Interkommunalt samarbeid mellom Inderøy, Verran og Steinkjer kommune Styringsdokument Utarbeidet av rådmennene i INVEST samarbeidet 8.4. 2008 1
1. Bakgrunn Bakgrunnen for INVEST samarbeidet var det press som var (og fortsatt er?) i årene 2001 2004 på kommunesektoren i forhold til effektivisering. Denne situasjonen utløste en allmenn debatt rundt kommunesammenslåing og størrelsen på våre kommuner. Interkommunalt samarbeid kan derimot være et alternativ hvor en kan høste noen av de stordrifts- og kvalitetsfordeler større enheter gir. Samtidig gir et slikt samarbeid muligheten til å differensiere mellom ulike typer kommunal virksomhet og legge de tjenestene hvor dette er ønsket til de opprinnelige primærkommunene. Ordførere og rådmenn i samarbeidskommunene (INVEST) hadde høsten 2002/03 samtaler for å vurdere om det ville være hensiktsmessig å samarbeide om kommunal oppgaveløsning. Disse samtalene konkluderte med et ønske om å utrede mulige samarbeidsordninger nærmere med sikte på å etablere samarbeid på områder hvor kommunene seg imellom fant dette hensiktsmessig. Kommunestyrene i alle tre kommuner behandlet forslagene til samarbeid, både gjennom overordnede planer og gjennom behandling av enkeltsaker/områder. 2. Status pr. januar 2008 Pr. inngangen til 2008 er det etablert følgende konkrete samarbeid i regi av INVEST samarbeidet: a) Inn Trøndelag Brannvesen IKS. Dette er senere utvidet til å inkludere både Mosvik og Snåsa kommune, men var i utgangspunktet et rent INVEST samarbeid. Selskapet er etablert i Steinkjer. Selskapet har 25,13 årsverk fordelt på 83 personer, hvorav 4 i administrasjonen. b) Inn Trøndelag Skatteoppkreverkontor, som ivaretar innkreving av skatt og foretar arbeidsgiverkontroll. Kontoret er lokalisert til Verran, og Verran kommune er vertskapskommune. Kontoret har 6,5 årsverk. c) Felles økonomienhet, for regnskapsførsel, fakturering og lønn. Steinkjer kommune er vertskap for dette samarbeidet. Samarbeidet skal evalueres allerede i 2. halvår 2008. Det er en målsetning at dette samarbeidet skal overføres til Inderøy kommune som vertskapskommune. Kontoret har 20,65 årsverk fordelt på 23 personer. d) IKT samarbeid, med felles avtale med NTE om bredbåndstilknytning mellom de tre kommuner. Det er også utarbeidet felles tekniske IKT plattformer som tas i bruk eter hvert som koordinering og felles datasystemer etableres. Våren 2008 har kommunen bestemt seg for å innføre felles post/sakssystem som implementeres i kommunene fra felles plattform i løpet av 2008. e) Utredet og implementert felles systemer og holdninger til en rekke personalpolitiske virkemidler i forbindelse med etablering av felles løsninger. 2
f) Felles næringsfond i årene 2005 og 2006. Ordningen ble avviklet til fordel for etablering av Innherredsprosjektet, som ikke har utviklet seg slik forutsetningen var ved inngangen til 2007. g) Felles faglige nettverk innenfor helse/pleie og omsorg/rehabilitering, barnevern, NAV, IKT, næringsutvikling I tillegg er det utredet en rekke andre fagområder og mulige samarbeidsområder uten at disse er blitt prioritert for realisering. Det vises for øvrig til statusrapport for INVEST samarbeidet datert 29.02.2008 (vedlegg 1) som er behandlet i formannskapene i alle tre kommuner. 3. Forankring i kommunene Forankring i INVEST kommunen har siden samarbeidet ble startet vært noe forskjellig. Trolig skyldes dette bl.a. noe forskjellig vektlegging av informasjonsarbeidet ovenfor politisk nivå og graden av informasjon om samarbeidet til befolkningen generelt. Imidlertid er dette arbeidet vesentlig forbedret de seneste årene i alle tre kommuner, og forankringen er dermed bedre. INVEST samarbeidet har så langt vært forankret i følgende hovedpunkter: Et ønsket interkommunalt samarbeid hvor demokratiet ble sikret gjennom politisk behandling fra sak til sak i den enkelte kommune. Helst ønsket man seg interkommunalt samarbeid på såkalt "ufarlige" mer tekniske områder. Interkommunalt samarbeid må vokse frem fra grunnen av, og gjennom dette sikre legitimitet og folks tilhørighet til lokalsamfunnet. Samarbeidet har vært av det pragmatiske slaget, dvs. ikke på et strategisk nivå. Dette kan det nå være nødvendig å vurdere, da det regionsamarbeidet som INVEST kommunene har vært en del av Frostating, nå er avviklet i sin opprinnelige form, og erstattet at en årlig samling hvor store region saker kan og skal behandles. Frostatingssamarbeidet evnet aldri å utvikle konkrete samarbeidsprosjekter på tjenestenivå, kun med unntak av en felles innkjøpsordning. 