BÆRUM KOMMUNE POLITISK SEKRETARIAT MØTEINNKALLING UTVALG FOR SAMARBEID Mandag 1. september 2014 kl 17:00 Dato: Arkivkode: 22.8.2014 N-99.1 Medlemmene innkalles til møte 01.09.2014 kl 17:00 i Rådhuset, møterom B 112. Medlemmer som ikke kan møte på grunn av lovlig forfall, skal straks melde fra om dette og oppgi forfallsgrunn. Forfall meldes til Inger Kvannes, telefon 67 50 36 03 / 45 27 47 17 eller e-post inger.kvannes@baerum.kommune.no SAKSLISTE: Saksnummer Sakstittel 018/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL 019/14 ORIENTERING OM REKRUTTERINGSARBEID OG KOMPETANSEUTVIKLING INNEN PLEIE OG OMSORG 020/14 SYKEFRAVÆR - STATUSRAPPORT 1. KVARTAL 2014 021/14 ORIENTERING OM REKRUTTERING AV LÆRLINGER EVENTUELT Hårek Elvenes Utvalgsleder Inger Kvannes Utvalgssekretær
BÆRUM KOMMUNE POLITISK SEKRETARIAT Dato: Arkivkode: Bilag nr: ArkivsakID: J.post ID: 20.08.2014 N-99.1 14/23958 14/158137 Saksbehandler: Inger Kvannes Behandlingsutvalg Møtedato Politisk saksnr. Utvalg for samarbeid 01.09.2014 018/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL Vedlagt følger protokoll fra forrige møte. Forslag til vedtak: Protokoll fra utvalgets møte 16.06.2014 godkjennes slik den foreligger. Vedlegg: Møteprotokoll Utvalg for samarbeid SAM 16.06.2014 2403857
3 BÆRUM KOMMUNE RÅDMANNEN Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: 25.06.2014 N-99.1 13/18839 14/130610 Saksbehandler: Wenche Borge Behandlingsutvalg Møtedato Politisk saksnr. Sektorutvalg bistand og omsorg Funksjonshemmedes råd 19.08.2014 051/14 Eldrerådet 28.08.2014 047/14 Utvalg for samarbeid 01.09.2014 019/14 ORIENTERING OM REKRUTTERINGSARBEID OG KOMPETANSEUTVIKLING INNEN PLEIE OG OMSORG VIKTIGE PUNKTER I SAKEN: Utvalg for samarbeid behandlet 7. april 2014 sak 8/14 Kartlegging av uønsket deltid 2013. Utvalget vedtok blant annet at «Rådmannen fremlegger en sak for utvalg for samarbeid om hvilke tiltak som skal iverksettes.» Denne saken er en oppfølging av vedtaket i utvalg for samarbeid. Tiltak for å redusere uønsket deltid henger nøye sammen med rekrutteringsarbeid og kompetansebehov. Rådmannen har derfor inkludert disse temaene i saken. Rådmannen forutsetter at de tiltakene som beskrives i saken kan gjennomføres innenfor eksisterende budsjettrammer.
4 Forslag til vedtak: Rådmannens redegjørelse om uønsket deltid, rekrutteringsarbeid og kompetanseutvikling tas til orientering. Erik Kjeldstadli Vedlegg: Bovild Tjønn Rekrutteringsarbeid og kompetanseutvikling innen pleie og 2023685 omsorg Strategisk kompetanseplan helse og omsorg mai 2014 2417233 FUNKSJONSHEMMEDES RÅD Votering: Enstemmig FRÅD-051/14-19.08.2014 Vedtak: Funksjonshemmedes råd tar rådmannens redegjørelse om uønsket deltid, rekrutteringsarbeid og kompetanseutvikling til orientering.
5 RÅDMANNENS REDEGJØRELSE 1. Arbeid med uønsket deltid sett opp mot behovet for kompetanse Det er flere grunner til at Pleie og omsorg ønsker å ha så stor andel ansatte i heltidsstillinger som mulig. Både ut fra effektivitet, kvalitet og arbeidsmiljø viser forskning av det er lønnsomt med stor andel i heltidsstillinger. Dette arbeidet har hatt høyt prioritert i Pleie og omsorg i flere år. Dette illustreres også i følgende figur, som er hentet fra FAFO-rapport 2012:14 «Hvordan kan kommunene tilby flere heltidsstillinger» ved Leif Moland.
