av 0 Det medisinske fakultet 9.5.200 200/5886 Saksnotat til Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet Til: Fakultetsstyret ved DMF Kopi til: Fra: Dekan Stig A. Slørdahl Signatur: Ingvild Moe Toldnes O-SAK 05-0 Dekanens tertialrapportering -.tertial 200. Strategioppfølging a) Overordnet vurdering av strategiarbeidet På overordnet nivå er fakultetets største utfordring fortsatt å ivareta den store BOA-virksomheten og tilhørende midlertidighet i stillinger på en forsvarlig måte og med lavere risiko enn i dag. Den totale BOA-virksomheten har de siste årene utgjort over eller nær 50% av fakultetets samlede inntekter. Resultatene fra virksomhetsindikatorene viser at de viktigste utfordringene er knyttet til produksjon av ph.d.-grader og publikasjonspoeng, samt kvinnerekruttering. Fakultetet har derfor særlig lederfokus på disse områdene i 200. Handlingsplaner for økt gjennomstrømming på ph.d grader er under implementering, men forventet effekt vil først inntre fra 202. Det også en erkjennelse at fakultetet har vært i overkant ambisiøs i implementering av tiltak fra flere av handlingsplanene, og at dette arbeidet har hatt for lite fokus og tatt for lang tid. For flere av handlingsplanen settes det nå derfor fokus på videre oppfølging og da særlig innenfor de kritiske målområdene. Aktuelle tiltaksområder ble risikovurdert som en del av prosessen med utvikling av handlingene, og i forhold til måloppnåelse på disse områdene er denne fortsatt gyldig. Dekanus finner derfor ikke grunnlag for at risikobildet er vesentlig endret i forhold til målområdene eller tiltakene som er under implementering. Fakultetet kan imidlertid kvittere ut flere store og ressurskrevende strategiske aktiviteter knyttet til bland annet gjennomført innflytting av fase 2 av Nytt universitetssykehus, igangsatt ombygging av MTFS til Brain Center, oppstart av Nasjonal forskerskole i medisinsk avbilding, innvilget infrastrukturstøtte til HUNT (samt to andre prosjekter i NFRs finalerunde), etablering av European Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Konsulent Medisinsk teknisk E-post: Medisinsk teknisk + 47 73 59 88 59 Tone Merete Follum forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter Telefaks 7489 Trondheim http://www.ntnu.no/dmf Olav Kyrres gt 9 + 47 73 59 88 65 Tlf: + 47 73 59 0 50 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 0 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Palliative Care Research Centre (PRC), fullført implementering av 20-kull på medisinstudiet, oppstart av masterprogram i klinisk helsevitenskap og i helseinformatikk, omfattende prosess rundt styring og ledelse på nivå 3 (tilsatte instituttledere), etablert samarbeid Kathmandu University i Nepal og gjennomført innledende møter om forskningssamarbeid med Harvard MIT og Imperial College London. Videre kan fakultet vise til en betydelig aktivitet innenfor formidling med en særlig økning på internasjonale medier, samt svært god respons knyttet til Researchers Night og Forskningstorget (pris for beste stand). Fakultetet har igangsatt en prosess for videreutvikling av strategi ved sine enheter og på nivå 2. Målsetting er å operasjonalisere strategien i større grad med fokus på hvordan fakultet og institutter kan relatere sin virksomhet og strategiske mål mot de store nasjonale og globale samfunnsutfordringene gjennom å samordne og spisse aktiviteten på områder man har særlige forutsetninger for å lykkes. Dette arbeidet kobles opp mot videreutviklingen av NTNUs strategi slik at DMFs strategiske mål svarer på NTNUs overordnede utfordringer om å bli internasjonalt fremragende. b)/ c) Status på handlingsplaner og indikatorer HANDLINGSPLANER Handlingsplan Status Kommentarer til status og tiltak satt i verk HP- Økt antall publikasjonspoeng 2 Implementering forsinket. Økt fokus og administrativ oppfølging. HP2 - Økt antall Ph.d.