Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler Postboks Knut Arne Kissten 7491 Trondheim gt 9

Transkript

1 -12 1 av 8 Det medisinske fakultet Notat Til: Kopi til: Fra: Rektor Det medisinske fakultet Dekanens tertialrapportering 2. tertial DMF 1. Strategioppfølging a. Overordnet vurdering av utvikling på noen driftsindikatorer Indikator Resultat 2T Mål 2012 Prognose Kommentar 2012 Doktorgradsutdanning Innmeldte kandidater pr 2. tertial til disputas er 69 med mulighet for 1-2 tilganger i løpet av september. Usikkerhetsmargin er +- 2 tar høyde for tilganger og underkjenninger. Avsetningstak 9% 12% 9% Prognose på avsetningsnivå i kr Hvis Hunt og RBUP holdes utenfor blir den på 18,4 mill. HMS - arbeidsmiljø Se under HMS medarbeidersamtaler Antall medarbeidersamtaler ved DMF HR-seksjonen ved DMF har begynt å registrere gjennomførte medarbeidersamtaler i Paga, basert på en oversikt som fakultetet får tilsendt av enhetene. Det er per dags dato dessverre ikke mulig for ledere å skrive ut en rapport pga en systemfeil i Paga. Antall gjennomførte medarbeidersamtaler i nedenstående oversikt er derfor basert på listene fra enhetene ved fakultetet. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler Postboks 8905 E-post: Medisinsk teknisk Knut Arne Kissten 7491 Trondheim dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter, Olav Kyrres gt 9 Telefaks Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 8 Instituttene o ISB: 86 % gjennomført, 14 % tilbudt men ikke gjennomført o ISM: 100 % tilbudt, usikker hvor mange er gjennomført i perioden o INM: 100 % tilbudt, usikker hvor mange er gjennomført i perioden o LBK: 90 % gjennomført o IKM: 100 % tilbudt, usikker hvor mange er gjennomført i perioden o CBM: 0 % gjennomført o RBUP: 100 % tilbudt, 75 % gjennomført o Fakultetsadministrasjonen 75% gjennomført Det blir alltid noen «glipp» pga. permisjoner/forskningsterminer osv., og noen takker nei fordi de nylig har hatt andre samtaler som dekker behovet. Bistillingsinnehavere med hovedstilling på sykehuset opplever ofte ikke medarbeidersamtale hos DMF som spesielt viktig, men kommer hvis de innkalles. Kvalitativ vurdering av samtalene Lederne opplever medarbeidersamtalene som et viktig verktøy for å bli kjent med medarbeiderne, særlig de de ikke får snakket med mange ganger. Medarbeidersamtaler gir innsikt i indre liv og forhold som lederen ellers ikke får kjennskap til. I denne forbindelsen nevnes det spesielt at det også er viktig å ha samtaler med andre ansatte enn bare de faste vitenskapelige ansatte. Lederen får en litt mer personlig relasjon med ansatte, noe som både lederen og ansatte setter pris på. Det gjør det også lettere for ansatte å ta kontakt med lederen etterpå. Medarbeidersamtalene oppleves også som en god mulighet til å bli kjent med virksomheten. Ansatte forteller gjerne detaljer om hva de holder på med. Medarbeidersamtalene oppleves ofte også som mulighet til å løfte ideer og tanker om organisering av arbeid. Ellers gir medarbeidersamtalene informasjon om konkrete forhold og eventuelle frustrasjoner ved enheten. Lederen blir kjent med kollegers vurdering av hverandre, samarbeidsklima osv. Lederne påpeker at det er viktig å se på framtida under medarbeidersamtalen, og ikke ha fokus på problemer. Problemer tas heller separat i et annet møte. Medarbeidersamtalene oppleves også som en viktig anledning til å bekrefte og gi ros, og universitetets beste HMS- tiltak for å få opplevelse av tilhørighet. Medarbeidersamtaler gir anledning til å ta opp ting som ellers blir en overraskelse, og oppleves av instituttlederne ikke som slitsomt. Instituttlederne bruker heller begrepet «berikende opplevelse». Ansatte som har gjennomført en medarbeidersamtale med instituttlederen gir stort sett uttrykk for at det er positivt å bli sett av leder og at de setter pris på samtalene. Mange ansatte har også konkrete spørsmål om rutinger, muligheter osv., og vet egentlig ikke hvor de ellers skal henvende seg. Medarbeidersamtalene som er gjennomført gjør at instituttlederne er forundret over hvor lite ansatte egentlig vet om rutiner og prosedyrer. Medarbeidersamtalen oppleves som et av våre beste trivselsverktøy, men det må ikke tillegges alle mulige formål.

