HMS-plan for Bjugn kommune 2016-2019
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INFO OM KOMMUNEN... Feil! Bokmerke er ikke definert. 1.1 Organisasjonskart...Feil! Bokmerke er ikke definert. 1.2 Fakta om Bjugn kommune...2 1.3 Kommunens generelle målsettinger...2 1.4 Andre opplysninger som er viktige for HMS arbeidet...2 2. INTERNKONTROLL... 3 3. HMS-MÅL... 3 4. RISIKOVURDERING... 4 5. AVVIKSMELDING / BEHANDLING... 4 6. RUTINER... 4 7. LOVER OG FORSKRIFTER... 5 8. EGNE KRAV OG RETNINGSLINJER... 5 9. HMS-ORGANISERING... 6 9.1 Organisasjonskart...Feil! Bokmerke er ikke definert. 9.2 Roller og ansvar...6 9.2.1 Rådmannen...6 9.2.2 Arbeidsmiljøutvalget...6 9.2.3 HMS-ansvarlig/Personalsjef...7 9.2.4 Hovedverneombud...7 9.2.5 Avdelingsledere...7 9.2.6 Brannvernledere...Feil! Bokmerke er ikke definert. 9.2.7 Verneombud...8 9.2.8 Ansatte...9 10. VERNEOMRÅDER... 10 11. TIDSFORBRUK... 11 12. OPPLÆRING... 11 13. IA-BEDRIFT... 11 14. BEDRIFTSHELSETJENESTE... 11 side 1
1.1 Fakta om Bjugn kommune Bjugn kommune er en trenivåkommune med enhetsinndeling. Kommunen har ca. 4800 innbyggere og hadde ved utgangen av 2015 450 ansatte og 342 stillingshjemler. Bjugn kommune er en IA bedrift. 1.2 Kommunens generelle målsettinger Visjon «realiser drømmen i Bjugn». Verdigrunnlag: Samarbeid, Åpenhet, Nytenkning, Humor og Glede. 1.3 Andre opplysninger som er viktige for HMS arbeidet Bjugn kommune hadde i 2015 et gjennomsnittlig nærvær på 90,52 % Fra 01.01.15 har kommunen alle personalforsikringene i KLP. Dette medfører en enklere rutine for melding av skader. side 2
INTERNKONTROLL Plikten til å innføre og utøve internkontroll er nedfelt i Forskrift om systematisk helse -, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter, også kalt internkontrollforskriften. Internkontroll innebærer at virksomheten skal: sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt Dokumenteres Dokumenteres Dokumenteres legge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene Dokumenteres iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen Dokumenteres foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt HMS-MÅL HOVEDMÅL Verdiplattformen gir grunnlag til følgende hovedmål for HMS: 1. Bjugn kommune er en tillitsskapende, åpen og inkluderende arbeidsplass med helsefremmende arbeidsmiljø som er fylt med arbeidsglede og minimal risiko for helseskade 2. Bjugn kommune har et mangfold av kvalifiserte og engasjerte arbeidstakere som viser respekt og ansvar i henhold til vår verdiplattform 3. Bjugn kommune legger til rette for fysiske aktiviteter og fremme sunne levevaner. 4. Våre medarbeidere gis meningsfulle oppgaver som er individuelt tilpasset den enkeltes utviklingsmuligheter. Delmål for perioden: o Nærværet skal gjennom disse tiltak økes til 92,6 % i perioden 2016-2018 o Vi behandler alle medarbeidere som likeverdig, motarbeide alle former for diskriminering og fremmer raushet, toleranse og respekt. o Våre medarbeidere mestrer hverdagen på en positiv måte. ( Livsfaser, 24/7 mennesket) side 3
RISIKOVURDERING Alle enheter i vår kommune skal årlig gjennomføre risikovurderinger innen HMS ved bruk av risikomodulen i Kvalitetssystemet. Avdelingsleder har ansvar for at det blir gjennomført. Vår kommune må kunne sies å drive en svært mangeartet virksomhet. En systematisk analyse av farene er derfor helt nødvendig om man skal ha kontroll på de farene som lurer. Hvilke farer er altså viktig å få kartlagt, i tillegg til konsekvensen er av de ulike farene. En systematisk oversikt over sannsynlighet og konsekvens for den enkelte fare, vil gi et bilde av hvor det er viktig å sette inn tiltak for å unngå den uønskede situasjonen. Risikovurderingen skal gi svar på: Hva kan gå galt? Hvor stor er sannsynligheten for at det kan gå galt? Hva er konsekvensen hvis det går galt? Hva skal vi gjøre for å minimere og redusere risiko for sannsynlighet og konsekvens? AVVIKSMELDING / BEHANDLING Når det er behov for å melde avvik skal avviket meldes i avviksmodulen i Kvalitetssystemet. Alle ansatte har plikt til å rapportere avvik som oppdages å ha betydning for helse, miljø og sikkerhet i kommunen. Forbedring av prosesser, rutiner, metoder, utstyr