Innkalling møte i Adm. styringsgruppe INVEST

Transkript

1 Innkalling møte i Adm. styringsgruppe INVEST Møtedato: Møtested: Verran Servicekontor Tidspunkt: Kl Fravær: Torunn Austheim, Jacob Br. Almlid, Jon Arve Hollekim, Morten Aakvik, Nanna Dyrendal, Rolf Bosnes, Anders H Haraldsen. SAKSLISTE: Koder: O; orientering, D; drøfting, A; anbefaling Styremøte INVEST Regnskap og Lønn Saker: 2/2013 Regnskap 2012 INVEST Regnskap og Lønn 3/2013 Mandat for faggruppe økonomi 4/2013 Endring av navn o Eventuelt ASG Inn-Trøndelagsregionen 13/1 Delutbetalinger av midler fra næringsfondet fra ASG (A) 13/2 Inn-Trøndelag IKT Samtale om fordeling intern prod./kjøp av tjenester Ragnar (D) 13/3 Revisjon av samarbeidet (A) 13/4 Evaluering av ASG 2012 (D) 13/5 3-partsmøte?(A) 13/6 Styringsdokumnetet hvor begynner vi?(a) 13/7 Møteplan 2013 (A) 13/8 Møtedatoer for RUP se mail fra Fylkeskommunen med hvem?(a) 13/9 Revisjon avtaler (D) 13/10 Eventuelt Helsesamarbeidet i Inn-Trøndelag Videre strategi for helsesamarbeidet o Akuttfunksjonen o Legevakt o Miljøretta helsevern (Folkehelse) Møte med delegasjon fra Sauda, Etne, Suldal og Vindafjord interkommunal samhandling Vel møtt! Jacob Br. Almlid /s Administrativ styringsgruppe for INVEST Side 1 av 6

2 Saker til ASG: Sak 13/1 Utbetaling av midler fra INVEST fondene ved igangsetting av prosjekt Dette er en oppfølging av sak 12/64 fra møtet Det var her et spørsmål om anledning til å utbetale deler av fondsmidlene før prosjektet var ferdigstilt. Kommunene hadde forskjellig praksis på området. Det var et ønske om å få en felles praksis som gjaldt både de kommunale fond og INVESTfondet. Vedtaket i møtet var følgende: Det vil på søknad kunne utbetales inntil 50%, lik Fylkeskommunens praksis, ved oppstart av prosjekt. Vedtaket har i etterkant blitt en utfordring da fylkeskommunens praksis er: Det kan gis inntil 75% delutbetaling, på det forbruket som kan bekreftes av prosjektet pr. omsøkt dato.saken kommer opp som prinsippsak i neste ASG. Den konkrete saken som utløste spørsmålet handteres av INVEST næringsfond etter "beste praksis". Nytt forslag til vedtak: Delutbetaling av fondsmidler i de kommunale og det regionale næringsfondet følger NTFK's praksis: Første del av tilskuddet kan utbetales når halvparten av prosjektet er ferdig. Det kan da utbetales tilskudd tilsvarende den prosentandelen av tilskuddsgrunnlaget som har gått med (inntil 75%). Søknad om delutbetaling må inneholde: Spesifisert regnskapsstatus som kan sammenholdes med kostnadsoverslaget i tilsagnet Kort statusrapport (som viser status i prosjektet) I enkeltsaker vil det kunne være behov for forskuddsutbetaling. Disse sakene vil bli behandlet særskilt av administrativ styringsgruppe. Sak 13/2 Inn-Trøndelag IKT. Driftskonsept som grunnlag for ny driftspartner-avtale for INVESTkommunene. I dag har hver av kommunene hver sin avtale med Atea. Det skal inngås en felles avtale lestet på den nye samorganiserte IKT-enheten første halvår 2013, og i den sammenheng kunne jeg ønsket meg å involvere adm. styringsgruppe i en liten drøfting omkring kostnad, kvalitet og tjenesteinnhold sett i lys av balansen mellom intern produksjon og kjøpte tjenester. Sak 13/2 Revisjon av samarbeidet Det vedtatte styringsdokumentet for perioden har på side 2 denne formuleringen: "De etablerte samarbeidsløsninger i regi av INVEST skal evalueres i valgperioden Evalueringen skal legge vekt på om samarbeidet har oppnådd de mål som ble satt før etableringen, og som var konkretiserte i de saker som kommunestyrene i kommunene behandlet" Styringsdokumentet Dette er ikke gjennomført. Administrativ styringsgruppe for INVEST Side 2 av 6