-grader I hovedsak i hht plan. HP3 - Økning i eksternfinansiert virksomhet 2 Implementering forsinket. Økt fokus og administrativ oppfølging. FORSKNING HP5 - Internasjonalt samarbeid Indikator Måltall Status pr. tertial Publikasjonspoeng per vitenskapelig ansatt (unntatt phd) (oppgi antall poeng i parentes),6 MÅLEINDIKATORER Prognose,6 2 Implementering forsinket. Økt fokus og administrativ oppfølging. Kommentarer til status og tiltak satt i verk Resultat 2009 =,57. Mål opprettholdes. Andel publikasjoner nivå 2 23% 2 9% Resultat 2009 = 7,8%. Økning til 23% er urealistisk og justeres ned. Antall uteksaminerte ph.d. grader 60 56 Tall fra enhetene tilsier tilnærmet måloppnåelse. Ekstern finansiering (totalaktivitet) 300 mill 280 mill Prognose tilsier noe lavere tall (280 mill) enn måltallet
3 av 0 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet EU 3 mill 3 mill Resultat.T = ca. 4 mill. Mål opprettholdes. HANDLINGSPLANER Handlingsplan Status Kommentarer til status og tiltak satt i verk HP7 Utdanningskvalitet Implementering i oppstart UTDANNING Indikator Måltall Statu s. tertia l Antall primærsøkere per studieplass (tatt opp, og begynt) 7,8 - Gjennomsnittlig karakterpoeng for primærsøkere ved opptak 5,5 MÅLEINDIKATORER - Vurderin g Kommentarer til status og tiltak satt i verk Samme nivå som 2009 Samme nivå som 2009 Økning i andel mastergrader 2 år etter opptak (oppgi andel i parantes) 5% (75%) - Målet opprettholdes. Økning i andel mastergrader 5 år etter opptak (oppgi andel i parantes) ORG OG RESSURSER HANDLINGSPLANER Handlingsplan Status Kommentarer til status og tiltak satt i verk HP4 Økt andel kvinner blant nytilsatte i faste vitenskapelige stillinger Indikator Måltall Status pr. tertial Andel kvinner av nytilsatte i vitenskapelig stilling som krever doktorgrad MÅLEINDIKATORER Prognose 2 Implementering forsinket. Økt fokus og administrativ oppfølging. Kommentarer til status og tiltak satt i verk 35 % 3 % 2 Målet opprettholdes.
4 av 0 d) Avansert vitenskapelig utstyr VITENSKAPELIG UTSTYR 2009- fremdriftsrapport 200 Marianne Furnes/ Siv Eggen, Avdeling for komparativ medisin, DMF Burvaskemaskin til karanteneavd. Prosjektnummer 80547800 Investeringskostnader 2009 (000 kr) Fremdrift anskaffelse Budsjett Regnskap Bestemt innkjøpsprosedyre April 09. tertial Innkjøp kunngjort Juni 09 2. tertial Tilbud mottatt og evaluert Sept 09 3. tertial Leverandør(er) valgt Evt påløpte kostn 200 Bestilling sendt Nov 09 SUM 850 850 Utstyr mottatt og akseptert Ja Bestilt 2209-N0944647-DMF00209 Utstyret er levert, betalt og tatt i bruk. VITENSKAPELIG UTSTYR 2009- fremdriftsrapport 200 Ann-Mari Brubakk. LBK Surstoffkammer med basis testpakke Prosjektnummer 80547900 Investeringskostnader 2009 (000 kr) Fremdrift anskaffelse Budsjett Regnskap Bestemt innkjøpsprosedyre Mai 09. tertial Innkjøp kunngjort Sept 09 2. tertial Tilbud mottatt og evaluert 3. tertial 90,5 Leverandør(er) valgt Evt påløpte kostn 200 372,4 Bestilling sendt Des 09 SUM 525 62,9 Utstyr mottatt og akseptert 26-0-0 Bestilt 8209-N095382-DMF00609-
