REFERAT EKSTRAORDINÆRT STYREMØTE 04.03.2016 Stavanger
INNHOLDSFORTEGNELSE Sak 16-16 Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 17-16 Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak 18-16 Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak 19-16 Oppføring av eventueltsaker Sak 20-16 Orienteringssak: Redegjørelser v/sl Sak 21-16 Orienteringssak: Ny organisasjonsstruktur v/leder Sak 22-16 Orienteringssak: Kontinuasjonsordning ved Handelshøyskolen BI v/fag Sak 23-16 Diskusjonssak: Læringsmiljøutvalg (LMU) v/fag Sak 24-16 Orienteringssak: Markedssituasjon og næringslivsrettet arbeid v/mana Sak 25-16 Orienteringssak: Generalforsamlinger ved LA v/hr Sak 26-16 Orienteringssak: Utlysning av sentralstyret 16/17 v/hr Sak 27-16 Diskusjonssak: Gjennomgang av forslag til nytt budsjett v/øa Sak 28-16 Orienteringssak: Orientering angående LNU v/øa Sak 29-16 Behandlingssak: Søknad om overlappingsseminar for HR v/fag Sak 30-15 Orienteringssak: Eventueltsaker Side 2
Sted: Stavanger Tid: 10.00 Tilstede: Leder, Fag, Øa, MANA, PK, HR Sak 16-16 Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Godkjenner innkalling og dagsorden. Vedtak: Enstemmig Godkjent Sak 17-16 Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og HR som referent. Vedtak: Enstemmig godkjent Sak 18-16 Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra styremøte. Vedtak: Enstemmig Godkjent Sak 19-16 Oppføring av eventueltsaker 01 PK Side 3
Sak 20-16 Orienteringssak: Redegjørelser v/sl Bakgrunn: Hvert enkelt medlem i SL redegjør for hva som er blitt gjort siden forrige styremøte. ØA: Seminar ble avholdt for noen uker siden. Vi samlet oss i Oslo der vi gjennomgikk noen problemstillinger som kom opp, overlapping, noen saker fra Trondheim der de har mistet sponsorinntekter og hvordan de kan ordne hvordan dette ikke kan gå utover driften og enkelte løsninger på dette. Sett over stillingsinstrukser, ønsker å gjøre rollen mer attraktivt å søke på. Hatt møte med Marius Eriksen, økonomidirektør ved BI. Diskuterte SL sitt budsjett. Så og over vår metode å budsjettere på nå, dette fungerer ikke optimalt og er lite fleksibelt. Ny økonomiansvarlig fra Stavanger deltok også på økonomiseminar. Alt i alt et veldig godt seminar for tiden fremover. Er problemer med å utvikle vervet da mesteparten av tiden går til den daglige driften. LNU har vært en krevende prosess. Forskjeller på søknadene har vært svært store fra de forskjellige lokalavdelingene. Har og hatt diskusjoner angående tildelingsprosessen kommer en senere sak på dette. Har bistått mye i forberedelser av budsjett og regnskap til GFene på alle lokalavdelingene. Bergen og Stavanger har fått gode tilbakemeldinger på fremleggingen av budsjett. I Bergen har omsettingen passert 4 millioner kroner så dette er et enormt arbeid for en person. Her er også Vinterlekene inkludert. I den nye strukturen har vi óg sett på den økonomiske modellen til BIS og den nye budsjetteringen fremover. Ønsker en mer fleksibel budsjettering på lokalt plan. Har arbeidet mye med Visma, men klarer ikke å hente ut riktig skattekort til ledelsesmedlemmene, derfor har det blitt en forsinkelse i refusjonsutbetalinger. FAG: bra jobbet med arbeid mot lokalavdelinger! Jeg ser at dette er en tidkrevende arbeid! Forståelse med kompensasjon men savner informasjon rundt prosessen. Du snakker om teknisk kunnskap hos ØA, er det noen kurs vi kan tilby ØA LA ved inntredelse av verv? ØA: Ja vi har sett på enkelte opplæringsverktøy for å bruke våre program bedre. For mye daglig drift gjør at vi ikke kommer opp på et ordentlig nivå MANA: Hadde dere samling i fjor sommer med økonomi? Side 4