6 Hvorfor trenger omsorgssektoren deltidstillinger? Ulike offentlige utvalg beskriver at ansattes ønsker om å arbeide deltid, og organisasjonenes krav om at deres medlemmer ikke skal jobbe oftere enn hver tredje helg, er med på å opprettholde en deltidskutlur der frivillig deltid avler ufrivillig deltid. Dette fordi man trenger nye deltidsansatte for å fylle opp huller i turnusene. I Fafo-rapport av 22.03.12 trekkes det frem at vi har deltidsproblematikk fordi døgnkontinerlige tjenester ofte har ujevne arbeidstopper og turnusbegresninger ved at fagbevegelsen ofte har motstand mot komprimert arbeidstid (lange vakter) og noe helgearbeid. Disse faktorene fører til en deltidskultur i omsorgssektoren. Pleie og omsorgstjenestene i Bærum kommune har ca. 3 500 fast ansatte, og ca. 1 000 av disse jobber i stillinger på under 80 %. Ut fra det kan vi si at Pleie og omsorg har ca 70 % ansatte i hele stillinger, noe som omtrent er på landsgjennomsnittet. Kartlegging av deltid i Pleie og omsorg En arbeidsgruppe ledet av Personalenheten gjennomførte høsten 2013 en kartlegging for å få status over deltid i Pleie og omsorg i Bærum kommune. Kartleggingsskjema ble delt ut både elektronisk og per brev til alle ca. 1 000 deltidsansatte i Pleie og omsorg. 288 svarte, dvs. en svarprosent på 28,8. Rådmannen antar at de som ikke svarte, ikke har sterke meninger om hvorvidt de ønsker å arbeide i større stilling. Kartleggingen viste blant annet at syv sykepleiere, 57 helsefagarbeidere og 54 ufaglærte ønsket å øke stillingen. 47 % av respondentene svarte at de jobbet deltid fordi det ikke fantes ledig stillinger de ønsket å søke på. De andre begrunnelsene var spredd. Kartlegging av behov for kompetanse All rekruttering må ses opp mot tjenestens behov for kompetanse. Høsten 2013 gjennomførte Pleie og omsorg en kartlegging av kompetansen i tjenestene i dag, og hva behovet er for å rekruttere. Resultatet av dette arbeidet viser at Pleie og omsorg har omtrent 180 årsverk med ufaglærte, som det er behov for å omgjøre til 100 nye årsverk med sykepleiere og 80 årsverk med helsefagarbeider. I tillegg kommer rekrutteringen for å kompensere for turnover og naturlig avgang. Samhandlingsreformen har vært med på å gjøre en «forskyvning» i behovet for fagkompetanse. Når en helsefagarbeider slutter, velger leder ofte å ansette en sykepleier. Når en ufaglært slutter, faller valget ofte på en helsefagarbeider. Dessverre er turnover høyest blant de med 3-årig utdanning. For å øke andel faglærte er det iverksatt flere tiltak for å tilby ufaglærte utdanning gjennom jobb. I hele handlingsprogramperioden frem til 2017 er det planlagt å sette i gang egne klasser med helsefagarbeidere hvert år fremover. Tiltaket er viktig for å nå målet om flere faglærte. Ut fra brukerbehovene i tjenesten anslår rådmannen at 80 % av bemanningen bør være faglærte og 20 % kan være ufaglærte. Per 31.12.13 hadde Pleie og omsorg 76 % faglærte og 24 % ufaglærte. Rekrutteringssituasjonen I 2013 utlyste Pleie og omsorg blant annet følgende ledige stillinger: 195 sykepleie- og vernepleiestillinger. Det var 5,3 søker per ledig stilling. 87 helsefagarbeiderstillinger. Det var 20,6 søkere per ledig stilling. Alle søkerne hadde ikke rett formell kompetanse i forhold til den stillingen de søkte, men oversikten viser et bilde av rekrutteringssituasjonen. Pleie og omsorg får mange søkere til
7 ledige helsefagarbeiderstillinger, mens det er lagt færre søkere per stilling til sykepleiere/vernepleiere. Samlet sett har Pleie og omsorg en relativ god søking til ledige stillinger. Lovendring i Arbeidsmiljøloven Pleie og omsorg har også stor oppmerksomhet på først å gi deltidsansatte større stilling, før man går til ekstern ansettelse. 01.01.2014 kom det ny bestemmelse i Arbeidsmiljøloven som 14-4 gir rett til utvidet stilling for deltidsansatte: «Deltidsansatte som de siste 12 måneder jevnlig har arbeidet utover avtalt arbeidstid, har rett til stilling tilsvarende faktisk arbeidstid i denne perioden, med mindre arbeidsgiver kan dokumentere at behovet for merarbeidet ikke lenger foreligger. Tolvmånedersperioden skal beregnes med utgangspunkt i det tidspunkt arbeidstaker fremmet sitt krav» (Lovdata PM-2013-15: Endringer i arbeidsmiljøloven - fortrinnsrett for deltidsansatte). Rådmannen vil bruke lovendringen til å utvikle en enda sterkere heltidskultur enn den kommunen har i dag. Pleie og omsorg skal også i årene fremover øke andel faglærte. For å nå begge målene må det tas strategiske grep. Forslag til konkrete tiltak er behandlet på medbestemmelsesmøte i Pleie og omsorg 23. juni 2014. Mulige løsninger for å redusere ufrivillig deltid FAFO-rapport 2012:14 «Hvordan kan kommunene tilby flere heltidsstillinger» tar opp utfordringene rundt bestemmelsene i arbeidsmiljøloven og helgeproblematikk. De har undersøkt mange kommuner i Norge og funnet frem til åtte ulike tiltak som kan være med på å øke andel heltidsansatte. Jobbe på tvers Ønsketurnus Jobbe flere helger Vikarpool Øke grunnbemanning Langevakter 3+3 turnus Pleie og omsorg har forsøkt, eller i ferd med å prøve ut, de fleste av tiltakene gjennom ulike prosjekter av kortere eller lengre varighet. Flere kommuner har gode erfaringer med å øke andel hele stillinger ved å ha lange vakter i helgene. Dette er også interessant for Bærum å prøve ut. Et eget prosjekt er opprettet rundt dette, med oppstart høsten 2014. Andre kommuner viser til at det å prøve ut alternative turnuser også er positivt for omdømme, rekruttering, gir økt brukerfokus, øker komtansen på vakt samt gir mer tilfredse brukere. Hvordan sikre rett kompetanse i forhold til brukerne behov Pleie og omsorg har som mål å ha 80 % faglærte og 20 % ufaglærte på jobb. Det er imidlertid driftsutfordringer å klare dette på alle vakter. Når man ikke klarer denne sammensetningen, er det noen ganger nødvendig å sette inn ekstra ressurser for å dekke opp for behovet. Rett kompetanse på jobb er også viktig for å sikre rett kvalitet på tjenesten. Pleie og omsorg ønsker både flere heltidsstillinger og flere faglærte for å dekke opp økte krav til kompetanse. For å klare begge deler må det legges vekt på hvordan ufaglærte