4. Målsetning for samarbeidet Hovedmålsetningen i INVEST samarbeidet bør også i valgperioden 2007 2011 basere seg på en videreutvikling på det pragmatiske og konkrete nivået, dvs. gjennom kvalitative og effektive samarbeidsløsninger knyttet til tjenesteproduksjon og service/støttefunksjoner. Hovedmålet med samarbeidet er fortsatt å kunne opprettholde et godt tjenestetilbud i tre selvstendige kommuner. 3
For å oppnå optimal ressursutnyttelse i egen organisasjon, bedre tjenestene til kommunenes innbyggere og næringsliv er det derfor en målsetning å videreutvikle et interkommunalt samarbeid mellom Inderøy, Steinkjer og Verran. Samarbeidet skal preges av gjensidig respekt for hverandres situasjon og utfordringer, noe som innebærer at de samarbeidsløsninger som skal etableres skal ivareta det overordnede målet om at samarbeidet skal underbygge kravet om at INVEST kommunen skal videreutvikles som egne kommuner med egne bærekraftige administrasjoner. Kommunene i INVEST samarbeidet har i dag bilateralt samarbeid med andre kommuner, i tillegg til kjøp og salg av tjenester mellom seg. Kommunene er åpne for at INVEST samarbeidet kan utvides, til å omfatte nabokommuner. Dette må i så fall skje gjennom anmodning fra disse kommunene. En annen viktig målsetning for samarbeidet er at INVEST samarbeidet skal underbygge og videreutvikle de kvaliteter og muligheter som finnes i disse tre kommunene, for derigjennom å legge til rette for en positiv nærings- og folketallsutvikling. En positiv utvikling innenfor disse områdene vil virke positivt for alle tre kommuner. INVEST samarbeidet forutsettes ikke å formaliseres som et regionsamarbeid på strategisk nivå. Dette behøver imidlertid ikke å være til hinder for at kommunene kan samarbeide om felles satsinger, uttalelser, høringer eller innspill til regionale og statlige myndigheter. Slikt samarbeid forutsettes håndtert fra sak til sak. Et samarbeid på strategisk nivå kan utvikles over tid, men er ingen målsetning pr. i dag. Dersom det oppstår et behov eller ønske om å videreutvikle INVEST til også et strategisk samarbeid, skal dette i så fall behandles politisk i alle tre kommuner. 5. Mål for samarbeidet Utredning og etablering av samarbeidsløsninger av tjenester eller service/støtte funksjoner skal ivareta i tillegg til hovedmålsetningene følgende: a) Økt effektivitet og kvalitet b) Utnytte stordriftsfordeler gjennom felles løsninger og konsentrasjon av ressurser c) Øke beredskapen i kommunenes organisasjon (kompensere for sårbare fagmiljø) d) Kompetanseheving gjennom felles kurs og læring av hverandre Det er en klar målsetning om at de samarbeidsområder som utredes og etableres skal gi alle tre deltagende kommuner gevinst, samlet sett. Kommunene er seg bevist at dette kan innebære at kostnadene på kort sikt vil øke, dette fordi nivået og/eller innholdet i dagens tjeneste/service ikke tilfredsstiller faglige krav og normer. 4
6. Organisering av samarbeidsløsninger INVEST samarbeidet har så langt gjennom etableringen av samarbeidsordninger valgt forskjellige organisasjonsformer. En målsetning for organisering av nye samarbeidsordninger, er at organisasjonsformen sikrer eierkommunene god kontroll på budsjett og prioriteringer. Konkret hvilken organisasjonsform vurderes ut fra hva som er mest hensiktsmessig i hvert enkelt tilfelle. I og med at samarbeidet skal være pragmatisk, og omfatte tjenesteproduksjon og/eller service/støttefunksjoner som normalt er delegert fra kommunestyret til rådmannen, ansees primært organisering med vertskapskommune og med grunnlag i kommunelovens 27. (Jfr. Inn Trøndelag Skattekontor) som den beste løsningen. En slik organisering vil