5 av 0 VITENSKAPELIG UTSTYR 2009/200 fremdriftsrapport Edvard Moser, CBM Elektrofysiologiske multikanals registreringssystemer Prosjektnummer 80548000 Investeringskostnader 2009 (000 kr) Fremdrift anskaffelse Budsjett Regnskap Bestemt innkjøpsprosedyre Mai 09. tertial Innkjøp kunngjort Juni 09 2. tertial Tilbud mottatt og evaluert Aug 09 3. tertial 655,4 Leverandør(er) valgt Sept 09 Evt påløpte kostn 200 203,7 Bestilling sendt Nov 09 SUM.300 859, Utstyr mottatt og akseptert 26-0-200 Bestilt 809-N0946879 DMF00409 VITENSKAPELIG UTSTYR 2009/200 fremdriftsrapport Geir Slupphaug System for infrarød bildedannelse ved western blot Prosjektnummer 8054800 Investeringskostnader 2009 (000 kr) Fremdrift anskaffelse Budsjett Regnskap Bestemt innkjøpsprosedyre Mai 09. tertial Innkjøp kunngjort Aug 09 2. tertial Tilbud mottatt og evaluert 3. tertial 63 Leverandør(er) valgt Evt påløpte kostn 200 4 Bestilling sendt Okt 09 SUM 725 727 Utstyr mottatt og akseptert 07-2-09 Bestillt 26009-N0943590/N0944232 DMF00509
6 av 0 VITENSKAPELIG UTSTYR 2009/200 - fremdriftsrapport Ingrid Gribbestad MRS kryogen prøveholder Prosjektnummer 80548200 Investeringskostnader 2009 (000 kr) Fremdrift anskaffelse Budsjett Regnskap Bestemt innkjøpsprosedyre Mai 09. tertial Innkjøp kunngjort 2. tertial Tilbud mottatt og evaluert 3. tertial Leverandør(er) valgt Feb 0 Evt påløpte kostn 200 Bestilling sendt SUM.550 Utstyr mottatt og akseptert DMF00809- Kontrakt med Bruker er snart klar for signering VITENSKAPELIG UTSTYR 2009/200 - fremdriftsrapport Rigmor Austgulen Flow cytometer Prosjektnummer 80548300 Investeringskostnader 2009 (000 kr) Fremdrift anskaffelse Budsjett Regnskap Bestemt innkjøpsprosedyre Mai 09. tertial Innkjøp kunngjort 08.07.09 2. tertial Tilbud mottatt og evaluert 24.08.09 3. tertial.469 Leverandør(er) valgt Evt påløpte kostn 200 Bestilling sendt SUM.500.469 Utstyr mottatt og akseptert Navn på Anbud: NTNU 47/2009 Flowcytometer, kjørt som åpen anbudskonkurranse i Doffin. Levert og betalt i 2009.
7 av 0 AVANSERT VITENSKAPELIG UTSTYR 200- fremdriftsrapport Ingrid Gribbestad Høyfelts MR 600 Mhz Prosjektnummer 80550900 Investeringskostnader 200 (000 kr) Fremdrift anskaffelse Budsjett Regnskap Bestemt innkjøpsprosedyre. tertial Innkjøp kunngjort 2. tertial Tilbud mottatt og evaluert 3. tertial Leverandør(er) valgt Bestilling sendt SUM Utstyr mottatt og akseptert Er en del av DMF-00809, se kommentar ovenfor. AVANSERT VITENSKAPELIG UTSTYR 200- fremdriftsrapport Torstein Vik BodPod luftpletysmograf Prosjektnummer 8055000 Investeringskostnader 200 (000 kr) Fremdrift anskaffelse Budsjett Regnskap Bestemt innkjøpsprosedyre. tertial Innkjøp kunngjort 2. tertial Tilbud mottatt og evaluert 3. tertial Leverandør(er) valgt Bestilling sendt SUM Utstyr mottatt og akseptert Ikke startet opp enda
8 av 0 AVANSERT VITENSKAPELIG UTSTYR 200- fremdriftsrapport Valdemar Grill Sensor Medics Vmax Prosjektnummer 805500 Investeringskostnader 200 (000 Fremdrift anskaffelse kr) Budsjett Regnskap Bestemt innkjøpsprosedyre Forespørsel til 3 kjente tilbydere. tertial Innkjøp kunngjort Forspørsel sent pr epost 29.4.200 2. tertial Tilbud mottatt og evaluert Tilbudsfrist: 20/05/0 Evaluering uke 2 /22 3. tertial x Leverandør(er) valgt Estimert tildeling uke 23 Bestilling sendt Estimat kontrakt ultimo juni 200 SUM 497 Utstyr mottatt og