3 Vedtak: I perioden skal samhandlingen økes. Eksisterende samarbeidsordninger skal evalueres innen utgangen av Under behandlingen av dokumentet i Steinkjer kommunestyre ble dette "kravet" forsterket av representanten Johan Chr. Mørkved. Har i den forbindelse kontaktet Kom Rev som presiserer at de tar oppdrag fra kommunenes kontrollutvalg etter "Plan for forvaltningsrevisjon". Ved en rask sjekk finner man at revisjon av INVEST-samarbeidet ligger i planene for Steinkjer og Inderøy, men ikke i Verran. For Steinkjer sin del vil allikevel ikke INVEST være på programmet for 2013 med mindre det gjøres endringer i prioriteringen. Det samme synes å gjelde Inderøy. Konklusjon: En evaluering av INVEST-samarbeidet ikke bli gjort i 2013 med mindre det gjøres omprioriteringer eller at evalueringen bestilles av andre aktører. Administrativ styringsgruppe for Inn-Trøndelagsregionen henstiller kontrollutvalget i de respektive kommuner til å prioritere revisjon av INVEST-samarbeidene. Evalueringen skal legge vekt på om samarbeidet har oppnådd de mål som ble satt før etableringen, og som var konkretiserte i de saker som kommunestyrene i kommunene behandlet" 13/4 Evaluering av ASG Tanken med å sette denne saken på kartet er å ha en fordomsfri dialog om hva forumet syntes har fungert bra og hvilke forbedringsmuligheter som kan gjøres. Hva har fungert godt? Hva skal vi gjøre noe med? Administrativ styringsgruppe for INVEST Side 3 av 6

4 13/5 3-partsmøte? 2012 startet vi året med et fellesmøte mellom ordførere/rådmenn og tillitsvalget i INVESTsamarbeidet. Et møte hvor grunnlaget for revisjon av styringsdokumentet ble lagt og hvor det var en grundig gjennomgang av kommunehelsesamarbeidet i Inn-Trøndelag. En av de utfordringene som er kommet fram i løpet av 2012 er å få en bred involvering av tillitsvalgte. Det har vært avholdt et informasjons/dialogmøte mellom prosjektleder og de tillitsvalgte henholdsvis i Verran og Inderøy samt at hovedtillitsvalgte har vært representert på alle møter i administrativ styringsgruppe og i helsesamarbeidet. Det er ønskelig med bred involvering av tillitsvalgte og ansatte i de prosessene som styringsdokumentet forespeiler utredet. Det er derfor ønskelig med et 3-partsmøte tidlig i Et møte hvor tillitsvalgte, rådmenn og ordførere møtes til dialog om utfordringer og muligheter i samarbeidet. Det tas initiativ til et 3-partsmøte for å ha en dialog om utfordringer og muligheter i Inn- Trøndelagsregionen. Møte ønsket avholdt som et dags/todagers/lunsj til lunsjseminar senest i løpet av mars /6 Styringsdokumentet hvor begynner vi?(a) Styringsdokumentet for Inn-trøndelagssamarbeidet er vedtatt i alle tre kommuner. I punkt 5 er vedtaket følgende: Vedtak: INVEST (Inn-Trøndelagsregionen) vil i perioden i større grad tenke helhetlig regional mobilisering og dermed søke fellesløsninger på områder hvor en har kommunale utfordringer med tilstrekkelig kompetanse, kostnadseffektivitet og/eller hvor utfordringen tydelig ikke er begrenset til en enkelt kommune. Konkrete forslag til samarbeidsområder/utredninger i planperioden : 1. Folkehelse (samhandlingsreformen) a. Miljøretta helsevern b. Rustjenesten c. Helsehus d. Gjeldsrådgivning (NAV) e. Kommuneoverlege f. Sykefravær 2. Støttefunksjoner a. Post/arkiv b. Sentralbord c. IKT d. Fagprogram 3. Tekniske tjenester a. Byggesaker Administrativ styringsgruppe for INVEST Side 4 av 6

