Bruksanvisning for 2012 Laget for alle som ønsker å evaluere gratis-/prøveversjon av iexcel Regnskapsbok 2012 Versjon 2.0.7 av 30. august 2012 1
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Informasjon... 3 1.1. Hvem bruker iexcel's intelligente Excel-arbeidsbøker... 3 1.2. Hvorfor du er smartest når du skaffer deg Proff-versjonen?... 3 1.3. Denne gratis prøveversjonen er bare første trinn... 4 2. Nedlastning... 4 3. Åpning av Excel-filen... 7 4. Kom i gang straks... 9 4.1. Start med å legge inn det minimum du trenger av faste data... 9 4.2 Bruk innebygget kontoplan... 10 4.3 Bokfør ditt første bilag og sjekk saldobalansen... 10 4.4 Følg tallene fra saldobalansen og inn i regnskapet... 10 5. Regnskapsboken - ark for ark... 10 5.1. Regnearket Start... 10 Pro-versjonen inneholder følgende viktig endringer/tillegg i sitt Start-ark:... 10 5.2. Regnearket Kontoplan-Saldobalanse... 11 5.3. Regnearket Registrering... 12 5.4. Regnearket Regnskap... 13 5.5. Andre regneark i Arbeidsboken... 14 6. Grunner for å velge medlemskap som gir deg Pro-versjonen?... 14 6.1. PROs fordeler med rapporter... 14 6.2. PROs fordeler ved innlegging av data... 15 6.3. PROs fordeler med integrasjon med andre iexcel Arbeidsbøker Pro... 15 6.4. PROs fordeler i fremtiden... 15 6.5. Hvordan komme i gang med Pro i dag... 15 6.6. Hva når du trenger hjelp... 16 6.6.1. Dropbox gir lettere tilgang på hjelp... 16 6.6.2. Hjelp til Excel-relaterte spørsmål... 16 6.6.3. Hjelp til iexcel Regnskapsbok Pro... 16 Denne bruksanvisningen skal hjelpe junior-medlemmer å komme i gang med sin evaluering av Excelsystemet iexcel Regnskapsbok Gratis Prøve-versjon for 2012. 2
1. Informasjon 1.1. Hvem bruker iexcel's intelligente Excel-arbeidsbøker Mange ser ikke klart hvor viktig det er å være fri og uavhengig. Mange leverandører forsøker å skape avhengighet slik at kundene ikke klarer seg uten deres tjenester. Vi i iexcel er stolte av å gå stikk motsatt vei. iexcel støtter folk i utvikling av reell kompetanse nettopp fordi vi vil at alle skal kunne klare seg selv. Vi tilbyr derfor gode og effektive verktøy som kan utvides og tilpasses av den som har nok kompetanse. Derfor legger vi også opp til at brukerne av våre systemer skal utvikle kompetanse. Nøkkelen for hele vår virksomhet er vår dedikerte bruk av Excel. Dette er også din nøkkel for mer frihet og kompetanse. Microsoft Excel er verdens beste dataprogram, og det er nesten ikke grenser for hva programmet kan gjøre for deg. Alle som bruker iexcel's intelligente arbeidsbøker er smarte folk som evner å tenke både langsiktig og kortsiktig. De forstår verdien av å bruke litt tid og energi i dag med å lære Excel, og skaffe seg iexcel Arbeidsbøker i Pro-versjon. De rigger seg opp til å hente ut store gevinster i tiden fremover. Et iexcel medlemskap gir nøkkelen til de smarteste løsningene. Ikke bare er løsningene smarte, de er også svært gunstige på pris, muligheter, systematikk, logikk, enkelhet og frihet. Les en underholdende og tankevekkende historie om tre gründere som foretar 3 ulike valg av løsninger for regnskap og lønn: Smarte valg gir innsikt og resultater 1.2. Hvorfor du er smartest når du skaffer deg Proff-versjonen? Når du jobber i Excel-regneark er det nivået på systemet som sammen med din egen kompetanse bestemmer hvilket utbytte du får. Kombinasjonen av iexcel og din kreativitet og kompetanse skaper forbløffende gode resultater. I våre proff-modeller har vi bygget inn en svært effektiv metodikk med intelligent struktur og mange muligheter til å gjøre arbeidet på en mer morsom og praktisk måte. Microsoft Excel