ØA: ja vi hadde en samling der, men kan og nevne samlingen i Oslo der vi ikke hatt så stor uttelling som ønsket, så ønsker å endre denne datoen. Opplæring i sommer er viktig opplæring, men kommer for tidlig i perioden til ØA der de ikke har nok kompetanse. Kostnad for slike kurs er relativt store så det er noe vi må ta hensyn til. Ønsker det skal være kurs i regnskapsprogram allerede i overlappingen slik at man har en bedre teknisk forståelse før vi starter arbeidet. FAG: Vi snakket tidligere om bytte av regnskapsprogram? ØA: Vi byttet program for 2 år siden, og hun brukte enormt mye tid på denne endringen. I min periode har mye tid gått til strategi og annet arbeid og da har dette derfor ikke blitt prioritert. Likevel ønsker jeg veldig gjerne å se på videre muligheter for dette. Vi har per i dag altfor avanserte systemer i forhold til hva vi trenger. Det er enkelte nedsider med de enklere programmene, men vil likevel oppfordre neste ØA til å se på dette. FAG: Hvordan ligger vi i SL an med budsjett i 2016? ØA: Vi fikk stemt gjennom strukturen nå har vært noen turer i sammenheng med strukturen. Nettsidens budsjett har sprukket etter vedtak fra styremøte ved NSF. KA: ------Sett inn redegjørelse her---- Fag: Nå har nettsiden blitt utsatt en del siden den ble stemt gjennom i oktober da vi skulle presentere den på nyåret. Hva er grunnen til utsettelsene? KA: Det har komt opp mye ekstraarbeid og detaljarbeid som tar mye tid. Er mange som skal sende inn informasjon som gjør at dette har tatt lenger tid enn ventet. LEDER: Hvilke problemer skiller seg ut? Side 5
KA: Innhold har vi, men mye fra den gamle siden hadde mange forskjellige filer, så vi ønsker å ha det skikkelig på den nye siden med å holde riktige filer. For eksempel styrebilder fra de forskjellige skolene har tatt tid for å få de gjort riktig. LEDER: Er dette problemer for som er avgjørende for sidens funksjon? KA: Er mer kosmetisk på siden. ØA: Angående studentaksjonen, du sier det ikke har vært god nok kommunikasjon, hvordan kan vi forebygge disse problemene i fremtiden? KA: Ser i ettertid at folk har misforstått strukturen. Det er en forståelse om at SL har hovedansvar, men lokalavdelingene selv med studentaksjonene er hovedansvarlig for dette arbeidet. Til neste år må PK være mer en støtterolle, mens leder studentaksjonen har ansvar for resten. ØA komm: Når er det SA blir satt? Evt lage aktivitet allerede i fadderuken- KA: Styrene settes på våren. FAG: De mindre manglene ved nettsiden, er dette noe som blir utbedret eller er det ikke mulig? KA: Nå er det bare alumni som ikke fungerer. Kommer ikke til å legge ut veldig mye bilder på nettsiden, men litt fra arrangement på skolene. MANA: Du nevner manglende kompetanse ved lokalavdelingene, har ikke disse videre personer under seg som har nødvendig kompetanse? KA: KA ved LA har hovedansvar for å drifte siden. Side 6
HR KOMM: Sparer du ikke mer tid om det blir gjort en skikkelig opplæring? KA: Har forsøkt flere ganger å gi skikkelig opplæring. FAG: Driver med bilderedigering av vinterlekene? Hvorfor gjør ikke KU dette? KA: Dette er mitt arbeid så kan ikke sende dette videre til noen andre uten videre. FAG komm: Så dette er personlig jobb da? KA: Både og, var en tjeneste for vinterlekene slik at de kunne spare penger. FAG: Endring av kontinuasjonseksamen er et langt arbeid med administrasjonen. Vi ønsker å lage en underskriftskampanje slik at vi kan få frem studentenes stemme. Direktør i Stavanger er informert, resten av skolene blir informert. Vil informere administrasjon