m.m. på bakgrunn av registrerte avvik er en av de viktigste og enkleste metodene til kvalitetsforbedring. Avvikssystemet skal behandle reelle avvik. Bagateller eller trivialiteter håndteres straks og uten formalitet. Avdelingsleder har ansvar for at avvik som avdekkes ved enheten behandles, at det planlegges og gjennomføres korrigerende tiltak, samt å vurdere om tiltakene virker etter sin hensikt før avviket lukkes. Kommunen skal ha definert gjennom veiledningsdokumentasjon hva som er avvik. Alle ansatte bør gis opplæring i hvordan melde avvik. RUTINER Alle rutiner skal produseres i kommunens MAL for rutiner og ligge lett tilgjengelige i Kvalitetssystemet, enten som fellesrutiner eller særskilte rutiner for enhet eller avdeling. Alle rutiner for brannforebygging dokumenteres i digitale brannpermer i kommunenes FDV ( Forvaltning, drift og vedlikeholdssystem) for kommunale bygg. side 4
LOVER OG FORSKRIFTER Av sentrale lover og forskrifter vil vi henlede oppmerksomheten er bla. følgende; Arbeidsmiljøloven Brann- og eksplosjonsloven Forurensningsloven Internkontrollforskriften Produktkontrolloven Arbeidsplassforskriften Forskrift om brannforebygging EGNE KRAV OG RETNINGSLINJER Bjugn kommune skal for perioden inneha følgende reglementer/retningslinjer; AKAN-reglement Ansettelsesreglement Etiske retningslinjer Permisjonsreglement Regler for fleksibel arbeidstid Retningslinjer for overtid side 5
HMS-ORGANISERING Organisasjonskart: 9.1 Roller og ansvar 9.1.1 Rådmannen Rådmannen har det overordnede ansvar for at det finnes et internkontrollsystem for HMS. 9.1.2 Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Arbeidsmiljøutvalget skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Arbeidsmiljøutvalget skal behandle; spørsmål som angår bedriftshelsetjeneste og den interne vernetjeneste spørsmål om opplæring, instruksjon og opplysningsvirksomhet i virksomheten, som har betydning for arbeidsmiljøet planer som krever Arbeidstilsynets samtykke i h.h.t. 18-9 andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, så som planer om byggearbeider, innkjøp av maskiner, rasjonalisering, arbeidsprosesser og forebyggende vernetiltak etablering og vedlikehold av kommunens systematiske helse-, miljø og sikkerhetsarbeid. Jfr. 3-1 helse og velferdsmessige spørsmål knyttet til arbeidsordninger utvalget kan også behandle spørsmål om arbeidstakere med redusert arbeidsevne. Utvalget skal hvert år avgi rapport om sin virksomhet til kommunens ledelse og arbeidstakerorganisasjonene. side 6
9.1.3 HMS-ansvarlig/Personalsjef Arbeidsgivers plikter er regulert i AML 2-1: «Arbeidsgiver skal sørge for at bestemmelsene gitt i og i medhold av denne lov blir overholdt.» og 2-2. (utdrag): sørge for at egen virksomhet er innrettet og egne arbeidstakeres arbeid er ordnet og blir utført på en slik måte at også andre enn egne arbeidstakere er sikret et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.» Aml 3-1: For å sikre at hensynet til arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver sørge for at det utføres systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakere og deres tillitsvalgte. I Bjugn er det overordnede ansvaret for HMS delegert til personalsjef. Det er arbeidsgiveren som har ansvar for at arbeidsmiljøet er forsvarlig på alle måter og samsvarer med regelverket som er gitt i arbeidsmiljøloven, med tilhørende forskrifter. 9.1.4 Hovedverneombud (HVO) Hovedverneombudets sentrale oppgave er å samordne verneombudenes arbeid. Hvis det er tvil om hvilket verneombud en sak hører inn under, kan hovedverneombudet avgjøre dette. Ut over dette har ikke hovedverneombudet noen alminnelig myndighet til å styre eller bestemme over det enkelte verneombudets virksomhet. Hovedverneombudet skal med andre ord ikke utøve verneombudets funksjon når verneombudet fungerer tilfredsstillende på sitt område. Hovedverneombudet skal sitte i arbeidsmiljøutvalget som en av de ansattes representanter. Ansvaret som hovedverneombud godtgjøres med et funksjonstillegg. Hovedverneombudet kan velges blant ett av verneombudene eller en annen person som har eller har hatt tillitsverv i virksomheten. Valget skjer ved at verneombudene velger hovedverneombud HVO deltar på AMU møter og ellers andre møter som det blir innkalt til av arbeidsgiver. 