ligger hele tiden som en ressurs du kan utnytte mer og mer av. Excel er et verktøy med utallige muligheter, men gir størst utbytte til den som har ferdigheter. Din kompetanse gir deg mulighetene som blir kneblet av tradisjonell programvare. Med iexcel blir du fri og får utnyttet din kompetanse. De som bruker proff-modellene får et langt større utbytte enn de som holder seg til de gratis prøvemodellene. Bedre funksjonalitet, læring, forståelse, effektivitet, arbeidsglede og kreativitet. Med tiden kan du bruke regneark til å erstatte alle dine dataprogrammer eller webløsninger. Du lærer mye om det å jobbe i Excel-regneark og Excel-systemer av å bruke iexcel Arbeidsbøker Pro. Du behøver ikke å ta noen kostbare kurs, når du kan få din Excel-forståelse mens du utfører et godt stykke produktivt arbeid. Og ikke minst, du lærer Excel i verdens mest relevante case, nemlig din egen bedrift. 3
iexcel belønner din innsats og stadig økende kompetanse og erfaring. De profesjonelle verktøyene fra iexcel gir løsninger som konkurrerer ut dataprogrammene du finner på web eller har på harddisken. Du får fullverdige rapporter og en kreativ og inspirerende arbeidsdag. Og skulle du trenge hjelp, gir Excel-regneark på grunn av sin popularitet svært gode muligheter for å få hjelp fra andre. Enten du jobber for andre, eller du jobber for deg selv, vil det å følge iexcel sporet være en svært lønnsom investering. Du får kompetanse og tilgang på andres kompetanse, og du får samme verktøy som svært mange andre kompetente mennesker som er i samme situasjon som deg selv. 1.3. Denne gratis prøveversjonen er bare første trinn Du er heldig som har funnet frem til iexcel. Pr. i dag er vi ikke så kjent, og det kan være vanskelig å finne frem til oss på Internett også. Vårt konsept er basert på et godt og solid innhold og ikke på markedsføring. Vi har et markedsføringsbudsjett som er på brøkdelen av våre konkurrenters. Du skal berømmes for å ha funnet frem til og lastet ned iexcel Regnskapsbok Gratis Prøve 2012. Vi garanterer at det ikke blir det første siste positive møtet du har med iexcel. Vi ønsker at du skal bli 100 % uavhengig, selvstendig og kompetent. Veien dit går gjennom flere utviklingstrinn. Når du tar prøveversjonen i bruk har du kommet deg i gang. På dette stadiet kreves det at du investerer nok tid og innsats og aldri gir opp. Du står imidlertid ikke alene. Det finnes allerede tusenvis av medlemmer i iexcel Community, og flere kommer til hver dag. Du har støtte fra andre medlemmer og du har støtte fra oss i iexcel. Vi ønsker å støtte deg på din vei. Dette er en av årsakene til at vi har gitt ut denne brukerveiledningen. Første målet er at du lærer nok grunnleggende ferdigheter til at du fint kan bruke denne gratisversjonen. Gjennom å bruke denne modellen på en måned med reelle bilag, får du umiddelbart avkastning av innsatsen. Du får dekket ditt umiddelbare behov for et regnskapssystem som kan vokser med deg og din bedrift. Dataene du legger inn her, kan du enten legge inn manuelt i iexcel Regnskapsbok Pro eller du kan lage en overførings-bro. Ikke tillat deg selv å være fornøyd med å stoppe her på første nivå, med bare gratisversjonen. Selv om kanskje systemet holder for ditt bruk i dag, er det lurt av deg å opparbeide kompetanse på Proversjonen. Du som person er tjent med å bevege deg opp på trinn 2. Vårt råd er at du tar raskeste vei vekk fra trinn 1 og opp på trinn 2. Det er her dine ferdigheter skyter fart. Vær derfor raus og gi deg selv oppgradering av medlemskapet ditt til Gold eller iexceler, slik at du får jobbet i den interessante og innholdsrike Pro-versjonen. 2. Nedlastning For å laste ned Excel-filen som utgjør systemet iexcel Regnskapsbok Gratis Prøve 2012 starter du på våre nettsider, http://www.iexcelbooks.no. Alle skjermbilder og forklaringer nedenfor betinger at man er registrert som minimum Junior-medlem og er innlogget. Her må du først logge deg inn for å få lastet ned iexcel Regnskapsbok Gratis Prøve 2012. Du finner lenken for nedlastning av filen i høyre marg. 4