avvike minst fra ordinær organisering i egen kommune. En organisering på denne måten vil inneholde etablering av en styringsgruppe (styre) for samarbeidsområdet, som konkret tar stilling til budsjett, aktivitet, regnskap og prioriteringer. Man vil gjennom en slik organisering sikre en gjennomgående representasjon som på en effektiv måte sikrer gode og normale rapporteringsrutiner, bl.a. en løpende og god oversikt over den økonomiske utviklingen for området. Gjennom å etablere IKS, kan det etableres styringsstrukturer som over tid vil være kostnadsdrivende, og som øker avstanden mellom den enkelte kommune og tjenesteproduksjonen, både på politisk og administrativt nivå. Det antas at IKS løsninger ikke er hensiktsmessig som verktøy for organisering av felles tjenester hvor kun tre kommuner er involvert. Interkommunale selskaper kan være en aktuell organisering for samarbeidsområder som omfatter flere (vesentlig) kommuner enn INVEST kommunene. 7. Evaluering av etablerte samarbeidsordninger De etablerte samarbeidsløsninger i regi av INVEST skal evalueres i valgperioden 2007 2011. Evalueringen skal legge vekt på om samarbeidet har oppnådd de mål som ble satt før etableringen, og som var konkretiserte i de saker som kommunestyrene i kommunene behandlet. Evalueringen skal gjennomføres av kommunens revisjonsselskap, KOM REV IKS. Den administrative styringsgruppen skal i hvert enkelt tilfelle utarbeide et konkret mandat for denne evalueringen. Kostnadene til evalueringen skal innarbeides i budsjettet for INVEST samarbeidet. 5
Preliminær plan for evalueringen: Område Start Ferdig Økonomi *1) august 2008 oktober 2008 Inn Trøndelag Brannvesen *2) februar 2009 mai 2009 Inn Trøndelag Skatteoppkrever september 2009 desember 2009 IKT samarbeidet februar 2010 mai 2010 *1) gjelder lokalisering og vertskommunefunksjonen. *2) forslag fra INVEST-kommunene til Inn-Trøndelag Brannvesen IKS, hvor også Mosvik og Snåsa er deleiere Evalueringsrapportene skal behandles av styringsgruppene for INVEST og deretter legges frem til politisk behandling i kommunene. 8. Organisering av INVEST samarbeidet Det er en målsetning at kommunenes bevissthet og kunnskap om INVEST samarbeidet økes, dette både på politisk og administrativt nivå, så vel som blant kommunenes innbyggere. Avgjørende for valg av organisasjonsmodell er at samarbeidet er og skal være et pragmatisk samarbeid om tjenesteproduksjon og service/støttefunksjoner, dvs. mest mulig likt normal kommunal organisering. Imidlertid er det et behov for å forbedre og tydeliggjøre den politiske forankring og løpende kjennskap til INVEST samarbeidet. 8.1. Politisk styringsgruppe Det etableres en politisk styringsgruppe, bestående av: Ordfører i Inderøy kommune Ordfører i Steinkjer kommune Ordfører i Verran kommune Fylkesrådet i Nord Trøndelag har anledning til å delta med en observatør i den politiske styringsgruppen. 6
Den politiske styringsgruppen behandler de saker som fremmes av den administrative styringsgruppen, eller saker de finner det ønskelig og hensiktsmessig å behandle. Den politiske styringsgruppen kan også be den administrative styringsgruppen å utrede saker som er av interesse for INVEST samarbeidet. Den politiske styringsgruppen har et hovedansvar for å sikre tilstrekkelig politisk forankring i kommunene. Den politiske styringsgruppen bestemmer hvilke saker som skal fremmes for behandling via ordinær behandling i den enkelte kommune. Arbeidet i den politiske styringsgruppen ledes av en av ordførerne, for ett år av gangen. Følgende fordeling for denne valgperioden er gjort: 2008 Ordføreren i Inderøy 2009 Ordføreren i Steinkjer 2010 Ordføreren i Verran 2011 Ordføreren i Inderøy Den politiske styringsgruppen skal løpende vurdere behovet for og ønsket om å gjennomføre felles politiske samlinger i regi av INVEST samarbeidet. Med bakgrunn i at INVEST samarbeidet er forutsatt å være av pragmatisk art, og ikke av strategisk art, ansees det i utgangspunktet tilstrekkelig å ha en politisk styringsgruppe bestående av ordførerne i kommunene. 