak Montessori skole ikke har et inntaksreglement som oppfyller kravet om at samtlige prioriteringsregler skal være saklige, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd andre punktum. Beslutninger om inntak Alle skolens vedtak om inntak er skriftlige, jf. forvaltningsloven 23. Skolens avgjørelse om innvilgelse av inntak inneholder ikke informasjon om klageadgang, klagefrist, klageinstans eller fremgangsmåten ved klage. Det inneholder heller ikke informasjon om retten til å se sakens dokumenter. Skolens avgjørelser om avslag på søknad om inntak inneholder informasjon om klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage, men mangler informasjon om retten til å se sakens dokumenter. Alle avgjørelser, både innvilgelser og avslag, skal inneholde denne informasjonen, og skolens praksis er dermed ikke i tråd med forvaltningsloven 27 tredje ledd. Vi gjør her oppmerksom på at skolens vedtak om avslag viser til at det er Fylkesmannen
Side 14 av 18 som er klageinstans, mens skolens inntaksreglement viser til at det er skolens styre som er øverste klageinstans ved skolen, og at Departementet er øverste klageinstans for øvrig. Riktig klageinstans er Fylkesmannen, slik det fremgår av skolens vedtak. Skolens avslag inneholder ikke en begrunnelse som henviser til de reglene vedtaket bygger på, det vil si friskoleloven 3-1 og skolens inntaksreglement. En begrunnelse skal også inneholde informasjon om de faktiske forholdene som er lagt til grunn for avgjørelsen. Fire av skolens avslag om inntak inneholder alle den samme beskrivelsen av de faktiske forholdene; at det er fullt på trinnet. Det siste avslaget begrunnes med at ledige plasser er øremerket jenter. Et av prioriteringskriteriene er at det kan prioriteres kjønn som er underrepresentert, og dette er således en begrunnelse som i tilstrekkelig grad sier noe om de faktiske forholdene som er lagt til grunn for avslaget. At det er fullt på trinnet er derimot ikke en begrunnelse som i tilstrekkelig grad viser til prioriteringsreglene og de faktiske forholdene som er lagt til grunn. Disse fire avslagene sier ingenting om hvilke prioriteringskriterier som har vært aktuelle for det konkrete avslaget og hvorvidt det har vært loddtrekning om de siste ledige plassene. Begrunnelsen i et avslag skal være utfyllende nok til at det skal være enkelt for den som har fått avslaget å gjøre en vurdering om man ønsker å klage på avslaget. Skolens avslag inneholder dermed ikke en begrunnelse i tråd med forvaltningsloven 24 og 25.
Side 15 av 18 8 Utdanningsdirektoratets reaksjoner På bakgrunn av det som framgår av kapitlene ovenfor vedtar Utdanningsdirektoratet følgende pålegg, jf. friskoleloven 7-2a første ledd: Styrets sammensetning og møte- og uttalerett 1. Styret skal sørge for at styret er oppnevnt i samsvar med rettsgrunnlaget skolen drives etter, jf. friskoleloven 5-1 første ledd. Pålegget innebærer følgende: Styret må være oppnevnt i samsvar med den selskapsformen skolen drives etter. 2. Styret skal sørge for at alle de aktuelle representantene opplistet i 5-1 andre ledd er innkalt til styremøtene, jf. friskoleloven 5-1 andre ledd. Pålegget innebærer følgende: Styret ved skolen skal sørge for at representant fra elevrådet og representant for andre tilsatte ved skolen innkalles til styremøtene. Inntak 3. Styret skal sørge for at skolen er åpen for alle som fyller vilkårene for inntak i offentlige skoler, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. Pålegget innebærer følgende: Styret skal sørge for at en eventuell begrensning i antall elever settes av styret, og gjøres tilgjengelig for potensielle søkere, før søknadsfristen. 4. Styret skal sørge for at inntaksreglementet bare inneholder regler for prioritering av søkere ut fra saklige hensyn, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd andre punktum. Pålegget innebærer følgende: Skolen skal se til at prioriteringsreglene ved oversøking er klare, saklig og objektive. 5. Styret skal sørge for at avgjørelser om inntak gjøres i samsvar med skolens inntaksreglement og friskolelovens regler, jf. friskoleloven 3-1. Pålegget innebærer følgende: Styret skal påse at skolen, gjennom søknadsskjema eller annet, ikke etterspør opplysninger som ikke er relevante for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene og prioriteringsreglene. 6. Styret ved skolen skal sørge for at det ved beslutninger om inntak og avslag på inntak, fattes enkeltvedtak som oppfyller reglene som følger av forvaltningsloven kap. IV og V, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Pålegget innebærer følgende: a. Styret skal påse at enkeltvedtakene med avslag på søknad om inntak inneholder hjemmelen for enkeltvedtaket og de faktiske forholdene som er lagt til grunn.
Side 16 av 18 b. Styret skal påse at enkeltvedtakene, eller underretningene om enkeltvedtakene inneholder informasjon om klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage. c. Skolen skal sørge for at enkeltvedtakene, eller underretningene om enkeltvedtakene, informerer mottakeren om retten til å se sakens dokumenter. 9 Oppfølgning av tilsynsresultatene Tiltak for å rette lovbruddene skal iverksettes umiddelbart. Når påleggene er oppfylt skal styret ved Drøbak Montessori skole AS bekrefte dette ved en erklæring til Utdanningsdirektoratet der skolen redegjør for hvordan de har rettet påleggene. Frist for å sende inn slik erklæring er 9. mai 2016. Dersom senere tilsyn avdekker at ilagte pålegg ikke er rettet, vil Utdanningsdirektoratet kunne anvende reaksjoner etter den til enhver tid gjeldende reaksjonsbestemmelse. 10 Klageadgang Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 bokstav b, og kan påklages til Kunnskapsdepartementet. En eventuell klage skal sendes til Utdanningsdirektoratet innen tre uker etter at vedtaket er kommet fram til styret, jf. forvaltningsloven 28 og 29. Det kan søkes om å få utsatt iverksettelse inntil klagefristen er ute eller klagen er endelig avgjort, jf. forvaltningsloven 42. Om utforming av klage vises det til forvaltningsloven 32. Parten har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18. Med hilsen Bente Barton Dahlberg avdelingsdirektør Rannveig Dahlen Wesnes rådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent.
Side 17 av 18 Vedlegg: Liste over dokumentasjon sendt inn av skolen Redegjørelse for valg av styremedlemmene Møteinnkallinger og referater fra styremøter Representanter med møte- og uttalerett Skolens vedtekter Vedtak av skolens regnskap Vedtak av skolens budsjett Redegjørelse for informasjon til revisor Redegjørelse for ansettelse av daglig leder Tilstandsrapporter Redegjørelse for og referat fra møter der det har vært behandling av årlig tilstandsrapport Inntaksreglement Søknadsskjema Avgjørelser om inntak og avslag på søknad om inntak Vedtak av skolens inntaksreglement Bekjentgjøring av inntaksreglement
Side 18 av 18