(NB! Våre nettsider er i stadig forandring, og utseendet kan være noe forskjellig fra bildet) Nedlastning (forts.) Høyreklikk på lenken, og velg deretter "Lagre kobling/lenke som ". Nå kan du kontrollere hvor filen skal lagres for deretter å pakkes ut. Vi bruker Dropbox for å få automatisk backup og for å få den optimale kombinasjonen av å ha web basert og harddisk-løsning. Sørg for å ha en filmappe for hver klient, hvor du lagrer alle iexcel-filene dine. Gi hver klient et unikt klientnummer (i eksempelet nedenfor har vi opprettet katalog for "iexcel-klient" nr. 11). 5
Utpakking av lagret ZIP-fil for å kunne åpne og bruke Excel-filen: Høyreklikk og velg Extract Here (Pakk ut her) Filen du laster ned er en ZIP-fil som må pakkes ut før det er mulig å bruke den. Høyreklikk på filen, og du vil få opp ulike valg for utpakking. Siden filen allerede ligger i ønsket katalog, klikker du på "Extract Here". Om Lønningsbok eller Fakturabok ligger der fra før, har ingen betydning. Det finnes ulike operativsystemer og ZIP-/UNZIP-verktøy, og kanskje får et litt annerledes bilde på din skjerm enn dette. Du må kort og godt følge den prosedyren for utpakking som er riktig for din datamaskin og software. Etter utpakking kan du ha følgende filer i katalogen: Merk at versjonsnummer, dato og størrelse kan være forskjellig fra dette, avhengig av når du har lastet ned filen. 6
FØLG DENNE LENKEN OG DU FÅR GRATIS DROPBOX MED 500 MB EKSTRA LAGRINGSPLASS Flytt ZIP-filen fra arbeidskatalogen: Ha gjerne en Backup-mappe som du flytter ZIP-filene til. Da blir du stående igjen med bare Excel-filer i det som utgjør din arbeidsmappe for klienten. 3. Åpning av Excel-filen iexcel Regnskapsbok Gratis Prøve 2012 består av én Excel-fil (i motsetning til Pro-arbeidsboken som består av to koblede filer). Før du går videre, kan du døpe om Regnskaps-filen slik at den heter "11 iexcel Regnskapsbok Prøve gratis 2012 v. 2.0.4.xlsm". Det er klientnummeret du har valgt, som bestemmer hvilket tall du skal sette inn først i filnavnet. I eksempelet bruker vi klientnummer 11. NB! Du må ikke endre etternavnet det må være xlsm, fordi det er en arbeidsbok som inneholder makroer. Nå er det klart for at Regnskapsboken kan åpnes. Den første gangen du forsøker å åpne filen, kommer det opp noen dialogbokser med spørsmål du må gi svar. Du må fortsette å gi respons helt inntil du har fått åpnet filen. Senere ganger du åpner filen, vil åpningen skje mye raskere, siden mange av spørsmålene ikke vil gjentas da. Makroer må være aktivert før Arbeidsboken tas i bruk. Klikk på "Aktiver innhold" Hos deg kan det hende at aktiveringen av makroer skjer på en litt annen måte enn dette. Du må selv finne ut hvordan dette skal gjøres på din datamaskin. 7
Etter aktivering av makroer får du opp noen av følgende vinduer (ikke nødvendigvis i samme rekkefølge): Her må du svare på om du har et medlemskap som gir rett til nedlastning og bruk av arbeidsboken for det gjeldende år (bildet kommer opp hver gang filen åpnes i en ny datamaskin) Deretter får du en takk fra iexcel for at du følger lisensvilkårene: Her legger du inn navnet på organisasjonen du lage fakturaer for: 8