8 benyttes i tjenesten, og hvordan det legges til rette for at faglærte skal komme opp i stillingsbrøk. Hvordan kunne tilby flere faglærte større stilling? Ved å øke grunnbemanning vil man kunne redusere behovet for vikarer, samt gi bedre kontinuitet i tjenesteytingen. Økning av grunnbemanning må i så fall være innenfor forventet behov for vikar. Store tjenestesteder vil kunne øke flere faglærte om man evner å se hele tjenestestedet under ett. Tjenesten må kunne bruke deltidsansatte med fagutdanning mer fleksibelt enten i «eget hus» eller på distriktet. Det rådes til å opprette en «base» for deltidsansatte med fast turnus som bør lages etter analyse av bruk av timevikarer. Pleie og omsorg har en stor andel deltidsstillinger i samlokaliserte boliger for personer med utviklingshemming. Mye av grunnen til dette er at brukerne har egne ansatte på dagtilbud. For å få gjort noe med denne problematikken, bør ansatte benyttes mer fleksibelt enn det gjøres i dag. Større stillinger i denne deltjenesten, vil også virke positivt på rekruttering av fagpersoner. Ved å øke grunnbemanningen vil hvert tjenestested bedre kunne ta styring på hvem som skal ha høyere stilling. Ved å ha en passiv holdning til dette, vil krav hjemlet i AML 14-4 styre dette. Aktuelle tiltak Etter drøfting i medbestemmelsesmøte 23. juni vil rådmannen arbeide videre med følgende tiltak, med hovedvekt på fleksibel bruk av arbeidskraften: Kompetansebehovet må ses under ett på tjenestestedet. Det må utvikles kultur for mer fleksibel utnyttelse av kompetanse på tjenestestedet og i hele Pleie og omsorg. Løfte frem arbeidskontrakten, dvs. at alle jobber i Bærum kommune og ikke bare på det enkelte tjenestested/avdeling. Dette vil skape større fleksibilitet og muligheter. Flytte lønnsmidler fra vikarmidler til fast lønn. Ansatte må ha fast turnus, men avdeliger alternerer etter behov. Jobbe alternativ turnus (for eksempel langvakter). Legge til rette for at ufaglærte får helsefagarbeiderutdanning. 2. Oppdatert status for rekruttering og kompetanseutvikling i Pleie og omsorg, juni 2014 Rådmannen viser til saken «Rekrutteringsarbeid og kompetanseutvikling innen pleie- og omsorg (BIOM sak 48/13, SAM sak 31/13). Saken inneholder en grundig gjennomgang av alle løpende tiltak. Under følger en oppdatering over de viktigste løpende interne tiltakene for å øke andel faglærte i Pleie og omsorg. Norskskolen i Pleie og omsorg Helsefag på Rud videregående skole Fagskolen
9 Vernepleie på deltid Sykepleie på heltid Videreutdanninger for høgskole Legge til rette for autorisering av sykepleiere fra land utenfor EU/EØS Praksisplasser Norskskolen i Pleie og omsorg Omtrent 250 fast ansatte er kartlagt for å vurdere norskferdighetene, og omtrent 170 av disse trenger norskundervisning for å ta eksamen for Norskprøve B1 (tidligere Norskprøve 3). 11 klasser av 10 15 i hver klasse er gjennomført siden oppstart høsten 2013. Norskskolen er deltid opp i grunnivå, mellomnivå og høyt nivå for alle ansatte med dokumentasjonskrav i jobben de skal utføre. Hvert trinn består at 24 kursdager og i alt 94 undervisningstimer. Muntlig klasse for renhold/kjøkken er på 48 timer. Lærerne melder tilbake at mange av de ansatte har utfordringer ved at de har vært lenge i Norge, og bruker mye tid på «avlæring» før ny kunnskap setter seg. Til nå er erfaringen at de fleste deltakerne må ha to kurs før de klarer eksamen. 6 nye klasser planlegges å starte opp høsten 2014, samt videre klasser i 2015. All undervisning foregår i arbeidstiden. For høsten 2014 og våren 2015 har Pleie og omsorg fått midler fra VOX (Nasjonalt fagorgan for kompetansepolitikk) til delvis dekning av skoleplass. Dekning av vikar finansiere tjenesten selv. Helsefag på Rud videregående skole Høsten 2014 starter 25 faste ufaglærte ansatte på Rud videregående for å forberede seg på å ta eksamen som praksiskandidat våren 2015. Etter eksamen, skal de gå opp til fagprøve. Dette er planlagt gjennomført senest høsten 2015. Ingen i denne klassen har rettighet til skoleplass. Det vil vi at de har gjennomført videregående skole fra før. Dette er derfor en flott sjanse til å få fagbrev. Kostnaden til skoleplass finansieres av Pleie og omsorg, og noe gjennom statelige midler. Pleie og omsorg startet også lignende klasse med 21 deltakere høsten 2013, med avslutning juni 2014. Fagskolen Dette er et viktig tilbud for helsefagarbeidere slik at de også kan få en videre karrierevei. Rud videregående tilbyr linjene Rehabilitering og Demens og alderspsykiatri, med skole en dag i uka over 2 år. Til sammen har Pleie og omsorg omtrent 25 deltakere fordelt på begge linjene. Vernepleie på deltid Vernepleierutdanningen gjennom Høgskolen i Oslo og Akershus flytter inn i nye flotte lokaler i Kunnskapssenteret denne høsten. Hvert år begynner 6 8 ansatte fra Pleie og omsorg på denne høgskoleutdanningen som går over fire år. Dette er et svært viktig rekrutteringstiltak for Pleie og omsorg, da tilgang på eksterne søkere er lav til vernepleiestillinger. Pleie og omsorg har mange dispensasjonssøknader til Fylkesmannen hvert år på grunn av for få vernepleiere i tjenesten.