8.2. Administrative styringsgruppe Den allerede etablerte og innarbeidede administrative styringsgruppen videreføres, og skal bestå av: Rådmann i Inderøy kommune Rådmannen i Steinkjer kommune Rådmannen i Verran kommune To representanter som utpekes av arbeidstakerorganisasjonen i INVEST kommunene Den administrative styringsgruppen har ansvar for utredning av nye samarbeidsområder, utarbeidelse av budsjett for samarbeidet, utarbeide forslag til nye samarbeidsområder, at arbeidstakerorganisasjonen gis anledning til å uttale seg på konkrete samarbeidsløsninger, sørge for at planlagt evaluering gjennomføres, og ellers alt som normalt tilligger det administrative nivået i en ordinær kommunal organisering. Utredninger i regi av INVEST skal normalt skje av INVEST kommunenes egne fagpersoner, og alle kommuner skal delta med slike representanter. Videre skal arbeidstakerorganisasjonen 7
alltid være representert i arbeidsgrupper som utreder saker for den administrative styringsgruppen. Den administrative styringsgruppen skal fremme saker ovenfor den politiske styringsgruppen. Den administrative styringsgruppen har engasjert en prosjektleder, og ivaretar den daglige ledelse av denne. Ledelsen av den administrative styringsgruppen skal ivaretas av en av rådmennene for ett om gangen. Følgende fordeling er gjort for denne valgperioden: 2008 Rådmannen i Verran 2009 Rådmannen i Inderøy 2010 Rådmannen i Steinkjer 2011 Rådmannen i Verran Fylkesmannen i Nord Trøndelag har anledning til å delta med en observatør i den administrative styringsgruppen. 8.3. Møtestruktur Politisk og administrativ styringsgruppe avholder egne møter, på avvikende tidspunkt. Den rådmannen som leder den administrative styringsgruppen har ansvar for å fremme saker skriftlig for, informere og orientere den politiske styringsgruppen. Den administrative styringsgruppen skal ha månedlige møter. I tillegg kan det være aktuelt med flere møter, som da avklares etter nærmere behov. Den politiske styringsgruppen skal ha minst 6 møter i året, og det legges en møteplan ved starten av hvert år. I tillegg kan det være ønskelig og hensiktsmessig å gjennomføre felles møter mellom de politiske og administrative styringsgrupper, noe som avklares og avtales løpende mellom leder i den politiske og administrative gruppen. 9. Nye prosjekter Primært er det nødvendig å evaluere de samarbeidsprosjekter som er igangsatt så langt, før det iverksettes nye store prosjekter, dette samtidig som INVEST samarbeidet er inne i en meget krevende fase med implementering av nytt og felles økonomisystem og post/sakssystem i 2008. Allikevel er det ønskelig å arbeide videre med følgende prosjekter i 2008: a) Barnevern b) Innkjøpssamarbeid 8
c) Samarbeid med Helse Nord Trøndelag om etablering av DMS i INVEST området d) Næringsutvikling (felles avklaring av Innherredsprosjektet) Det skal av den administrative styringsgruppen utarbeides konkrete forslag til mandat, som fremmes for behandling i den politiske styringsgruppen før prosjekter settes i gang. 10. Faglig samarbeid I tillegg til formalisert samarbeid om tjenesteproduksjon og service/støttefunksjoner skal INVEST samarbeidet prioritere et faglig samarbeid. Dette kan og vil omfatte: a) Utvikling av faglige nettverk b) Ledersamlinger c) Kompetanseheving d) Samarbeid om utvikling av en overordnet arbeidsgiverpolitikk og lønnspolitikk Ansvaret for slikt faglig samarbeid er lagt til den administrative styringsgruppen. 11. Økonomi Den administrative styringsgruppen har ansvaret for at det årlig utarbeides et forslag til budsjett for samarbeidet, som skal danne grunnlaget for en felles søknad som skjønnsmidler til Fylkesmannen i Nord Trøndelag. Forslaget til budsjettet fremmes for den politiske styringsgruppen som fatter vedtak. Kostnader knyttet til utredningsarbeid utført av kommunene i fellesskap dekkes av den enkelte kommune. Kostnader knyttet til felles aktivitet, s.s. samlinger, kurs, etc. dekkes etter fordeling jfr. folketall. 12. Årlig aktivitetsplan Den administrative styringsgruppen har ansvaret for å utarbeide et forslag på aktivitet for det enkelte år, som fremmes for den politiske styringsgruppen. 9