9.1.5 Avdelingsledere Det praktiske overordnede ansvaret for HMS er tillagt den enkelte avdelingsleder som skal: sørge for at lokaler og arbeidsplasser er i tråd med de kravene regelverket setter, inkludert gjennomføring av nødvendige kontroller og målinger. sørge for løpende kartlegging av arbeidsmiljøet i henhold til risikoforhold, helsefare og velferd, og iverksette nødvendige tiltak sørge for løpende kontroll av arbeidsmiljøet og arbeidstakernes helse, når det kan være fare for å utvikle helseskader på lang sikt. side 7
organisere og tilrettelegge arbeidet i forhold til de ulike arbeidstakernes alder, kyndighet og arbeidsevne sørge for at meldinger om arbeidsulykker mv. i henhold til AML 5-2 blir sendt sørge for at lovens bestemmelser om vernetjeneste gjennomføres sørge for at arbeidstakerne får den opplæringen og instruksjonen som er nødvendig i arbeidet. sørge for brannforebyggende plikter i henhold til forskrift om brannforebygging kap. III blir fulgt. Dokumenteres i digital brannperm. (Dette gjelder ikke særskilte brannobjekter, der har ledere for brannvern ansvar, likevel skal avdelingsleder legge til rette til at plikter blir fulgt). sørge for at de er kjent med kvalitetssystemet Risk Manager sørge for at ansatte blir kjent med kvalitetssystemet 9.1.6 Leder for brannvern For ethvert særskilt brannobjekt skal det være leder for brannvern som sørger for at brukerens plikter i henhold til forskrift om brannforebygging kap. III blir fulgt. Dokumenteres i digital brannperm. 9.1.7 Verneombud Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal se til at virksomheten er innrettet og vedlikeholdt, og at arbeidet blir utført på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt i samsvar med bestemmelsene i denne lov. Ansvaret som verneombud godtgjøres med et funksjonstillegg. Verneombudet skal særlig påse: at maskiner, tekniske innretninger, kjemiske stoffer og arbeidsprosesser ikke utsetter arbeidstakerne for fare at verneinnretninger og personlig verneutstyr er til stede i passende antall, at det er lett tilgjengelig og i forsvarlig stand at arbeidstakerne får den nødvendige instruksjon, øvelse og opplæring, at arbeidet ellers er tilrettelagt slik at arbeidstakerne kan utføre arbeidet på helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte at meldinger om arbeidsulykker mv. i henhold til AML 5-2 blir sendt. Blir et verneombud kjent med forhold som kan medføre ulykkes- og helsefare, skal verneombudet straks varsle arbeidstakerne på stedet, og arbeidsgiveren eller dennes representant skal gjøres oppmerksom på forholdet dersom verneombudet selv ikke kan avverge faren. Verneombudet skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde, herunder etablering, utøvelse og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jf. 3-1 side 8
Verneombud deltar på egne verneombudsmøter min 4 ganger i året. 9.1.8 Arbeidstaker Arbeidstaker skal gjøre seg kjent med HMS plan og kvalitetssystem generelt. Arbeidstaker skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Arbeidstaker skal delta i det organiserte verne- og miljøarbeidet i virksomheten og skal aktivt medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø. Arbeidstaker skal: bidra til et positivt og godt arbeidsmiljø gjennom sin adferd. bruke påbudt verneutstyr, vise aktsomhet og ellers medvirke til å hindre ulykker og helseskader straks underrette arbeidsgiver og verneombudet og i nødvendig utstrekning andre arbeidstakere når arbeidstakeren blir oppmerksom på feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse, og vedkommende ikke selv kan rette på forholdet avbryte arbeidet dersom arbeidstaker mener at det ikke kan fortsette, uten at det medfører fare for liv eller helse sørge for at arbeidsgiver og/eller verneombudet blir underrettet så snart arbeidstaker blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen melde fra til arbeidsgiver dersom arbeidstaker blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som arbeidstaker mener skyldes arbeidet, eller forholdene på arbeidsstedet medvirke ved utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplaner ved helt, eller delvis fravær fra arbeidet delta i dialogmøte, etter innkalling fra arbeidsgiver rette seg etter påbud fra Arbeidstilsynet Skal gjøre seg kjent med og benytte Kvalitetssystemet Risk Manager gjøre seg kjent med rutiner for brann og rømning Arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, skal påse at hensynet til sikkerhet og helse blir ivaretatt under planleggingen og utførelsen av de arbeidsoppgaver som hører under eget ansvarsområde. side 9