10 Sykepleie på heltid Dessverre tilbyr ingen av høgskolene i vårt område sykepleie på deltid høsten 2014. Høgskolen i Oslo og Akershus har imidlertid en klasse på 30 elever på fulltid på det nye Kunnskapssenteret. Denne klassen skal knyttes nært til kommunen, og kommer til å få eget opplegg i praksis som blir ekstra tilpasset kommunal tjenesteyting. Videreutdanninger for høgskole I tråd med Pleie og omsorgs satsningsområder tilbys også videreutdanning for syke- /vernepleiere. I denne perioden legges det spesielt til rette for videreutdanning innen demens og palliasjon. Omtrent 10 nye starter opp videreutdanning hvert år. Legge til rette for autorisering av sykepleiere fra land utenfor EU/EØS Etter nye retningslinjer fra Statens autorisasjonskontor, har kommunens tilrettelegging på dette området måttet legges om. Slik reglene er blitt praktisert det siste året, er det veldig få ansatte med sykepleieutdanning utenfor EU/EØS som får godkjenning i Norge. De som fortsatt får dette er de som har sykepleieutdanning fra universitet i Filippinene. Dette er de færreste, siden de fleste tar denne utdanningen på college. De som fortsatt kan bli autoriserte, får delvis permisjon med lønn for å gjennomføre Nasjonale fag, praksis innen psykisk helse og på sykehus. Praksisplasser Det å tilby elever og studenter praksisplass er fortsatt et av de viktigste tiltakene kommunen har for ekstern rekruttering. Omtrent 450 sykepleiestudenter og 50 vernepleierstudenter er innom tjenestesteder i Pleien og omsorg hvert år. Fra videregående skole tar kommunen i mot omtrent 100 elever hvert år. Det arbeides fortsatt med å bli enda bedre på denne ansvarsfulle oppgaven. Blant annet er det utviklet et eget opplegg for veiledere for høgskolestudentene, og jobber med å overføre denne kunnskapen over på mottak av elever fra videregående skole. 3. Økonomiske konsekvenser Rådmannen forutsetter at de tiltakene som beskrives i saken kan gjennomføres innenfor eksisterende budsjettrammer.
11 BÆRUM KOMMUNE RÅDMANNEN Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: 05.08.2014 N-99.1 14/22834 14/148638 Saksbehandler: Ingrid Jernberg Behandlingsutvalg Møtedato Politisk saksnr. Utvalg for samarbeid 01.09.2014 020/14 Sektorutvalg bistand og omsorg 02.09.2014 Sektorutvalg eiendom og administrasjon 02.09.2014 Sektorutvalg barn og unge 09.09.2014 SYKEFRAVÆR - STATUSRAPPORT 1. KVARTAL 2014 VIKTIGE PUNKTER I SAKEN: Strategier og tiltak for å nå vedtatt mål om 1 prosentpoeng reduksjon i sykefraværet ble behandlet av kommunestyret i sak 021/14 den 26.02.2014. Kommunestyret vedtok at det skal rapporteres halvårlig på sykefraværet, status og ressurser som er til rådighet. Kommunestyret besluttet å redusere sykefraværet med 1 prosentpoeng i forbindelse med behandling av Handlingsprogram 2013-2016. Rådmannen la så frem en egen sak med strategier og forslag til tiltak som er planlagt gjennomført i den neste 4-års perioden. Målet er at Bærum kommunen har 7 prosent sykefravær i 2017. Fire nye strategier skal gjennomsyre arbeidet i årene fremover (se også vedlegg 1.) Strategi A: Bærum kommune skal oppleves som en helsefremmende arbeidsplass Strategi B: Forpliktelse og oppfølging av sykefravær fra alle ledere på alle nivå Strategi C: Redusere korttidsfraværet gjennom holdningsarbeid og forebyggende tiltak Strategi D: Langtidssykemeldte tilbake til jobb I all hovedsak er det linjeledelsen som skal gjennomføre tiltakene, men HR-funksjonene bidrar med systemer, rådgivning og utvikling av tiltak. For å styrke eierskapet til oppfølging i linjeledelsen, foreslår rådmannen i Handlingsprogram 2015-2018 at det settes konkrete målsettinger for sykefraværet pr programområde.