akseptert Sensor Medics Vmax, V.Grill har anbudsnr 39/200 og håndteres av Ragnhild Gaupen Gåsø/Innkjøp sentralt 2. Økonomistyring a) Overordnet vurdering av økonomistyringen DMFs BOA har mer enn tredoblet siden 2002. Dette har betydd en stor økning i antall prosjekter, og krever tett oppfølging og økonomistyring. Det er viktig for fakultetet å ha kontroll på denne aktiviteten, og det gjøre en stor innsats i å bedre både oppfølgings- og rapporteringsrutiner samt å utvikle kompetansenivået på området. For å sikre tilstrekkelige ressurser og kompetanse er det opprettet en ny stilling ved fakultetet som nå er under utlysing. Fakultetet har tradisjonelt hatt god oversikt over økonomien knyttet til den bevilgningsfinansierte delen av virksomheten. Det største usikkerhetsmomentet har vært kostnader knyttet til oppkjøpsordningen av medisinplasser i utlandet hvor det over tid har bygget seg store avsetninger. Avsetninger er det også knyttet til RD69, men det forventes en nedbygging av disse avsetningene på nærmere 30% i løpet av året. Hvis avsetningene til oppkjøpsordningen holdes utenfor vil det samlede avsetningsnivået på RD/RD69 ligge rundt 20 mill. (Avsetningstaket for DMF er beregnet til 30,4 mill)
9 av 0 Kommentar til de ulike rammene DMF har tradisjonelt hatt god oversikt over økonomien knyttet til RD. Store deler av budsjettet er knyttet til faste stillinger, og fastlønnsbudsjettet forvaltes på fakultetsnivå. Det er noe avvik knyttet til enkelte tiltak (bl.a implementering av handlingsplaner) som blir noe utsatt. Dette gjør at kostnadene reduseres noe. Samtidig må overføringen fra overheadmidler økes noe for å balansere. Avsetningene på RD skyldes overførte ubrukte midler knyttet til oppkjøpsordningen med studieplasser i utlandet. De ubrukte midlene er i stor grad knyttet til ett studiested (Amsterdam). Det jobbes nå med å få avklart om vi skal betale for de studentene som ble tatt opp der eller om disse er overført til det ordinære opptaket i Nederland Ordningen er under avvikling og det forventes at alle kostnader gjøres opp i 200/20. Prognose RD: Det er noen forsinkelser i planlagte tiltak som vil gi mindreforbruk i 200. Samtidig forventes det en begrenset økning av lønnskostnadene som gjør at det totale resultatet for den ordinære drifta stort sett er i tråd med budsjett. Usikkerhet: -3 mill Prognose for utland nedjusteres med 2,8 mill. Hvis det viser seg at vi må dekke kostnader for medisinstudenter i Amsterdam, vil dette potensielt kunne utgjøre 5-20 mill, men her gjenstår en del beregninger før vi kan gi korrekte tall. En stor del av fakultets samlede avsetninger er knyttet til RD69. Som et ledd i å redusere disse er det utarbeidet et avsetningstak også på instituttnivå. Noen institutt forventes å ligge tett opp mot taket, og det jobbes nå med tettere oppfølging av prosjekter på denne rammen, spesielt såkalte forskningskontoer. Det rapporteres bl.a. på prosjektnivå i kvartalsrapporten fra institutt til fakultet. Ved avslutningen av regnskapsåret 2009 ble en del overføringer til BOA ikke fanget opp slik at avsetningsnivået er kunstig høyt. Prognose RD69: Endringer ifht budsjett for CBM utgjør den største endringer i forhold til budsjett sammen med økning av overføring for å dekke driftskostnader på RD. Prognosen justeres slik at det totale avsetningsnivået reduseres fra 30,9 mill til ca 20 mill. Usikkerhet 3-5 mill som bla kan knyttes til bruk av