i Nydalen. Ønsket utfall er et konstruktivt møte ang denne saken. Det må være en vinning for flere parter å få en ny kontinuasjonsordning. Vi må begynne en plass for eksempel med 3. Klasse eller helt enkelte kurs. Har sett gjennom dokumenter hos regjeringen i form av hvilken pengesum BI får for per student. BI får et vist beløp for hver 60 studiepoeng hver student fullfører, det er derfor store summer for BI også å tjene her. LEDER: Når tenker du å lansere denne kampanjen? FAG: Mest sannsynlig blir det om to uker. Har mange andre arrangement og en privat reise som gjør at dette må ventes litt. Hovedproblemet er at jeg er nødt å følge opp dette skikkelig. Jeg ønsker veldig gjerne å være veldig tilgengelig i denne perioden når vi starter kampanjen. MANA: Er hovedargumentet deres kostnader? Side 7
FAG: Ja et av de, nr 2 er praktisk gjennomførelse. Jeg er ikke vanskelig, men ønsker gjerne at det gjøres et forsøk. ØA: Hvis ting går veldig sent, er gjerne fallhøyden at neste fagansvarlig begynner helt med blanke ark, hvordan kan vi fortsette arbeidet videre. FAG: Det har vært redegjort fra BI sin side i 2011 og 2014 om og begge gangene har det blitt konkludert med at dette ikke var gjennomførbart. Har ikke fått noe informasjon fra BI. For å bedre kontinuitet er et vanskelig arbeid. Første problemet er å vite hvem man skal snakke med i Nydalen. Prøver å dokumentere sakene mine i så stor grad som mulig slik at man kan se hva jeg har gjort. Ønsker å ta med fagansvarlig på et kollegiemøtet, noe som er et av de tyngre møtet. Ønsker i tillegg å sette opp møter med sentrale personer i Nydalen som blir sentrale i kommende år. FAG: Prosjekt bedre psykososialt studiemiljø ble for dyrt og vil derfor ikke være mulig å gjennomføre. Ønsker derfor å lage min egen versjon av Mot prosjektet jeg tidligere har lagt frem. Hovedutfordring blir å følge opp disse prosjektene. I tillegg har jeg fått med meg SBIO og prøver å danne et samarbeid her. MANA:Hva er tanken rundt opplegget ved utvalget? FAG: Skal ligge under fagutvalget. Kollokviegrupper kan være en løsning på dette, men er vanskelig. Kan og være edru-arrangementer, samarbeide med studentsamskipnaden og at deres tilbud kommer ut til studentene. Så er et videre spørsmål om hvem som ønsker å sitte i den. MANA: Kan vi ha klasserepresentanter? FAG: Problemet er at klasserepresentanter blir satt i etterkant av fadderuken. Vi har ikke mulighet å si at en klasserepresentant skal sitte lenger enn et skoleår. Side 8
FAG: Sak 12, er mye saksarbeid og mye dokumentarbeid. De lokale er veldig engasjerte og har gjort en veldig god jobb. Er stolt over dem. I Trondheim er det mye arbeid med fasiliteter på skolen, men ettersom ny skole er bestemt blir det nok vanskelig med noen videre utbedringer med dagens skole. Undervisningsprogrammet: driver med arbeid i forskjellige kurs, blir ingen endring i org, men blir en ny digital endring i Bedriften. MANA: Har gjennomført BISNISS, første dagen ble litt lammet av få personer. Veldig engasjerte personer og ble lagt ned et godt arbeid. Har hatt en følelse hele året av at jeg ikke er direkte nødvendig og at de er svært selvgående. Snakket om salgssituasjoner og hvordan man kan gå frem der. NLD har og vært på agenda siste ukene. Har startet på et NLD dokument om hva som har blitt gjort og tips til fremtidig arbeid ettersom MANA i SL forsvinner. Videre har Bergen og Stavanger signert avtale med DNB. Ellers har det vært oppfølging av avtaler. Vært i kontakt med karriereservice og hvordan vi kan sparre mer der med de forskjellige skolene opp mot BIS og