12 I rådmannens redegjørelse presenteres de tiltak som så langt er under planlegging/ påbegynt og statusrapport for sykefraværet pr 1. kvartal 2014. Bedriftshelsetjenestens årsrapport 2013 over legemeldt sykefravær i Bærum kommune og utvikling av sykefraværet i kommunalsjefsområdene vedlegges også saken. Sykefraværstallene for 1. kvartal 2014 peker så langt i positiv retning. En rekke tiltak er under planlegging og vil bli igangsatt/ gjennomført i løpet av høsten 2014. Forslag til vedtak: Rådmannens redegjørelse for sykefravær i 1. kvartal 2014 og status i arbeidet med strategier og tiltak i sykefraværsarbeidet tas til etterretning Erik Kjeldstadli Vedlegg: Gunvor Erdal Vedlegg 2_Årsrapport sykefravær 2013 BK_BHT 2445914 Vedlegg 3_Årsrapport sykefravær 2013 Komsjef_BHT 2445915 Vedlegg 1 Strategier og tiltak 1 kvartal 2014 2451731
13/23 RÅDMANNENS REDEGJØRELSE Rådmannen fortsetter å ha fokus på interne rapporteringsrutiner i forhold til egenmeldt sykefravær. Rådmannen anser at fraværstallene for de to siste årene har en bedre kvalitet enn tidligere. Sykefraværstall blir rapportert ti uker etter avsluttet periode. Fraværstall rapporteres derfor nå for 1. kvartal og for de fem første månedene i 2014. - Ny IA-avtale er forhandlet av de sentrale parter og videreført med noen justeringer. Rådmannen har inngått ny lokal avtale om samarbeid for gjennomføring av avtalen med de tillitsvalgte, NAV Bærum og NAV arbeidslivssenter. Avtalen bygger på samme hovedmål som tidligere men innebærer nye og noe enklere regler for oppfølging av sykemeldte fra 1. juli 2014 og en tydeligere dreining mot å arbeide mer forebyggende. Sanksjonsregimet fra 2011 er blitt fjernet. - Sektorutvalget for BIOM har vedtatt at det skal gjennomføres en analyse av sykefraværet innen pleie og omsorg med henblikk hvilke faktorer som kan påvirkes for å bidra til en mer målrettet innsats for å reduseres sykefraværet. Denne analysen gjøres i tillegg til øvrig arbeid med utvikling at bedre sykefraværdata. Oppdraget utføres av Utviklings og utredningsenheten. 1. Status i sykefraværet 1. kvartal 2014 Kvartalsoversikten for 1. kvartal 2014 viser at sykefraværet har en positiv utvikling i forhold til samme periode i tidligere år. Det totale fraværet er på 8,7 prosent, både korttidsfraværet og langtidsfraværet har hatt en svak nedgang. Det er vanskelig å si noe om utviklingen av fravær fra april og mai tallene, og hvordan 2. kvartal 2014 blir. Sju av ti programområde har gått ned i det totale fraværet i forhold til 1. kvartal 2013. Helse og sosial, kultur, kirke og fritid, plan og miljø og administrasjon har hatt en nedgang på ca. 2 prosentpoeng fra samme periode 2013. I forhold til diagnoser i det legemeldte fraværet ser vi at det er en markant nedgang i luftveissykdommer hittil i 2014 sammenlignet med tidligere år. Dette antas å ha sammenheng med en svakere influensa periode i begynnelsen av året. Det totale sesongjusterte sykefraværet i Norge er nå på 6,5 prosent. Dette betyr at f eks influensa holdes utenom statistikken. Samlet økning på landsbasis var på 0,5 prosent. Kvartalsvis utvikling i sykefraværet 2012-2014: Fravær i prosent 1. kvartal 2012 1. kvartal 2013 1. kvartal 2014 Korttid 3,4 3,6 3,2 Langtid 5,7 5,7 5,5 Totalt 9,1 9,4 8,7 Kilde: Lønns- og personalsystem (LØP) Merknad: 1 2013 og 2014 er fraværet beregnet på antall dager per måned vanligvis 21, 22 eller 23 dager og med noe lavere tall når det er helligdager. I 2012 var sykefraværet
14/23 beregnet på fast antall dager per måned (21,67 dager). Fraværstallene er derfor ikke helt sammenlignbare for perioden 2012-14. Fraværet rapporteres fordelt på korttidsfravær (egenmeldt og legemeldt fravær i de første 16 kalenderdagene) og langtidsfravær (over 16 dager eller mindre enn 16 dager siden sist fravær). Det rapporteres ikke fravær på Kemneren i Asker og Bærum, Revisjon og Formannskap. Dette av hensyn til personvern. Områdene er inkludert i det totale tallet for Bærum kommune. Utvikling i sykefraværet de fem første måneder i 2014 : Fravær i prosent Januar Februar Mars April Mai Korttid 3,3 3,3 3,1 2,4 2,6 Langtid 5,1 5,6 5,9 5,6 5,2 Totalt 8,4 8,9 9,0 8,0 7,8 Kilde: LØP Utvikling i sykefravær 1. kvartal 2013 og 2014 per programområde Programområde Fravær i prosent 1. kvartal 2013 1. kvartal 2014 Grunnskoleopplæring Korttid 3,11 2,76 Langtid 3,74 4,54 Totalt 6,85 7,30 Pleie og omsorg Korttid 4,18 3,57 Langtid 7,65 7,42 Totalt 11,83 11,00 Helse og sosial Korttid 3,27 2,85 Langtid 6,86 5,28 Totalt 10,13 8,13 Administrasjon Korttid 2,99 2,47 Langtid 4,44 2,69 Totalt 7,43 5,16 Barnehager og parker Korttids 4,44 4,44 Langtids 6,02 5,48 Totalt 10,47 9,92 Kultur, kirke og fritid Korttid 3,18 2,62 Langtid 4,05 2,27 Totalt 7,24 4,89 Plan og miljø Korttid 2,41 3,31 Langtid 4,88 0,71 Totalt 7,29 4,02 Kommunaltekniske tjenester Korttid 3,04 3,26 Lang 3,57 3,73 Totalt 6,61 7,00