5 b. Oppmåling c. Teknisk drift 4. Planarbeid a. Landbruk b. Miljø (strandsone) c. Næring(strategi/areal) 5. Arbeidsmarkedsbedrifter/tiltaksarbeid I tillegg skal samarbeidet være åpen for andre samarbeid på grunnlag av løpende vurderinger i administrativ/politisk styringsgruppe Dette er sentrale og viktige områder å utrede samarbeid i forhold til og overkommelig i en 4- års periode. Det er allikevel et behov for å gjøre noen vurderinger i forhold til rekkefølgen/prioriteringen av de 15 mulighetene som er liste opp. I tillegg kommer det relativt ofte innspill på muligheter som bør ses på i et Inn-Trøndelagsperspektiv. Det utformes en tentativ plan for gjennomføring i planperioden som også inneholder en vurdering av nødvendig ressursinnsats. 13/7 Møteplan 2013 (A) Møter i Inn-Trøndelagsregionens avholdes siste mandag i hver måned med unntak av juli og desember. Møteplan blir da følgende: /8 Møtedatoer for RUP se mail fra Fylkeskommunen med hvem? Følgende mail fra NTFK (Lindberg) ankom Hei! Vi ønsker å plotte inn datoene for vårens møterunde om Regionalt utviklingsprogram. Er det ok for Inntrøndelagsregionen og Leksvik kommune å være sammen om et slikt møte, slik vi gjorde det i fjor? Kan 8. eller 15. mai passe for et møte? I etterkant er blitt uaktuell. Så vi står igjen med 2 spørsmål: 1) Er en aktuell møtedato for RUP-møte Administrativ styringsgruppe for INVEST Side 5 av 6

6 2) Ønsker Inn-Trøndelagsregionen også i 2013 et møte hvor Inn-Trøndelagsregionen og Leksvik kommune er deltagere? 13/9 Revisjon avtaler (D) Sak 12/60 Økonomiske fordelingsmodeller i INVEST hadde i møtet følgende vedtak: INVEST-samarbeidet baserer seg på en finansieringsmodell hvor 12% er fast og 88% er basert på folketall. Modellen har tilbakevirkende kraft på samarbeidsordningene: Innkjøp, INVESTsekretariat, INVEST økonomi, Inn-Trøndelag Skatteoppkreverkontor og DMS. Nye avtaler må skrives. Modellen skal benyttes for framtidige samarbeidsordninger inklusiv Inn-Trøndelag IKT Jobben er i gang med innsamling av eksisterende avtaler. Dette har vist seg å ikke være en enkel jobb. Svært få av avtalene ligger tilgjengelig i Ephorte. Og det er utfordringer med å finne signerte avtaler. Jeg har per dato heller ikke full oversikt over om de er/når vedtatt i de enkelte kommunestyrer. Jeg har per dato følgende oversikt. (Leselig versjon vedlagt) Samarbeid Navn på avtale Dato Varighet Signert Brann Selskapsavtale for Inn-Trøndelag Brannvesen IKS aug.05 Ikke def. x DMS Avtale om DMS Inn-Trøndelag des.10 des.15 x DMS Vertskommuneavtale DMS Inn-Trøndelag jan.12 Ubegr. x DMS Avtale om etablering og drift av røntgenundersøkelser ved DMS mai.11 des.15 x DMS Avtale mellom innleie av personell mellom Steinkjer kommune og Helse Nord-Trøndelag (HNT) mai.11 des.15 x DMS Husleieavtale DMS Inn-Trøndelag des.10 des.15 x DMS Særavtale DMS/HNT/Steinkjer Kommune sep.12 des.17 IKT Avtale om administrativt vertskommunesamarbeid om IKT funksjoner i kommunene Inderøy, Verran og Steinkjer Ikke def. Innkjøp Samarbeidsavtale mellom Inderøy, Steinkjer og Verran Kommune om innkjøp av varer og tjenester des.09 des.14 x Kommunelege Samarbeidsavtale kommuneoverlege i Inn-Trøndelag des.09 Ikke def. x Kultur Avtale mellom INVEST-kommunene vedrørende kjøp av profesjonell musikktjeneste fra NTFK, distriktsmusikergruppe Inderøy. nov.12 Næring Partnerskapsavtale mellom Nord-Trøndelag fylkeskommune og Inderøy, Verran og Steinkjer Kommune mar.10 Skatt Samarbeidsavtale for Inn-Trøndelag skatteoppkreverkontor aug.06 Skatt Forslag til ny samarbeidsavtale Økonomi Avtale om administrativt vertskommunesamarbeid om økonomifunksjoner i kommunene Inderøy, Verran og Steinkjer - INVEST Økonomi jan.10 Administrativ styringsgruppe for INVEST Side 6 av 6