karrieremuligheter. PK: Skrevet erfaringsrapporter og gått gjennom budsjett fra Vinterlekene. Eneste skaden som har komt var en av bilene som ble leid som hadde en liten skade. Hotellet var enormt fornøyd gjennomførelsen av vinterlekene og er positiv til videre samarbeid. Har fått gode erfaringer med hva som fungerer og hva som fungerer dårligere og ønsker å ha dette i et dokument til neste års VL. Skal legge alt inn på DISK, men bytter datamaskin så vil komme der snarlig. ØA: Erstatningssum i etterkant av vinterlekene var enormt lavt og vi lå godt under budsjettert erstatningskostnader. FAG: Du snakker om at du ønsker å lagre på disk. Med tanke på kontakt med storefjell, ønsker du å samle opp dette? PK: Laget kontaktside for alt på Storefjell med utfyllende om mine erfaringer fra årets arrangement. Skal også lagre den informasjonen vi innhentet med tanke på andre lokasjoner. I Side 9
etterkant av VL skal det og koordineres med leder VL og HR ang attest for de som har vært med. LEDER: Det går hovedsakelig i sak 12. Hatt strategimøte og styringsgruppemøte der vi vedtok revidert budsjett. Deltatt på sustainability møter der man diskuterer hvordan BI møter sitt Samfunnsansvar. Hvordan er en typisk BI student, miljøansvar og større hendelser internasjonalt. Holdt en presentasjon på BI sitt allmøte. Hatt mye bistand ved BIS sitt landsmøte og bedt påtroppende holde av datoer til LM. Jobbet med LNU tildeling sammen med ØA. Fornøyd med tildelingen fra BI på 500.000,-. Har deltatt på GF i Bergen og Stavanger. Vi skal rotere på ansvar for LNU mellom BIS og SBIO. HR: HR seminar ble avholdt i slutten av januar. Vi diskuterte saker som har oppstått på skoler og erfaringer som har komt av sakene. I tillegg fikk vi en ansatt ved BI Bergen som holdt et foredrag angående rekrutering som var veldig lærerikt og et veldig god diskusjon i etterkant. Ønsker å fjerne standardiserte vedtekter å inkludere dette i sentrale vedtekter. Har laget et komplett skriv som tar for seg tanker og selve prosessen ved rekrutering. Siden sist styremøte har vår tid også i brukt mye av vår tid på kontinuerlig kommunikasjon med alle lokalavdelinger. Styringsgruppen stilte krav til ny attestmal som vi har laget. Sentralledelsen er blitt utlyst med de nye stillingene som tilhører ny struktur. Deltatt på 2 Generalforsamlinger i Stavanger og Bergen. Det har og blitt laget en promoteringsplan for sentralledelsen og rekruttering av ny ledelse. I denne prosessen har vi og lagt vekt på å være representert på alle skoler med for eksempel stand. Vi har og startet planleggingen av landsmøtet med hvem som skal være ordstyrer, referent og bisitter. I tillegg har vi startet arbeidet som er rundt dokumenter som skal ferdiggjøres før landsmøte. Side 10
Sak 21-16 Orienteringssak: Ny organisasjonsstruktur v/leder Bakgrunn: Det redegjøres for den nye strategien og organisasjonsstrukturen som Strategirådet har jobbet med siden i høst. Leder: Leder SL orienterer med alt arbeid og dokumenter som er blitt laget under den nye strategien og organisasjonsendringene. Sak 22-16 Orienteringssak: Kontinuasjonsordning ved Handelshøyskolen BI v/fag Bakgrunn: Det har gått tregt i behandlingen av denne saken fra BI sin side og det vurderes derfor nye tiltak som skal iverksettes på lokalavdelingene. Fagansvarlig orienterer videre. FAG: Det meste ble tatt gjennom redegjørelsen men ønsker å lage en presentasjon og det arbeidet vi har lagt ned LEDER: Hva er tenkt saksgang? FAG: SL får selvfølgelig informasjon om hva som skjer når? Jeg ønsker ikke å reise rundt å bruke penger på reising, på LA vil