15/23 Eiendom Korttid 3,08 3,83 Langtid 6,19 7,43 Totalt 9,27 11,26 Barne- og ungdomstjenester Korttid 3,41 2,53 Langtid 5,75 4,86 Totalt 9,16 7,39 Kilde: LØP For tabellen rapporteres to desimaler for å kunne se små forandringer i sykefraværet. Fraværstallene for 2012 er ikke tatt med da det ei helt kan sammenlignes med fravær for 2013 og 2014. Eiendom og Pleie- og omsorg har det høyeste fraværet i 1. kvartal 2014. Helse og sosial, kultur, kirke og fritid, plan og miljø og administrasjon har hatt en nedgang på ca. 2 prosentpoeng fra samme periode 2013. Barne- og ungdomstjenester har hatt størst minskning av korttidsfraværet sammenlignet med samme periode i 2013. Barnehager og parker har hatt en minskning i langtidsfraværet på et halv prosentpoeng. Legemeldt fravær fordelt på diagnoser for 1. kvartal 2010-2014 Diagnoser. Tapte dagsverk i % 2010 2011 2012 2013 2014 Totalt 100 100 100 100 100 Almene og uspesifiserte lidelser 4,8 5 5,8 5,3 6,6 Sykdommer i fordøyelsesorganene 4,8 6,6 4,7 4,8 4 Sykdommer i hjerte/kar-systemet 3,3 2,7 2,9 3,6 3,4 Muskel/skjelett - lidelser 33,8 32,8 32,4 30,9 34,4 Rygglidelser 8,1 9,1 8,4 7,8 9,3 Nakke-, skuldre-, armlidelser 9,2 8,3 6,4 8,8 9 Andre muskel/skjelett-lidelser 16,5 15,5 17,6 14,3 16,1 Sykdommer i nervesystemet 5,7 4,2 5,1 6,8 5,1 Psykiske lidelser 22,3 22,4 19,6 17,8 21,3 Lettere psykiske lidelser 8,5 9,7 8,9 8,4 8,9 Angst / depressive lidelser 12,2 11,4 9,9 8,6 11,2 Andre psykiske lidelser 1,6 1,3 0,8 0,8 1,2 Sykdommer i luftveiene 10,5 11,4 14,8 14,6 9,6 Svangerskaps-sykdommer 7,1 7,4 6,8 7,9 7,2 Andre lidelser 7,6 7,5 7,8 8,2 8,4 Kilde: NAV Etter å ha hatt en nedgang i 2013 har nå muskel/skjelett og psykiske lidelser økt til tidligere nivå og står for over 55 prosent av det legemeldte fraværet i 1. kvartal 2014. Den kraftige nedgangen vi ser i sykdommer i luftveiene på 5 prosentpoeng samsvarer med trenden for Norge i stort. Sesonginfluensaen var vesentlig svakere i 1. kvartal 2014 enn den har vært tidligere år. I Norge falt antall tilfeller med luftveislidelser med over 30 prosent og det egenmeldte fraværet gikk ned med 9 prosent. Det registrerte legemeldte sykefraværet sammenlignes med samme kvartal i 2013. Det legemeldte sykefraværet gikk ned med 6,2 prosent og er nå på 5,5 prosent. Hovedårsaken til at legemeldte sykefraværet har gått ned, er nedgangen i influensa.
16/23 Legemeldt fravær - tre største diagnoser for de ulike programområdene 1. kvartal 2014 Programområde Muskel/skjelett - lidelser Psykiske lidelser Sykdommer i luftveiene Grunnskoler 25,8 21,2 10,5 Pleie og omsorg 43,7 16,8 7,6 Helse og sosial 26,8 33,1 5 Administrasjon 28,4 26,4 9,2 Barnehager og parker 28,8 21,8 13,8 Kultur, kirke og fritid * 43,9 22,5 Plan og bygningstjenester * * 18,0 Kommunaltekniske tjenester 43,3 11,9 17,1 Eiendom 45,5 16,1 12,7 Barne- og ungdomstjenester 29,2 32,8 8,9 Kilde: NAV *For få ansatte eller ingen diagnose. Av det legemeldte sykefraværet i 1. kvartal 2014 står diagnosen muskel/skjelett lidelser for den største andelen av sykefraværet i programområdene eiendom, kommunaltekniske tjenester og pleie- og omsorg. I samme kvartal er diagnosen psykiske lidelser høyest i kultur, kirke og fritid, helse og sosial samt barne- og ungdomstjenester. Legemeldt fravær på grunn av sykdommer i luftveiene, er lavest hos helse og sosial, pleie- og omsorg samt barne- og ungdomstjenester. Legemeldt sykefravær 1. kvartal for kvinner i prosent i Bærum kommune Alder 2012 2013 2014 16-20 4,0 2,5 2,5 21-29 7,7 7,6 6,8 30-39 10,3 11,2 10,6 40-49 8,1 8,9 7,7 50-59 7,4 8,7 8,6 60-69 8,5 9,2 8,0 Totalt 8,2 9,0 8,3 Kilde: NAV Legemeldt sykefravær 1. kvartal for menn i prosent i Bærum kommune Alder 2012 2013 2014 16-20 1,8 1,2 2,4 21-29 3,3 3,1 2,8 30-39 5,3 4,1 4,2 40-49 5,3 6,3 6,3 50-59 6,2 8,0 5,8 60-69 6,6 7,0 6,4 Totalt 5,1 5,6 5,0 Kilde: NAV
