Vågan kommune Konkurransebeskrivelse åpen anbudskonkurranse om Mobildekning for Brettesnes og havområdene rundt sak [15/605] Dato: 20.01.2016
1 Innbydelsen 1.1 Kort om anskaffelsen Vågan kommune vil invitere operatører i markedet til å bygge en mobilsender på eksisterende infrastruktur: basestasjon/telemast på Brettesnes. Vågan kommune vil gi tilskudd opp til 50% av kostnadene ved etableringen. Tiltaket eies av leverandør/operatør og tilskuddsmottaker må garantere minst 15 års driftstid. Telemasten kan mates fra radiolink i Svolvær, eller i allerede etablert fiber som Telenor la ut i 2014. Fibertilkobling ligger 2-3 km fra telemast, med mulighet for å henge fiber i telestolper, eller legge i grøft frem til mast. Tilkobling til basestasjon og annen infrastruktur inngår i leveransen som f. eks eventuell utvidelse av mast, nye stolper, grøft eller lignende. Mobildekningen gjelder tettstedet Brettesnes og havområdene rundt og skal inneholde både 2G og 4G; god taletrafikk og mobilt bredbånd. 1.2 Om oppdragsgiver Vågan kommune Org.nr. 938644500, Storgata 29 8305 Svolvær. Vågan kommune er øykommune i østre del av Lofoten, med ca 9300 innbyggere og med turisme, service og fiskeri som de største næringsområdene. Vågan kommune Vågan kommune har i sin handlingsplan beskrevet sin satsning på at kommunens innbyggere og næringsliv skal ha tilgang på mobildekning og høyhastighetsbredbånd. Dette prosjektet er en del av denne strategien. 1.3 Forbehold om tillatelser Utbygger må selv gjøre avtaler om bruk av ressurser fra andre enn tilbyders egne dersom dette er nødvendig i leveransen hos f.eks. grunneiere, stolpeeiere, basestasjonseier o.l. Utbygger må selv søke om aktuelle tillatelse i henhold til Plan og bygningsloven. Dersom de nødvendige tillatelser ikke foreligger forbeholder Vågan kommune seg retten til si opp avtalen og avlyse utbyggingen. 1.4 Forbehold om finansiering Dersom de innkomne tilbud overskrider Vågan kommunes budsjett for tilskuddet forbeholder Vågan kommune seg retten til å kansellere oppdraget og stoppe tiltaket. Tilbyderes kostnader i forbindelse med kalkylen dekkes ikke. Anskaffelsesprosedyrer og konkurranseregler 1.5 Anskaffelsesprosedyren Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse, hvilket innebærer at det ikke vil bli gjennomført en «prekvalifiseringsprosess» med utvelgelse av hvem som skal få levere tilbud, og at det ikke er tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Konkurransebeskrivelsen åpen konkurranse versjon 01.03.2014 2
1.6 Konkurranseregler Lov om offentlige anskaffelser 69.1999 og forskrift om offentlige anskaffelser FOR 2006-04- 07 nr 402 gjelder for konkurransen. 1.7 Kunngjøringen Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-databasen (www.doffin.no) den 20.01.2016, ref. nr. 2015-0415 1.8 Tilbudsåpning Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene og tilbyderne vil heller ikke få tilsendt utskrift av protokollen. 2 Grunnlag for tilbudet 2.1 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget består av: Konkurransegrunnlagets del I ( Konkurransereglene ). Dette dokumentet med vedlegg. Konkurransegrunnlagets del II ( Kontraktsgrunnlaget ) som har følgende redigering: o Avtaledokumentet o A Generell del o B Kontraktsbestemmelser o C Tekniske krav o D Krav til byggeprosessen o E Frister og dagmulkter o F Vederlaget o G Oppdragsgivers ytelser o Vedlegg Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og referater fra befaring eller informasjonsmøte i henhold til nedenstående bestemmelser. Konkurransegrunnlaget utleveres lastes ned fra Doffin.no 2.2 Spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt med oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristen utløp dersom han finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller endres. Spørsmålet skal fremsettes skriftlig. Dersom spørsmål fremsettes pr telefon, skal den bekreftes med skriftlig henvendelse. Oppdragsgiver vil sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Konkurransebeskrivelsen åpen konkurranse versjon 01.03.2014 3
Dersom spørsmål stilles kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges. Alternativet er å fastholde fristen, men unnlate å besvare spørsmålet. Spørsmål skal stilles til: Navn: Postadresse: Vågan kommune v/jan Dag Ottemo pb.802 Besøksadresse: Storgata 29 e-post: jan.dag.ottemo@vagan.kommune.no Telefon 90872940 2.3 Befaring og informasjonsmøte I konkurransegrunnlaget fremlegges dokumentasjon: bilder, kart m.m som skal beskrive forhold for utbyggingen. I tillegg vil det bli avholdt et informasjonsmøte med etterfølgende befaring. Tilbyderne oppfordres til å gjennomgå konkurransegrunnlaget grundig før informasjonsmøtet, og eventuelt sende inn skriftlige spørsmål i god tid. Det vil også bli anledning til å stille spørsmål på informasjonsmøtet. Tilbydere kan delta på den etterfølgende befaringen. Dersom en tilbyder har unnlatt å delta på befaringen, vil oppdragsgiver legge til grunn at tilbyderen har samme kunnskap om rammebetingelsene for oppdraget som de tilbydere som deltok på befaringen. Det føres referat fra møtet/befaringen som vil bli distribuert til samtlige registrerte tilbydere. Referatet er en del av konkurransegrunnlaget. Informasjonsmøtet/befaringen avholdes Tirsdag den 2.februar 2016 klokken 10:00 Adresse: Vågan kommune, Rådhuset, Storgata 29 8300 Svolvær 3 Krav til tilbudet 3.1 Tilbudets utforming 3.1.1 Organisering av tilbudsdokumentene Tilbyder skal levere tilbudsbrev som minimum inneholder følgende opplysninger: Konkurransebeskrivelsen åpen konkurranse versjon 01.03.2014 4