Fra og med gang nr. 2 at du forsøker å åpne filen, kan det være at du får opp slik feilmelding som i rød ramme nedenfor, med teksten "Kan ikke kjære makroen ". Da må du klikke på Aktiver innhold i sikkerhetsadvarselen. Når det ingen flere dialogbokser dukker opp, må du klikke på den store knappen "Start" for å få frem alle regnearkene: 4. Kom i gang straks Det beste er å komme i gang med iexcel Regnskapsbok Gratis Prøve 2012 uten å bruke så mye tid på forberedelser. Under dette punktet ser vi på hvilke celler som krever data, som et minimum. Mens Pro-versjonen av Regnskapsboken dekker de fleste formål knyttet til registrering, oppbevaring og rapportering av regnskapsdata (resultatregnskap og balanse, oversikt over kundefordringer og leverandørgjeld, spesifikasjon av bilag, merverdiavgiftsoppgjør etc.), så har denne gratisversjonen ingen større ambisjoner enn å ta hånd om svært enkle og små regnskap, og derigjennom demonstrere hvordan iexcel lager Excel-systemer som fungerer for deg. 4.1. Start med å legge inn det minimum du trenger av faste data Ønsker du å starte opp med systemet så raskt som mulig er det kanskje mest oversiktlig å ta utgangspunkt i ønsket resultat, nemlig å få bokført dine første bilag og se hva som skjer. 9
4.2 Bruk innebygget kontoplan Innebygget kontoplan holder for de fleste formål. Start med bilag som er enkle og standard. 4.3 Bokfør ditt første bilag og sjekk saldobalansen Bilagene som du legger inn i registreringsarket gir automatisk oppdatering av saldobalansen. Du kan derfor sjekke umiddelbart hvilken effekt bilaget har på regnskapets saldobalanse. 4.4 Følg tallene fra saldobalansen og inn i regnskapet Regnskapet er inndelt i regnskapsposter. En typisk regnskapspost har flere konti med saldo knyttet til seg, og det tallet som vises i regnskapet er summen av alle de kontiene i saldobalansen som er knyttet til den regnskapsposten. 5. Regnskapsboken - ark for ark 5.1.Regnearket Start Regnearket 'Start' fungerer som en database med fast informasjon. Her legger du inn opplysninger om bedriften når du starter med iexcel Regnskapsbok, og foretar endringer kun når det er behov. Husk på at eventuelle senere endringer, kan påvirke også allerede sendte fakturaer. Det er derfor viktig at du har beholdt kopi av sendte fakturaer i et bestandig format, som f.eks. papir eller PDF-fil. Du vil uansett ha behov for kopi av utgående faktura til regnskapsbilag, så beste er å skrive ut dette på samme tid som du sender fakturaen til kunden. Gule felter er ment å kunne endres, i tillegg til firmanavnet. Klientnummer brukes når du har flere enheter du fører regnskap for. Hver enhet skal ha sitt unike nummer, slik at du lett kan lage filkataloger og dokumentnavn med kort og konsis definisjon. Pro-versjonen inneholder følgende viktig endringer/tillegg i sitt Start-ark: Valg av språk (Engelsk / Norsk bokmål / Nynorsk) Definisjon av koder og satser for merverdiavgift Kontonumre i hovedbok for Kundefordringer og Leverandørgjeld Kontonumre i hovedbok for MVA-konti Start og slutt på intervall for Kunde-reskontro 10