lokale fagansvarlig ta ansvar for dette. Sak 23-16 Diskusjonssak: Læringsmiljøutvalget (LMU) v/ka Bakgrunn: Det er møte i LMU 30. mars i Bergen og det er få oppmeldte saker fra studentene sin side. Det er derfor ønskelig at Sentralledelsen kommer med innspill. Temaene er psykososialt og fysisk studiemiljø. Les gjerne mer her: https://www.bi.no/bli-student/bi-oslo/student-ved-bi-i-oslo/the-learning-environment- Committee/ Fagansvarlig orienterer videre. FAG: Litt av problemet med dette er at det blir et sentralt LMU som skal erstatte lokalt LMU, men ingen saker passer inn i sentralt LMU og det blir da dannet et nytt lokalt LMU. I Sentralt Side 11
LMU så vil alt som kan påvirke din studiehverdag bli tatt opp. BI sitt bidrag til studentsamskipnad. Andre ting de har bedt om er lagerplass fra Trondheim, men dette er ikke mulig å bestemme sentralt så lar seg ikke gjøre. Eksamenslokaler, hvilke faktiske krav skal foreligge for eksamensavholding. Midler til klasserepresentanter, disse er BI sitt ansvar og er pålagt å ha disse. Dilemmaet er at om man ønsker å gjøre noe sosialt så er det nødvendig med midler og hvem som evt skal betale. Sak 24-16 Orienteringssak: Markedssituasjon og næringslivsrettet arbeid v/mana Bakgrunn: MANA orienterer om hva hovedfokus er for det sentrale leddet ut mot næringslivet. MANA: Etter flere diskusjoner er det enighet at sentrale avtaler ikke er veien og gå vider. Uten lokal forankring kommer vi ikke langt. Når jeg startet var hovedmål oppfølging og sentrale avtaler, men etter endringene vi gjennomgår nå blir det og et skift i hvordan dette vervet fungerer og spesielt ettersom vervet mitt forsvinner. Ønsker å samarbeide mer med karriereservice på de forskjellige skolene for å bedre denne ordningen, blant annet cv-kurs og jobb-søker kurs. Ser og på mulige forum som er rettet mot næringslivet som vi kan delta på i større grad. Har tatt kontakt med karriereservice og ser på muligheter for å få case study club til Trondheim. FAG: Det er vanskelig å se for seg hvilket arbeid en skal jobbe mot de siste 4 måneder spesielt med tanke på at vervet utgår. Case konkurranse, er det tiltenkt alle lokalavdelinger? MANA: Jeg ønsker å få dette til på alle lokalavdelinger, men har startet med Trondheim. FAG: Har du noen ressurser til å se for deg noen i næringslivet som kan sitte i det kommende styret? MANA: Det praktiske rundt MA ligger til Trondheim. Har mye oppfølging lokalt samt oppfølging av avtaler vi har sentralt. Jeg har ikke de møtepunktene eller kontakter som passer. FAG: Vi har snakket om markedsføringsgruppe? MANA: Ettersom endring i struktur så er det lagt på is. Ønsker å være med på omstruktureringen og påse at min kompetanse og erfaringer fra vervet kommer videre. Side 12
Sak 25-16 Orienteringssak: Generalforsamlinger ved LA v/hr Bakgrunn: HR orienterer om gjennomførelse av Generalforsamlinger ved lokalavdelinger. HR: Har avholdt Generalforsamling i Stavanger og Bergen. Det har blitt valgt inn en ny ledelse ved begge lokalavdelinger. Stavanger er nødt å etter konstituere noen verv. Den nye strukturen gikk relativt knirkefritt gjennom GF ene ØA: Ny GF metode? FAG: I Stavanger tok de ikke med konstitueringsvedtekter. HR: Vi har sammen med HR i Stavanger funnet en løsning på dette. FAG: Vi har sett på forskjellige muligheter for å endre på GF i strategien. Sak 26-16 Orienteringssak: Utlysning av sentralstyret 16/17 v/hr Bakgrunn: HR har utlyst verv til sentralstyret for neste periode. HR redegjør for den kommende prosessen rundt dette. HR: Dette er godt nok dekket i tidligere saker. Sak 27-16 Diskusjonssak: Gjennomgang av forslag til nytt budsjett v/øa Bakgrunn: I januar/februar gjennomføres det seminarhelger for de engasjerte. Leder SL ønsker at hver enkelt redegjør for sitt respektive opplegg. Vedlegg: 1 ØA: ØA presiserer de endringene som er gjort i budsjett for SL. Side 13