3 3 av 8 1b. Tilsetting av stipendiater DMF har ved utgangen av 2. tertial 6 tiltredelser av 10 tildelte RSO stipendiater. Totalt for året vil fakultetet tilsette 11 stipendiater på ramme strategi og omstilling. 2. Økonomistyring a) Overordnet vurdering av økonomistyringen Det medisinske fakultet hadde ved utgangen av 2011 kun marginale budsjettavvik. DMF erkjenner imidlertid at budsjettavvikene svingte for mye i løpet av året. For å unngå lignende svingninger i 2012 har vi lagt stor vekt på å periodisere budsjettene slik at kjente større poster har blitt allokert i størst mulig grad til de periodene hvor man forventer at transaksjoner skal komme. DMF har sett at forbruksmønsteret ved fakultetet har gitt et stort forbruk på slutten av året og dermed gitt en litt uoversiktlig situasjon inn mot årsavslutning. DMF som fakultet har hatt stort fokus på å jobbe med å holde avsetningsnivået i tråd med NTNUs målsetninger. DMF har fokus på dette arbeidet og har i 2012 innført følgende tiltak for å øke fokus økonomistyringen: RD69 ble med unntak av legeforeningen avviklet i Det gir en bedre oversikt over driftsrammen og det gjør det lettere både for institutt og fakultet å jobbe mot et fornuftig avsetningsnivå Månedlig rapportering av budsjettavvik fra instituttene til fakultetet. Dette gjelder alle rammer. Det avholdes månedlig gjennomgang av budsjettavvik mellom instituttcontrollere og fakultetet. I disse møtene utarbeides også prognose for året for det enkelte institutt. Ledelsesrapporter på grunnlag av arbeidet i punktet over sendes til ledergruppen ved fakultetet. Mer fokus på et godt periodisert budsjett slik at vi unngår så store svingninger i budsjettavviket som vi har sett de siste årene. Controller for EU-prosjekter har startet opp sin rolle i Dette vil gi en bedre oversikt over de økonomiske forpliktelsene til instituttene ved deltakelse i EU-prosjektene. DMF har en stor BOA-portefølje og vil i løpet av 2012 etablere en controllerrolle med fokus på BOA-området. Har satt inn økte økonomiressurser knyttet til oppstart av kjernefasilitetene der det kan være utfordrende å se hvilke økonomiske konsekvenser innføringen vil gi på kort sikt. En av oppgavene til disse ressursene vil i løpet av kort tid bli å sette opp en investeringsplan for kjernefasilitetene. RD/RD69: Vi velger å kommentere RD og RD69 under samme punkt da kun legeforeningen som er en liten del av regnskapet ligger igjen på RD69. DMF hadde ved inngangen av 2012 en avsetning knyttet til driftsrammene på 31,4 mill. Av dette var 11,2 mill knyttet til RBUP og HUNT som var avtalt holdt utenfor avsetningstaket. Avsetningstaket for 2012 er på 25,2 mill. Budsjettet viser en forventet avsetning ved utgangen av 2012 på 29,8 mill. Etter at budsjettet ble lagt har det kommet til ny informasjon og spesielt er dette knyttet til forventede inntekter for kjernefasilitetene. DMF vil også forskuttere en investering av utstyr knyttet til kjernefasilitetene. Vi vil komme nærmere inn på dette under forklaring av budsjettavvik og prognose.