Tilbudet skal merkes med: «Mobildekning til Brettesnes og områdene rundt» Firmanavn og adresse Organisasjonsnummer Navn, telefonnummer og e-postadresse til tilbyders representant Uttømmende liste over eventuelle forbehold og avvik, jf. pkt. 4.2.1. Tilbudet skal inneholde de tilbudsvedlegg som er angitt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt. 5 nedenfor, og tabellen over tildelingskriterier i pkt. 6 nedenfor, jf. kolonne C: Dokumentasjonskrav. Dokumentasjonen skal systematiseres i hht. den vedleggsstrukturen som fremgår av kolonne D:. 3.1.2 Språk Tilbudet skal utformes på norsk. 3.2 Tilbudets innhold 3.2.1 Tilbudsbrev med beskrivelse 3.2.2 Avvik og forbehold Forbehold og avvik vil kunne føre til avvisning. I stedet for å gi tilbud med forbehold/avvik bør leverandørene stille spørsmål underveis i gjennomføringen av anskaffelsen, jf. pkt. 3.2. Eventuelle forbehold og avvik skal beskrives i tilbudsbrevet. Alle forbehold og avvik skal være presise og entydige og skal inneholde en henvisning til hvilke (t) punkt (er) i konkurransegrunnlaget som ikke er oppfylt. Tilbyderen kan ikke påberope forbehold og avvik som er beskrevet på annen måte. 3.2.3 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. Tilbud på andre løsninger enn de spesifiserte eller som på annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget vil derfor anses som tilbud med forbehold eller avvik, jf. pkt. 4.2.1 ovenfor. 3.2.4 Deltilbud a) Det er ikke adgang til å gi tilbud på bare deler av beskrevet arbeidsomfang. 3.3 Offentlighetslova I henhold til 23 i lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr 16 ( Offentleglova ), er tilbud unntatt offentlighet kun frem til leverandør er valgt. Oppdragsgiver har taushetsplikt om forretningshemmeligheter i tilbudene, jf. anskaffelsesforskriftens 3-6. Konkurransebeskrivelsen åpen konkurranse versjon 01.03.2014 5
Ved begjæring om innsyn i leverandørens tilbud vil Oppdragsgiver ta kontakt med leverandøren for å avklare hvilke opplysninger som er å anse som forretningshemmeligheter. Oppdragsgiver har plikt til å gjøre en selvstendig vurdering av hva som er omfattet av taushetsplikten, og leverandørens vurderinger kan derfor ikke automatisk legges til grunn. 3.4 Levering av tilbudet 3.4.1 Leveringsadresse: Vågan kommune Pb. 802 8305 Svolvær Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Vågan kommune Servicetorget Storgata 29 8305 Svolvær 3.4.2 Innpakning, format, kopier Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. Tilbud skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. (Dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av tilbudet). Tilbudet skal utformes i et originaleksemplar på papir og et eksemplar i elektronisk format på minnepinne. Dersom det er avvik mellom papirutgaven og elektronisk utgave, går papirutgaven foran. Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: «Mobildekning på Brettesnes og havområdene rundt» 3.4.3 Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver, dvs. kommet frem til angitt postadresse eller besøksadresse, innen følgende frist: 25.02.2016, kl. 12:00 Konkurransebeskrivelsen åpen konkurranse versjon 01.03.2014 6
3.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende frem i 90 dager fra tilbudsfristens utløp. 3.6 Tilbudskostnader Leverandøren må selv dekke kostnader til å utarbeide tilbud og andre kostnader han påføres ved å delta i konkurransen og befaring. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske krav til skatt og HMS Skatteattester Obligatorisk Norske leverandører skal fremlegge følgende attester: 1. Skatteattest for merverdiavgift (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) 2. Skatteattest for skatt (Utstedes av kemner/ kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor) Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjonskrav D: 1.1 1.2 HMS Obligatorisk Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med mal vedlagt konkurransegrunnlagets del I. 1.3 4.2 Øvrige kvalifikasjonskrav For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil kriterier, krav og dokumentasjon beskrevet i tabellen nedenfor legges til grunn. I tillegg til den dokumentasjonen tilbyder har levert, vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne erfaringer med tilbyderen. Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet og/ eller tekniske og faglige kvalifikasjoner som er Konkurransebeskrivelsen åpen konkurranse versjon 01.03.2014 7