Start og slutt på intervall for Leverandør-reskontro 5.2. Regnearket Kontoplan-Saldobalanse I regnearket 'Kontoplan-Saldobalanse' finner du en kombinert oversikt over alle regnskapskonti som er definert. I de gule cellene kan du legge inn eller endre på konti. Du trenger å legge inn kontonummer og navn, og hvilken saldo som er overført fra foregående regnskapsår (i.e. IB-tall). Sjekk at summen av IB-tall nedenfor saldobalansen viser kr. Saldobalansekolonnen viser oppdaterte saldo for hver konto. Alle bokførte beløp og bilag for 2012 er inkludert i Saldobalansen. For balansekonti er IB-tallene også med. Kolonnen som heter "Beregnet resultat" tar og overfører dette resultatet til konto 2090 Udisponert resultat. Tallene i Saldobalansen videreføres inn i rapport-arket 'Regnskap', hvor beløp summeres sammen i regnskapsposter. Kontonumrene følger norsk standard. Balansekonti er konti fra 1000 2999, med Eiendeler fra 1000-1999 og Egenkapital og Gjeld fra 2000 2999. Deretter følger resultatkonti, hvor mens de øvrige er resultatkonti. Resultatkonti har driftsinntekter (3000-3999), varekjøp (4000-4999), lønnskostnader (5000-5999), andre driftskostnader (6000-7999), finansinntekter og kostnader (8000-8299), skatter (8300-8399) før man kommer til spesielle konti som ikke er så aktuelle i den løpende bokføring. Ny konto legges inn der den passer inn i nummerrekkefølgen. Deretter må formlene i kolonne A og J kopieres fra en tilstøtende celle. Det kan være smart å endre fargen på de cellene du endrer, slik at det blir enklere å gjennomføre tilsvarende justeringer ved overgang til Pro-versjonen eller til neste år. Det er mulig å slette konti som man med sikkerhet vet at man ikke kommer til å bruke. Erfaringsmessig kan det være smartere å la kontoplanen være slik den er enn å begynne å endre for mye. Det er enkelte konti man alltid bør endre navnet til dersom de skal brukes: 1910-1050 sett bankkonto-nummeret inn i navnet. Konto 2910 Sett inn navnet til daglig leder / formann i stedet for tittel. Husk å ikke røre celler som ikke har gul farge. 11
I Pro-versjonen har du følgende endringer/tillegg: Kontoplanen ligger i egen Excel-fil som kalles Index-fil, sammen med kunder og leverandører. IB-tall legges inn i Index-filen I kontoplanen kan man legge inn budsjett-tall slik at det blir lett å sette opp rapporter som måler regnskap mot budsjett (evt. m/kolonner for avvik i kroner og %) Kontoplanen er på 3 språk: Engelsk, norsk bokmål og nynorsk Full kontoplan som følger norsk standard Kontoplanen inneholder to ulike referanser til rapportene "Regnskap" og "ANO (næringsoppgave)". Dette gjør det enkelt å styre konti individuelt, uavhengig av deres plassering i kontoplanen. Hver konto gir indikasjon på MVA-behandling som kontoen skal eller bør ha. Ved registrering av bilag kommer det en fargekode som antyder mva-behandling basert på dette. Det finnes en saldobalanse som tar med alle bokførte bilag. I tillegg finnes en saldobalanse for definerte perioder (fra måned til måned). Dette er nødvendig når man skal utarbeide saldobalanse og regnskap pr. 30. juni (for eksempel) 5.3.Regnearket Registrering Det er her i arket 'Registrering' at du bokfører alle bilagene dine. Heller ikke her i dette arket skal du legge inn data i andre celler enn de som har gul farge. Bokføringen tar du ved ganske enkelt å legge inn bilagsdato, bilagstekst, beløp samt den debetkonto og den kreditkonto som bilaget skal bokføres på. Hvert bilag skal ha sitt unike nummer, og de skal være i fortløpende nummerrekkefølge. Etter at du har bokført et bilag kan du skrive bilagsnummeret midt på i høyre marg, og gjerne lage en ring rundt. Deretter setter du bilaget inn i bilagspermen i nummer-rekkefølge. Sjekk etter hvert bilag om du får feilmelding med beløp i det blå feltet over tabellen. Feilmelding kan bety at du mangler debet eller kredit konto, eller at du har skrevet inn et kontonummer som ikke finnes i kontoplanen. 12