forskningskontoer og nivå på overheadinntekter. Når det gjelder strategi- og omstillingsmidler viser erfaring at det alltid vil være en del mindreforbruk knyttet til strategiske stillinger som følge av permisjoner og sykefravær. Dette gjør at det samlet er relativt store avsetninger på rammen. For å redusere disse avsetningene forskutterer vi framtidige tildelinger og lyser ut flere stillinger enn de tildelte stillingene fra NTNU. Ordningen med midler til avansert vitenskapelige utstyr gir en del avvik da disse tildelingene ikke er kjent på budsjetteringstidspunktet. Det er vanskelig å forutse når kostnadene kommer, men AVIT-tildelingene øker omsetningen med 5 mill ifht budsjettet for 200. Prognose RSO: Justert med 5,3 mill for Avansert vitenskapelig utstyr, både i økt bevilgning og kostnad. Ellers justeres prognosen ifht redusert aktivitetsnivå i. tertial. Usikkerhet knyttet til sykefravær, oppstartsdato for nye stipendiater samt til bruk av driftsmidler på strategiske stillinger. Usikkerhet samlet sett 2-5 mill
0 av 0 Ramme Felles utstyr nytt sykehus I 2009 ble kostnader periodisert flere ganger uten å bli reversert. Det gjorde at 2009-regnskapet viste et kunstig høyt kostnadsnivå. Dette er reversert i 200 og gir regnskapsmessige inntekter på 47 mill. Prosjektet nærmer seg nå siste fase og vil i løpet av 200 benytte 62,3 mill mot 40 som busjettert. Prognose RF: Det forventes at omtrent 00 mill overføres fra 200. Av dette skal 42 mill settes av til bygging av kunnskapssenteret, mens resten er planlagt brukt i 20. b) Vurder budsjettavvik Excel-mal på felles økonomi-området c) Status på tiltak knyttet til etterlevelse av gjeldende lov- og regelverk samt retningslinjer vedrørende anskaffelser Reduksjon av innkjøp som går utenom bestillingssystemet Det har vært en betydelig bedring av antall kjøp utenom bestillingssystemet. Vi sliter fremdeles med en del holdninger, spesielt blant de vitenskapelige. Det råder en oppfatning om at det tar for lang tid å få sendt en bestilling gjennom systemet, og administrasjonen har til tider blitt beskyldt for å hemme forskningen. Men vi har kommet langt, og mange er veldig flinke til å benytte systemene. Spesielle problemstillinger ved DMF er samboerskapet med St.Olavs Hospital. Med to forskjellige bestillingssystemer er det utfordrende å få alle typer bestillinger gjennom systemet. Vi har vært nødt til å lage en del spesialordninger for at det skal fungere. Det gjenstår en del utfordringer med noen leverandører fordi de godtar bestillinger utenom systemet. Unngå ulovlige direkteanskaffelser ved kjøp over 00,000 NOK Serviceenheten ved DMF stopper alle bestillinger som er over NOK 00.000 og ber om forenklet anbudsprotokoll der dette ikke foreligger. Også her er det krevende å få gehør ute hos de vitenskapelige da de finner denne prosessen tungvindt og hemmende. Gjøre etiske retningslinjer for anskaffelser kjent i egen organisasjon Her har vi gjort en god del for å informere. Bl.a bruker serviceenheten ved DMF innsida og legger stadig ut meldinger og beskjeder vedrørende anskaffelser og etiske regningslinjer 3. Evaluering og vurdering av fremtidig finansiering av NTNUs strategiske satsninger DMF er vertsfakultet når det gjelder HUNT-drift. Evalueringen er ferdigstilt og vil legges i ephorte i uke 20. Videre er DMF delaktør i satsningsområdet FUGE som NT er vertsfakultet for. Det vises derfor til plan for evaluering gitt fra NT.