17/23 Det legemeldte sykefraværet i 1. kvartal i de tre siste årene for kvinner, viser at det er høyest i aldergruppen 30-39 år og ligger på over 10 prosent. For menn er det høyest i alderne fra 40 til 69 år. I 1. kvartal 2014 i Norge var det legemeldte sykefraværet for kvinner på 7,3 prosent og 4,2 prosent for menn. Fordeler vi fraværet på kjønn og ser på endringen fra 1. kvartal 2013 til 1. kvartal 2014, hadde menn en nedgang på 7,1 prosent og kvinners sykefravær gikk ned med 5,4 prosent. 2. Status iverksetting av tiltak Planarbeid og konkretisering av en rekke av de skisserte tiltakene er i gang. Her beskrives kort det arbeidet som foreløpig er igangsatt. Det vises ellers til vedlegg 1. -Arbeidet med å etablere etiske refleksjonsgrupper på minst 30 flere tjenestesteder i organisasjonen spesielt der hvor det er utfordrende brukersituasjoner er i gang. - Ledere skal benytte fraværsrapporter i LØP aktivt for å analysere utvikling av sykefravær: Et arbeid pågår med å videreutvikle fraværsstatistikken i LØP med flere variabler. (For eksempel kombinasjonen kjønn +alder, ukedager +alder, stillingstittel +alder, stillingsprosent, arbeidsplan dagtid, turnus, natt, ansettelse type, fast, vikar eller timelønnede). Når dette foreligger vil det finnes et bedre grunnlag for å vurdere om det er sammenhenger mellom disse variablene og sykefraværet. -Det informeres jevnlig om ledernes muligheter for å hente ut rapporter om fravær på kurs, i Ansattportalen og ved besøk på tjenestestedene. -Det skal gjennomføres resultatoppfølging av alle ledere minimum to ganger per år. Resultatoppfølgingen skal omfatte oppfølging av hms-plan og bruk av bedriftshelsetjenesten (BHT-plan). Dette er i god gjenge. I forbindelse med Handlingsprogrammet 2015-2018 foreslår rådmannen at det settes konkrete mål for hvert enkelt programområde. Dette vil gi et styrket eierskap for oppfølging av tiltak. -Ny HMS-modul i LØP skal anskaffes og tas i bruk. Utviklingen av modulen er noe forsinket men det antas at vurdering og testing vil kunne starte i løpet av høsten. -Det skal etableres et «innsatsteam» for veiledning av ledere i oppfølging av sykemeldte på individnivå: Det er øremerkede medarbeidere i Personalenheten som har ansvar for støtte til ledere i oppfølging av langtidssykemeldte og omplassering til annet arbeid. I løpet av høsten vil organisering, arbeidsmetoder og samarbeidsformer gjennomgås med mål om en mer systematisk oppfølging av alle langtidssykemeldte. -Alle tjenestesteder med korttidsfravær >4 % skal følges opp: Et prosjekt for å redusere korttidsfravær tilbys barnehagesektoren og pleie og omsorg fra høsten 2014. Gjennom metoden fokusgruppe skal det konkretiseres forslag for å redusere korttidsfraværet. -Leder ivaretar arbeidsgivers tilretteleggingsplikt regler og rutiner for oppfølging og tilrettelegging av sykemeldte er revidert.
18/23 -Minst ett smitteverntiltak skal etableres innen barnehageområdet: Bedriftshelsetjenesten har etablert et prosjekt. -Alle langtidssykemeldte (>3 måneders fravær), som av helsemessige årsaker ikke har mulighet til å komme tilbake til eget arbeidssted, skal følges opp: Dette tiltaket vil ses i sammenheng med punktet om «Innsatsteam». -Lederne skal gis tilbud om opplæring om psykiske lidelser et opplæringstilbud i samarbeid med NAV er utviklet og vil tilbys i løpet av høsten. -Tiltaket ibedrift i barnehagesektoren i samarbeid med NAV omfatter alle barnehager og vil avsluttes i løpet av høsten. -Nødvendige årsverksressurser for de planlagte nærværstiltak skal sikres ved omdisponering innen administrasjon og støtte: I økonomimelding I ble det avsatt kr 0,5 million som bl.a. skal brukes til å koordinere arbeidet med oppfølging av strategier og utvikling av tiltak. Det blir også vurdert om det er nødvendig å sette inn mer ressurser ifht «Innsatsteam» for oppfølging av sykemeldte på individnivå. Personalenheten har pt 2 årsverk som arbeider med individoppfølging og 0,5 0,75 årsverk som arbeider med statistikk, rapportering og noen av tiltakene ifht korttidsfravær som er under arbeid.