VERNEOMRÅDER Hvert verneområde skal være klart avgrenset og må ikke være større enn at verneombudet kan ha full oversikt og ivareta sine oppgaver på en forsvarlig måte. Verneområdet må vurderes ut fra både antall kolleger, størrelse og arbeidets art. Den enkelte avdeling/ område velger sitt eget verneombud Verneområde Beskrivelse Arbeidsgivers repr. Botngård skole Ansatte ved skolen og SFO, kulturskolen, bygninger og uteområder Rektor Botngård skole Stranda Ansatte ved Stranda, bygninger og uteområder Rektor Botngård skole Lyngrabben barnehage Ansatte ved barnehagen, bygninger og uteområder Styrer Lyngrabben barnehage Vallersund oppvekstsenter Ansatte ved skolen og barnehage, bygninger og uteområder Rektor Vallersund oppvekstsenter PRO Ansatte ved sykehjem, aktivitet, kjøkken, adm. Avdelingsleder institusjon Enhetsleder PRO PRO v/hjemmetjenesten Ansatte ved hjemmetjenesten. Avdelingsleder hjemmetjenesten Enhetsleder PRO Renhold Alle kommunale lokasjoner Avdelingsleder Anlegg og Drift (ikke PRO) Rådhus Kommunalt ansatte med arbeidssted rådhus. Personalsjef Vaktmestertjenesten, uteseksjon Alle kommunale lokasjoner Avdelingsleder Anlegg og Drift Bekkfaret barnehage Ansatte ved barnehagen, bygninger og uteområder Styrer Bekkfaret barnehage Solkysten barnehage Ansatte ved barnehagen, bygninger og uteområder Styrer Solkysten barnehage Kultur og frivillighetssentralen Ansatte i kulturskolen og frivillighetssentralen Kultursjefen Helsestasjonen, legekontoret og psykisk helse Ansatte i helse og familie Kommunalsjef helse side 10
TIDSFORBRUK Alle med et særskilt HMS ansvar har rett til å få tid til å utføre sine HMS oppgaver på en forsvarlig måte i tillegg til øvrige oppgaver. For verneombudet er det av betydning at de finner frem til emner som særlig er av betydning for arbeidsmiljøet på den enkelte avdeling. I denne forbindelse er det viktig at verneombudet dokumenterer hva som er nødvendig tid og således får aksept både fra ledelse og kolleger for dette tidsforbruket. For verneombudene ved Bjugn kommune betyr det: Opplæring Deltakelse i årlig internkontroll Kvalitetsfremmende tiltak Dialogmøter med arbeidsgiver og / eller hovedverneombud OPPLÆRING Gjennom en planlagt og styrt prosess skal Bjugn kommunes ansatte få nødvendig opplæring for å utføre sine arbeidsoppgaver på en trygg og forsvarlig måte. Rådmannen har det overordnede ansvar for at det blir foretatt opplæringsplanlegging i hht. Arbeidsmiljøloven. Rådmannen har det overordnede ansvaret for at alle ansatte har tilgang til og kunnskap om bruk av Kvalitetssystemet Risk Manager. IA-BEDRIFT Bjugn kommune har valgt å inngå en avtale om inkluderende arbeidsliv. Avtalen er mellom partene i arbeidslivet og Nav for et mer inkluderende arbeidsliv for å redusere sykefravær, øke andelen med redusert arbeidsevne i arbeidslivet og å øke yrkesaktivitet for eldre arbeidstakere. BEDRIFTSHELSETJENESTE Etter AML, kap. 3, 3-3 jfr. Forskrift om bedriftshelsetjenesten, skal det være verne- og helsepersonale ved virksomheten dersom det er nødvendig å gjennomføre særlig overvåkning av arbeidsmiljøet eller helsekontroll med arbeidstakerne. Bedriftshelsetjenesten skal bistå arbeidsgiveren, arbeidstakerne, arbeidsmiljøutvalget og verneombudet i deres arbeid for å skape sunne og trygge arbeidsforhold. Det gjøres interkommunale avtaler i h.h.t. forskrift vedr. bedriftshelsetjeneste. Planen er utformet av personalrådgiver og gått ut til høring både hos verneombudene og tillitsvalgte. Den er også behandlet i AMU, 26.mai -16. AMU ønsker en halvtidsevaluering i slutten av 2017 Planen er behandlet i kommunestyret side 11