4 4 av 8 Budsjettavvik: Driftsrammene har et budsjettavvik pr. 2. tertial på 10,2 mill. Det største avviket har vi knyttet til kjernefasilitetene. Her er det et dårlig periodisert budsjett som fører til store periodiseringsavvik. I tillegg er det budsjettert med for store inntekter for kjernefasilitetene i Dette er varige avvik som også påvirker prognosen. Totalt er avviket knyttet til feilperiodiseringer og inntektssvikt på 9,9 mill pr. 2. tertial. Av dette utgjør inntektsreduksjonen 1,4 mill. Av andre poster kan vi nevne inntekten fra Helse og Omsorgsdepartementet (HOD) til HUNT periodisert flatt i budsjettet mens overføringen fra HOD kommer først i november. Avvik for HUNT pr. 2. tertial er på 3,2 mill. For Den Norske Legeforening er det en forsinkelse i fakturering som gir et avvik på 2,4 mill. I tillegg har vi en forsinkelse i mottatte faktura for byggeprosjektet på RBUP på 2,7 mill. pr. 2. tertial. Alle avvikene nevnt i dette kapittelet er periodiseringsavvik som vil rette seg i 3. tertial Av varige avvik som vil påvirke prognosen kan vi nevne merforbruk på lønn til vikarer som ikke er budsjettet på ca. 3 mill. Helårsvirkning for denne vil være ca. 5 mill. Motsatt vei går refusjon av kostnader fra knyttet til masterprogram i helseinformatikk som har vært feil håndtert i grenseland mellom DMF, IME og NTNU Videre. Ellers er det mindre avvik på de fleste enhetene, men som netto i liten grad vil påvirke prognosen Oppsummert de viktigste budsjettavvik pr. 2. tertial er: Kjernefasilitetene feil periodisert budsjett og inntektsreduksjon HUNT inntekt HOD Den norske legeforening Lønn vikarer Master helseinformatikk Byggeprosjekt RBUP 9,9 mill. 3,2 mill. 2,4 mill. 3,0 mill. -3,2 mill. -2,7 mill. Prognose: DMF har budsjettert med en nedbygging på 1,5 mill. i Vår prognose pr. 2. tertial viser en nedbygging av driftsrammene på 8,0 mill noe som er i tråd med prognosen gitt pr. 1. tertial. Noe som vil gi en avsetning på 23,4 mill. ved utgangen av ,0 mill av denne avsetningen er knyttet til RBUP og HUNT som holdes utenfor avsetningstaket. 18,4 mill er prognostisert avsetning for resten av driftsrammen og som skal måles opp mot DMFs avsetningstak for 2012 på 25,2 mill. Se tabell i slutten av kapittelet. De største postene som gir en økt nedbygging i forhold til budsjettet er: 4 mill. forskuttert investering av utstyr kjernefasilitet 2 mill. feilbudsjettert inntekt kjernefasilitetene 5 mill. merforbruk vikarer -3,2 mill inntekt Master Helseinformatikk

5 5 av 8 Fakultetet har gitt kjernefasiliteten PROMEC tillatelse til å investere i AVIT med en pris på 9 mill. kr. Samarbeidsorganet Helse Midt-Norge finansierer 5 mill. kroner gjennom sin tildeling til kjernefasilitetene. Resten 4. mill vil finansieres over driftsrammen knyttet til kjernefasilitetene som en forskuttering. Usikkerhetsmargin på prognosen: 0-6 mill. Utstyret til PORMEC nevnt ovenfor er bestilt og vi regner med at utstyret vil bli levert i god tid før årsskiftet. Skulle imidlertid utstyret bli levert etter årsskiftet vil dette øke årets avsetning med 4 mill i forhold til prognose. Dette er den vesentlige delen av vår beregnede usikkerhetsmargin. Det er også en mindre usikkerhet knyttet til inntektene til kjernefasilitetene, men her vil inntekter og kostnader i stor grad gå i takt med hverandre og nettovirkningen vil dermed bli mindre enn tidligere antatt. DMF har også analysert usikkerheten i BOA-porteføljen vår og finner at på kort sikt er det god styring på prosjektene og vi forventer ingen store påvirkninger av årets resultat i bevilgningsøkonomien. Det området det identifiseres størst risiko er på EU-prosjekter. Se senere redegjørelse. DMF har tidligere vært i dialog med økonomi- og eiendomsdirektør for å se på hvordan kjernefasilitetene virker i forhold til avsetningsproblematikken. DMF jobber kontinuerlig med en investerings og finansieringsplan for oppgradering av utstyr knyttet til kjernefasilitetene. På grunn av forskuttering av utstyr til PROMEC vil ikke kjernefasilitetene påvirke avsetningstaket for DMFs del i På sikt vil det være nødvendig å ta opp igjen diskusjonen om kjernefasilitetene kan holdes utenfor et avsetningstak i framtiden, men for 2012 er ikke denne problemstillingen like presserende