Pro-versjonen har dette i tillegg i sitt Registeringsark: Bilag over flere linjer Kode til bilagsmal (automatisk utfylling av de mest vanlige bilagstypene) Ref. kolonne (til å legge inn fakturanummer, termin, antall kilometer etc.) Kolonner for Mva-kode Reskontronummer Prosjektnummer/avdelingsnummer Navn på debet-konto, kredit-konto og reskontro 5.4.Regnearket Regnskap I dette regnearket får du opp Resultatregnskap og Balanseregnskap basert på dine innlagte bilag (og IB-tall). Pro-versjonen har en betydelig forbedret rapport, pga. følgende forhold: Regnskapet kan periodiseres pr. en gitt dato, f.eks. 30.6, uavhengig av om det er bokført bilag etter denne dato. Har kolonne for fjorårstall Hver regnskapspost summerer konto fra saldobalansen basert på deres referanse til denne rapporten. Det er enklere og sikrere å legge inn nye regnskapslinjer Resultatregnskapet er komplett med skatter, ekstraordinære poster og årsoppgjørsdisposisjoner. Regnskapet er inndelt i flere poster Inneholder filter-funksjon for å skjule linjer med 0 i beløp 13
5.5.Andre regneark i Arbeidsboken Prøveversjonen inneholder ikke andre regneark som dreier seg om bokføringen enn de fire som er nevnt ovenfor. For praktiske formål er prøveversjonen ikke lovlig, da den mangler obligatoriske rapporter og dokumentasjon. Du bør oppgradere til et av medlemskapene som gir deg iexcel Regnskap Pro 2012 hvis du tenker å føre regnskap for et selskap med regnskapsplikt, eller hvis du er opptatt av å gjøre ting ordentlig og effektivt, og utvikle deg selv på Excel-fronten. Excel Regnskapsbok Pro 2012 får du gjennom medlemskapene Regnskap Gold 2012 og iexceler 2012. iexceler-medlemskapet inneholder Pro-versjon av alle systemene Regnskap, Lønn og Faktura. iexcel Regnskapsbok Pro gir følgende regneark i tillegg: Kontoplan, Kunder, Leverandører, Regnskaps-layout og Flow Chart (systemkart) i Index-fil Saldobalanse, Saldobalanse for perioder, Saldoliste kunder og leverandører Spesifiserte konti i hovedbok, kunde-reskontro og leverandør-reskontro Merverdiavgiftsoppgave og et ark for merverdiavgift ved import av tjenester Oversikt over prosjekter, Prosjekt-saldobalanse, prosjekt-resultatregnskap (prosjekt kan heller være avdeling) Alminnelig næringsoppgave nr. 2, sidene 2 og 3 Språkside for veksling av språkene (engelsk, norsk bokmål og nynorsk) Samlet sett utgjør innholdet i Pro-versjonen en solid oppgradering av systemet. Det er noe vanskeligere å sette seg inn i, men gevinsten viser seg raskt. Både oversiktlighet, avstemming, kontroll, dokumentasjon og mulighetene for å være effektiv øker dramatisk med iexcel Regnskapsbok Pro. 6. Grunner for å velge medlemskap som gir deg Pro-versjonen? Blant de mange grunnene du har for å oppgradere medlemskapet til Regnskap Gold 2012 eller iexceler, ønsker vi å trekke frem hensynet til deg selv og din egen læring og utvikling. Gode Excelferdigheter gir sterke evner til problemløsning og tilpasning, en langt høyere effektivitet og evne til å se muligheter. Det er ikke uten grunn at Excel-kunnskaper verdsettes så høyt i arbeidslivet. Oppgradering av ditt medlemskap gir deg brukerlisens til Pro-versjonen, og du trekkes med i en læreprosess hvor utfallet er garantert å være positivt. Sammenligner du Excel med bruk av statiske dataprogrammer, så ser du et hav av forskjeller. Det er bare Excel og iexcel som kan gjøre deg til en mester som klarer alt på egen hånd. 6.1. PROs fordeler med rapporter De bokføringsdata som du legger inn i registreringsarket har ikke spesielt stor verdi hvis ikke de struktureres og samles i relevante rapporter. Bokføringen er bare registrering av datagrunnlag, og får først og fremst verdi gjennom rapportene. Pro-versjonen inneholder et mye bedre og mer detaljert datagrunnlag. Dermed gir modellen også et langt bedre grunnlag for rapporter. En rekke rapporter må være på plass for at et regnskapssystem skal være lovlig. Vår gratis prøveversjon mangler flere obligatoriske rapporter, og er dermed pr. definisjon ikke lovlig å bruke. 14