gjengitt nedenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner må a) underleverandørenes kvalifikasjoner må garanteres av hovedleverandør i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen nedenfor. Må ikke dokumenteres. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de tilbudsvedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf. nærmere i pkt. 4 om tilbudet. A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjonskrav D: Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dersom tilbudet leveres av en gruppe av leverandører, skal hvert enkelt gruppemedlem være et lovlig etablert foretak. Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert (Den som støtter seg på andre foretak skal vedlegge tilsvarende dokumentasjon fra disse foretakene, samt forpliktelseserklæring, jf punkt 5.2 tredje avsnitt bokstav b.) Firmaregistrering 1.4 Økonomisk og finansiell stilling Foretaket skal ha en tilfredsstillende økonomi til å gjennomføre kontrakten. Foretakets årsregnskap, eller utdrag fra dette, for de siste tre år. 1.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha tilfredsstillende tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretakets sammenlignbare arbeider de siste 2 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Prosjektleder med referanser 1.6 1.7 5 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig ut fra tildelingskriteriene som fremgår av nedenstående tabell. Tilbudet skal bestå av standard tilbudsbrev og de tilbudsvedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf. nærmere i pkt. 4 om tilbudet. Konkurransebeskrivelsen åpen konkurranse versjon 01.03.2014 8
Pris/tilskuddskrav* 50% Utfylt tilbudsskjema (vedlagt konkurransegrunnlagets del I) med opplysninger om tilskuddskrav/totalpris og øvrige priselementer. A: Kriterier B: Vekt C: Dokumentasjonskrav D: 2.1 Kvalitet 15% 15% Dokumentasjon tjenestebeskrivelse med egenskaper Dokumentasjon over dekningsområde. Geografisk utrstrekning på tiltakets tjenester. Tjenester Dekningsområde 2.2 Kart m.m Leveringstid 20 % Utbyggers evne til å levere raskest mulig etter tilsagn om tilskudd 2.3 Merknader til tabellen: * I evalueringen av pris vil den tilbyder som har lavest pris får poengsummen 10. Øvrige tilbydere får et fratrekk i poeng som tilsvarer prosentvis avstand fra laveste tilbyder. 10% høyere pris enn laveste tilbud gir således poengsummen 9 (10 minus 10% av 10). Poengene avrundes normalt til en desimal, men ved liten prisforskjell benyttes så mange desimaler som er nødvendig for å skille mellom tilbudene. ** I evaluering av Kvalitet vil beskrivelse/egenskaper av tjenestene vurderes. Topp vurdering gir 10 poeng. (flere kan få 10), avvik gir reduksjon på hele poeng. Størrelsen på dekningsområdet som får disse tjenestene. Dersom en tilbyder gir en løsning som når flest husstander tilgang med tilstrekkelig kvalitet får denne tilbyder poengsummen 10. For hver reduksjon i antall husstander vil poengsummen reduseres med 0,2. *** I evalueringen av leveringstid vil den tilbyder som har tilbudt kortest leveringstid få poengsummen 10. Øvrige tilbydere vil få et fratrekk på 0,1 poeng for hver kalenderdag med lengre leveringstid. Konkurransebeskrivelsen åpen konkurranse versjon 01.03.2014 9
6 Vedlegg til konkurransebeskrivelsen 6.1 Mal for tilbudsvedlegg 1.3: HMS egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften).1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. [ ] Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Konkurransebeskrivelsen åpen konkurranse versjon 01.03.2014 10
1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. 6.2 Mal for tilbudsvedlegg 2.1: Tilbudsskjema Her må oppdragsgiver utarbeide og vedlegge et dokument som inneholder rubrikker som tilbyderen skal benytte for å angi: Totalpris og tilskuddskrav (og eventuelle delpriser) Påslagsfaktorer for materialer ved regnings-arbeid, til transport, administrasjon etc. Pris for eventuelle opsjoner (alternativet er å la disse opplysningene fremgå av mengdefortegnelsen, dvs dokumentgruppe C2) Det skal ikke være et avkryssingsfelt for avvik og forbehold. Eventuelle avvik og forbehold skal inntas i tilbudsbrevet. Det kan eventuelt redegjøres for hvilken mengde timer og hvilket omfang materialer etc. som vil bli lagt til grunn for evalueringen av timepriser og påslag. Dokumentet må ikke inneholde rubrikk for å gi opplysning om leveringstid. Slike opplysninger skal kun gis hvis leveringstid er et tildelingskriterium og da skal de gis i eget tilbudsvedlegg, jf. tabell i punkt 6. Dersom dokumentet skal inneholde en rubrikk for å angi underleverandører bør det presiseres at den som støtter seg på andre foretak skal vedlegge etterspurt dokumentasjon fra disse foretakene, samt forpliktelseserklæring, jf innledende tekst i konkurransegrunnlagets del I, punkt 5.2. Konkurransebeskrivelsen åpen konkurranse versjon 01.03.2014 11