6 6 av 8 Tabell Budsjett/prognose mot avsetningstak: Utgående balanse budsjett Utgående balanse prognose Inngående balanse Avsetningstak Fakultet LBK IKM ISM HUNT ISB INM CBM RBUP SUM Avsetning Holdes utenfor Korrigert avsetning Taket Ramme strategi og omstillingsmidler (RSO) Fakultetet har budsjettert med en nedbygging på 2,1 mill i Nedbyggingen er knyttet til forskuttering av stipendiat og postdoc. stillinger. Regnskapet pr. 2. tertial viser et overforbruk på 5,9 mill. 1,1 mill. av dette dreier seg om periodiseringsavvik i forhold til budsjett og vil rette seg i løpet av året. Dette vil ikke påvirke prognosen for ,9 mill. er bruk av avsetninger fra 2011 som ikke var hensyntatt i budsjettet for 2012 og påvirker dermed prognosen for Alle nevnte avsetninger er knyttet til institutt for kreftforskning og molekylær medisin (IKM) 1,5 mill. er avsetning er bevilgning gitt til Terje Espevik knyttet til at han var finalist i forrige SFF utlysning fra NFR. Disse midlene flyttes over som egeninnsats i BOAprosjektet SFF hos Espevik. Denne overføringen skulle vært flyttet i Resten av avviket knyttet til IKM på 1,4 mill. er bruk av avsetning på tidligere Fuge-prosjekter som ikke var budsjettert. I tillegg har vi et avvik på 2 mill ekstra kostnad knyttet til MedTek som det ikke var tatt høyde for i budsjettet. Prognose for RSO vil dermed bli en nedbygging på 8,6 mill. i 2012 og forventet avsetningsnivå vil være på ca 9 mill. For uten postene nevnt over vil det i siste tertial påløpe en egeninnsats knyttet til CBM som ikke ligger i budsjettet for Usikkerhetsmargin: 0-3 mill.

7 7 av 8 Ramme Felles (RF) Fakultetet har planlagt og budsjettert med investeringer innen avbilding for 14,1 millioner. Pr 2. tertial er påløpte kostnader 9,7 millioner. For siste tertial vil det påløpe kostnader for oppgradering av 7 Tesla MR system for preklinisk forskning i eksperimentelle dyremodeller og mus hvor det ihht kontrakt skal påløpe 2,6 millioner for utstyrer og vi forventer mva kostnader for hele utstyrspakken i leveransen på totalt 1,3 millioner. Prognose for året er 13,7 millioner Usikkerhetsmargin: 0-0,5 mill. Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) Sum av beløp_i_nok kategori_kortnavn Tom aug 2011 Tom aug 2012 Regnskap 2011 Prognose 2012 Endring Andre % EU % Fond % HMN (Andre) % Øvrige % NFR % Offentlig % Private % Utland % Grand Total % BOA-virksomheten ved DMF øker med 25 mill. sammenlignet med 2. tertial Hovedårsaken til økningen er først og fremst en større investeringsaktivitet knyttet til Norbrain prosjektet ved CBM fra Norges forskningsråd (NFR). For de øvrige kategoriene er det kun mindre endringer fra tilsvarende periode i Prognose: Vår prognose for 2012 viser en økning for BOA ved DMF på ca. 43 mill (14%) fra De største økningene finner vi på NFR med 26 mill og Samarbeidsorganet Helse Midt-Norge med 14 mill. For NFR er dette i stor grad knyttet til Norbrain prosjektet som nevnt over. Samarbeidsorganet Helse Midt-Norge økte i henhold til sin strategi sin finansiering av forskningsprosjekter fra 150 mill. i 2011 til 180 mill. i DMFs andel av dette blir på 145 mill i 2012 mot 131 mill i DMFs aktivitet på EU-prosjekter reduseres med 2 mill. i Dette er en ventet nedgang som skyldes avvikling av Spacebrain-prosjektet ved CBM.