19/23 BÆRUM KOMMUNE RÅDMANNEN Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: 27.06.2014 N-99.1 14/20721 14/132768 Saksbehandler: Anci Odhelius Behandlingsutvalg Møtedato Politisk saksnr. Utvalg for samarbeid 01.09.2014 021/14 Sektorutvalg eiendom og administrasjon 02.09.2014 ORIENTERING OM REKRUTTERING AV LÆRLINGER VIKTIGE PUNKTER I SAKEN: Utvalg for Eiendom og administrasjon har bedt om en orientering om hva kommunen gjør for å rekruttere lærlinger. Kommunen gjennomfører en rekke aktiviteter hvert år for å rekruttere kandidater til lærlingeplasser og samarbeider med de ulike videregående skolene i Asker og Bærum i rekrutteringsarbeidet. Bærum kommune har til enhver tid kapasitet og budsjettmidler til å ta imot 65 lærlinger. Ut fra kommunens behov er det helsefagarbeidergruppen som prioriteres høyest. Hittil har rammen på 65 plasser vist seg å være tilstrekkelig. Skulle det bli flere kvalifiserte søkere enn dette, vil rådmannen ta opp spørsmål om tilleggsbevilgning i økonomimelding 1 ( denne fremgangsmåten ble avklaret med kommunestyret i 2013). Rådmannen har slått fast at alle kvalifiserte søkere bosatt i Bærum kommune skal tilbys lærlingeplass. Søkningen for høsten 2014 tyder på at 65 læreplasser vil holde. Forslag til vedtak: Sak om rekruttering av lærlinger tas til orientering
20 Erik Kjeldstadli Gunvor Erdal
21 RÅDMANNENS REDEGJØRELSE Utvalg for Eiendom og administrasjon har bedt om en orientering om hva kommunen gjør for å rekruttere lærlinger. Kommunen driver aktiv profilering av lærlingeordningen ved mange tiltak. - Rekrutteringspatruljen, som består av lærlinger, besøker alle kommunens ungdomsskoler for å fortelle om helse- og oppvekstfag til alle 10-klasser. - Kommunen har hver vår stand på Fylkeskommunens Utdanningstorg for våre ungdomsskoleelever, og besøker alle elevene på Helse- og oppvekstfag på Rosenvilde, Sandvika og Rud videregående skole på både Vg1 og vg2. - Kommunen deltar på Åpen dag på de samme skolene for å snakke om barne- og ungdomsarbeiderfaget og helsearbeiderfaget. - På kommunens hjemmeside ligger informasjon om lærlingeordningen, inklusive søknadsskjema. Elevene søker om læreplass på fylkeskommunens datasystem Vigo. Vi oppfordrer også elevene om å søke på kommunens eget søknadsskjema, i tillegg til Vigo. Dette gir oss flere relevante opplysninger for å vurdere om vi mener de er kvalifiserte til læreplass i kommunen. Kriteriene for å bli lærling er at eleven er motivert for å bli fagarbeider og at han/ hun har akseptable karakterer. Med det menes at de må ha bestått alle programfagene, og kan ha maksimalt to fellesfag som ikke er bestått. I tillegg ser vi på personlig egnethet, det sjekkes referanse. Evnen til å lytte/kommunisere og språkforståelse (skriftlig og muntlig) vurderes. Digitale ferdigheter legges også til grunn. Til slutt vurderes ordens- og atferdskarakter, og om eleven har lite fravær. De som bor i kommunen blir prioritert. Fra statlig hold er det nå en satsing på å få flere til å søke yrkesfag, og å få flere til stå i det videregående løpet helt ut. Ett av tiltakene er en såkalt vekslingsmodell. Det vil si, det er ikke en modell, men flere mulige modeller, der hensikten er å la elevene møte praksis tidligere enn den tradisjonelle modellen legger opp til. Bærum kommune samarbeider med Rud videregående skole om en vekslingsmodell i helsearbeiderfaget Fylkeskommunen er ansvarlig for å gi alle tilbud om videregående opplæring. Bærum kommune er en av mange bedrifter som får søkere til læreplasser, men vi har ingen lovmessig forpliktelse til å ta imot de som formidles til oss. Kommunen må balansere hensynet til å ansette lærlinger som kan bli verdifulle arbeidstagere (rekrutteringsperspektivet), opp mot samfunnsansvaret. Kommunen inngår en del kontrakter med personer som trenger spesiell tilrettelegging på veien mot fagbrev (såkalte lærekandidater). Disse vil ikke nødvendigvis kunne gå inn i en ordinær stilling i kommunen etter endt lælingeløp. Kommunen har en samarbeidsavtale med flere av de videregående skolene i kommunen, og har hatt et godt samarbeid om inntak og oppfølging av lærlinger. I tillegg mottar kommunen søknader om læreplass fra andre kommuner i Akershus eller Buskerud.
22 Kommunen er godkjent lærebedrift og tilbyr lærlingeplasser til barne- og ungdomsarbeiderfag, helsearbeiderfag, IT, kontorfag, institusjonskokkefag, snekkerfaget, bil- og gjenvinningsfaget. Det anslås en viss kvote til hvert av fagene før inntak, basert på hva kommunen primært trenger av kompetanse i fremtiden. I noen fag er det begrensede muligheter å ta inn lærlinger pga at kommunen har liten aktivitet innen området - f eks snekkerfaget og bil- og gjenvinningsfaget. Bærum kommune har til enhver tid kapasitet og budsjettmidler til å ta imot 65 lærlinger. Ut fra kommunens behov er det helsefagarbeidergruppen som prioriteres høyest. Hittil har rammen på 65 plasser vist seg å være tilstrekkelig. Skulle det bli flere kvalifiserte søkere enn dette, vil rådmannen ta opp spørsmål om tilleggsbevilgning i økonomimelding 1 ( denne fremgangsmåten ble avklaret med kommunestyret i 2013). Det er et vedtatt mål for kommunen at alle kvalifiserte søkere bosatt i Bærum kommune skal tilbys lærlingeplass. Søkningen for høsten 2014 tyder på at 65 læreplasser vil holde. Kommunen har vært aktiv med å informere om mulighetene som ligger i de aktuelle yrkene til ungdomsskoleelever, slik at de i større grad velger studieretninger som kommunen vil ha behov for som følge av fremtidig arbeidskraftbehov. Det synes som om det nå er flere ungdommer i Bærum som ønsker å ta disse studieretningene. Det koster i overkant av 300.000 kroner for Bærum kommune å ha en læring i 2 år. Dette inkluderer lønn og sosiale kostnader. Det overordnete økonomi- og personalansvar for lærlingen er lagt til Personalenheten. Oppfølgingen av lærlingene ivaretas ved at det arrangeres introduksjonsdager og fagdager for dem. Hver lærling følges opp ved at de som er ansvarlige for lærlingeordningen besøker ham eller henne to ganger pr halvår på praksisstedet. Det er et økende antall lærlinger med behov for spesiell tilrettelegging pga helseproblem og lærevansker. Personalenheten har derfor styrket innsatsen mot denne målgruppen, foreløpig for et år. EVENTUELT
23