Pro-versjonen inneholder alle obligatoriske rapporter og dokumentasjonen fra registrering til regnskap er klar og tydelig. iexcel Regnskapsbok Pro 2012 er dermed et helt lovlig system å bruke. Dette gjelder også for virksomheter med flere enn 300 bilag, siden iexcel Regnskapsbok Pro har innhold på linje med andre fullverdige regnskapsprogrammer. 6.2.PROs fordeler ved innlegging av data Innlegging av data er kanskje det området hvor fordelene med iexcel Regnskapsbok Pro viser seg sterkest. Her går det an å legge inn data svært systematisk og i en valgfri orden. Når det skal bokføres 500 utgående fakturaer med likt beløp (f.eks. medlemskontingent), kan dette gjøres ved å bokføre bare den første av fakturaene. De 499 andre bokføres enkelt ved å kopiere data nedover i registreringsarket. Deretter er det bare å legge inn de 500 kundenumrene i kolonnen for Reskontronummer. Like bra kan det være å hente ut eksport-fil fra fakturaprogrammet. Hvis ikke fakturaprogrammet kan eksportere data til Excel, bør du skifte over til et bedre fakturasystem. Etter å ha åpnet filen med fakturaopplysninger, lager du en tabell som har samme rekkefølge på kolonnene som Registreringsarket i Regnskapsbok Pro har. Tabellen skal hente data og systematisere disse slik at du kan kopiere bokføringsdata for alle 500 fakturaene og lime de rett inn i Registreringsarket. Dette er iexcel's måte å lage integrerte systemer på. Du har full kontroll på dataene dine, og den lille manuelle jobben du gjør er det som gir deg oversikt, kontroll og trygghet. 6.3.PROs fordeler med integrasjon med andre iexcel Arbeidsbøker Pro Våre integrasjonsløsninger koster deg ingenting i tillegg. Gratis med på kjøpet av medlemskap som gir deg iexcel Fakturabok Pro og iexcel Lønningsbok Pro får du integrasjon som gjør at du kan kopiere bokføringsdata over til iexcel Regnskapsbok Pro Det er satt opp egne regneark med datafelt som passer til registreringsarket i Regnskapsboken. For Fakturabok Pro er det bare å sette opp hvilket intervall av fakturaer eller innbetalinger man ønsker å få bokført inn i iexcel Regnskapsbok Pro, og så bruke funksjonen "Kopier og Lim Inn Verdier" i bokføringsarket i Regnskapsboken. 6.4. PROs fordeler i fremtiden iexcel Regnskapsbok Pro vil aldri få noen galopperende prisvekst. Vi satser på å holde prisene våre på dagens nivå. Etter hvert som du lærer deg nye ting med Excel, får du gevinsten av dette umiddelbart. Verdien av å bruke Excel og iexcel øker for hvert år, og du finner nye og smartere løsninger hele tiden. Vi sørger for at har et grunnlag som du kan brukes helt uavhengig, eller som du kan knytte opp mot egne systemer som du lager. For enklere å få overført data fra ett års arbeidsbok til neste, har vi i modeller som Regnskapsbok Pro og Fakturabok Pro plassert noen databaser i separate arbeidsbøker. 6.5. Hvordan komme i gang med Pro i dag Bare læreverdien og verdien av opplevelsen, gjør at smarte folk finner at de så snart som mulig vil oppgradere til et av medlemskapene som gir Pro. Etter å ha bokført 10-12 bilag i gratis prøveversjon, har tiden kommet for å oppgradere. 15