8 8 av 8 Usikkerhet i BOA DMF har tatt en gjennomgang for å se på den kortsiktige usikkerheten knyttet til BOA-porteføljen. Fokuset har først og fremst vært aktive prosjekter som har sluttdato eller tidligere. I samarbeid med prosjektøkonomene har vi sett på risikoen for tap/gevinst på disse prosjektene, som igjen vil føre til store overføringer til de øvrige rammene. Her er en liten oppsummering av funnene: Avsluttede prosjekt: En gjennomgang av prosjekt for avslutning av BOA prosjekt ved DMF viser at netto resultatet på avsluttede prosjekt i løpet av de siste 1,5 år er ca 0. Pågående prosjekt: En gjennomgang av prosjekter med sluttdato innen viser en total saldo på minus 4,8 millioner. De fleste av disse midlene vil bli fakturert kunde, men en gjennomgang av de prosjekter som hadde sluttdato før viser at DMF har 3-4 EU prosjekt hvor det samlet sett ligger et urealisert tap på ca 1 million. EU prosjekt: Risikoen ligger i «ikke-godkjente» kostnader og kostnader som påløper etter prosjektslutt. Disse kostnadene blir ikke dekket av EU. Prosjektregnskapet for EU prosjektene har inntil nylig kun blitt fulgt opp på sentralt nivå, og underskudd har ofte ikke blitt oppdaget før prosjektavslutning. Tiltak for å redusere risiko: - Tettere regnskapsoppfølging av fakultetet. Dette igjen er avhengig av tettere samarbeid og informasjonsdeling med sentralt nivå. - Raskere prosjektavslutning. Dette avhenger prioritering av denne fase hos sentralt nivå. Generell oppfølging Regnskap og lønnsforpliktelser skal rapporteres hver mnd til prosjektleder for alle prosjekt ved DMF. Dette gjør at institutt og fakultet har en god løpende kontroll over sine prosjekter, og har mulighet til å iverksette tiltak i god tid før prosjektslutt for å unngå underskudd. En saldo tilnærmet 0 på prosjektavslutningsprosjektet viser at oppfølgingen på lokalt nivå fungerer godt, og at det er få prosjekt som går med underskudd (og overskudd). Konklusjonen er at det er lav risiko på BOA porteføljen til DMF. Den risikoen som er identifisert knytter seg primært til EU-prosjekt. DMF vil fortsette å ha fokus på usikkerheten som ligger i BOA-porteføljen både kortsiktig og langsiktig. Som nevnt i starten av pkt. 2 har vi under etablering en rolle ved fakultetet som BOAcontroller som vil få hovedansvar for denne oppfølgingen. I tillegg har vi en egen ressurs på EUprosjekter som vil fungere som et bindeledd mellom EU-gruppen sentralt og instituttene. Sammen med en månedlig oppfølging fra prosjektøkonomene, har vi stor tro på at avvik i BOA-porteføljen vil bli raskt oppdaget og at eventuelle konsekvenser ikke blir av alvorlig art.