KA: Vi ser på nye muligheter for hvordan innkjøp av bis gensere kan gjøres. Om det er best å gjøre dette lokalt eller en sammenstilling av alle skoler. ØA: Det blir en stor sum som vi ønsker å fordele ned til lokalavdelingene som de selv kan bestemme selv over på en mer fleksibel måte. HR: Vil HR seminar enda bli dekket av sentralt budsjett? FAG: Vil HR potten da gå lokalt for å dekke dette? ØA: må se på hvor disse pengene skal budsjetteres. Sak 28-16 Orienteringssak: Orientering angående LNU v/øa Bakgrunn: ØA ønsker å informere sentralledelsen rundt LNU og tildelingen. ØA: Som sagt i redegjørelsen så var det varierende arbeid. Dette gjorde at tildelingen var veldig vanskelig. Retningslinjene til LNU er vanskelig å forholde seg til. Jeg og Leder så over søknadene og satt opp et førsteutkast. Etter dette sjekket vi opp hver post og hvor nødvendig disse var. Fremover ser vi det som mest hensiktsmessige at søknader skrives i en overlappingsfase der styreleder og økonomi ser over søknader eller normalfordeler pengene ned til LA og at det blir fordelt lokalt. Ved å gjøre dette i en overlappingsperiode så tvinger man ØA å være mer kritisk og se gjennom hvordan penger er brukt tidligere. FAG: Fått noen tilbakemeldinger på hvordan denne prosessen foregår. Enkelte mener der er urettferdig at det blir feil å normal fordele pengene når søknadene spriker såpass mye. Leder: Vi satt hovedfokus på søknad. Trondheim fikk over 210.000, Bergen 176.500 og Stavanger 110.000. FAG: Er viktig at vi likebehandler lokalavdelingene i søknader som går til oss. Sak 29-16 Behandlingssak: Søknad om overlappingsseminar for HR v/fag Bakgrunn: HR Trondheim har tatt initiativ til ekstra overlapping for HR dette året grunnet den nye strukturen, hvor HR ikke lenger er en del av ledelsen og derfor ikke en del av overlappingen fra og med neste år. Side 14
Vedlegg: 2 Forslag til vedtak: Søknad om overlappingsseminar med tilhørende budsjett godkjennes FAG: Vi kan stemme det ned, men likevel sette det opp slik at. Det er store fordeler med å sette en samling med hrene slik at de får gått gjennom viktig LEDER: Foreslår nytt forslag til vedtak: HR SL Utarbeider en overlappingsplan der ØA SL og LEDER SL godkjenner et budsjett. Forslag til vedtak: Søknad om overlappingsseminar med tilhørende budsjett godkjennes Vedtak: Ikke godkjent Endringsforslag: HR SL Utarbeider en overlappingsplan der ØA SL og LEDER SL godkjenner et budsjett. Vedtak: Enstemmig vedtatt. Sak 30-16 Orienteringssak: Eventueltsaker 01 PK LM PK: Har satt klare tider for når alle i SL skal komme dit. Jeg er der fra klokken 10 av. Lederne kommer der klokken 10. Resten kommer før møtet på lørdagen. Har hatt møte med hotellet sist uke. Har hatt møter med latter om hvem som skal være konferansier. Blir billigere med billetter i år i forhold til i fjor. Leder er informert ang påtroppende. Jeg og KA skal sende ut program og flybilletter samtidig. De får altså info i god tid til LM. Vi blir ca 60 personer. ØA: Oppfordring at vi lager fellesaktiviteter. PK: Det har jeg lagt opp til! FAG: Jeg synes ikke vi skal bruke penger på konferansier. Side 15
PK: Det har vært stor besparelse på billetter og dette har blitt brukt på konferansier. FAG: Jeg synes ikke en såpass stor sum på en konferansier gir god nok valuta for pengene. Side 16