Etter oppgraderingen av medlemskap og nedlastning av nyeste versjon av iexcel Regnskapsbok Pro, er det bare å legge inn bilagsdataene på nytt. Det å bruke historiske data til å komme i gang med Pro-versjonen er smarteste måten å komme i gang på. Det gjør at du får kontrollere resultatet i de to modellene opp mot hverandre. Du kan forsikre deg om at resultatet blir som ønsket. Slik kan det faktisk være større fordel å ta oppgraderingen sent i året, enn å vente til neste år. Ikke minst gjelder dette siden læreverdien er så høy. 6.6. Hva når du trenger hjelp Vanskeligheter med iexcel Arbeidsbøker vil kun være i en startfase. For noen er det uvant og skremmende å jobbe med avanserte regneark som har en haug formler. Det er ikke noe å være engstelig for. Ødelagte formler kan erstattes med friske formler. Data som du legger inn i Fakturaboken er det viktigste, slik det gjelder for alle andre systemer. 6.6.1. Dropbox gir lettere tilgang på hjelp Vi anbefaler en løsning som heter Dropbox, fordi iexcel + Dropbox er en fantastisk kombinasjon. Med iexcel Arbeidsbøkene dine i Dropbox har du en løsning hvor du kan jobbe mot harddisken. Ikke noe spesielt så langt, men det er i hvert fall raskere enn å jobbe over internett. Og du kan jobbe selv om du er uten internettforbindelse. Men så kommer Dropbox og gir deg alle fordelene ved en web basert løsning i tillegg. Alle filene oppdateres og synkroniseres over internett, hvor det dannes en ny original av filene dine. Med Dropbox på flere datamaskiner, kan du åpne og bruke originalfilen på mer enn en datamaskin. Om det er Windows eller Mac, spiller ingen rolle, siden Excel-versjonen som vi lager Arbeidsbøkene til går på begge plattformene. Med Dropbox kan du dele enkeltfiler eller hele filkataloger med andre, og at du får automatisk backup av filene understreker bare at dette er en løsning med store fordeler. Siden du kan dele filer med andre via din Dropbox, kan du også dele filene dine med noen som skal hjelpe deg. Dropbox er gratis inntil 2 GB med lagringsplass. Ønsker du å starte opp med Dropbox kan du få 500 MB ekstra lagringsplass ved å benytte deg av denne lenken: Dropbox/referal. 6.6.2. Hjelp til Excel-relaterte spørsmål Med iexcel Arbeidsbøker vil du få noen spørsmål som er knyttet til Excelformler og funksjoner, mens andre er relatert til selve iexcel Arbeidsbøkene. Når du har Excel-spørsmål så finnes det en rekke ressurser på internett som du kan benytte deg av. Først kan du forsøke den Hjelp som er innebygget i Excel-programmet. På YouTube finnes det tusenvis av video tutorials som dekker det meste. Problemet blir nok heller å finne frem blant all informasjonen. Det å lære seg å bruke søkemotor og avgrense søkene er klokt valg. Det går også an å stille spørsmål både på iexcel forum andre Excel-relaterte forum. 6.6.3. Hjelp til iexcel Regnskapsbok Pro En annen fordel ved å bruke Pro-versjonen er at du lettere får hjelp både fra iexcel og andre iexcel medlemmer. Første kilden du bør forsøke for å få mer informasjon om noe, er Brukermanualen og 16
forsøke å løse problemet selv. Når du ikke har hatt suksess med å løse et problem selv, kan du poste spørsmål på iexcel Forum eller "Ask a Question" i vår FAQ-seksjon. Hvis du har spørsmål til noe du tror kan være en systemfeil, kan du også sende epost til iexcel. Det beste med iexcel er imidlertid at systemet er et fullblods Excel-system. Hver gang du møter motstand, så finner du en løsning. Og hver gang du finner en løsning, så har du lært noe verdifullt. iexcel AS ønsker aktive medlemmer som kommer med synspunkter ut fra sin erfaring med systemene. Dette gjelder også forhold som bør vurderes å være med i FAQ, videoer og annet opplæringsmateriell. *** Denne bruksanvisningen kommer til å bli fortløpende ajourført og forbedret *** Vennligst sjekk for oppdateringer på våre nettsider 17